Absence kódu na formuláři
Hromadné oznámení zaměstnavatele

Pokud zaměstnanec zaměstnavateli oznámí a dokladuje počátek nebo konec „státní kategorie“, pak je zaměstnavatel povinen dál postoupit tuto informaci zaměstnancově zdravotní pojišťovně. Za porušení této zákonné povinnosti může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč, neboť neoznámením této skutečnosti přichází zdravotní pojišťovna o měsíční platbu pojistného za kaž­dého „státního pojištěnce“, což je v roce 2023 částka 1 900 Kč. Jestliže však zaměstnanec tuto důležitou skutečnost zaměstnavateli neoznámí, pak je jeho povinností sdělit ji zdravotní pojišťovně osobně, jinak se vystavuje nebezpečí uložení pokuty až 10 000 Kč.

FORMULÁŘ HROMADNÉ OZNÁMENÍ ZAMĚSTNAVATELE

Prostřednictvím tohoto formuláře oznamují zaměstnavatelé změny u zaměstnance. Tyto změny se týkají především:

-    oznámení nástupu zaměstnance do zaměstnání a skončení zaměstnání,

-    sdělování skutečností rozhodných pro povinnost státu platit pojistné,

-    podání informace o změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem,

-    přihlašování zaměstnanců ze zahraničí, a to jednak osob činných podle koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009, jednak zaměstnaných cizinců z tzv. třetích zemí.

Tyto informace jsou zásadní pro správnost dat v informačních systémech zdravotních pojišťoven.

Mezi nejčastější chyby zaměstnavatele patří:

-    nepřesné oznámení nástupu zaměstnance do zaměstnání. V souladu s ustanovením § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce se v případě pracovního poměru považuje za den nástupu do zaměstnání den, který je uveden v pracovní smlouvě. Jelikož lze jako den nástupu do práce sjednat i den pracovního klidu, považuje se pro účely zdravotního pojištění za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den vzniku pracovního poměru uvedený v pracovní smlouvě. Zaměstnanec pracující na některou z dohod se přihlašuje u zdravotní pojišťovny ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla dohoda sjednána.

-    neoznámení změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem. Podání informace o změně zdravotní pojišťovny má pro zaměstnavatele (i pro zaměstnance) klíčový význam, neboť zaměstnavatel musí následně přesměrovat platby pojistného té zdravotní pojišťovně, ke které zaměstnanec k příslušnému datu přestoupil. Pokud zaměstnanec (a to i bývalý) tuto svoji zákonnou povinnost nesplní, vzniká zaměstnavateli – hromadnému plátci – u zaměstnancovy bývalé zdravotní pojišťovny přeplatek na pojistném. Naopak zdravotní pojišťovna, které platby řádně náležejí, bude po zaměstnavateli (neboť ten je v takovém případě partnerem zdravotní pojišťovny z hlediska placení pojistného) uplatňovat dlužné pojistné včetně penále. O prominutí penále lze vždy zdravotní pojišťovnu požádat.

Ve zdravotním pojištění jsou tři opravné kódy, kterými se u zaměstnance oznamuje oprava v čísle pojištěnce (kód „X“ ve spojení s kódem „P“), oprava v datu přihlášení (kód „Y“) a oprava v datu odhlášení (kód „Z“).

KÓDY A POUČENÍ - Kódy používané zaměstnavateli pro oznamování změn zdravotní pojišťovně jsou vyjmenovány v Poučení k formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele, což naleznete na webových stránkách jednotlivých zdravotních pojišťoven. Mezi nejčastěji používané kódy patří „P“ a „O“ (nástup do zaměstnání a ukončení zaměstnání), „D“ (datum přiznání důchodu) nebo „M“ (nástup na mateřskou nebo rodičovskou dovolenou, pobírání rodičovského příspěvku). Naproti tomu mezi málo frekventované kódy patří například přihlášení/odhlášení manžela/manželky nebo registrovaného partnera státního zaměstnance podle zákona o státní službě (kódy „W“ a „V“).

Státní kategorie bez kódu

Je pravdou, že pro oznámení některých „státních kategorií“ není určen kód. V této souvislosti je zapotřebí uvést, že ustanovení § 10 odst. 1 písm. c) z. č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, ukládá zaměstnavateli povinnost sdělovat zdravotní pojišťovně skutečnosti rozhodné pro povinnost státu platit za zaměstnance pojistné, a to i v těch případech, kdy povinnost státu vznikla v době, kdy zaměstnanci poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu, jsou-li mu tyto skutečnosti známy. A z této povinnosti nelze vyjmout ani ty „státní kategorie“, u kterých není určen kód.

Pokud zaměstnanec informuje zaměstnavatele o této skutečnosti a předloží mu příslušný doklad, pak by měl zaměstnavatel vhodným a srozumitelným způsobem popsat nárok zaměstnance zařazení do příslušné „státní kategorie“, nejlépe s přiložením kopie příslušného dokladu, případně v dané věci kontaktovat zdravotní pojišťovnu.

Podívejme se nyní blíže na dvě skupiny osob, za které hradí pojistné stát, u kterých není pro oznámení dané skutečnosti určen kód. Tyto osoby jsou vyjmenovány v ustanovení § 7 odst. 1 písm. g) a písm. h) z. č. 48/1997 Sb.

Osoba pečující a závislou osobu

Stát je plátcem pojistného za osoby:

•  závislé na péči jiné osoby ve stupni II (středně těžká závislost) nebo stupni III (těžká závislost) anebo stupni IV (úplná závislost),

•  pečující o osoby závislé na péči jiné osoby ve stupni II, III nebo stupni IV,

•  pečující o osoby mladší 10 let, které jsou závislé na péči jiné osoby ve stupni I (lehká závislost).

Pokud by například osobě pečující o závislou osobu byl po dohodě snížen rozsah pracovního úvazku a z tohoto důvodu by příjem zaměstnance nedosáhl minimální mzdy, odváděl by zaměstnavatel pojistné z dosaženého příjmu, tedy bez dopočtu a doplatku do minimálního vyměřovacího základu podle § 3 odst. 8 písm. e) z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

A kdyby bylo této „pečující“ osobě poskytnuto po celý kalendářní měsíc neplacené volno, neodvedl by zaměstnavatel při fakticky nulovém příjmu zaměstnance žádné pojistné.

Vazba a výkon trestu odnětí svobody

Je-li zaměstnanec zadržen, pak se v této fázi ještě nejedná o „státní kategorii“. Mezi osoby, za které hradí pojistné stát, řadíme také osoby ve výkonu zabezpečovací detence nebo vazby, osoby ve výkonu trestu odnětí svobody nebo osoby ve výkonu ústavního ochranného léčení. Pokud je osoba zařazena k pravidelnému výkonu prací ve výkonu trestu odnětí svobody nebo ve vazbě a jedná se pro účely zdravotního pojištění o zaměstnání, platí pojistné stát i zaměstnavatel (věznice). Jestliže u tohoto zaměstnance netrvá tato „státní kategorie“ po celý kalendářní měsíc, musí být přihlédnuto k potřebě dodržet poměrnou část minimálního vyměřovacího základu ve vazbě na počet kalendářních dnů trvání příslušné skutečnosti.

Příklad

Zaměstnanec byl vzat do vazby dne 22. 9. 2023 a za měsíc září mu zaměstnavatel zúčtoval hrubý příjem 14 600 Kč.

Poměrná část minimálního vyměřovacího základu, která musí být při odvodu pojistného za měsíc září dodržena, a příslušné minimální pojistné se vypočítají následovně:

PČminVZ = (21 : 30) × 17 300 =
= 12 110 Kč

kde

PČminVZ = poměrná část minimálního vyměřovacího základu

21 = počet kalendářních dnů mimo „státní kategorii“ v měsíci září

30 = počet kalendářních dnů v příslušném měsíci

17 300 = výše minimální mzdy (minimálního vyměřovacího základu zaměstnance) v roce 2023

Pmin = 12 110 × 0,135 = 1 635 Kč

Pmin = minimální pojistné

Za měsíc září musí být zaměstnavatelem odvedeno pojistné za tohoto zaměstnance alespoň z vyměřovacího základu 12 110 Kč, tj. minimálně v částce 1 635 Kč. Odvodem pojistného ze zúčtovaného hrubého příjmu 14 600 Kč je zabezpečen postup podle zákona, dopočet do minimálního vyměřovacího základu 17 300 Kč se v takových případech neprovádí. Pokud by však vyměřovací základ zaměstnance nedosáhl částky 12 110 Kč (typicky při zkráceném pracovním úvazku nebo při zaměstnání na základě některé z dohod), musel by zaměstnavatel provést dopočet a doplatek pojistného do této poměrné části minima podle § 3 odst. 9 písm. c) a § 3 odst. 10 z. č. 592/1992 Sb.

Používání více kódů současně

Přijímá-li zaměstnavatel zaměstnance s nárokem na zařazení do „státní kategorie“, oznamuje zdravotní pojišťovně nejen nástup zaměstnance do zaměstnání, ale i skutečnost, že za tohoto zaměstnance je současně plátcem pojistného i stát. Kupříkladu se jedná o nástup studenta během studia na brigádu v období prázdnin (kódy „P a „G“), nebo zaměstnávání poživatele důchodu (kódy „P“ a „D“), případně ženy na rodičovské dovolené nebo jako příjemce rodičovského příspěvku (kódy „P“ a „M“). K nástupu zaměstnance vedeného u Úřadu práce jako uchazeče o zaměstnání použije zaměstnavatel současně kódy „P“ a „I“. Jestliže zaměstnanec skončí zaměstnání a zároveň je vyřazen z evidence uchazečů o zaměstnání, použije zaměstnavatel k příslušnému datu kódy „O“ a „J“.

Péče o dítě

V případě, že žena ukončí mateřskou dovolenou, rodičovskou dovolenou nebo pobírání rodičovského příspěvku a zůstane nadále zaměstnancem, oznámí zaměstnavatel pouze kódem „U“ ukončení povinnosti státu platit pojistné, neboť žena byla kódem „P“ přihlášena již dříve.

Jestliže na mateřskou dovolenou (pobírání peněžité pomoci v mateřství) bezprostředně navazuje výplata rodičovského příspěvku nebo rodičovská dovolená, nemusí zaměstnavatel v této souvislosti oznámení provádět. Oznámí kódem „U“ až ukončení buď pobírání rodičovského příspěvku nebo ukončení rodičovské dovolené podle toho, která kategorie končí později, neboť v obou případech je za osobu plátcem pojistného stát.

Ing. Jiří Hálek