Archivace dokladů

Po skončení prací na účetní závěrce, výroční zprávě a dalších povinných skutečnostech, bývá obvykle prostor na uspořádání a uložení dokladů na archivační místo. Jak je to s archivačními dobami, podle kterých je účetní jednotka povinna postupovat?

Úschova účetních záznamů (archivace)

se řídí ustanovením § 31 a 32 zákona o účetnictví. Ten se odvolává na zákon č. 499/­2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, pokud zákon o účetnictví nestanoví jinak. A co stanovuje zákon o účetnictví?

Obecné uschovací doby pro účely účetnictví jsou tyto:

Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, např. pro trestní řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovávacích dob uvedených v tabulce dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.

Pokud bychom zkoumali další právní předpisy, nalezneme i jiné doby archivace, či jiné skutečnosti, které se k této problematice vztahují:

DPH – dle zákona o DPH (§ 35)

Povinnost uchovávat daňové doklady má uchovatel, kterým je osoba povinná k dani, která daňový doklad vystavila nebo jejímž jménem byl daňový doklad vystaven, pokud jde o daňové doklady za uskutečněná plnění, nebo má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku a která je plátcem nebo identifikovanou osobou, pokud jde o daňové doklady za všechna plnění přijatá v souvislosti se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku. Daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Uchovatel se sídlem nebo provozovnou v tuzemsku je povinen uchovávat daňové doklady v tuzemsku. To neplatí, pokud je uchovává způsobem umožňujícím nepřetržitý dálkový přístup. Pokud má uchovatel sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, je povinen předem oznámit správci daně místo uchovávání daňových dokladů v případě, že toto místo není v tuzemsku. Poznámka: uchovatel je povinen na žádost správce daně zajistit český překlad daňového dokladu vystaveného v cizím jazyce.

Daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak. Daňový doklad lze uchovávat elektronicky prostřednictvím elektronických prostředků pro zpracování a uchovávání dat.

Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu.

Pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bezodkladně přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je, pokud jde o:

a)  daňové doklady uchovávané osobou povinnou k dani, která má sídlo nebo provozovnu v tuzemsku, nebo

b)  daňové doklady za uskutečněná plnění s místem plnění v tuzemsku uchovávané osobou povinnou k dani, která nemá sídlo ani provozovnu v tuzemsku.

•    Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti (§ 22c)

Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného jsou plátci pojistného povinni uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. To platí obdobně pro úschovu dokladů potřebných ke stanovení slevy na pojistném.

•    Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů (§ 35a odst. 4)

Zaměstnavatelé jsou
povinni uschovávat

a)  stejnopisy evidenčních listů vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny,

b)  záznamy o skutečnostech vedených v evidenci po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné za tento měsíc zaplaceno,

c)  záznamy o skutečnostech vedených v evidenci, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají,

d)  mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, po dobu 45 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Další nebezpečí (pro případné dřívější zlikvidování účetních záznamů) se skrývá v zákonu o dani z příjmů, konkrétně v ustanovení § 38r, kde jsou uvedeny výjimky, do kdy lze ze strany správce daně doměřit daňovou povinnost. Riziko vyplývá pro účetní jednotky, které:

•    požívají výhodu investiční pobídky formou slevy na dani;

•    uplatňují daňovou ztrátu;

•    nesplní podmínky pro uplatnění nájemného u finančního pronájmu s následnou koupí najatého hmotného majetku (leasingu).

V případě poskytnutí investiční
pobídky formou slevy na dani

je lhůta pro vyměření jak pro zdaňovací období, ve kterém nárok na slevu vznikl, tak i pro všechna zdaňovací období, za která lze tuto slevu uplatnit a končí současně se lhůtou pro vyměření za zdaňovací období, v němž uplynula lhůta pro uplatnění nároku na slevu na dani.

Pokud bylo možné uplatnit daňovou ztrátu nebo její část jako položku odčitatelnou od základu daně ve zdaňovacích obdobích následujících po zdaňovacím období nebo období, za které se podává daňové přiznání, za která byla stanovena, lhůta pro stanovení daně za období, za které byla daňová ztráta stanovena, a za všechna následující zdaňovací období, ve kterých bylo možné tuto daňovou ztrátu nebo její část uplatnit, končí současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, ve kterém bylo možné daňovou ztrátu nebo její část uplatnit. Pokud byla daňová ztráta nebo její část uplatněna jako položka odčitatelná od základu daně ve zdaňovacím období předcházejícím období, za které byla daňová ztráta stanovena, končí lhůta pro stanovení daně za toto zdaňovací období současně se lhůtou pro stanovení daně za poslední zdaňovací období, ve kterém bylo možné daňovou ztrátu nebo její část uplatnit.

V případě, kdy se vzdal poplatník práva na uplatnění daňové ztráty pro zdaňovací období následující po období, za které se tato daňová ztráta stanoví, lhůta pro stanovení daně za zdaňovací období, které předchází období, za které byla daňová ztráta stanovena, a ve kterém byla daňová ztráta uplatněna, končí současně se lhůtou pro stanovení daně za období, ve kterém byla daňová ztráta stanovena. Tímto způsobem se postupuje také při uplatnění daňové ztráty po převodu obchodního závodu, fúzi obchodních korporací nebo rozdělení obchodní korporace.

Při nesplnění podmínek pro uplatnění nájemného u finančního pronájmu s následnou koupí najatého hmotného majetku, lhůty pro doměření daně počínají běžet od konce kalendářního roku, v němž bylo možno poprvé ověřit splnění zákonných podmínek.

V případném daňovém řízení důkazní břemeno spočívá na daňovém subjektu. Proto mohou být daňové subjekty vyzývány k doložení dokladů starších pěti či deseti let za účelem prokázání správnosti daňové povinnosti, kterou správce daně v souladu s § 38r zákona o daních z příjmů bude prověřovat. Je nezbytné na toto ustanovení pamatovat v okamžiku, kdy se některá z uvedených skutečností konkrétní účetní jednotky týká. V takovém případě samozřejmě nepřipadá do úvahy skartace dokladů po uplynutí doby uvedené v zákoně o účetnictví, jak bylo uvedeno výše.

Další činností, kterou by účetní jednotka měla provést v okamžiku ukončení předcházejícího účetního období, je kontrola a případná aktualizace vnitropodnikových směrnic.

Ing. Vladimír Hruška