Cestovní náhrady – zaměstnanců

1.  Právní minimum

Pracovní cestou se dle § 42 ZP rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zákon sice dále uvádí, že zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním, nicméně to je zpravidla pouhou teorií, v praxi je tomu typicky tak, že zaměstnanec dostane příkaz vyrazit na pracovní cestu a prostě jede… I když jde pouze o krátkodobé změny místa výkonu práce, tak naruší zaměstnanci jeho obvyklých řád věcí. Například se nemůže naobědvat běžným a priori úsporným způsobem, někdo jiný bude třeba muset vyzvednout děti ze školky a chvíli je pohlídat apod.

Zaměstnancům tak z důvodu nařízených pracovních cest vznikají přímé i nepřímé zvýšené výdaje na dopravu, stravování, případně ubytování atd. A jak známo „Kdo poroučí, ten platí“, proto jim tyto vynucené výlohy musí zaměstnavatel nahradit. Což obecně vyplývá ze základní zásady pracovního práva § 2 odst. 2 ZP:

•    „Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě.“

Aby nedocházelo k výkladovým sporům ohledně rozsahu a výše náhrad příslušných nákladů, tak je podrobně vymezuje Část 7. „Náhrada výdajů v souvislosti s výkonem práce“ ZP čtyřiceti paragrafy 151 až 190a. V nich se dočteme, že cestovními výdaji, za které náleží zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při pracovní cestě. Zákon podrobněji vymezuje 6 typů povinných cestovních náhrad:

1)  náhrada jízdních výdajů,

2)  náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

3)  náhrada výdajů za ubytování,

4)  náhrada zvýšených stravovacích výdajů („stravné“),

5)  náhrada stravovacích výdajů v cizí měně („zahraniční stravné“),

6)  náhrada nutných vedlejších výdajů.

Nejčastější jsou dvě tučně zvýrazněné typy cestovních náhrad, které si ve stručnosti přiblížíme.

Ad 1) Náhrada jízdních výdajů záleží na druhu dopravního prostředku, při použití:

•    místní hromadné dopravy (MHD) v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty:

–   zaměstnanci náleží náhrada v prokázané výši (tj. zaměstnanec předložit jízdenky),

–   jízdní výdaje netřeba prokazovat u jízd v obci sjednaného místa výkonu práce, náhrada bude odpovídat platné ceně jízdného, náhrada nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistil, aby zaměstnanec nic neplatil,

•    určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy (vlak, bus, letadlo, loď) a taxislužby:

–   náleží náhrada v prokázané výši (tj. zaměstnanec musí předložit jízdenku, letenku, lodní lístek),

•    jiného dopravního prostředku místo určeného hromadného se souhlasem zaměstnavatele:

–   náleží náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek,

–   výjimkou bez náhrady jízdních výdajů je případ, že bylo využito vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem,

•    silničního motorového vozidla na žádost zaměstnavatele, s výjimkou poskytnutého zaměstnavatelem:

–   náleží základní náhrada za každý 1 km jízdy, kterou stanoví pro daný rok a typ vozidla prováděcí vyhláška, dále uvádíme parametrické částky pro rok 2026 podle vyhlášky č. 573/­2025 Sb. (nejméně) u:

>   jednostopých vozidel a tříkolek 1,60 Kč,

>   osobních silničních motorových vozidel 5,90 Kč,

>   nákladních automobilů, autobusů nebo traktorů 11,80 Kč,

>   použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu zvyšuje sazbu základní náhrady o 15 %, a

–   a také náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu, která se stanoví jako součin:

>   ceny pohonné hmoty, a to buď prokázané dokladem o nákupu, nebo podle zmíněné vyhlášky,

>   spotřeby pohonných hmot (kombinovaný provoz podle norem ES, jinak průměr údajů z TP) a

>   ujetých kilometrů na pracovní cestě.

Příklad

Určený versus použitý dopravní prostředek

Zaměstnavatel vyslal na tuzemskou pracovní cestu zaměstnance, přičemž mu určil jako dopravní prostředek vlak. Na žádost zaměstnance ale dovolil využít k cestě jeho soukromé osobní auto jezdící na benzín.

Zaměstnanec předložil při vyúčtování pracovní cesty doklad o nákupu benzínu a údaji z technického průkazu prokázal průměrnou spotřebu auta. Což bylo v daném případě zhola zbytečné… Bez ohledu na souhlas s použitím jiného než určeného dopravního prostředku (vlaku), totiž náleží zaměstnanci náhrada jízdních výdajů odpovídající pouze určenému prostředku – vlaku – např. 500 Kč podle ceníku Českých drah či jiného dopravce.

Příklad

Náhrada za použití soukromého vozidla

Stavební firmě se porouchal automobil, a tak požádala zaměstnance, aby k pracovní cestě na staveniště v dubnu 2026 využil svůj osobní automobil, s čímž dotyčný souhlasil. Podle záznamu o jízdě měly pracovní cesty 1 000 km, takže minimální základní náhrada za použití auta zaměstnance je 5,90 Kč/­km × 1 000 km = 5 900 Kč.

Auto zaměstnance používá motorovou naftu, jejíž cena meziročně klesla. Proto je pro něj výhodnější neprokazovat její aktuální nižší skutečnou pořizovací cenu – aktuálně například 33,50 Kč za litr – ale raději uplatnit neprokazovanou a vyšší „úřední“ průměrnou cenou podle zmíněné vyhlášky platné pro rok 2026 (která totiž vychází z vyšších cen pohonných hmot v minulém roce 2025) uvádějící cenu nafty 34,10 Kč za litr.

Ve velkém technickém průkazu použitého vozidla jsou uvedeny tři údaje o spotřebě paliva na 100 km: ve městě 6 l, 4 l při rychlosti 90 km/­h a 5 l při rychlosti 120 km/­h (údaj o kombinované spotřebě podle norem EU není). Z čehož aritmetickým průměrem vypočtená průměrná spotřeba činí (6 + 4 + 5) /­ 3 = 5 litrů/­100 km. Náhrada výdajů za spotřebovanou naftu se tak vypočte = 5 litrů/­100 km × 1 000 km × 34,10 Kč/­litr = 1 705 Kč.

Ad 4) Smysl náhrady tzv. stravného je v tom, že na pracovní cestě v jiné obci se zaměstnanec nemůže stravovat běžným úsporným způsobem (v práci, doma, v malé hospůdce, jídlo z domova …), ale jinak a obvykle dráž. Výše stravného představuje paušál (příspěvek), proto se neprokazuje a náleží u pracovních cest delších než 5 hodin. Zmíněná vyhláška stanoví minima stravného podle trvání pracovní cesty v daném dni, a pouze pro zaměstnavatele „veřejného sektoru“ (§ 109 odst. 3 ZDP) také jejich maxima. Údaje pro rok 2026: 155 Kč /­ 185 Kč cesta 5 až 12 hodin, 236 Kč /­ 284 Kč cesta přes 12 až 18 hodin, a 370 Kč /­ 442 Kč cesta přes 18 hodin.

Přičemž se (tuzemské) stravné počítá zvlášť za každou pracovní cestu a současně za každý kalendářní den, výjimkou jsou dvoudenní (přes jednu půlnoc) pracovní cesty, je-li to ovšem pro zaměstnance výhodnější.

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které finančně nepřispívá, snižuje se stravné za každé takovéto „bezplatné jídlo“ až o: 70 % (cesta 5 až 12 hodin), nebo 35 % stravného (cesta trvala mezi 12 a 18 hodinami) a 25 % (cesta byla delší než 18 hodin).

Příklad

Stravné za jeden versus dva dny

Zaměstnanec vykonal v březnu 2026 tři pracovní cesty a zaměstnavatel přiznává minimální stravné:

1)  Od pondělního večera 20 hodin do úterního časného rána 4 hodin:

•    při standardním výpočtu stravného za každý kalendářní den by neměl nárok na žádné stravné,

•    proto se vypočte stravné za oba dny dohromady, neboť za těchto 8 hodin již náleží stravné, 155 Kč.

2)  Od středečního dopoledne 10 hodin do čtvrtečního dopoledne 10 hodin:

•    při standardním výpočtu za každý kalendářní den by měl nárok na stravné 236 + 155 = 391 Kč,

•    při vypočtu za oba dny dohromady (tj. za 24 hodin) je stravné nižší 370 Kč, přizná se vyšší částka.

3)  Od pátečního večera 20 hodin do nedělního časného rána 4 hodin:

•    při standardním výpočtu za každý kalendářní den vychází stravné = 0 + 370 + 0 = 370 Kč,

•    protože nejde o dvoudenní ale o vícedenní cestu, nelze jiný výpočet stravného uplatnit.

Ovšem cestovními výdaji, za které zaměstnanci náleží cestovní náhrady, se rozumí nejen výdaje z titulu nejznámějších a nejčastějších pracovních cest ad výše, ale dále rovněž výdaje, které vzniknou zaměstnanci při:

•    cestě mimo pravidelné pracoviště,

•    mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

•    přeložení,

•    dočasném přidělení,

•    přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

•    výkonu práce v zahraničí.

2.  Daně z příjmů

V zákoně o daních z příjmů jsou cestovní náhrady zaměstnanců náplní dvou ustanovení:

•    Za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně z příjmů nejsou [§ 6 odst. 7 písm. a) ZDP]:

–   „náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem činnosti, ze které plyne příjem ze závislé činnosti, do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem⁵⁾ pro zaměstnance odměňované platem, (…)“

>   Poznámka pod čarou – 5 – odkazuje na část 7. hlavu 3. ZP řešící cestovní náhrady pro „veřejný sektor“ vymezený v § 109 odst. 3 ZP: „Plat je peněžité plnění poskytované za práci zaměstnanci zaměstnatele, kterým je: stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace…, školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí … veřejná kulturní instituce...“ Pouze náhrady „veřejného sektoru“ ZP shora omezuje!

>   Od roku 2021 byla v ZDP slova „zaměstnanec podle § 6 odst. 7 písm. a)“ – čímž je ad výše míněn zaměstnance „veřejného sektoru“ – nahrazena slovy „zaměstnanec odměňovaný platem“.

>   Ostatní zaměstnanci jsou za práci odměňováni mzdou a jde o „soukromý sektor“, zejména firmy.

–   jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách;

–   jiné a vyšší náhrady, než stanoví tento zvláštní právní předpis, jsou zdanitelným příjmem dle odst. 1;

•    Daňově účinnými výdaji (náklady) podle speciálního ustanovení § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP jsou:

–   „náhrady cestovních výdajů do výše stanovené zvláštním právním předpisem,“

Ačkoli tedy ZP ad výše stanoví pro „soukromý sektor“ jen minima cestovních náhrad, zaměstnancům „soukromého i veřejného sektoru“ se nezdaní pouze náhrady do výše maximálních částek umožněných ZP pro „veřejný sektor“. Vše nad tyto horní limitní částky je u zaměstnanců „soukromého sektoru“ zdanitelným příjmem, který podléhá rovněž povinnému pojistnému na sociální a zdravotní pojištění. A zaměstnancům „veřejného sektoru“ – jak bylo již výše uvedeno – ZP zakazuje přiznávat náhrady přesahující stanovené limity.

Protože cestovní náhrady „soukromého sektoru“ ZP shora nelimituje, jsou cestovní náhrady stanovené v souladu s § 152 ZP daňovým výdajem zaměstnavatelů „soukromého sektoru“ bez jakéhokoli omezení.

Příklad

Daňové posouzení nadlimitních cestovních náhrad

Firma požádala zaměstnance, aby k pracovní cestě 8. dubna 2026 využil vlastní vozidlo. Jde o osobní automobil s naftovým motorem. Pracovní cesta 200 km trvala 10 hodin, a zaměstnanci v souvislosti s ní vznikly zvýšené výdaje za palivo a jídlo (nemohl využít ten den firemní kantýnu), pročež má nárok na jízdné a stravné.

Podle vnitřního předpisu firma přiznává sazbu základní náhrady u osobních automobilů 10 Kč/­km, tj. více než vyplývá z prováděcí vyhlášky citované výše (5,90 Kč/­km). Zaměstnanci proto náleží základní náhrada za použití vozu 10 Kč/­km × 200 km = 2 000 Kč, zatímco dle vyhlášky by šlo jen o 5,90 Kč/­km × 200 km = 1 180 Kč. Pro soukromého zaměstnavatele je plně daňově účinná celá přiznaná výše náhrady 2 000 Kč. Pro zaměstnance ale nebude zdanitelná jen částka do limitu 1 180 Kč, zbývajících 820 Kč bude zahrnuto do jeho zdanitelné mzdy.

V případě náhrady za spotřebované pohonné hmoty – nafta – vnitřní firemní předpis zachovává výpočet v souladu se ZP při použití cen podle zmíněné prováděcí vyhlášky (34,10 Kč/­l), ledaže zaměstnanec dokladem o nákupu prokazuje jinou cenu. Zaměstnanec skutečnou cenu nafty neprokázal a průměrná spotřeba vozidla je 5 litrů na 100 km. Proto má nárok na náhradu za spotřebu nafty = 5 litrů/­100 km × 200 km × 34,10 Kč/­litr = 341 Kč. Pro zaměstnavatele jde o daňový výdaj, který u zaměstnance není ani zčásti předmětem daně (je do limitu).

U tuzemských pracovních cest roku 2026 trvajících v daném dni 5 až 12 hodin stanovuje vyhláška ad výše stravné v rozpětí 155 Kč až 185 Kč. Protože jde o zaměstnavatele ze „soukromého sektoru“, je vázán jen spodním limitem 155 Kč. Štědrá firma i zde přiznává nadlimitní paušální stravné 200 Kč. Jelikož se jedná o zaměstnavatele „soukromého sektoru“ bude celé stravné 200 Kč daňově účinné, ale dotyčný zaměstnanec z této částky nezdaní jen stravné do horního limitu 185 Kč, zbývajících 15 Kč tak bude součástí jeho zdanitelné mzdy.

Příklad

Náhrada při přijetí

Výrobní podnik ve Zlíně dlouhodobě marně sháněl svářeče. Konečně se mu podařilo najít vhodného zaměstnance, ovšem až z Karviné, kde bydlel v bytě s manželkou a dvěma dětmi. V rámci náborové politiky u této profese s nedostatkem volných pracovníků firma inzerovala zajištění ubytování a vyplácení tzv. odlučného (resp. ostatních druhů zákonných cestovních náhrad), což bylo zakotveno také do uzavřené pracovní smlouvy.

Přijatému svářeči proto bude zlínská firma poskytovat náhrady při přijetí v souladu s § 177 a 178 ZP:

•    náhrada jízdních výdajů za určený dopravní prostředek – vlak nebo autobus – v prokázané výši,

•    stravné v paušální výši 300 Kč za každý pracovní den,

•    stěhovací výdaje při případném přestěhování svářeče a jeho rodiny do najatého bytu ve Zlíně.

Všechny náhrady budou pro firmu daňovým nákladem podle § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP, u zaměstnance nepůjde o zdanitelný příjem, s výjimkou stravného přesahujícího limit stanovený vyhláškou pro „veřejný sektor“.

3.  DPH

Je-li zaměstnavatel plátcem DPH, má obecně nárok na odpočet DPH z přijatých zdanitelných plnění od jiných plátců, pokud je použije pro svá „nároková plnění“ dle § 72 odst. 1 ZDPH, zejména pro zdanitelná plnění. Případně má nárok pouze na částečný – poměrný nebo krácený – odpočet daně v souladu s § 75 a § 76 ZDPH.

Je třeba si uvědomit, že výdaje hrazené zaměstnancem – podložené doklady na jeho jméno – za něž požaduje cestovní náhrady, právně nepřijal zaměstnavatel, ale zaměstnanec (neplátce) a tedy u nich není nárok na odpočet DPH na vstupu. O těchto nahrazovaných výdajích pak zaměstnavatel účtuje na účtu 512 – Cestovné, viz níže. Jestliže ale v souvislosti s pracovní cestou nebo jiným vysláním zaměstnance hradí výlohy zaměstnavatel svým jménem a na svůj účet – uzavřel příslušný obchodní vztah s dodavatelem (např. s hotelem či penzionem), pak jde o zdanitelné plnění přijaté zaměstnavatelem (plátcem), u kterého si může standardně nárokovat odpočet DPH na vstupu ad výše. O těchto nákladech neúčtuje na účtu 512, ani je nebude uhrazovat zaměstnanci, ale účtuje o nich jako o svých provozních nákladech, obvykle na účtu 518 – Ostatní služby.

4.  Účetnictví

Účtování o cestovních náhradách je poměrně prostou záležitostí týkající se zejména těchto účtů:

•    333 (365) – Ostatní dluhy vůči zaměstnancům (ke společníkům obchodní korporace),

•    335 (355) – Pohledávky za zaměstnanci (za společníky obchodní korporace),

•    512 – Cestovné.

Příklad

Záloha na cestovní náhrady

Pokud není zaměstnanci předána k použití firemní platební karta, měl by předem obdržet přiměřenou zálohu na předpokládané výlohy. Přesněji řečeno, na neposkytnutí zálohy se s ním musí zaměstnavatel předem dohodnout, viz § 183 odst. 1 ZDP. Pan Oto je zaměstnancem číslo 8 stavební firmy a často objíždí stavby, kde pobývá i více dní. Na jednu takovou (tuzemskou) pracovní cestu dostal zálohu na cestovní náhrady 1 000 Kč. Z jejího vyúčtování ovšem vyplynul nárok na cestovní náhrady v odlišné výši, variantně: a) 1 200 Kč, b) 900 Kč.

U zahraničních pracovních cest je určitou komplikací, že pracovněprávní nárok zaměstnance v cizí měně se na českou měnu přepočítává podle speciálních pravidel § 183 a 184 ZP. A to při vyplacení zálohy kurzem ČNB platným v den vyplacení zálohy, v ostatních případech kurzem ČNB dne nástupu zahraniční pracovní cesty. Protože pro účetní účely se cizoměnový nárok zaměstnance přepočítává účetním kursem platným k datu předložení podkladů pro vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem, vznikají zde obvykle kursové rozdíly.

Příklad

Zahraniční pracovní cesta se zálohou a doplatkem

Zaměstnanec byl v březnu 2026 vyslán na třídenní zahraniční pracovní cestu do Rakouska od středy 14 hodin do pátku 14 hodin, kde u zákazníka prováděl montáž dodané výrobní linky. Přičemž zaměstnanci vznikl nárok pouze na zahraniční stravné a od něj odvozené kapesné. K přepravě totiž využil firemní automobil, ubytování hradil zákazník a jiné výlohy zaměstnanci nevznikly. Žádné bezplatné jídlo od zaměstnavatele nebylo.

Ve středu byla zaměstnanci vyplacena z valutové pokladny záloha na cestovní náhrady 100 EUR. Zaměstnavatel poskytuje zaměstnancům zahraniční stravné přesně dle vyhlášky č. 489/­2025 Sb. (základní denní sazba zahraničního stravného pro Rakousko pro rok 2026 činí 45 Eur), a kapesné ve výši 40 % z této částky.

•    Zahraniční stravné (výpočet stanovuje § 170 ZP) = 90 EUR:

>  Středa: 10 hodin (od 14 do 24), 1/­3 sazby zahraničního stravného (45 Eur) = 15 Eur,

>  Čtvrtek: 24 hodin (od 00 do 24), plná sazba zahraničního stravného (45 Eur) = 45 Eur,

>  Pátek: 14 hodin (od 00 do 14), 2/­3 sazby zahraničního stravného (45 Eur) = 30 Eur.;

•    Kapesné (výpočet stanovuje § 180 ZP ve vazbě na § 170 ZP) = 36 EUR:

–   40 % zahraničního stravného (před případným krácením za jídlo) = 0,4 × 90 Eur = 36 Eur.

Zaměstnavatel podle své vnitropodnikové účetní směrnice uplatňuje v účetnictví:

•    aktuální denní kursy ČNB, které např. byly:

o   ve středu, kdy započala zahraniční pracovní cesta a kdy rovněž byla zaměstnanci poskytnuta záloha na cestovní náhrady v cizí měně, 24,00 Kč/­Eur,

o   v pátek, kdy skončila zahraniční pracovní cesta, 23,80 Kč/­Eur;

•    jako den uskutečnění pracovní cesty den, kdy zaměstnanec předloží její vyúčtování.

Celkový nárok zaměstnance činí 126 Eur, a jelikož je do limitu „veřejného sektoru“ ve smyslu § 6 odst. 7 písm. a) ZDP, nepodléhá zdanění. Pro zaměstnavatele jde plně o daňový výdaj dle § 24 odst. 1 písm. zh) ZDP.

Vyúčtování pracovní cesty předložil zaměstnanec hned po návratu ze zahraniční pracovní cesty v pátek. Nárok zaměstnance na zahraniční stravné v eurech se pro zaúčtování přepočte na Kč účetním kursem dne uskutečnění účetního případu, kterým je den předložení vyúčtování pracovní cesty zaměstnancem, což byl pátek.

Doplatek cestovních náhrad 26 Eur – záloha 100 Eur je totiž nižší než nárok na cestovné 126 Eur – bude zaměstnanci uhrazen v Kč. K této situaci dodejme, že dle § 183 odst. 4 ZP se při vyúčtování zálohy použije kurz vyhlášené ČNB platný v den vyplacení zálohy – tj. středeční kurs. Částka se zaokrouhlí na koruny nahoru. Pokud by zaměstnanec doložil kurz, kterým poskytnutou zálohu v zahraničí směnil – uplatní přednostně tento jeho kurz.

Pokud by se zaměstnavatel dohodl se zaměstnancem, mohl by být doplatek uhrazen v eurech. Což by se účtovalo 26 Eur s kursem 23,80 Kč/­Eur = 618,80 Kč (MD 333 /­ D 211.2), pak by vznikla kursová ztráta 20 Kč.