Čerpání dovolené – aktuální pravidla

Čerpání dovolené umožňuje zaměstnanci odpočinout si pokud možno po delší dobu od pracovních činností vykonávaných pro zaměstnavatele v rámci pracovněprávního vztahu, aby se mohl dostatečně zregenerovat, ať už po stránce duševní či fyzické. Je přitom výhradně na zaměstnanci, jakým způsobem se rozhodne tento volný čas trávit. Pracovněprávní předpisy jej v tomto směru nijak nelimitují a nemůže tak učinit ani zaměstnavatel. Jaká jsou aktuálně platná pravidla?

Problematika čerpání dovolené je upravena

v § 217 až § 220 ZP. Tato úprava se vztahuje k čerpání dovolené za kalendářní rok, případně poměrné části dovolené za kalendářní rok, a rovněž k čerpání dodatkové dovolené, u které se uplatní zvláštní pravidlo, že je čerpána vždy přednostně. Od 1. ledna 2021 doznala právní úprava čerpání dovolené řady změn. Poněvadž se právo zaměstnance na dovolenou nově vyjadřuje jako určitý počet hodin dovolené odvíjející se od počtu celých odpracovaných týdenních pracovních dob v příslušném kalendářním roce zaměstnancem (nikoliv již jako určitý počet dnů dovolené, kde základní jednotkou byl pracovní den, resp. směna), při čerpání dovolené se rovněž pracuje s hodinami. Touto změnou se reagovalo na dřívější problém, kdy zaměstnanec čerpající dovolenou v den, kdy měl rozvrženou 4hodinovou směnu, „vyčerpal“ 1 den dovolené stejně jako zaměstnanec, který měl v tento den rozvrženou 12hodinovou směnu, čímž mohly vzniknout značné nerovnosti v počtu fakticky čerpaných hodin dovolené za kalendářní rok, byť měli zaměstnanci např. i právo na stejný počet dnů dovolené.

Je třeba upozornit, že podle přechodného ustanovení k zákonu č. 280/2020 Sb. platí, že právo na dovolenou, které vzniklo před dnem 1. ledna 2021, jakož i čerpání této dovolené, i když k němu dojde až po 31. prosinci 2020, se řídi § 211 až § 223 ZP, ve znění účinném přede dnem 1. ledna 2021. Případná nevyčerpaná dovolená do konce roku 2020 se převedla v příslušném počtu dnů do roku 2021, resp. do dalších let a zde čerpána ve dnech jako před rokem 2021. S tím se můžeme setkat i dnes u žen vracejících se z rodičovské dovolené.

Zaměstnanci za dobu čerpání dovolené nevzniká právo na mzdu nebo plat, neboť zaměstnanec po tuto dobu práci nekoná. Čerpání dovolené by však nemělo negativně ovlivnit pravidelnost a výši příjmu zaměstnance. Zaměstnanci tak po dobu čerpání dovolené přísluší náhrada mzdy nebo platu ve výši jeho průměrného výdělku.

Obecně platí, že dobu čerpání dovolené až na výjimky jednostranně určuje zaměstnavatel zaměstnanci, byť jej zákon v mnoha směrech limituje. Lze přitom rozlišit 3 základní fáze:

•    sestavení a vydání písemného rozvrhu čerpání dovolené zaměstnavatelem,

•    rozhodnutí zaměstnavatele o určení doby čerpání dovolené konkrétnímu zaměstnanci,

•    čerpání dovolené zaměstnancem.

Změny v čerpání dovolené k 1. lednu 2021:

•    určit čerpání dovolené v délce kratší, než činí délka směny (tj. v části směny), je možné pouze výjimečně, se souhlasem zaměstnance, nejméně však v délce její jedné poloviny, ledaže jde o zbývající část nevyčerpané dovolené, která je kratší než polovina směny,

•    s přihlédnutím k oprávněným zájmům zaměstnance lze na základě jeho písemné žádosti převést část dovolené za kalendářní rok, na kterou vzniklo právo v příslušném kalendářním roce a která přesahuje 4 týdny a u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol 6 týdnů, do následujícího kalendářního roku,

•    požádá-li zaměstnanec o poskytnutí dovolené v den, na který připadl svátek, avšak v němž byl povinen směnu odpracovat podle § 91 odst. 4 ZP, započítává se mu nově do dovolené.

URČENÍ DOBY ČERPÁNÍ DOVOLENÉ - Obecně platí, že dobu čerpání dovolené jednostranně určuje zaměstnavatel nikoliv zaměstnanec. Zaměstnavatel tedy ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci rozhodne o tom, že bude v termínu od-do čerpat dovolenou. Rovněž je však možné, aby zaměstnavatel za podmínek vymezených v § 220 ZP rozhodl o hromadném čerpání dovolené.

Stejně jako zaměstnavatel zaměstnanci jednostranně rozvrhuje pracovní dobu do směn, určuje též zaměstnanci dobu, po kterou bude čerpat dovolenou. Zaměstnanec tedy o době čerpání dovolené zásadně nerozhoduje. V praxi je však běžný postup, že zaměstnanci žádají zaměstnavatele o dovolenou v určitém termínu a zaměstnavatel jejich žádosti s ohledem na své provozní potřeby vyhoví, či nevyhoví. Schválení žádosti oprávněnou osobou (zpravidla vedoucím zaměstnancem) je přitom nutné vykládat jako rozhodnutí zaměstnavatele o určení doby čerpání dovolené. Je však třeba upozornit, že samotné podání žádosti, či dokonce zaměstnancovo prosté oznámení o čerpání dovolené v určitém termínu, není samo o sobě určením doby čerpání dovolené. Případná absence zaměstnance v práci tak může být s ohledem na okolnosti případu vyhodnocena zaměstnavatelem jako neomluvené zameškání práce, z čehož může pro zaměstnance vyplynout řada tíživých důsledků.

Ačkoliv zákoník práce zaměstnavateli přiznává dominantní postavení při určování doby čerpání dovolené, které reflektuje jeho zcela legitimní postavení efektivním způsobem organizovat práci svých zaměstnanců, stanoví mu současně zejména v § 217 a § 218 ZP řadu omezení jeho dispozici, a to s ohledem na ochrannou funkci pracovního práva a účel dovolené, kterým je umožnit zaměstnanci soustředěný odpočinek.

Jedná se zejména o následující omezení:

•    zaměstnavatel určuje dobu čerpání dovolené podle písemného rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace a rady zaměstnanců,

•    zaměstnavatel musí přihlížet k provozním důvodům, ale též k oprávněným zájmům zaměstnance,

•    zaměstnavatel by měl určit čerpání dovolené zpravidla vcelku, při čerpání po částech musí jedna část dovolené činit alespoň 2 týdny vcelku (nedohodne-li se se zaměstnancem jinak),

•    určenou dobu čerpání dovolené musí zaměstnavatel písemně oznámit alespoň 14 dnů předem (nedohodne-li se se zaměstnancem jinak),

•    zaměstnavatel nesmí určit dobu čerpání dovolené na dobu trvání zákonem vypočtených překážek v práci na straně zaměstnance (mateřská dovolená, rodičovská dovolená, dočasná pracovní neschopnost, výkon vojenského cvičení), u ostatních překážek na straně zaměstnance lze určit čerpání dovolené výhradně na žádost zaměstnance,

•    zaměstnavatel je povinen určit zaměstnanci dovolenou k čerpání tak, aby byla vyčerpána v kalendářním roce, ve kterém na ni zaměstnanci vzniklo právo (ledaže tomu brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody nebo dovolená převáděná na základě žádosti zaměstnance),

•    zaměstnavatel je na žádost zaměstnankyně povinen určit jí dovolenou k čerpání tak, aby bezprostředně navazovala na mateřskou dovolenou,

•    zaměstnavatel nesmí postupovat diskriminačně a zakládat svým jednáním neodůvodněné nerovnosti mezi zaměstnanci, dále nesmí právo vykonávat šikanózním způsobem.

Písemný rozvrh čerpání dovolené

Zákoník práce v § 217 ZP stanoví, že zaměstnavatel je povinen zaměstnanci určit dobu čerpání dovolené podle písemného rozvrhu čerpání dovolené. K vydání rozvrhu čerpání dovolené zaměstnavatel potřebuje předchozí souhlas odborové organizace nebo rady zaměstnanců, pokud u zaměstnavatele působí, pokud u zaměstnavatel nepůsobí, vydává rozvrh čerpání dovolené zaměstnavatel sám. Rozvrh čerpání dovolené se zpravidla vydává na začátku kalendářního roku, a to pro období celého kalendářního roku. Lze však připustit, že je možné rozvrh vydat i na kratší časové úseky, např. na pololetí.

Při sestavování rozvrhu je zaměstnavatel povinen přihlížet vedle provozních důvodů na své straně rovněž k oprávněným zájmům zaměstnance a dále k tomu, aby alespoň jedna část dovolené činila v průběhu kalendářního roku nejméně celé 2 týdny, ledaže zaměstnanec při sestavování rozvrhu projevil odlišnou vůli. Dále by měl zaměstnavatel dbát na to, aby takto byla rozvržena veškerá dovolená, na kterou zaměstnanci za aktuální kalendářní rok pravděpodobně vznikne právo.

Je třeba pamatovat na to, že rozvrh čerpání dovolené je spíše přibližným plánem toho, jak bude následně dovolená zaměstnavatelem určena zaměstnanci k čerpání. Zaměstnavatel totiž ani nemůže s jistotou vědět, na kolik hodin dovolené nakonec zaměstnanci skutečně vznikne právo (např. zaměstnanec dlouhodobě onemocní či rozváže v průběhu kalendářního roku pracovní poměr), nebo zdali např. v důsledku následné změny rozvrhu pracovní doby zaměstnanec čerpáním dovolené v určitém období vyčerpá méně, či naopak více hodin dovolené, než zaměstnavatel původně předpokládal.

Na rozvrh čerpání dovolené je třeba nahlížet spíše jako na pomocný plánovací nástroj v rukou zaměstnavatele, díky němuž má přibližnou představu o výpadku pracovních sil v průběhu kalendářního roku z důvodu čerpání dovolené. Platí přitom, že vydaný a případně i odborovou organizací a radou zaměstnanců schválený rozvrh není určením doby čerpání dovolené, ledaže zaměstnavatel rozhodl jinak. Jedná se tak spíše o orientační plán doby čerpání dovolené, přičemž zaměstnavatel se od něj může následně v odůvodněných případech odchýlit a určit dobu čerpání dovolené odlišným způsobem.

Oprávněné zájmy zaměstnance

Zaměstnavatel je povinen při sestavování rozvrhu čerpání dovolené a rovněž při následném určení doby čerpání dovolené, která se může od rozvrhu lišit, přihlížet jak k provozním důvodům, tak k oprávněným zájmům zaměstnance. Oprávněné zájmy zaměstnance by měly rovněž sledovat u zaměstnavatele působící odborové organizace a rady zaměstnanců, jejichž předchozí souhlas zaměstnavatel k vydání rozvrhu čerpání dovolené potřebuje, působí-li u něj. Pokud se tedy např. jedná o zaměstnance s malými dětmi, které mají v průběhu letních měsíců školní prázdniny, měl by zaměstnavatel k takovému oprávněnému zájmu zaměstnance přihlédnout a jeho případné žádosti, o čerpání dovolené v tomto období, pokud možno, alespoň v určitém rozsahu vyhovět, ledaže by tomu zásadním důvodem bránily provozní důvody (např. určitá činnost musí být vykonávána kontinuálně a zaměstnanec, který ji vykonává, je v tomto období nezastupitelný). Oprávněným zájmem zaměstnance rovněž bude čerpání dovolené za účelem účasti na svatbě sourozence (v tomto případě nařízení vlády č. 590/2006 Sb., nezakládá jinou důležitou překážku v práci, a zaměstnavatel tak není povinen poskytnout zaměstnanci pracovní volno s náhradou mzdy nebo platu), nebo např. čerpání dovolené ve stejném termínu, kdy má dovolenou určenou k čerpání manželka zaměstnance.

Obecně platí, že je vždy třeba posuzovat případ od případu. S ohledem na konkrétní situaci na straně zaměstnance a na straně zaměstnavatele se pak bude lišit, zdali a případně v jakém rozsahu by měl zaměstnavatel zaměstnanci vyhovět a umožnit mu čerpání dovolené v požadovaném termínu, respektive zohlednit jeho oprávněný zájem. Je přitom mnohdy do jisté míry otázkou kompromisu a rozumného vyvážení zájmů zaměstnance a zaměstnavatele. V řadě případů bude navíc nutné poměřovat navzájem oprávněné zájmy více zaměstnanců, kteří budou chtít čerpat dovolenou např. v období vánočních svátků, avšak s ohledem na potřebu zachování provozu nebude možné vyhovět všem. Tento nelehký úkol pak mnohdy leží na bedrech vedoucích zaměstnanců, kteří v případě, že se zaměstnanci nedohodnou, musí tuto záležitost rozhodnout z pozice své funkce. Je třeba také zdůraznit, že při rozhodování o určení doby čerpání dovolené konkrétnímu zaměstnanci je třeba postupovat v souladu se zásadou rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Čerpání dovolené po částech

Zákoník práce v § 217 odst. 1 ZP stanoví, že dovolená by měla být vyčerpána zpravidla vcelku. V praxi je však v drtivé většině případů dovolená čerpána po částech. Zákoník práce přitom pro tyto případy zaměstnavateli ukládá, aby vždy alespoň jedna část dovolené činila v průběhu kalendářního roku nejméně 2 týdny vcelku, ledaže by se dohodl se zaměstnancem na kratší délce čerpání dovolené. Toto omezení jak zaměstnavatele, i zaměstnance chrání před přílišným „drobením“ práva na dovolenou, čímž se sleduje umožnit soustředěný a dlouhodobější odpočinek zaměstnance za účelem regenerace jeho sil.

Zaměstnavatel tedy může určit čerpání dovolené, i po kratších časových úsecích, např. jednotlivých dnech, nicméně aspoň jeden časový úsek musí vždy v kalendářním roce činit celé 2 týdny, tj. 14 kalendářních dnů po sobě jdoucích. Tuto povinnost přitom musí zaměstnavatel dodržet, ať už zaměstnanci vzniklo právo na dovolenou za kalendářní rok či jen její poměrnou část. Výjimkou jsou případy, kdy to nebude fakticky možné.

Toto omezení zaměstnavatele se dále neuplatní, pokud se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na kratší době čerpání dovolené. Může se přitom jednat o výslovnou dohodu zaměstnavatele a zaměstnance, kdy např. s ohledem na provozní důvody zaměstnavatele zaměstnanec souhlasí, že dovolená bude v určitém kalendářním roce čerpána pouze v kratších časových úsecích, než jsou 2 týdny vcelku. V takovém případě je třeba rozhodně doporučit písemnou formu, byť zákon ji výslovně neukládá. Dohodu se zaměstnancem lze dovodit rovněž v případě, že zaměstnavatel určoval veškerou dovolenou na základě žádosti zaměstnance o její čerpání v konkrétních termínech, v důsledku čehož netrvala ani jedna část dovolené 2 týdny vcelku. Z obezřetnosti lze však zaměstnavateli i v těchto případech doporučit zajištění písemného souhlasu zaměstnance s takto určeným čerpáním dovolené.

Nová koncepce dovolené účinná od 1. ledna 2021, kdy se právo zaměstnance na dovolenou vzniklé za rok 2021, resp. roky následující nově vyjadřuje jako určitý počet hodin dovolené (nikoliv již určitý počet dnů dovolené), a dovolená je rovněž čerpána v hodinových jednotkách (zaměstnanci se za směny připadlé do doby čerpání dovolené „odečítá“ odpovídající počet hodin dovolené z celkového počtu dovolené, na který má právo), může svádět k výkladu, že nově lze určit k čerpání dovolenou např. i v délce pár hodin, tj. čerpat dovolenou po určitý zlomek směny. Je však třeba zdůraznit, že tomu tak není. Zákoník práce totiž nově od 1. ledna 2021 v § 218 odst. 6 ZP výslovně zakotvil pravidlo, že jen výjimečně a se souhlasem zaměstnance lze určit dovolenou v rozsahu kratším, než činí délka směny, nejméně však v délce její jedné poloviny. Tímto omezujícím pravidlem se přitom sleduje, aby při určování dovolené nedocházelo k přílišnému tříštění zaměstnancova práva na dovolenou.

Pokud tedy zaměstnavatel zamýšlí určit dobu čerpání dovolené kratší, než činí jedna celá směna, musí být vždy splněny následující tři předpoklady:

•    Zaměstnavatel tak může učinit výhradně se souhlasem zaměstnance. Zákon nestanoví povinnou písemnou formu takového souhlasu, nicméně v praxi ji lze rozhodně doporučit. Pokud zaměstnanec o čerpání v kratším rozsahu, než činí délka směny, sám požádal, je tato podmínka souhlasu pochopitelně rovněž splněna. I v tomto případě lze doporučit, aby byla žádost písemná a zaměstnavatel ji v případě kontroly ze strany inspektorátu práce byl schopen doložit (např. předložením listinné žádosti zaměstnance či výpisem z elektronického systému, kde zaměstnanci žádají o dovolenou apod.).

•    Zaměstnavatel takto může určit dovolenou k čerpání pouze výjimečně, a to dokonce tehdy, pokud by jej o to zaměstnanec výslovně žádal. Tento způsob čerpání dovolené by tedy neměl být u zaměstnavatele běžný, a naopak by k němu mělo docházet spíše v ojedinělých případech. Tímto omezením se sleduje, aby zaměstnanec takto nečerpal např. většinu své dovolené, což by nebylo v souladu se smyslem a účelem tohoto institutu.

•    Takto určená dovolená nesmí být kratší, než je polovina směny, během které je dovolená čerpána. Zaměstnanci tak nesmí být dovolená určena k čerpání např. v rozsahu pouhé jedné čtvrtiny směny. Dovolená by totiž neměla sloužit k pokrytí krátkodobých několikahodinových absencí zaměstnance na pracovišti, tj. např. k tomu, aby si zaměstnanec „odskočil na nákup či do banky“. Za tímto účelem lze např. požádat zaměstnavatele o neplacené volno, které bude následně napracováno.

Výjimkou z výše uvedeného pravidla je případ, kdy zaměstnanci v příslušném kalendářním roce zbývá nevyčerpaná část dovolené, která je kratší než polovina směny. V takovém případě může zaměstnavatel se souhlasem zaměstnance těchto pár zbývajících hodin nevyčerpané dovolené zaměstnanci určit k čerpání. Pokud by zaměstnavatel takto neučinil, protože mu např. zaměstnanec neudělil souhlas, pak zbývající nevyčerpaná dovolená koncem kalendářního roku nezaniká a je automaticky převedena do následujícího kalendářního roku (toto platí obecně, tj. bez ohledu na rozsah nevyčerpané dovolené). Lze se klonit k závěru, že nevyčerpaná dovolená, na kterou zaměstnanci vzniklo právo za aktuální kalendářní rok, v takovém minimálním rozsahu, tj. v rozsahu menším než činí jedna směna, není v rozporu s § 218 odst. 1 ZP. Ostatně, pokud zaměstnanec neudělí zaměstnavateli souhlas, nemůže zaměstnavatel zbývajících pár hodin nevyčerpané dovolené k čerpání určit. Samozřejmě také by bylo v rozporu s § 222 odst. 2 ZP, pokud by chtěl zaměstnavatel těchto pár zbývajících hodin dovolené ke konci kalendářního roku namísto jejich čerpání zaměstnanci proplatit.

Pokud zaměstnavatel určuje zaměstnanci k čerpání dovolenou v rozsahu kratším, než činí jedna celá směna, měl by současně v rozhodnutí o určení doby čerpání dovolené specifikovat, v jaké konkrétní části směny bude dovolená četrpána.

JUDr. Eva Dandová

§ 217 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Dobu čerpání dovolené je povinen zaměstnavatel určit podle písemného rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace a rady zaměstnanců tak, aby dovolená mohla být vyčerpána zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo, pokud v tomto zákoně není dále stanoveno jinak. Při určení rozvrhu čerpání dovolené je nutno přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a k oprávněným zájmům zaměstnance. Poskytuje-li se zaměstnanci dovolená v několika částech, musí alespoň jedna část činit nejméně 2 týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné délce čerpané dovolené. Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen písemně oznámit zaměstnanci alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době.

(2) Zaměstnavatel může určit zaměstnanci čerpání dovolené, i když dosud nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, jestliže je možné předpokládat, že zaměstnanec tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru.

(3) Zaměstnavatel je povinen nahradit zaměstnanci náklady, které mu bez jeho zavinění vznikly proto, že zaměstnavatel změnil jemu určenou dobu čerpání dovolené nebo že ho odvolal z dovolené.

(4) Zaměstnavatel nesmí určit čerpání dovolené na dobu, kdy zaměstnanec vykonává vojenské cvičení nebo službu v operačním nasazení, kdy je uznán dočasně práce neschopným podle zvláštního právního předpisu, ani na dobu, po kterou je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené a zaměstnanec na otcovské nebo rodičovské dovolené. Na dobu ostatních překážek v práci na straně zaměstnance smí zaměstnavatel určit čerpání dovolené jen na jeho žádost.

(5) Požádá-li zaměstnankyně zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené, a zaměstnanec zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení...