Cestovní náhrady – aktuální právní úprava
1. Náhrady cestovních výdajů
2. Druhy cestovních náhrad
3. Nová právní úprava
4. Cestovní náhrady podnikatelské sféry
5. Cestovní náhrady nepodnikatelské sféry
Vzhledem k tomu, že se každý rok k datu 1. ledna pravidelně mění sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a nově se stanoví průměrná cena pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, seznámíme se v následujících řádcích s úpravami, které v této oblasti nastaly. Také se seznámíme se změnami, které nastaly v oblasti zahraničního stravného pro rok 2023.
1. Náhrady cestovních výdajů
Každý zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci cestovní náhrady, je to jeho nárok, který vyplývá z pracovního poměru a nelze se ho vzdát stejně, jako se nelze vzdát práva na mzdu. Náhrada cestovních výdajů představuje náhradu výdajů, které zaměstnanci vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé zákoníku práce. Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při pracovní cestě, cestě mimo pravidelné pracoviště, cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přeložení, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, nebo výkonu práce v zahraničí.
Část sedmá zákoníku práce, která upravuje poskytování cestovních náhrad je rozčleněna do čtyř hlav. Hlava I. a IV. je společná pro všechny zaměstnavatele, podle hlavy II. postupují všichni zaměstnavatelé, kteří nepostupují podle hlavy III. v praxi se jedná o tzv. zaměstnavatel podnikatelské sféry na rozdíl od zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry, kteří jsou taxativně vyjmenováni v § 109 odst. 3 ZP.
Minimální práva na cestovní náhrady jsou samozřejmě pro všechny zaměstnance stejná, nicméně odchylky pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v hlavě III. části sedmé zákoníku práce spočívají v odlišném způsobu financování jejich činnosti. Tyto odchylky spočívají zejména v omezených prostředcích těchto zaměstnavatelů na cestovní náhrady, a proto jsou pro ně stanoveny cestovní náhrady buď pevnou sazbou, nebo sazbou v rozpětí.
Zásadně ještě platí, že zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP nesmí poskytovat jiné nebo vyšší náhrady. Zaměstnavatelé uvedení v § 109 odst. 3 ZP mají obdobně jako v případě odměňování, kdy mají stanoveny podrobné podmínky poskytování platů zákonem, pro ně jsou upraveny výslovně i podmínky a výše fakultativních náhrad (např. kapesné při zahraničních pracovních cestách). Značný rozdíl je také u náhrady při přijetí zaměstnance do zaměstnání v pracovním poměru nebo při přeložení do jiného místa.
Zde platí, že zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP může poskytovat zaměstnanci náhradu do doby, než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a jde-li o pracovní poměr, který je sjednáván na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru.
V praxi to znamená, že např. zaměstnavatelé ministerstva a ostatní státní orgány, které přijmou do pracovního poměru odborníky z Moravy apod., poskytují těmto zaměstnancům náhradu ubytování v místě pracoviště. Podle zákona tak mohou činit pouze maximálně čtyři roky. Takové omezení pro zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry neplatí, ten může svému zaměstnanci poskytovat úhradu ubytování v místě pracoviště třeba deset let.
Ostatní zaměstnavatelé (tedy zaměstnavatelé podnikatelské sféry) mohou podle obecného principu poskytovat i další náhrady, než které jsou stanoveny jako minimální sociální standard, samozřejmě že tím mohou být i fakultativní náhrady uvedené v hlavě III. části sedmé zákoníku práce pro tzv. nepodnikatelskou sféru.
Filozofie této právní úpravy v nyní platném zákoníku práce byla pak také promítnuta do tzv. doprovodného zákona k zákoníku práce (zákona č. 264/2006 Sb.) a jeho prostřednictvím do zvláštních zákonů. Především bylo stanoveno v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně dále nejsou mimo jiné náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. Tato zásada platí pro zaměstnance všech zaměstnavatelů. Pro zaměstnance zaměstnavatele podnikatelské sféry to znamená, že jiné a vyšší náhrady, než stanoví zákoník práce pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP, jsou zdanitelným příjmem.
Na tuto právní úpravu pak navazuje i úprava v zákoně č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a v zákoně č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění. I zde platí, že ty částky, které nejsou předmětem daně z příjmu, nejsou ani předmětem pojistného, a naopak částky, které jsou předmětem daně, jsou i předmětem pojistného.
Je třeba též připomenout, že i u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr lze také sjednat cestovní náhrady. Ovšem platí zásada, že cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.
Jak je známo, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, ale zejména dohoda o pracovní činnosti) jsou svoji podstatou dohody v pravém slova smyslu, jejich obsah tedy záleží od toho, co si zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodl a zákon jejich ujednání nestanoví meze. Proto je také v praxi možné, zejména u dohod o pracovní činnosti, které mají často charakter dlouhodobějšího pracovněprávního vztahu, sjednat se zaměstnancem poskytování cestovních náhrad.
2. Druhy cestovních náhrad
pro zaměstnavatel tzv. podnikatelské sféry vyjmenovává ZP v minimálním výčtu. Platí zásada, že zaměstnanci při pracovní cestě mají minimálně právo na náhradu:
– jízdních výdajů,
– jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
– výdajů za ubytování,
– zvýšených stravovacích výdajů (tzv. „stravné“),
– nutných vedlejších výdajů.
Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje kromě vlastní pracovní cesty i cesta mimo pravidelné pracoviště a cesta v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.
Zaměstnavatel může (ale nemusí) zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty při pracovních cestách, při cestě mimo pravidelné pracoviště, cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, při přeložení, při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí. Právní úprava je obsažena v hlavě II části sedmé zákoníku práce, v § 156 až § 165 ZP.
Pro zaměstnance zaměstnavatelů tzv. nepodnikatelské sféry platí podle, že se poskytují cestovní náhrady v podstatě podle hlavy II části sedmé zákoníku práce (tedy výše uvedené náhrady pro podnikatelskou sféru), ovšem s odchylkami zde výslovně stanovenými. Tyto odchylky se týkají náhrady jízdních výdajů, poskytování stravného, náhrady při přeložení a přijetí a náhrady spojené se stěhováním.
3. Nová právní úprava
Podle § 189 odst. 1 ZP je MPSV zmocněno vyhláškou změnit sazbu náhrady za používání silničních motorových vozidel, podle § 163 odst. 1 a podle § 176 odst. 1 ZP změnit stravné. Jak jsme si uvedli úvodem, pravidelně každý rok MPSV stanoví vyhláškou k 1. lednu kalendářního roku změny sazby základní náhrady za používání motorových vozidel a stravného a stanoví průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad.
Pro rok 2023 se jedná o vyhlášku č. 467/2022 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad pro rok 2023.
Při stanovení sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel, stravného a průměrné ceny pohonných hmot používá MPSV, v souladu se zákonným zmocněním, údaje Českého statistického úřadu uvedené ve statistické informaci Ceny – Indexy spotřebitelských cen – Základní členění. Pro stanovení, resp. změnu sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného jsou určující výchozí hodnoty stanovené zákoníkem práce a vývoj indexů cen položek spojených s pořízením a provozem motorových vozidel a vývoj indexů cen jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování ve srovnání se statistickými údaji za měsíc listopad 2022, které byly vzaty jako základ pro zákonem stanovené hodnoty.
Pro návrh vyhlášky, který byl předložen do vnějšího připomínkového řízení, byly použity údaje Českého statistického úřadu, zveřejněné za měsíc říjen 2022. Vývoj cen položek spojených s pořízením a provozem motorových vozidel oproti předchozímu roku zaznamenal vzestup, v jehož důsledku dochází k navrhovanému zvýšení sazby základní náhrady za používání osobních silničních motorových vozidel ve srovnání s její výší stanovenou ve vyhlášce pro rok 2022 o 50 haléřů (ze 4,70 Kč na 5,20 Kč). Sazba základní náhrady za používání jednostopých vozidel a tříkolek oproti předchozímu roku také vzrostla, a to o 10 haléřů (z 1,30 Kč na 1,40 Kč). Vývoj cen jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování proti předchozí aktualizaci zaznamenal také určitý nárůst, proto dochází v návrhu vyhlášky ke zvýšení sazeb stravného v jednotlivých časových pásmech o 7 až 19 Kč oproti výši stanovené vyhláškou č. 237/2022 Sb.
Průměrné ceny pohonných hmot odpovídají statisticky zjištěným hodnotám a zákonem stanovenému způsobu jejich zaokrouhlování. Ve srovnání s průměrnými cenami obsaženými ve vyhlášce č. 511/2021 Sb. po její poslední novelizaci se jedná o pokles u benzinu automobilového 95 oktanů o 3,00 Kč; u benzinu automobilového 98 oktanů jde o pokles o 6,20 Kč; u motorové nafty o 1,40 Kč; cena elektřiny zůstává stejná.
Zejména vzhledem k možnému pohybu cen ropných produktů s cílem minimalizovat rozdíly mezi cenami pohonných hmot stanovenými vyhláškou s účinností od 1. ledna 2023 a jejich skutečnou úrovní na trhu, použije Ministerstvo práce a sociálních věcí pro znění vyhlášky určené k publikaci ve Sbírce zákonů, stejně jako v předchozích letech, nejaktuálnější dostupné údaje Českého statistického úřadu o vývoji spotřebitelských cen zveřejněné za měsíc listopad. Tento přístup přispívá k vyšší praktické využitelnosti ustanovení § 158 odst. 3 ZP při vyúčtování cestovních náhrad v těch případech, kdy zaměstnanec hodnověrným způsobem neprokáže cenu spotřebované pohonné hmoty.
4. Cestovní náhrady podnikatelské sféry
Náhradu jízdních výdajů
během pracovní cesty za použití zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci ve výši, kterou mu zaměstnanec prokáže. Zákoník práce však nepamatuje na případ, kdy zaměstnanec použije se souhlasem zaměstnavatele místo určeného dopravního prostředku, jiný dopravní prostředek, včetně vlastního silničního motorového vozidla. V takovém případě zaměstnanci přísluší náhrada cestovních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za předem určený dopravní prostředek.
Použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Náhrada jízdních výdajů sestává ze dvou částí, ze základní náhrady a z náhrady za spotřebovanou pohonnou hmotu.
Sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí pro rok 2023 t nejméně u jednostopých vozidel a tříkolek 1,40 Kč a osobních silničních motorových vozidel 5,20 Kč. Při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší nejméně o 15 %. Sazbu základní náhrady u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů zaměstnavatel poskytne zaměstnanci nejméně ve výši 10,40 Kč.
Náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu určí zaměstnavatel násobkem ceny pohonné hmoty a množství spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou prováděcím právním předpisem, kterým je pro rok 2023 vyhláška č. 467/2022 Sb., kterou se pro účely poskytování cestovních náhrad mění sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravné a stanoví průměrná cena pohonných hmot.
Podle nové vyhlášky platí, že výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty činí nejméně:
– 41,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů,
– 45,20 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů,
– 44,10 Kč za 1 litr motorové nafty,
– 6,00 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.
Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.
Stravné
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci stravné pro rok 2023 nejméně ve výši:
– 129 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
– 196 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
– 307 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel povinen za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu:
– 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
– 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
– 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Ovšem platí zásada, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanovené, nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci stravné ve výše uvedené minimální výši a ve zkrácené výši podle sazeb stanovených zákoníkem práce.
Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se může upustit od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.
