Cestovní náhrady ve školství
– vybrané problémy

Zaměstnavatelé se pro účely poskytování cestovních náhrad dělí na dvě skupiny, a to zaměstnavatele, kteří jsou uvedeni v zákoníku práce a ostatní zaměstnavatele. Jaká pravidla při poskytování cestovních náhrad platí pro subjekty působící ve školství? Je omezená maximální výše cestovních náhrad?

Pokud se zaměříme na změny, ke kterým došlo od roku 2015, jedná se o změny již víceméně tradiční. Vyhláškou MPSV ČR č. 328/2014 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, dochází k těmto změnám:

-    zvyšují se sazby stravného při tuzemských pracovních cestách, a to na 69 až 82 Kč, pokud pracovní cesta trvá 5 až 12 hodin, 104 až 125 Kč, pokud pracovní cesta trvá déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, a na 163 až 195 Kč, pokud pracovní cesta trvá déle než 18 hodin; dochází tedy k mírnému nárůstu dolních i horních hranic těchto intervalů,

-    zvyšují se průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty, a to na 35,90 Kč u benzínu automobilového 95 oktanů, na 38,30 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů a na 36,10 Kč u motorové nafty; i v tomto případě dochází k malému nárůstu těchto cen v porovnání s rokem 2014,

-    naopak k žádné změně nedochází u sazby základní náhrady za 1 km jízdy při použití jiného vozidla než vozidla zaměstnavatele, sazba zůstává 3,70 Kč u osobních silničních motorových vozidel a 1,00 Kč u jednostopých vozidel a tříkolek.

Základní sazby zahraničního stravného jsou pro rok 2015 stanoveny vyhláškou MF ČR č. 242/2014 Sb., v porovnání s rokem 2014 nedochází k žádným změnám. Jenom pro informaci uveďme nejčastěji používané sazby okolních států:

Z obecné úpravy začněme odkazem na ustanovení § 153 odst. 1 zákoníku práce, které je velmi významné ze samotného praktického hlediska aplikace právní úpravy cestovních náhrad. Podle tohoto ustanovení totiž podmínky pracovní cesty určuje zaměstnavatel a zákoník práce k tomu stanoví, že zaměstnavatel písemně určí předem zejména:

-    dobu a místo nástupu a ukončení cesty,

-    místo plnění pracovních úkolů,

-    způsob dopravy,

-    způsob ubytování,

při určení těchto podmínek má přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance.

Důraz je kladen na písemné určení těchto podmínek, znamená to tedy, že před nástupem na pracovní cestu má být vyplněn příslušný formulář či tiskopis, standardně cestovní příkaz, a na něm vyplněny a podpisem schváleny tyto podmínky pracovní cesty. Je nutné doplnit, že výčet těchto podmínek je příkladný, nikoliv úplný, v dalším tak záleží zejména na dohodě zaměstnavatele a zaměstnance, jaké další podmínky budou určeny.

Příklad

Příspěvková organizace, střední škola zřízená krajem, vyslala svého učitele na školení. K dopravě použil své soukromé vozidlo. Po absolvování školení si učitel vyzvedl tiskopis cestovního příkazu a začal jej vyplňovat.

Tento postup je obecně chybný. Cestovní příkaz měl být částečně vyplněn ještě před zahájením pracovní cesty a měly na něm být vyplněny údaje ovlivňující poskytování a výši cestovních náhrad. V tomto konkrétním případě by mohl nastat problém s použitím soukromého vozidla zaměstnance, zaměstnavatel měl předem stanovit způsob dopravy a tak případně umožnit použití soukromého vozidla.

Pokud ovšem zaměstnavatel žádný způsob dopravy prokazatelně neurčil, pak je na zaměstnanci, jaký způsob zvolí.

Zaměstnavatel by měl mít jasně stanovená pravidla, jak se má postupovat při schvalování pracovní cesty. Vhodné je upravit postup např. tak, že příslušný zaměstnanec si po schválení pracovní cesty vyzvedne formulář cestovního příkazu, vyplní základní údaje a předá jej k odsouhlasení příslušnému vedoucímu zaměstnanci, který je oprávněn, v souladu s organizačním řádem, pracovním řádem, vnitřní směrnicí či jiným obdobným dokumentem, podmínky pracovní cesty stanovit. Ten doplní požadované údaje na cestovní příkaz a svým podpisem jej schválí.

Příklad

Mzdová účetní školy je vyslána na školení k novele zákoníku práce a pracovně právních předpisů. Podle organizační struktury a odpovídajícího vnitřního předpisu je vedoucím zaměstnancem pro mzdovou účetní ekonom školy, který je také oprávněn schvalovat jí pracovní cesty. Mzdová účetní si po předběžném schválení účasti na školení vyplní základní údaje do cestovního příkazu a předá jej ekonomovi k doplnění podmínek pracovní cesty.

Předpokládejme, že se jedná o jednodenní školení, rozhodnout je v tomto případě nutné zejména o způsobu dopravy. V návaznosti na to bude doplněno také místo a čas zahájení pracovní cesty a její ukončení.

Jinak ale platí, že příslušný vedoucí zaměstnanec musí dbát na to, aby příslušné pokyny byly jednoznačné, jasné a srozumitelné. Problémy v praxi nastávají zejména ohledně způsobu dopravy a použití vhodného dopravního prostředku, kdy zaměstnanec z různých důvodů (urychlení, nevhodné dopravní spojení, ale i třeba pohodlnost) použije místo prostředku hromadné dopravy vlastní motorové vozidlo. V takovém případě je pak nutné řešit nejenom případné poskytnutí cestovních náhrad, ale také posouzení situace, kdy by došlo k úrazu a poškození tohoto vozidla. Bylo by nutné rozhodnout, zda se jedná o pracovní úraz či nikoliv a zda je zaměstnavatel odpovědný za škodu na vozidle, a pokyny, které vedoucí zaměstnanec vydal před konáním pracovní cesty, by v tomto smyslu hrály rozhodující význam.

Jinak co se týká použití motorového vozidla zaměstnance k uskutečnění pracovní cesty, je vhodné doplnit, že:

-    není podmínkou, aby se jednalo o vozidlo, které je ve vlastnictví nebo spoluvlastnictví zaměstnance, může se jednat o vozidlo, které si zaměstnanec pro účely této pracovní cesty vypůjčí, užívá jej na základě finančního leasingu atd.,

-    zákoník práce nestanoví podmínku, že by vozidlo muselo být havarijně pojištěno,

-    zákoník práce nestanoví nikde ani podmínku, že by zaměstnavatel musel mít tzv. referenční zkoušky k řízení motorového vozidla, nakonec ani zaměstnavatel není povinen zkoumat, zda má vůbec zaměstnanec oprávnění řídit motorové vozidlo, i když je to samozřejmě v zájmu obou účastníků,

-    zákoník práce neobsahuje ani úpravu, že by zaměstnavatel musel zkoumat, zda má vozidlo platnou technickou prohlídku a zda je sjednáno a uhrazeno zákonné pojištění odpovědnosti k tomuto vozidlu.

Každopádně zaměstnavatel má právo některými těmito skutečnostmi podmínit souhlas s použitím takového vozidla k uskutečnění pracovní cesty a např. v případě havarijního pojištění to lze jenom doporučit. Obecně zcela určitě platí, že v případě vzniku škody by se jednalo o škodu, za kterou nese odpovědnost zaměstnavatel.

Jak bylo uvedeno, poskytování cestovních náhrad se u školských organizací řídí obecnými pravidly platnými pro všechny zaměstnavatele s odchylkami uvedenými v § 173 až § 181 zákoníku práce. Tato skutečnost výslovně vyplývá z úpravy § 174 zákoníku práce. Důvod pro toto odlišení spočívá ve způsobu financování činnosti těchto organizací (obecně veřejné či neziskové sféry) a z toho plynoucích omezených prostředků, které mají k dispozici tyto organizace na poskytování cestovních náhrad. Z toho důvodu jsou pro tyto subjekty stanoveny cestovní náhrady buď pevnou sazbou, nebo sazbou v rozpětí. Současně je stanoveno, že tito zaměstnavatelé jiné nebo vyšší náhrady zaměstnancům poskytovat nesmí (§ 173 zákoníku práce).

Stanovené odchylky se potom týkají:

-    náhrady jízdních výdajů,

-    poskytování tuzemského stravného,

-    náhrady při přijetí a přeložení,

-    náhrady spojené se stěhováním,

-    V případě zahraničních pracovních cest potom poskytování zahraničního stravného, kapesného a náhrad při výkonu práce v zahraničí.

Náhrada jízdních výdajů

Pokud zaměstnanec použije k uskutečnění pracovní cesty na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. V případě školských organizací potom platí, že zaměstnavatel nemá možnost se odchýlit od sazby základní náhrady stanovené v § 157 odst. 4 a odst. 5 zákoníku práce, tato sazba je pro zaměstnavatele závazná. Pro rok 2015 to tak znamená, že sazba základní náhrady za 1 km jízdy činí:

-    u jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,

-    u osobních silničních motorových vozidel 3,70 Kč,

-    při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zaměstnavatel sazbu základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %,

-    u nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů 7,40 Kč.

Nejedná se tedy o sazby minimální, jako je tomu u zaměstnavatelů v podnikatelské sféře, ale jedná se o sazby závazné, jinou výši nelze v případě školských organizací použít.

Stravné

Při poskytování stravného opět neplatí stanovení minimálních hranic stravného, ale je stanoveno rozpětí, ve kterém musí být stravné poskytnuto. V roce 2015 zaměstnanci přísluší za každý kalendářní den pracovní cesty stravné ve výši:

-    69 Kč až 82 Kč, trvá‑li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

-    104 Kč až 125 Kč, trvá‑li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

-    163 Kč až 195 Kč, trvá‑li pracovní cesta déle než 18 hodin.

V tomto rozpětí musí zaměstnavatel stanovit výši stravného před vysláním na pracovní cestu, nesjedná‑li zaměstnavatel nebo neurčí před vysláním zaměstnance na pracovní cestu výši stravného, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby rozpětí. Toto stanovení se může uskutečnit jak individuálně před každou pracovní cestou, stejně tak může být součást nějaké obecné úpravy, např. vnitřního předpisu apod.

Toto stravné ale nemusí být konečné, krátí se v případech, kdy bylo zaměstnanci poskytnuto bezplatně během pracovní cesty nějaké jídlo. V takovém případě přísluší zaměstnanci stravné snížené za každé bezplatné jídlo o hodnotu:

-    70 % stravného, trvá‑li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

-    35 % stravného, trvá‑li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

-    25 % stravného, trvá‑li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pro zaměstnavatele v podnikatelské sféře je toto krácení stanoveno jako maximální, tj. zaměstnavatel může stravné krátit i o menší procentní část nebo nemusí stravné krátit vůbec, ovšem v případě školské organizace bude platit, že toto krácení je povinné a procentní sazba krácení je závazná, nelze ji nijak upravovat.

Současně platí, že stravné zaměstnanci nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla, a která trvá 12 až 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla. Tato skutečnost je výslovně upravena v § 176 odst. 4 zákoníku práce, ale sama o sobě vyplývá již z výše uvedeného krácení za bezplatně poskytnutá jídla.