Cestovní náhrady zaměstnanců

v roce 2016

Pracovní cesty zaměstnanců jsou poměrně časté, ať už jde o kratší nebo delší výkony práce mimo jejich pravidelné pracoviště v tuzemsku nebo v zahraničí. Při cestách vznikají jejich účastníkům přímé či nepřímé zvýšené výdaje, zejména na dopravu a stravování. Měl by tyto soukromé výlohy nahradit zaměstnavatel, který přikázal vykonání pracovní cesty?

V zájmu ochrany zaměstnanců a pro předejití vzájemných sporů právní předpisy závazně stanoví, o jaké minimální cestovní náhrady se jedná a jak se vypočtou. Přitom nárok na cestovní náhrady vzniká nejen u pracovních cest, ale také v některých dalších, věcně obdobných případech, jako je například přeložení nebo dočasné přidělení zaměstnance.

KDY JE NÁROK NA CESTOVNÍ NÁHRADY - Podle § 151 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění p.p. (dále také jen „ZP“) je zaměstnavatel povinen poskytovat zaměstnanci – není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak – náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé ZP. Což souvisí s pracovněprávní zásadou, že závislá práce je vykonávána na náklady zaměstnavatele (§ 2 odst. 2 ZP).

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se přitom rozumí nejen výdaje u nejznámějších pracovních cest, ale obecně výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

•    pracovní cestě,

•    cestě mimo pravidelné pracoviště,

•    mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

•    přeložení,

•    dočasném přidělení,

•    přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

•    výkonu práce v zahraničí.

Nejvýznamnější část cestovních náhrad se týká pracovních cest, které § 42 ZP vymezuje jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Místo výkonu práce je přitom jednou ze tří nezbytných náležitostí každé pracovní smlouvy.

Dále ZP rozlišuje zahraniční pracovní cestu, kterou se rozumí cesta konaná mimo území Česka. Pokud je konána pouze v ČR, pak je logicky tuzemskou pracovní cestou, což ale již ZP výslovně neuvádí.

Pro jednodušší vyjadřování budeme v souladu s vymezením ZP rozlišovat cestovní náhrady pro:

•    zaměstnance zaměstnavatele představujícího „veřejný sektor“, kterým je podle § 109 odst. 3 ZP:

-    stát, územní samosprávný celek, státní fond,

-    příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů,

-    školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, krajem, obcí, dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona.

•    zaměstnance zaměstnavatele, který nepatří mezi „veřejný sektor“ neboli jde o „soukromý sektor“:

-    nejčastěji se jedná o podnikatele, ať už jde o obchodní korporaci nebo o živnostníka apod.

Princip zákoníku práce v oblasti cestovních náhrad (část sedmá ZP) je přitom následující:

•    Hlava I: Obecná ustanovení,

•    Hlava II: Cestovní náhrady pro „soukromý sektor“

-    kde jsou stanoveny pouze minimální výše náhrad v zájmu ochrany zaměstnanců.

•    Hlava III: Cestovní náhrady pro „veřejný sektor“

-    při poskytování cestovních náhrad se postupuje podle předešlé hlavy II, nestanoví-li hlava III jinak,

-    hlava III stanoví jinak zejména maximální výše náhrad v zájmu ochrany veřejných rozpočtů.

•    Hlava IV: Společná ustanovení

-    kde je mimo jiné také zmocnění ministerstev k úpravám základních parametrů výpočtů náhrad.

PRO ROK 2016 nedochází k žádné změně v právní úpravě cestovních náhrad, „pouze“ se tradičně mění základní parametrické částky, z nichž se náhrady počítají. V návaznosti na avizované zmocnění § 189 ZP totiž jako každý rok vyšly dvě ministerské vyhlášky stanovující minimální výše některých typů cestovních náhrad.

1. Vyhláška č. 385/2015 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, která od 1. 1. 2016 nahradila obdobnou vyhlášku č. 328/2014 Sb. pro rok 2015, a ta zase zrušila vyhlášku č. 435/2013 Sb. pro rok 2014. Ve vyhlášce Ministerstvo práce a sociálních věcí – v návaznosti na údaje Českého statistického úřadu o cenách vozidel, jídel ve veřejném stravování a pohonných hmot – stanoví tři typy údajů:

Toto „kilometrovné“ se týká jen „soukromých“ vozidel zaměstnanců, resp. netýká se vozidel poskytnutých zaměstnavatelem. Pro nákladní automobily, autobusy a traktory stanoví ZP sazbu ve výši dvojnásobku osobních aut, tedy aktuálně pro rok 2016 ve výši 7,60 Kč/km. Použití přívěsu sazbu zvýší o 15 %.

* Maximum sice platí pouze pro zaměstnavatele „veřejného sektoru“, ovšem z dále uváděných daňových důvodů není pro zaměstnavatele „soukromého sektoru“ výhodné tyto částky překračovat.

Průměrné ceny odpovídají tržním cenám v uplynulém ročním období, takže postupně v čase ztrácejí na aktuálnosti. Proto je umožněno místo průměrných cen využít aktuální skutečné ceny pohonných hmot, které je ovšem zapotřebí prokázat dokladem o jejich pořízení v době před, případně během pracovní cesty.

2. Vyhláška č. 309/2015 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2016, která od 1. 1. 2016 nahradila obdobnou vyhlášku č. 242/2014 Sb. pro rok 2015, a ta zase zrušila vyhlášku č. 354/2013 Sb. pro rok 2014. Ve vyhlášce Ministerstvo financí – na základě návrhu Ministerstva zahraničních věcí vypracovaného podle podkladů zastupitelských úřadů o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních, a s využitím statistických údajů mezinárodních institucí – stanoví stěžejní údaj pro výpočet náhrad u zahraničních pracovních cest. Jde o poměrně obsáhlý materiál uvádějící základní sazby zahraničního stravného jednotlivě pro téměř 200 států. U nejčastějších cílů českých firem zůstaly sazby shodné s rokem 2015, viz tabulka. Změny se týkají méně častých destinací: Afghánistán zvýšení z 35 na 40 EUR, Argentina ze 40 na 45 USD, Bolívie ze 40 na 45 USD, Čína ze 40 na 45 EUR, Etiopie ze 40 na 45 EUR, Hongkong ze 40 na 45 EUR, Írán z 35 na 40 EUR, Jordánsko z 35 na 40 EUR, Kanada ze 45 na 50 USD, Karibik – ostrovní státy z 50 na 55 USD, Lichtenštejnsko změna ze 45 EUR na 60 CHF, Mali zvýšení ze 40 na 45 EUR, Mongolsko z 35 na 40 EUR, Thajsko z 35 na 40 EUR, a Vietnam z 35 na 40 EUR. Tabulka uvádí jen částky pro tradiční státy nejčastějších cílů zahraničních pracovních cest českých podnikatelů.

Jde opravdu pouze o základní sazbu, z níž se teprve návazně počítá skutečný nárok na zahraniční stravné, který do značné míry závisí dále také na volbě zaměstnavatele, na délce zahraniční pracovní cesty v daném dni a rovněž na tom, zda během cesty bylo zaměstnanci poskytnuto bezplatné jídlo, viz dále.

NÁHRADY PŘI PRACOVNÍ CESTĚ - Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje:

•    pracovní cesta (podle § 42 ZP, ad výše),

•    cesta mimo pravidelné pracoviště,

•    mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

Pojem pravidelné pracoviště může být sjednán v pracovní smlouvě, případně v dodatku pracovní smlouvy.

Pokud takto pravidelné pracoviště stanoveno není, považuje se za něj místo výkonu práce, které v pracovní smlouvě musí být sjednáno vždy. Jestliže by ale místo výkonu práce bylo sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance.

Jaké druhy cestovních náhrad je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci při pracovní cestě:

1)  náhradu jízdních výdajů,

2)  náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

3)  náhradu výdajů za ubytování,

4)  náhradu zvýšených stravovacích výdajů („stravné“),

5)  náhradu stravovacích výdajů v cizí měně („zahraniční stravné“) při zahraničních pracovních cestách,

6)  náhradu nutných vedlejších výdajů.

Ad 1) Náhrada jízdních výdajů záleží na druhu dopravního prostředku, při použití:

•    místní hromadné dopravy (MHD) v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty:

-    zaměstnanci náleží náhrada v prokázané výši (tj. zaměstnanec musí předložit jízdenky),

-    jízdní výdaje není třeba prokazovat při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, náhrada pak bude odpovídat ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty; tato neprokazovaná náhrada ale nepřísluší, pokud na dopravu zaměstnanec nijak finančně nepřispívá.

•    určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (vlak, bus, letadlo, loď) a taxislužby:

-    náleží náhrada v prokázané výši (tj. zaměstnanec musí předložit jízdenku, letenku, lodní lístek),

•    jiného dopravního prostředku místo určeného hromadného se souhlasem zaměstnavatele:

-    náleží náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek,

-    výjimkou bez náhrady jízdních výdajů je případ, že bylo využito vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem,

•    silničního motorového vozidla na žádost zaměstnavatele, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, (tzv. soukromé vozidlo dotyčného zaměstnance, včetně jím najaté nebo vypůjčeného):

-    náleží základní náhrada za každý 1 km jízdy (nejméně) u:

-   jednostopých vozidel a tříkolek 1,00 Kč,

-   osobních silničních motorových vozidel 3,80 Kč,

-   nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů 7,60 Kč,

-   použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zvyšuje sazbu základní náhrady o 15 %, a

-    a také náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu, která se stanoví jako součin:

-   ceny pohonné hmoty, a to buď prokázané dokladem o nákupu, nebo podle 1. Vyhlášky ad výše:

-   spotřeby pohonných hmot (kombinovaný provoz podle norem ES, jinak průměr údajů z TP) a

-   ujetých kilometrů na pracovní cestě.

Dodejme, že zaměstnavatel nemůže zaměstnanci nařídit, aby k pracovní cestě použil své vlastní soukromé vozidlo, ale musí zaměstnavatel o tuto vstřícnost zaměstnance požádat (může jít ale i o slovní žádost).

Příklad

Určený versus použitý dopravní prostředek

Zaměstnavatel vyslal na tuzemskou pracovní cestu zaměstnance, přičemž mu určil jako dopravní prostředek vlak. Na žádost zaměstnance ale dovolil využít k cestě jeho soukromé osobní auto.

Zaměstnanec posléze předložil při vyúčtování pracovní cesty doklad o nákupu pohonných hmot a údaji z technického průkazu prokázal (byť v daném případě zcela nadbytečně) průměrnou spotřebu jeho vozidla.

Bez ohledu na souhlas s použitím jiného než určeného dopravního prostředku, náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů odpovídající určenému prostředku – vlaku – např. 500 Kč podle ceníku Českých drah.

Příklad

Náhrada za použití soukromého vozidla

Firma požádala svého zaměstnance, aby k pracovní cestě v březnu 2016 využil vlastní automobil. S čímž zaměstnanec souhlasil, přičemž má tzv. malé nákladní auto (N1). Podle palubního ukazatele najel zaměstnanec na pracovní cestě 100 km. Z čehož plyne minimální základní náhrada 7,60 Kč/km x 100 km = 760 Kč.

Z důvodu poklesu cen pohonných hmot (v daném případě motorové nafty), bylo pro zaměstnance výhodnější neprokazovat jejich skutečnou cenu dokladem o nákupu (např. 28 Kč za litr), a využít tak vyšší průměrné ceny motorové nafty dle 1. Vyhlášky platící pro rok 2016 (vychází z cen roku 2015) ve výši 29,50 Kč. Ve velkém technickém průkazu použitého vozidla jsou uvedeny tři údaje o spotřebě paliva: ve městě 7 l, 5 l při rychlosti 90 km/h a 6 l při rychlosti 120 km/h (údaj o kombinované spotřebě podle norem EU uveden není). Z čehož aritmetickým průměrem vypočtená průměrná spotřeba činí (7 + 5 + 6) / 3 = 6 litrů/100 km. Náhrada výdajů za spotřebovanou naftu tak vypočteme = 6 litrů/100 km x 100 km x 29,50 Kč/litr = 177 Kč.

Celkový zákonný minimální nárok zaměstnance na náhradu jízdních výdajů tak činí 760 Kč + 177 Kč = 937 Kč, přičemž v případě se zaokrouhluje na celé koruny směrem nahoru.

Ad 2) Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny přichází na pořad dne až při tuzemských pracovních cestách delších než 7 kalendářních dnů, a u zahraničních pracovních cest delších než 1 měsíc.

Ad 3) Při vícedenních pracovních cestách musí zaměstnavatel zajistit ubytování nebo zaměstnanci nahradit výdaje za ubytování. ZP zde chrání zaměstnavatele tím, že musí nahrazovat pouze výdaje vynaložené za takové ubytování, které je v souladu s podmínkami pracovní cesty, proto nemusí proplácet nocleh v pěti – hvězdičkovém hotelu v centru města, když v cestovním příkaze předurčil penzion za městem. Je ale třeba doplnit, že způsob ubytování musí zaměstnavatel určit předem a to písemně (viz § 153 odst. 1 ZP).

Ad 4) Smysl náhrady tzv. stravného je v tom, že na pracovní cestě v jiné obci se zaměstnanec nemůže stravovat obvyklým způsobem (v práci, doma, v hospůdce…), pročež je nucen využít v daném místě dostupných možností, což je obvykle hotelová restaurace. Takže utratí za jídlo daleko více. Výše stravného tak představuje určitý paušál, proto se neprokazuje a přiznává se u pracovních cest delších než 5 hodin podle 1. Vyhlášky.

Při výpočtu stravného je pravidlem, že stravné se počítá zvlášť:

•    za každou pracovní cestu,

-    výjimka se týká zahraničního stravného (viz § 170 odst. 4 ZP),

•    za každý kalendářní den jedné pracovní cesty,

-    výjimkou jsou dvoudenní (přes jednu půlnoc) pracovní cesty, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které finančně nepřispívá, snižuje se stravné za každé takovéto „bezplatné jídlo“ až o hodnotu:

•    70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

•    35 % stravného, trvá-li pracovní cesta mezi 12 a 18 hodinami,

•    25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Ad 5) V případě zahraničních pracovních cest vzniká zaměstnanci nárok na zahraniční stravné, jehož základní sazbu pro příslušný stát určuje 2. Vyhláška. Tato sazba je závazná pro zaměstnavatele „veřejného sektoru“, zatímco zaměstnavatel ze „soukromého sektoru“ jí může snížit až o 25 %.

Také zahraniční stravné závisí na trvání zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni:

•    déle než 18 hodin – náleží zahraniční stravné ve výši základní sazby,

•    déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin – náleží zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby,

•    méně než 12 hodin, nejméně však 1 hodinu (resp. nejméně 5 hodin, pokud zaměstnanci vzniklo za cestu na území Česka právo na „tuzemské“ stravné, ad výše) – náleží zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby.

Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které finančně nepřispívá, snižuje se stravné za každé takovéto „bezplatné jídlo“ až o:

•    70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,

•    35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,

•    25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.

Příklad

Zahraniční stravné

Zaměstnavatel ve vnitropodnikové směrnici vydané k zahraničním pracovním cestám určil základní sazbu zahraničního stravného pro státy, kam vysílá své zaměstnance následovně:

•    pro Polsko 30 EUR (tj. o 14 % nižší oproti sazbě stanovené 2. Vyhláškou ve výši 35 EUR),

•    pro Německo 35 EUR (tj. o 22 % nižší oproti sazbě stanovené 2. Vyhláškou na 45 EUR).

Zaměstnanec na dvoudenní zahraniční pracovní cestě (bez zajištěného bezplatného jídla) strávil:

•    První kalendářní den:

-    v Česku jen 2 hodiny, pročež mu nevznikl nárok na „tuzemské“ stravné (méně než 5 hodin),

-    v Polsku 5 hodin a v Německu 15 hodin, pročež mu náleží základní sazba pro Německo, tj. 35 EUR, a s ohledem na trvání zahraniční pracovní cesty déle než 18 hodin, bude přiznána v plné výši 35 EUR.

•    Druhý kalendářní den:

-    v Německu 5 hodin a v Polsku 6 hodin, pročež mu náleží základní sazba pro Polsko, tj. 30 EUR, a protože zahraniční pracovní cesta byla kratší než 12 hodin, ale delší než 1 hodina, bude zaměstnanci přiznána jen jedna třetina základní (denní) sazby, tedy jen 10 EUR,

-    v Česku opět jen 2 hodiny, pročež nevznikl nárok na „tuzemské“ stravné (méně než 5 hodin).

Ad 6) ZP pamatuje na náhradu nutných vedlejších výdajů, které zaměstnanci vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou. Zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši prokázané zaměstnancem. V praxi se jedná např. o vstupenky na odborné akce, které jsou cílem cesty (na veletrh nebo výstavu), dálniční nálepka (na období pracovní cesty), mýtné, mapy, poplatky za úschovu zavazadel, za parkování, za telefonní hovory.

Nepovinnou a neprokazovanou cestovní náhradou je kapesné, které lze zaměstnancům poskytovat u zahraničních pracovních cest. Kapesné je shora omezeno pouze ve „veřejném sektoru“, kde může činit nejvýše 40 % zahraničního stravného, a to před jeho případným krácením kvůli bezplatně poskytnutému jídlu.

CESTOVNÍ NÁHRADY, KDYŽ NEJDE O PRACOVNÍ CESTU - Jak bylo předesláno, cestovní náhrady se zaměstnancům poskytují nejen v případě „pracovních cest“, ale také v dalších čtyřech situacích. První z nich je tzv. přeložení, přičemž podle § 43 ZP lze zaměstnance přeložit k výkonu práce do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě:

•    pouze s jeho souhlasem a 

•    v rámci téhož zaměstnavatele,

•    pokud to nezbytně vyžaduje jeho provozní potřeba.

Přitom je ovšem nutno respektovat speciální právní úpravu stanovenou v § 45 a § 240 odst. 1 ZP.

Věcně obdobnou situací je dočasné přidělení k jinému zaměstnavateli, které do konce roku 2011 mohly provádět pouze tzv. agentury práce mající příslušné povolení Ministerstva práce a sociálních věcí. Jelikož praxe prokázala potřebnost volnějšího dočasného přidělování zaměstnanců mezi zaměstnavateli, byla tato možnost od 1. 1. 2012 zavedena – resp. obnovena, protože tato možnost již byla do 30. 9. 2004 – a to v § 43a ZP.

Skončil tak monopol agentur práce – jejich oprávnění k dočasnému přidělování zaměstnanců i nadále zůstává – pro zaměstnavatele se však na rozdíl od agentury práce musí jednat o činnost nevýdělečnou.

Je-li zaměstnanec přeložen nebo dočasně přidělen k jinému zaměstnavateli do jiného místa výkonu práce, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě, které je současně odlišné od bydliště zaměstnance, přísluší mu cestovní náhrady jako při pracovní cestě (viz výše) s následujícími výjimkami:

•    Jestliže se zaměstnanec denně vrací do bydliště:

-    pak se doba strávená v bydlišti nezapočítává do doby rozhodné pro poskytování stravného.

•    Dochází-li k souběhu nároku na stravné za přeložení nebo dočasné přidělení a za pracovní cestu mimo místo přeložení nebo dočasného přidělení:

-    přísluší stravné, které je pro zaměstnance výhodnější,

-    ostatní cestovní náhrady přísluší zaměstnanci jako při pracovní cestě.

Dalším možným titulem pro cestovní náhrady je přijetí do zaměstnání,

kdy se zaměstnanci nahrazují výdaje, které mu vzniknou při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru, a to opět jako při pracovní cestě.

Pro náhradu při přeložení a při přijetí do zaměstnání platí pro „veřejný sektor“ jistá omezení, která jsou s ohledem na dále uváděné daňové souvislosti významná také pro zaměstnavatele „soukromého sektoru“:

•    Náhrady lze poskytovat až do doby:

-    než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti,

-    získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt,

-    nejdéle však 4 roky, resp. do skončení pracovního poměru na dobu určitou.

•    Při přestěhování lze poskytnout náhradu prokázaných „stěhovacích nákladů“:

-    výdajů za přepravu bytového zařízení,

-    jízdních výdajů zaměstnance a člena rodiny z bydliště do nového bydliště,

-    nutných vedlejších výdajů souvisejících s přepravou bytového zařízení,

-    nezbytných nutných výdajů spojených s úpravou bytu, a to až do výše 15 000 Kč.

Poslední specifická situace s nárokem na cestovní náhrady se týká sjednání místa výkonu práce, popřípadě i pravidelné pracoviště mimo území Česka. Tehdy zaměstnanci přísluší cestovní náhrady obdobně jako při zahraniční pracovní cestě za dny první cesty z Česka do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště a zpět. A dále náhrada prokázaných jízdních, ubytovacích a nutných vedlejších výdajů, které vznikly členu rodiny, který cestuje se zaměstnancem se souhlasem zaměstnavatele. Zaměstnanci „veřejného sektoru“ přitom nepřísluší stravné za dobu pracovní cesty na území ČR a zahraniční stravné v zemi výkonu práce.

CESTOVNÍ NÁHRADY V DANÍCH Z PŘÍJMŮ - V zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů („ZDP“), je problematika cestovních náhrad zaměstnanců náplní dvou ustanovení:

•    Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně nejsou (§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP):

-    náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem⁵⁾ (odkaz na část 7. hlavu 3. ZP řešící cestovní náhrady pro „veřejný sektor“) pro zaměstnavatele „veřejného sektoru“,

-    jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách;

-    jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní právní předpis, jsou zdanitelným příjmem;

•    Daňově účinnými výdaji (náklady) jsou (§ 24 odst. 2 písm. zh) ZDP):

-    náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem ⁵⁾.

Ačkoli tedy ZP stanovuje pro „soukromý sektor“ pouze minima cestovních náhrad, zaměstnancům „soukromého i veřejného sektoru“ se nezdaní pouze cestovní náhrady do výše maximálních částek umožněných ZP pro „veřejný sektor“. Vše nad tento „limit“ bude u zaměstnanců „soukromého sektoru“ zdanitelným příjmem, a zaměstnancům „veřejného sektoru“ podle ZP nic nad „limit“ ani nelze přiznat.

Pro zaměstnavatele jsou daňovým výdajem (nákladem) náhrady cestovních výdajů (včetně dobrovolného kapesného) „do výše stanovené zvláštním právním předpisem⁵⁾“. Poznámka pod čarou 5) směřuje do části ZP, kde jsou řešeny cestovní náhrady „veřejného sektoru“. Protože zákoník práce cestovní náhrady zaměstnanců „soukromého sektoru“ shora nijak nelimituje, jsou cestovní náhrady zaměstnanců podle § 152 ZP daňovým výdajem (nákladem) zaměstnavatelů „soukromého sektoru“ bez jakéhokoli omezení.

Ing. Martin Děrgel

§ 42 zákona č. 262/2006 Sb.
cit. na straně 9

Pracovní cesta

(1) Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnanec na pracovní cestě koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal.

(2) Vysílá-li zaměstnavatel zaměstnance na pracovní cestu k plnění svých úkolů do jiné organizační složky (k jinému zaměstnavateli), může pověřit jiného vedoucího zaměstnance (jiného zaměstnavatele), aby zaměstnanci dával pokyny k práci, popřípadě jeho práci organizoval, řídil a kontroloval; v pověření je třeba vymezit jeho rozsah. S pověřením podle věty první musí být zaměstnanec seznámen. Vedoucí zaměstnanci jiného zaměstnavatele však nemohou vůči zaměstnanci jménem vysílajícího zaměstnavatele právně jednat.

§ 153 zákona č. 262/2006 Sb.
cit. na straně 10

(1) Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance.

(2) Jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec.

§ 170 zákona č. 262/2006 Sb.
cit. na straně 10

Zahraniční stravné

(1) Zaměstnanci přísluší při zahraniční pracovní cestě zahraniční stravné v cizí měně ve výši a za podmínek dále stanovených.

(2) Sjedná-li zaměstnavatel nebo určí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu základní sazbu zahraničního stravného, musí tato základní sazba činit v celých měnových jednotkách, s přihlédnutím k podmínkám zahraniční pracovní cesty a způsobu stravování, nejméně 75 % a u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby nejméně 50 % základní sazby zahraničního stravného stanovené pro příslušný stát prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189. Jestliže zaměstnavatel nepostupuje podle věty první, určí zaměstnanci zahraniční stravné z výše základní sazby zahraničního stravného stanovené prováděcím právním předpisem vydaným podle § 189. Výši zahraničního stravného určí zaměstnavatel ze základní sazby zahraničního stravného sjednané nebo stanovené pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času.

(3) Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby podle odstavce 2, jestliže doba strávená mimo území České republiky trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši dvou třetin této sazby zahraničního stravného, a ve výši jedné třetiny této sazby zahraničního stravného, trvá-li doba strávená mimo území České republiky 12 hodin a méně, avšak alespoň 1 hodinu, nebo déle než 5 hodin, pokud zaměstnanci vznikne za cestu na území České republiky právo na stravné podle § 163 nebo § 176. Trvá-li doba strávená mimo území České republiky méně než 1 hodinu, zahraniční stravné se neposkytuje.

(4) Doby strávené mimo území České republiky, které trvají 1 hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách v jednom kalendářním dni, se pro účely zahraničního stravného sčítají. Doby, za které nevznikne zaměstnanci právo na zahraniční stravné, se připočítávají k době rozhodné pro poskytnutí stravného podle § 163.

(5) Bylo-li zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto bezplatné jídlo, přísluší zaměstnanci...