Archivace mzdové agendy

Mzdová agenda je široký pojem a zahrnujeme do ní veškeré písemnosti mzdového nebo platového charakteru. Doba jejich archivování a uschování je závislá na obsahu těchto písemností a na právech a povinnostech, které z nich vyplývají. Zejména se bere v úvahu promlčení a zánik mzdových nároků. Jiná doba pro archivaci je pro mzdové a platové nároky vyplývající ze zákoníku práce a odchylně posuzujeme uschovávání pro účely důchodového pojištění, pro daň z příjmů, pro otázky vyplývající ze zákona o účetnictví apod. Jak dlouho se jednotlivé dokumenty uchovávají?

Podmínky pro archivnictví

a spisovou službu jsou obecně upraveny v zákoně č. 499/2004 Sb., a vyhláškou č. 645/2004 Sb., kterou se provádí tento zákon. Úprava provedená v uvedených předpisech se však netýká archivace mzdové agendy. Pravidla pro uschování (archivaci) mzdové agendy jsou uvedena v jiných právních předpisech, které můžeme řadit do pracovněprávní, případně do jiných právních oblastí.

Mezi nejdůležitější mzdové písemnosti, které by měl zaměstnavatel archivovat, patří např. pracovní smlouva s uvedením mzdy, kterou si oba její účastníci (zaměstnavatel a zaměstnanec) sjednali, manažerská smlouva, mzdový výměr, platový výměr, vnitřní mzdový předpis, stanovení osobního příplatku, potvrzení o průměrném výdělku, mzdový list, evidenční list důchodového pojištění, účetní doklady apod.

MZDOVÉ LISTY patří mezi nejdůležitější mzdové dokumenty. Podle § 38j zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen ZDP) jsou plátci daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků (tj. zaměstnavatelé) povinni vést pro poplatníky s příjmy mzdové listy, rekapitulaci o sražených zálohách a dani srážené podle zvláštní sazby daně za každý kalendářní měsíc i za celé zdaňovací období.

Mzdový list musí pro účely daně obsahovat např.:

-    poplatníkovo jméno a příjmení, a to i dřívější,

-    rodné číslo, u daňového nerezidenta datum narození, číslo pasu nebo jiného dokladu prokazujícího jeho totožnost, kód státu, jehož je rezidentem a bylo-li mu tímto státem přiděleno, i daňové identifikační číslo a rodné číslo,

-    bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem,

-    jméno, příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně.

Za každý kalendářní měsíc musí mzdový list obsahovat:

-    úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu na to, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,

-    částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd,

-    povinné pojistné z úhrnu zúčtovaných mezd,

-    základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby (podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti),

-    vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně (podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo výpočtu daně zvláštní sazbou daně z příjmů ze závislé činnosti),

-    měsíční slevu na dani,

-    měsíční daňové zvýhodnění (na děti), měsíční slevu na dani, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,

-    skutečně sraženou zálohu (tj. výši zálohy, kterou má plátce daně za povinnost odvést správci daně ve lhůtě splatnosti).

-    součet údajů za zdaňovací období (tj. kalendářní rok) a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů.

Plátci daně nebo plátcovy pokladny jsou povinni na mzdovém listě dále uvést za každý kalendářní měsíc a v úhrnu za celé zdaňovací období:

•    pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a na všeobecné zdravotní pojištění, které je podle zvláštních právních předpisů ze svých příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků povinen platit poplatník,

•    u poplatníka, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění.

MZDOVÝ VÝMĚR nebo ujednání o mzdě je nejdůležitější mzdovou písemností pro zaměstnance. Mzda se sjednává v kolektivní smlouvě, pracovní smlouvě nebo jiné smlouvě, případně ji zaměstnavatel stanoví vnitřním předpisem nebo mzdovým výměrem (§ 113 odstavec 1 ZP). Jedná se o tzv. smluvní (dvoustranné) sjednání mzdy nebo o jednostranné stanovení mzdy. Způsob sjednání nebo stanovení mzdy je důležitý zejména při jednostranných úkonech zaměstnavatele, např. při jeho snaze o snížení mzdy. ZP stanoví, že zaměstnavatel je povinen v den nástupu do práce vydat zaměstnanci písemný mzdový výměr, který obsahuje údaje o způsobu odměňování, o termínu a místě výplaty mzdy, jestliže to není v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpise. Dojde-li ke změně uvedených skutečností obsažených ve mzdovém výměru, je zaměstnavatel povinen to písemně oznámit zaměstnanci, nejpozději v den, kdy změna nabývá účinnosti. Toto legislativní opatření má zabránit situacím, kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání a výše odměny nebo způsob odměňování mu nebyl znám. Dokonce byly v praxi případy, kdy zaměstnavatel zaměstnanci přislíbil určitou částku, ale později při výplatě toto ujednání nesplnil.

Obdobné skutečnosti musí podle § 136 ZP obsahovat platový výměr, který zaměstnavatel tzv. nepodnikatelského typu doručuje zaměstnanci. Oproti mzdovému výměru je zaměstnavatel povinen uvést navíc údaje o platové třídě a platovém stupni, do nichž je zaměstnanec zařazen, a o výši platového tarifu a ostatních pravidelně měsíčně poskytovaných složek platu. Dojde-li ke změně skutečností uvedených v platovém výměru, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost zaměstnavateli písemně oznámit, včetně uvedení důvodů, a to nejpozději v den, kdy změna nabývá účinnosti.

Doručení mzdového výměru

Písemnosti, které se týkajíí odměňování, jimiž jsou mzdový výměr nebo platový výměr, se zaměstnanci doručují do vlastních rukou na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Není–li to možné, může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Stává se často, že zaměstnanec písemnost, např. změnu mzdového výměru, odmítne na pracovišti převzít. Problémy nejsou se mzdovým výměrem, v němž by byla zaměstnanci zvyšována mzda nebo osobní příplatek. V opačném případě, při snižování mzdy, by odmítnutí převzetí mzdového výměru zaměstnancem by to pro něj mohlo znamenat neseznámení se s důvody, které zaměstnavatele k tomuto kroku vedly a tedy i ztížení možnosti k případnému odvolání.

Odmítne–li zaměstnanec písemnost převzít, pak zaměstnavateli stačí, když odmítnutí prokáže (např. svědecky) a písemnost se považuje za doručitelnou. Postup zaměstnance je k jeho tíži, neboť v důsledku toho nebude mít informace o důvodech rozhodnutí zaměstnavatele a případnou neplatnost písemnosti (rozhodnutí zaměstnav atele) bude z tohoto důvodu v případném soudním řízení uplatňovat obtížněji.

ZP sice dává přednost osobnímu doručení, ale někdy to není možné. Potom může být doručováno prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (nejčastěji poštou). S tím jsou ovšem spojena určitá rizika, které musí zaměstnavatel brát v úvahu. Jinak by důsledky špatného doručení nesl sám.Jde-li o písemnost zasílanou poštou a která se citelně dotýká zaměstnance, je pochopitelné, že se doručení často vyhýbá nebo převzetí odmítne. Právo ovšem není na jeho straně. Jestliže zaměstnanec svým jednáním nebo opomenutím doručení písemnosti zmařil, považuje se zásilka za doručenou dnem, kdy se vrátila zaměstnavateli poštou jako nedoručitelná.

Promlčení mzdových nároků

Pro pracovněprávní účely, zejména pro mzdovou oblast, platí ustanovení občanského zákoníku (NOZ) o promlčení. Právo upravené v pracovněprávních vztazích se promlčí, jestliže nebylo vykonáno v době stanovené v NOZ. Promlčecí doba je tříletá a běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé. K promlčení soud přihlédne, jen uplatní–li tuto námitku dlužník nebo smluvní strana, proti níž návrh směřuje (např. zaměstnavatel). Pak nelze právo uplatňující smluvní straně přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží. NOZ stanoví v § 629 promlčecí lhůtu tříletou. Smluvní strany (zaměstnavatel a zaměstnanec) si však mohou ujednat kratší nebo delší promlčecí lhůtu počítanou ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé, než jakou stanoví zákon. Tato lhůta musí však být nejméně v trvání jednoho roku a nejdéle v trvání patnácti let.

Účelem institutu promlčení je stimulovat navrhovatele (smluvní stranu), aby svá práva uplatnil včas a přispěl tak k právní jistotě. Jestliže by, poté co mu vznikla možnost uplatnit svá práva, příliš dlouho s tím otálel, ztížila by se možnost dopátrat se skutkového stavu.

Namítne–li smluvní strana námitku promlčení, soud k ní přihlédne a nemůže nárok přiznat a žalobu zamítne. Nárok sice bude dále trvat, ale stane se prostřednictvím soudu nevymahatelným. Námitky promlčení vůči účastníkovi sporu mimo soudní řízení nemají žádné právní důsledky.

Pro personální praxi institut promlčení znamená, že zejména mzdové nároky, např. různé příplatky, nedoplatky mzdy, odměny apod. se po třech letech promlčují a vznese–li protistrana tuto námitku, nárok nebude ani v soudním řízení uspokojen.

Mzdový výměr v osobním spise

ZP v § 312 nestanoví obsah osobního spisu zaměstnance, který musí vést zaměstnavatel. Je samozřejmé, že v něm musí být založen mzdový, případně platový výměr nebo mzdové ujednání. Tyto písemnosti jsou důležité pro případné uplatňování mzdových nároků v pozdější době.

ZP rovněž neuvádí, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis a kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání).

Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.

ZÁKON O ÚČETNICTVÍ č. 563/1991 Sb., obsahuje v § 31 a 32 pravidla pro uschovávání mzdových dokumentů. Účetní jednotka (zaměstnavatel) může jako účetní záznamy použít zejména mzdové listy, mzdové a platové výměry, evidenci přesčasů, daňové doklady nebo jinou dokumentaci., jako např. doklady k prokázání získané kvalifikace apod. Dokumentace musí splňovat požadavky kladené zákonem o účetnictví na účetní záznamy. Tuto dokumentaci uschovávají zaměstnavatelé po dobu 10 let.

Např. se dále uschovávají:

– Účetní uzávěrka po dobu 10 let po dobu počínající koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtové dokumenty do konce účtového období, kterého se týkají. Účetní záznamy, kterými zaměstnavatelé (účetní jednotky) dokládají vedení účetnictví po dobu 5 let počínající koncem účetního období, kterého se týkají.

Tuto dokumentaci musí zaměstnavatel uschovávat, např. i v osobním spise zaměstnance, i po uplynutí výše uvedených dob, jestliže její části (např. mzdové listy, mzdové výměry) budou sloužit k soudnímu nebo daňovému řízení, případně i jako listinné důkazy. Zaměstnavatel uschováním musí zajistit požadavky vyplývající z použití dokumentace pro uvedené účely a nemůže je likvidovat.

Podle zákona č. 582/1991 Sb. o organizaci a provádění sociálního zabezpečení

jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat např.:

-    stejnopisy evidenčních listů (§ 35a odst. 4) vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny,

-    mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají,

Zvláštní právní předpis může stanovit pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím uvedených dob, je povinen zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů (doklady zaměstnavatele“) do uplynutí těchto dob a bez zbytečného odkladu písemně oznámit okresní správě sociálního zabezpečení, kde jsou doklady zaměstnavatele uloženy.

Archivace mzdových listů z pohledu účetnictví

Účetní jednotky jsou povinny pro účely vedení účetnictví uschovávat po stanovenou dobu účetní záznamy. Podle § 32 odst. 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví přitom může účetní jednotka jako účetní záznamy použít i mzdové listy. Tuto dokumentaci uschovávají účetní jednotky po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 zákona o účetnictví podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví. Pro účely účetnictví je třeba mzdové listy a další dokumenty související se mzdovou evidencí (např. výplatní listiny, rekapitulace mezd, rekapitulace vypočítaného zdravotního pojištění, seznam zaměstnanců u jednotlivých zdravotních pojišťoven atd.) uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.

Protože však účetní jednotky účetní záznamy ve formě mzdových listů atd. používají i pro jiné účely než je vedení účetnictví (např. pro účely důchodového pojištění, veřejného zdravotního pojištění), je třeba postupovat po uplynutí výše uvedené doby tak, aby byly zajištěny i požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené jiné účely, tj. především pro účely důchodového pojištění.

Doklady týkající se daňových dokumentů

jsou posuzovány jako účetní doklady, na které se vztahuje zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů. Dle § 31cit.zákona jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví:

-    účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;

-    účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;

-    účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

Daňové doklady, které svým charakterem nespadají pod účetní závěrky, se archivují pět let po roce, kterého se týkají. Přesto se v praxi přikláníme k tomu, že veškeré daňové doklady, s nimiž se setkáváme ve mzdové účtárně, ponecháváme 10 let po roce, kterého se týkají.

ÚSCHOVA MZDOVÝCH LISTŮ - Mzdové listy je třeba uložit na takovém místě, kde bude zajištěna jejich bezpečnost a sníženo riziko jejich znehodnocení (vlivem povětrnostních vlivů, požáru atd.) a zneužití osobních údajů (přístup nepovolaných osob, krádež atd.). Mzdové listy by tak měly být uloženy např. v uzamykatelné skříni na vhodném místě (nepřístupné veřejnosti ani širšímu okruhu zaměstnanců), místo uložení by mělo mít zvýšenou protipožární odolnost (např. plechová skříň, trezor) atd. Teprve po uplynutí příslušné doby úschovy (příp. i jisté rezervy) se mzdové listy skartují.

Vzhledem k ustanovení § 32 zákona č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění o důchodovém věku (u mužů 63 let, od 1. 1. 2010 postupně až 65 let) doporučuje typový skartační rejstřík stanovit u těchto dokumentů skartační lhůtu v trvání až 45 roků. Skartační lhůty uvedené v tomto typovém skartačním rejstříku však nejsou závazné (nejde o obecně platný právní předpis), mají jen charakter doporučení, jde tedy o pomůcku metodického charakteru.

V úvahu především do budoucnosti připadá i archivace v elektronické podobě (např. v PDF tvaru, v mzdovém SW atd.). Při tomto způsobu archivace však bude třeba zajistit čitelnost dat po celou dobu archivace (otevření a tisk souboru ve vzdálenější budoucnosti) a také jejich bezpečnost (ztráta dat, zneužití), spolehlivá média (CD, DVD či jiná zálohovací média), což může činit při tak dlouhé době archivace problémy. S tímto způsobem archivace nejsou zatím takřka žádné dlouhodobější zkušenosti. Archivuje se tak v praxi takřka výhradně v papírové podobě.

Doba pro archivaci se bude nejspíš ještě prodlužovat vlivem posunování důchodového věku a prodlužování rozhodného obdobím pro stanovení výše dávek důchodového pojištění. U velkých zaměstnavatelů není pro tento objemný účetní archiv snadné zajistit vhodnou místnost (či objekt), jež by splňovala požadavky na bezpečné ukládání. Tyto potíže však nemohou být omluvou pro zanedbání povinné péče o řádné archivování mzdových listů. Je třeba jen hledat nové způsoby archivace, např. převod z písemné formy do technické formy, využití služeb specializovaných firem – externích poskytovatelů archivačních služeb atd.

Při archivaci mzdových listů v papírové podobě se doporučuje pokud možno využívat oboustranný tisk. V případě možnosti výběru tisku z více variant mzdového listu v mzdovém SW je třeba najít optimální formulář mzdového listu, který neobsahuje zbytečné množství nulových údajů (údajů, které u daného zaměstnavatele nemají žádnou náplň), ale který zároveň splňuje všechny požadavky na mzdové listy kladené.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 31 zákona č. 563/1991 Sb.

(1) Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou v odstavci 2 nebo 3. Nestanoví-li tento zákon jinak, platí pro nakládání s nimi zvláštní právní předpisy.

(2) Účetní záznamy se uschovávají, pokud v § 32 není stanoveno jinak,

a) účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

b) účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,

c) účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví (§ 33), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.

(3) Povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů, jakož i povinnosti podle § 33 odst. 3 přecházejí u účetních jednotek uvedených v

a) § 1 odst. 2 písm. a) až c) na právního nástupce této účetní jednotky, a není-li ho, na likvidátora či insolvenčního správce nebo jinou osobu podle zvláštních právních předpisů,

b) § 1 odst. 2 písm. d) až h) v případě úmrtí na dědice, převezme-li věci, práva či jiné majetkové hodnoty, náležející k účetní jednotce; připadne-li dědictví nebo jeho část zahrnující věci, práva či jiné majetkové hodnoty, které náleží k účetní jednotce, státu, přecházejí uvedené povinnosti na příslušnou organizační složku státu, která vyrozumí státní archiv.

(4) V případech, které nejsou uvedeny v odstavci 3, je povinna účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. a) a c) před svým zánikem a účetní jednotka podle § 1 odst. 2 písm. b), d) až l) před zánikem povinnosti vést účetnictví zajistit povinnosti spojené s uschováním účetních záznamů a o způsobu tohoto zajištění prokazatelně informovat státní archiv.