Cestovní náhrady v r. 2022
Pracovní cesty zaměstnanců jsou poměrně časté, ať už jde o kratší nebo delší výkony práce mimo jejich pravidelné pracoviště v tuzemsku nebo v zahraničí. Při těchto cestách vznikají přímé či nepřímé zvýšené výdaje, zejména na dopravu a stravování. Je nasnadě, že tyto soukromé výlohy by měl nahradit zaměstnavatel, který přikázal vykonání pracovní cesty. V zájmu ochrany zaměstnanců a pro předejití vzájemných sporů právní předpisy závazně stanoví, o jaké minimální cestovní náhrady se jedná a jak se vypočtou. Jaká bude výše cestovních náhrad v roce 2022?
NÁHRADY CESTOVNÍCH VÝDAJŮ – Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhrady cestovních výdajů. Jedná se o náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé zákoníku práce. Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:
• pracovní cestě,
• cestě mimo pravidelné pracoviště,
• cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,
• přeložení,
• přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,
• výkonu práce v zahraničí.
Část sedmá zákoníku práce, která upravuje poskytování cestovních náhrad je rozčleněna do čtyř hlav. Hlava I. a IV. je společná pro všechny zaměstnavatele, podle hlavy II. postupují všichni zaměstnavatelé, kteří nepostupují podle hlavy III. V praxi se jedná o tzv. zaměstnavatel podnikatelské sféry na rozdíl od zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry, kteří jsou taxativně vyjmenováni v § 109 odst. 3 ZP. Minimální práva na cestovní náhrady jsou samozřejmě pro všechny zaměstnance stejná, nicméně odchylky pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v hlavě III. části sedmé spočívají v odlišném způsobu financování jejich činnosti. Tyto odchylky spočívají zejména v omezených prostředcích těchto zaměstnavatelů na cestovní náhrady, a proto jsou pro ně stanoveny cestovní náhrady, buď pevnou sazbou nebo sazbou v rozpětí.
Zásadně ještě platí, že zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP nesmí poskytovat jiné nebo vyšší náhrady. Zaměstnavatelé uvedení v § 109 odst. 3 ZP mají obdobně jako v případě odměňování, kdy mají stanoveny podrobné podmínky poskytování platů zákonem, pro ně jsou upraveny výslovně i podmínky a výše fakultativních náhrad (např. kapesné při zahraničních pracovních cestách). Značný rozdíl je také u náhrady při přijetí zaměstnance do zaměstnání v pracovním poměru nebo při přeložení do jiného místa. Zde platí, že zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP může poskytovat zaměstnanci náhradu do doby, než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a jde-li o pracovní poměr, který je sjednáván na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru.
V praxi to znamená, že např. zaměstnavatelé ministerstva a ostatní státní orgány, které přijmou do pracovního poměru odborníky z Moravy apod., poskytují těmto zaměstnancům náhradu ubytování v místě pracoviště. Podle zákona tak mohou činit pouze maximálně čtyři roky. Takové omezení pro zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry neplatí, ten může svému zaměstnanci poskytovat úhradu ubytování v místě pracoviště třeba deset let.
Ostatní zaměstnavatelé (tedy zaměstnavatelé podnikatelské sféry) mohou podle obecného principu poskytovat i další náhrady, než které jsou stanoveny jako minimální sociální standard, samozřejmě že tím mohou být i fakultativní náhrady uvedené v hlavě III. části sedmé zákoníku práce pro tzv. nepodnikatelskou sféru.
Filozofie této právní úpravy v nyní platném zákoníku práce byla pak také promítnuta do tzv. doprovodného zákona k zákoníku práce a jeho prostřednictvím do zvláštních zákonů. Předně bylo stanoveno v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně dále nejsou mimo jiné náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. Tato zásada platí pro zaměstnance všech zaměstnavatelů. Pro zaměstnance zaměstnavatele podnikatelské sféry to znamená, že jiné a vyšší náhrady, než stanoví zákoník práce pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP, jsou zdanitelným příjmem.
Na tuto právní úpravu pak navazuje i úprava v zákoně č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a v zákoně č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění. I zde platí, že ty částky, které nejsou předmětem daně z příjmu, nejsou ani předmětem pojistného, a naopak částky, které jsou předmětem daně, jsou i předmětem pojistného.
DRUHY CESTOVNÍCH NÁHRAD – Právní úprava je obsažena v hlavě II části sedmé zákoníku práce v 156 až § 165 ZP. Pro zaměstnance zaměstnavatelů tzv. nepodnikatelské sféry platí podle, že se poskytují cestovní náhrady v podstatě podle hlavy II části sedmé zákoníku práce (tedy výše uvedené náhrady pro podnikatelskou sféru), ovšem s odchylkami zde výslovně stanovenými. Tyto odchylky se týkají:
• náhrady jízdních výdajů
• poskytování stravného
• náhrady při přeložení a přijetí
• náhrady spojené se stěhováním.
V případě zahraniční pracovní cesty platí, že zaměstnavatel zaměstnanci poskytuje náhradu:
• jízdních výdajů,
• jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,
• výdajů za ubytování,
• stravovacích výdajů v cizí měně (tzv. „zahraniční stravné“),
• nutných vedlejších výdajů.
Jinak platí obecná zásada, že zaměstnavatel může při zahraniční pracovní cestě poskytnout zaměstnanci i další cestovní náhrady.
Pro zaměstnance zaměstnavatelů tzv. nepodnikatelské sféry jsou stanoveny odchylky při poskytnutí cestovních náhrad při zahraniční cestě, a to pro poskytování zahraničního stravného a pro poskytování kapesné. Odchylky jsou stanoveny odchylky také pro poskytování náhrad při výkonu práce v zahraničí. Zde je třeba upozornit, že pro poskytování náhrad při výkonu práce v zahraničí je základním dokumentem dosud nařízení vlády č. 62/1994 Sb., o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí, ve znění pozdějších předpisů. Podle zákoníku práce platí až do vydání nového prováděcího předpisu. Jedná se o speciální právní úpravu, která umožňuje zaměstnancům nepodnikatelské sféry, při výkonu práce v zahraničí, poskytovat všechny úhrady připadají náhrady (např. třeba i včetně školného pro děti zaměstnance, které se souhlasem zaměstnavatele s ním pobývají v cizině). To se týká zejména zaměstnanců v diplomatických službách.
NÁHRADU JÍZDNÍCH VÝDAJŮ během pracovní cesty za použití zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci ve stanovené výši. Určený způsob dopravy je rozhodující pro vznik práva na náhradu jízdních výdajů, případně je rozhodující pro výši poskytovaných výdajů. Náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného prostředku dálkové přepravy přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Jedná se tedy o náhradu, kterou je zaměstnanec povinen prokázat. Pokud by zaměstnanec výši náhrady zaměstnavateli neprokázal, náhrada jízdních výdajů mu nepřísluší a zaměstnavatel si rozhodne, zda mu dobrovolně nějakou náhradu poskytne nebo neposkytne. V tom případě zaměstnavatel by vycházel z předem určených podmínek pracovní cesty. Zaměstnanec však právo na náhradu jízdních výdajů za dopravu nemá, pokud tyto náklady nevynaložil, tedy např. proto, že jej do místa určení pracovní cesty dovezl spoluzaměstnanec apod.
Zásadně platí, že v případě, kdy zaměstnanec použije namísto určeného dopravního prostředku jiný dopravní prostředek (např. namísto vlaku vlastní osobní automobil) přísluší náhrada cestovních výdajů ve výši odpovídající dopravnímu prostředku, s jehož použitím vyslovil zaměstnavatel předem souhlas.
Použití silničního motorového vozidla
zaměstnance je podmíněno žádostí zaměstnavatele. Zákoník práce nestanoví žádné bližší požadavky na technické či právní zajištění použitého silničního motorového vozidla. Zaměstnavatel však může svoji žádost o použití silničního motorového vozidla podmínit předložením osvědčení o platné technické prohlídce a dokladu o pravidelném měření emisí a může také žádost podmínit předložením dokladu o tom, že na vozidlo je uzavřeno zákonné pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, případně že je na vozidlo sjednáno i havarijní pojištění. Ani jedna z výše uvedených podmínek sice zákoníkem práce vyžadována není, je ovšem na úvaze zaměstnavatele jaké on si stanoví podmínky s ohledem na vyhodnocení rizik, které mohou během pracovní cesty nastat.
Podle zákoníku práce totiž dále platí, že zaměstnavatel odpovídá zaměstnanci za škodu, která mu vznikla při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním, porušením právních povinností nebo úmyslným jednání proti dobrým mravům. Odpovědnost zaměstnavatele za škodu je dána nejen pro případ porušení jeho právních povinností, ale také pokud tyto právní povinnosti poruší jiná osoba. Tak tomu bývá zpravidla u dopravních nehod, kdy je zaměstnanci na jím použitém osobním automobilu způsobena jiným účastníkem silničního provozu škoda. Zákoník práce takto výslovně stanoví, že zaměstnavatel neodpovídá zaměstnanci za škodu na dopravním prostředku, který použil při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním bez jeho souhlasu. Z této výslovné úpravy vyplývá, že zaměstnavatel odpovídá za případnou vzniklou škodu pouze v případě, kdy s použitím konkrétního silničního motorového vozidla vyslovil souhlas a zaměstnance o jeho použití požádal. V takovém případě přísluší zaměstnanci za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.
Tak jako každý rok, i s účinností od 1. ledna 2022 dochází ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu dochází ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí a vyhláškou Ministerstva financí. Vyhláška zpracovaná Ministerstvem financí o stanovení základních sazeb zahraničního stravování v roce 2022 byla publikována ve Sbírce zákonů pod č. 462/2021 Sb. Vyhláška zpracovaná Ministerstvem práce a sociálních věcí o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad byla publikována pod č. 511/2021 Sb.
Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel je ve vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí stanovena v jejím § 1. Konkrétně sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 ZP činí nejméně u:
• jednostopých vozidel a tříkolek 1,30 Kč,
• osobních silničních motorových vozidel 4,70 Kč.
To znamená, že nová právní úprava sazby základní náhrady byla pro rok 2022 změněna u jednostopých vozidel o 10 haléřů a u osobních vozidel o 30 haléřů.
Z toho pak vyplývá, že u nákladních automobilů, autobusů a traktorů činí nejméně 9,40 Kč (tj. nejméně dvojnásobnou výši základní sazby platné pro osobní silniční motorová vozidla, jak je stanoveno v § 157 odst. 5 ZP). Tato náhrada zahrnuje náhradu za opotřebení vozidla, ale také všechny případně vzniklé náklady související s provozem vozidla jako je doplnění provozních kapalin s výjimkou pohonných hmot, mytí, opravy a běžná údržba.
CENU POHONNÉ HMOTY prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou výše citovanou vyhláškou č. 511/2021 Sb.
Podle této vyhlášky platí, že výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty činí:
• 37,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,
• 40,50 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,
• 36,10 Kč u motorové nafty,
• 4,10 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny
O neprokázání ceny pohonné hmoty se bude jednat v případě, že zaměstnanec cenu pohonné hmoty žádným způsobem nedoloží, anebo i v případě, kdy zaměstnancem předložené doklady nebude považovat za hodnověrné, protože zjevně nesouvisí s danou pracovní cestou (nákup pohonných hmot předem nebo později).
Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství. Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.
Náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu se na základě zjištěné ceny pohonné hmoty (případně průměrné ceny příslušné pohonné hmoty stanovené výše citovanou vyhláškou) stanoví jako násobek ceny, spotřeby pohonné hmoty a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě.
STRAVNÉ
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel podnikatelské sféry zaměstnanci podle § 163 odst. 1 ZP stravné pro rok 2022 podle vyhlášky č. 511/2021 Sb. nejméně ve výši:
• 99 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 151 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 237 Kč trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Za každý kalendářní den pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel nepodnikatelské sféry (zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP) zaměstnanci podle § 176 odst. 1 ZP stravné pro rok 2022 podle vyhlášky č. 511/2021 Sb. ve výši
• 99 Kč až 118 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 151 Kč až 182 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 237 Kč až 283 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Pro všechny zaměstnance platí pravidlo, že bylo-li mu během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu:
• 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.
Ovšem platí zásada, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanovené, nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci stravné ve výše uvedené minimální výši. Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se může upustit od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.
Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem.
Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě.
Důvody pro neposkytnutí stravného stanovené se nemohou rozšiřovat.
Konkrétní výše stravného, kterou zaměstnavatel zaměstnanci poskytne při pracovní cestě, musí být sjednaná nebo stanovená před vysláním na pracovní cestu. Pokud tak zaměstnavatel předem neučiní, přísluší zaměstnanci stravné stanové pro daný kalendářní rok prováděcí vyhláškou MPSV.
Z výše uvedeného je patrné, že zaměstnanci zaměstnavatelů podnikatelské sféry mají zákonem a vyhláškou stanoveno stravné pouze v minimální výši. Pro zaměstnance zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry (uvedených v § 109 odst. 3 ZP) je – jak jsme si uvedli výše – stravné v § 176 ZP stanoveno rozpětím, což znamená, že tito zaměstnavatelé mohou přiznávat zaměstnanců stravné dle svého uvážení v rámci daného rozpětí. To v praxi znamená pro zaměstnance i zaměstnavatele podnikatelské sféry, že částka přesahující stanovené limity se totiž stává pro zaměstnance zdanitelným příjmem. Pro zaměstnavatele ne, ten podle zákona o daních z příjmů si zahrne do nákladů veškeré vynaložené náklady na stravné, byť přesahují zákonem stanovené limity.
Koncepční novela zákoníku práce v r. 2012 zavedla způsob krácení stravného z důvodu částečného bezplatného stravování, přičemž není rozhodující, zda bezplatné jídlo poskytl zaměstnanci sám zaměstnavatel nebo jiná osoba. Obecně však platí, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné než je stanoveno, nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci stravné alespoň v nejnižší stanovené výši.
CESTOVNÍ NÁHRADY PŘI ZAHRANIČNÍ PRACOVNÍ CESTĚ se poskytují při každé pracovní cestě samostatně. Jedinou výjimkou je poskytování zahraničního stravného, kdy se doby strávené mimo území České republiky, které trvají alespoň jednu hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách konaných v jednom kalendářním dni pro tento účel sčítají.
Okruh cestovních náhrad uvedený v zákoníku práce (jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů za ubytování, stravovacích výdajů v cizí měně (tzv. „zahraniční stravné“) a nutných vedlejších výdajů) je povinný. Pro zaměstnance zaměstnavatele neuvedeného v § 109 odst. 3 ZP (tzv. podnikatelský subjekt) se jedná o minimální právo, které lze dále zvyšovat. Zaměstnancům těchto zaměstnavatelů je tak možno poskytovat cestovní náhrady ve vyšším rozsahu nebo je možné i další náhrady zákoníku práce přímo výslovně neuvedené.
Pro zaměstnance zaměstnavatele neuvedeného v 109 odst. 3 ZP není u zahraniční pracovní cesty upraveno kapesné jako právo založené zákonem, je však možno právo na kapesné u nich sjednat nebo stanovit. Musíme si uvědomit zásadní zásadu zákoníku práce „co není zakázáno, je dovoleno“.
Pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v 109 odst. 3 ZP jsou rozsah a podmínky cestovních náhrad stanovené zákoníkem práce závazné s výjimkami výslovně v zákoně uvedenými.
Zahraniční stravné je stanoveno paušální částkou, která zakládá nárok zaměstnance v závislosti na délce cesty, ale nemusí vždy odpovídat skutečným výdajům zaměstnance na stravování, proto se také nepožaduje jejich prokázání. Zahraniční stravné má zaměstnanci umožnit, aby se mohl v zahraničí stravovat, a poskytuje se v zásadě za celou dobu trvání zahraniční pracovní cesty bez ohledu na to, jakým způsobem je tato doba trávená. Zahraniční stravné přísluší zaměstnanci i za dobu, kdy práci nekoná, např. proto že některé dny nemá rozvrženou pracovní dobu. Výjimky, kdy stravné při zahraniční pracovní cestě nepřísluší, jsou výslovně v zákoníku práce definovány. Jedná se o dobu přerušení pracovní cesty nežádost zaměstnance a o dobu návštěvy člena rodiny. Tyto výjimky zaměstnavatel však dále rozšiřovat nemůže.
Základní sazba zahraničního stravného je na základě zmocnění obsažené v ZP pro rok 2022 stanovena vyhláškou č. 462/2021 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2022. Proto platí, že není-li před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu stanovena jiná výše stravné, musí mu zaměstnavatel poskytnout minimálně stravné podle citované vyhlášky.
JUDr. Eva Dandová
