Cestovní náhrady

Pracovní cesty zaměstnanců jsou poměrně časté, ať už jde o kratší nebo delší výkony práce mimo jejich pravidelné pracoviště v tuzemsku nebo v zahraničí. Při těchto cestách vznikají přímé či nepřímé zvýšené výdaje, zejména na dopravu a stravování. Je nasnadě, že tyto soukromé výlohy by měl nahradit zaměstnavatel, který přikázal vykonání pracovní cesty. V zájmu ochrany zaměstnanců a pro předejití vzájemných sporů právní předpisy závazně stanoví, o jaké minimální cestovní náhrady se jedná a jak se vypočtou. Přitom nárok na cestovní náhrady vzniká nejen u pracovních cest, ale také v některých dalších, věcně obdobných, případech, jako je například přeložení nebo dočasné přidělení zaměstnance. O tom všem budou následující řádky.

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Za tuto dobu přísluší zaměstnanci kompenzace v podobě cestovních náhrad. Nyní platný zákoník práce je – jak známo – postaven na zásadě „co není zákonem zakázáno, je dovoleno“. Zákonná úprava však určuje, kdy se nelze od právní úpravy odchýlit. Dalším důležitým principem je tzv. minimální sociální standard, tedy právo, které, které musí obdržet za daných podmínek každý zaměstnanec bez hledu na to, u jakého zaměstnavatele je zaměstnán. Speciálně je tato zásada vyjádřena právě v části sedmé zákoníku práce pojednávající v § 151 až 189 ZP o náhradách výdajů poskytovaných zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce, tedy zjednodušeně řečeno v části pojednávající o cestovních náhradách.

Část sedmá zákoníku práce je rozčleněna do čtyř hlav. Hlava I. a IV. je společná pro všechny zaměstnavatele, podle Hlavy II. postupují všichni zaměstnavatelé, kteří nepostupují podle Hlavy III. V praxi se jedná o tzv. zaměstnavatele podnikatelské sféry na rozdíl od zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry, kteří jsou taxativně vyjmenováni v § 109 odst. 3 ZP. V původním znění druhého zákoníku práce byli dokonce tito zaměstnavatelé (stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského regionální rada regionu soudružnosti.

Minimální práva na cestovní náhrady jsou samozřejmě pro všechny zaměstnance stejná, nicméně odchylky pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v Hlavě III. části sedmé spočívají v odlišném způsobu financování jejich činnosti. Tyto odchylky spočívají zejména v omezených prostředcích těchto zaměstnavatelů na cestovní náhrady, a proto jsou pro ně stanoveny cestovní náhrady, buď pevnou sazbou, nebo sazbou v rozpětí.

JUDr. Eva Dandová

439. Cena pohonné hmoty

Cena pohonné hmoty pro použití soukromého motorového vozidla při pracovních cestách se v roce 2019 měnila.

Jaká je cena pohonné hmoty pro použití soukromého motorového vozidla?

Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou výše citovanou vyhláškou č. 333/2018 Sb.:

•    33,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,

•    37,10 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,

•    33,60 Kč u motorové nafty.

O neprokázání ceny pohonné hmoty se bude jednat v případě, že zaměstnanec cenu pohonné hmoty žádným způsobem nedoloží, anebo i v případě, kdy zaměstnancem předložené doklady nebude považovat za hodnověrné, protože zjevně nesouvisí s danou pracovní cestou (nákup pohonných hmot předem nebo později). Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství.

Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených. Náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu se na základě zjištěné ceny pohonné hmoty (případně průměrné ceny příslušné pohonné hmoty stanovené výše citovanou vyhláškou) stanoví jako násobek ceny, spotřeby pohonné hmoty a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě.

440. Omezení u pracovních cest

Zaměstnankyně nastoupila opět do pracovního poměru po skončení rodičovské dovolené. Její pracovní pozice ovšem byla vždy spojena s častými služebními cestami. Otázkou je, zda ji může zaměstnavatel nutit, aby jezdila pravidelně každý týden na služební cestu. Občas samozřejmě zařídí hlídání dítěte, ale každý týden rozhodně ne.

Mají ženy pečující o dítě nějakou ochranu?

Ano mají. Zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu jen po dohodě s ním. Přitom se pracovní cestou rozumí časově omezené vyslání zaměstnance mimo sjednané místo výkonu práce, kdy zaměstnanec koná práci podle pokynů vedoucího zaměstnance, který ho na pracovní cestu vyslal. Podle ustanovení § 240 ZP však platí, že těhotné zaměstnankyně a zaměstnankyně a zaměstnanci pečující o děti do věku 8 let smějí být vysíláni na pracovní cestu mimo obvod obce svého pracoviště nebo bydliště jen se svým souhlasem a přeložit je může zaměstnavatel jen na jejich žádost. To samé platí i pro osamělou zaměstnankyni a osamělého zaměstnance, kteří pečují o dítě, dokud dítě nedosáhlo věku 15 let, jakož i pro zaměstnance, který prokáže, že převážně sám dlouhodobě pečuje o osobu, která se podle zvláštního právního předpisu považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo stupni IV (úplná závislost). Podle tohoto ustanovení tedy těhotné zaměstnankyně, zaměstnankyně a zaměstnanci pečující o dítě do věku 8 let, jakož i osamělé zaměstnankyně a osamělí zaměstnanci, kteří pečují o dítě mladší 15 let, a zaměstnanci, kteří prokážou, že převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo ve stupni IV (úplná závislost), smějí být vysíláni na pracovní cestu mimo obvod svého pracoviště nebo bydliště jen se svým souhlasem. Osamělými zaměstnanci se rozumějí zaměstnanci svobodní, ovdovělí nebo rozvedení, zaměstnankyně neprovdané, ovdovělé nebo rozvedené a ženy i muži osamělí z jiných vážných důvodů, nežijí-li s druhem. Pro povinnost zaměstnavatele vyžádat si souhlas s pracovní cestou postačí péče o jedno dítě do tohoto věku. Ochrana se vztahuje na všechny zaměstnance splňující podmínku péče o dítě do stanoveného věku. Ochrany tak požívají oba rodiče současně za předpokladu, že je splněna podmínka péče o dítě do stanoveného věku 8 let. Nemusí se však jednat výhradně o rodiče, protože podstatná je péče o dítě, nikoliv rodičovství. Ochrany požívá i zaměstnanec, který žije ve společné domácnosti s dětmi svého manžela a pečuje o ně. Dané ustanovení § 240 ZP je tedy lex specialis ve vztahu k § 42 ZP o pracovní cestě. Ochrana upravená tímto ustanovením se vztahuje i na případ, kdy zaměstnavatel sjedná se zaměstnancem dohodu o vysílání na pracovní cesty a teprve poté nastane některá z výše vyjmenovaných situací.

Z daného dotazu vyplývá, že zaměstnavatel bude se zaměstnankyní sjednávat dohodu o vyslání na každou pracovní cestu individuálně, a pak zvýšená ochrana ustanovení § 240 ZP nemá praktický význam, protože pokud se dohodnete na výkonu konkrétní cesty, je tím dán i  souhlas s výkonem této cesty. Výše uvedená ochrana § 240 ZP má praktický dopad na případy, kdy je dohoda o vysílání na pracovní cestu sjednána podle § 42 odst. 1 ZP obecně, nikoliv k jednotlivé pracovní cestě, ale pro jejich větší počet, někdy i neurčený, na určité období. Proto se zaměstnankyně nemusí obávat, zaměstnavatel s ní musí individuálně sjednávat vyslání na pracovní cesty a ona – podle svých možností – bude nebo nebude dávat souhlas.

441. Náhrada nutných vedlejších výdajů

Zákoník práce říká, že zaměstnanci přísluší při pracovní cestě i náhrada nutných vedlejších výdajů.

O co se jedná a kdo to posuzuje?

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. Náhrada nutných vedlejších výdajů podle § 164 ZP se poskytuje zaměstnanci k úhradě dalších výdajů souvisejících s pracovní cestou. Platí obecná zásada, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zásadou je, že i tento výdaj je obecně třeba prokazovat. Pouze v případě, nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. To je výjimka z obecného pravidla obsaženého v ustanovení § 185 ZP, které při neprokázání výdajů obecně zaměstnavateli neukládá povinnost požadované náhrady uhradit. Z tohoto ustanovení vyplývá, že i v případě, kdy zaměstnanec nutné vedlejší výdaje neprokáže (to může být i v případě, kdy zaměstnanec doklad ztratí), je zaměstnavatel povinen jejich úhradu zaměstnanci poskytnout, a to ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

V praxi bývají takovými výdaji poplatky za parkování, povinně uhrazované dálniční poplatky, v zahraničí např. i poplatky za použití některých silnic či tunelů, dále pak poplatky za úschovu zavazadel, výdaje za telefonické hovory, internetové spojení, vstupné na akci apod. Mezi vedlejší výdaje však nepatří výdaje za nadstandardní hotelové služby (rozhlas, televize, wellness centrum apod.) nebo výdaje za pokutu uloženou za porušení předpisů v silničním provozu. Posouzení toho, zda se jedná o nutné vedlejší výdaje, nebo ne, ponechává zákoník práce výhradně na zaměstnavateli.

442. Přerušení pracovní cesty

Zaměstnanec v červenci pojede na deset dní na služební cestu do Itálie, bude tam mít výstavu a obchodní jednání. Rád by tam po skončení akce ještě týden zůstal na své dovolené. Zaměstnavatel však tvrdí, že to nejde, že nemůže pracovní cestu přerušit.

Je tvrzení zaměstnavatele správné?

Přerušení pracovní cesty na základě žádosti zaměstnance působilo vždy v praxi velké problémy. Za platnosti starého zákoníku práce zastávala teorie názor, že přerušení pracovní cesty např. z důvodu dovolené, návštěvy příbuzných apod. možné není, že v takovém případě jde o dvě pracovní cesty. Nyní se ale situace změnila. Nyní platný zákoník práce (již 12 let) výslovně stanoví, že při použití dopravního prostředku po ukončení předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance, po kterém již nenásleduje výkon práce, je povinen zaměstnavatel uhradit zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by náležela zaměstnanci v případě, že by k přerušení pracovní cesty nedošlo. Obdobně se postupuje při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance před výkonem práce. Zákon tedy sám presumuje, že lze mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem dohodnout přerušení pracovní cesty. Z uvedeného lze dovodit, že zaměstnavatel může, ale nemusí se zaměstnancem dohodnout přerušení pracovní cesty. Podmínky sjednání dohody stanoveny nejsou a není ani stanovena povinná písemná forma, dohodu o přerušení pracovní cesty lze proto sjednat i ústně. Dohodu lze sjednat jak pro případ tuzemské, tak i zahraniční pracovní cesty i u zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 ZP. Na přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance zaměstnanec právo nemá, záleží vždy na dohodě zaměstnavatele a zaměstnance. Přestože není stanovena povinná písemná forma této dohody, její sjednání má vliv na poskytování náhrad cestovních výdajů při konkrétní pracovní cestě. Bude-li mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem sjednána dohoda o přerušení pracovní cesty, musí být údaj o jejím sjednání uveden i v cestovním příkazu, resp. v předem určených podmínkách pracovní cesty, protože přerušení pracovní cesty poskytování náhrad cestovních výdajů po dobu přerušení zásadním způsobem mění.

Dohoda o přerušení pracovní cesty je zpravidla sjednávána pouze pro konkrétní pracovní cestu, protože důvody na straně zaměstnance, pro které požaduje přerušení pracovní cesty, mohou být i pro případ každé pracovní cesty různé a určujícím pro žádost zaměstnance přerušit pracovní cestu bude zpravidla termín pracovní cesty nebo místo, kam je na pracovní cestu vysílán. Tato právní úprava je praktická, když např. zaměstnanec po výkonu práce v cizině zde ještě týden čerpá dovolenou. V případě že se bude vracet z pracovní cesty za týden např. o víkendu, může dojít i k úspoře cestovních nákladů, když použije levnější víkendovou jízdenku apod. Nárok na přerušení cesty zaměstnanec ze zákona nemá, vše bude záležet na dohodě se zaměstnavatelem, na jeho vstřícnosti. Doporučuji zaměstnavateli vysvětlit, že právní úprava přerušení pracovní cesty umožňuje a že se nemusí ničeho obávat.

443. Cestovní příkaz

Zaměstnanci mají se zaměstnavatelem spor, zda je skutečně třeba na každou (i malou) pracovní cestu vypisovat cestovní příkaz. Jedná se o zaměstnance obecního úřadu, kteří často chodí v rámci obce např. do knihovny, do muzea a do ostatních organizací, většinou ale chodí pěšky, jedná se o dvou či tříhodinové pracovní cesty.

Jaké je řešení daného případu?

Cestovní příkaz je dokumentem, ve kterém zaměstnavatel určuje zaměstnanci začátek a konec pracovní cesty i její obsah, příp. další podrobnosti. Podmínkou však je, že vyslání zaměstnance na pracovní cestu je se zaměstnancem dohodnuto. Zaměstnavatel si nemůže souhlas neboli dohodu ze strany zaměstnance vynutit, takové jednání by bylo přinejmenším contra bonus mores, v rozporu s dobrými mravy. Stejně tak nemůže zaměstnavatel zaměstnanci určit jako pracovní povinnost, aby sám řídil motorové vozidlo, kterým bude cestovat, pokud to již nevyplývá přímo z pracovní smlouvy. Zákoník práce v § 153 ZP výslovně stanoví, že podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování, určí předem písemně zaměstnavatel; přitom přihlíží k oprávněným zájmům zaměstnance. Také ale stanoví, že tehdy, jestliže jsou vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši nezpochybnitelné, předchozí písemná forma určení podmínek se nevyžaduje, netrvá-li na ní zaměstnanec. Proto také asi v daném případě není skutečně třeba na každou krátkou pracovní cestu v rámci obce vypisovat cestovní příkaz. Samozřejmě ale pracovní cesty musejí být evidovány, např. v knize docházky. Jinak platí, že rozhodování o uskutečnění pracovní cesty je právem zaměstnavatele, je také proto jeho právem určit nejenom vlastní podmínky výkonu práce zaměstnance na pracovní cestě, které jsou hlavním důvodem, pro který se pracovní cesta vůbec realizuje, ale protože zaměstnavatel nese náklady spojené v souvislosti s výkonem práce na pracovní cestě, přísluší mu také oprávnění rozhodovat o podmínkách, které ovlivňují poskytování a výši cestovních náhrad. Rozhodování o těchto podmínkách nepodléhá projednání či dohodě se zaměstnancem, a to proto, že zaměstnanec tyto náklady nenese. Zaměstnanec je ale chráněn omezením zaměstnavatele, který musí při rozhodování o podmínkách přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Pojem oprávněný zájem není pro účely poskytování cestovních náhrad blíže v ZP definován a není ostatně ani blíže definován pro pracovněprávní vztahy obecně. Mezi základní zásady pracovněprávních vztahů patří i zajištění bezpečných a uspokojivých pracovních podmínek pro výkon práce, proto i při určování podmínek pracovní cesty musejí být zajištěny bezpečné a uspokojivé pracovní podmínky. Jak jsem uvedla výše, pracovní cesta může být konána výslovně pouze po dohodě se zaměstnancem, protože představuje zpravidla zásah do pravidelného výkonu práce ve sjednaném místě. Proto je zaměstnavatel povinen přihlédnout k oprávněným zájmům zaměstnance, zejména zohlednit jeho zdravotní stav a péči o děti či závislé osoby nebo jiné závažné skutečnosti.

Začátek pracovní cesty může být určen odchodem z bytu, odjezdem auta z určitého stanoviště, odjezdem či odletem hromadného dopravního prostředku. Žádný obecně závazný právní předpis dnes již nestanoví, kdy je možno cestovat první či druhou třídou vlaku, nebo druh letu apod., i o těchto záležitostech rozhoduje výhradně zaměstnavatel. Kdo je oprávněn vyslat zaměstnance na pracovní cestu a další podrobnosti určuje obvykle pracovní řád nebo jiný vnitřní předpis zaměstnavatele. Zákoník práce nestanoví, kdo je oprávněn vysílat na pracovní cestu vedoucí zaměstnance, kteří jsou statutárním orgánem zaměstnavatele (např. jednatele společností s. r. o.). V praxi by k tomu měla být zmocněna konkrétní fyzická osoba orgánu, který dotyčného do funkce statutárního orgánu ustavil.

Novinkou nyní platného zákoníku práce je však výslovná povinnost zaměstnavatele předem písemně určit podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, zejména dobu a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. Přitom musí zaměstnavatel přihlížet k oprávněným zájmům zaměstnance. Pouze v případě, že to vzhledem k okolnostem práva zaměstnance na cestovní náhrady a jejich výši je nezpochybnitelné, se povoluje, že písemná forma cestovního příkazu se nevyžaduje, pokud na ní netrvá zaměstnanec. V praxi se tak děje pomocí tzv. cestovního příkazu. Výčet obsahových náležitostí cestovního příkazu v zákoníku práce není taxativní, jde o výčet příkladný, neboť záleží jen na zaměstnavateli a na zaměstnanci, resp. na jejich vzájemné dohodě o pracovní cestě nebo o vyslání na pracovní cestu, co budou považovat za nezbytné upravit písemnou formou. Pouze v případě, kdy s ohledem na okolnosti pracovní cesty jsou práva zaměstnance nezpochybnitelná a když zaměstnanec na tom netrvá, není třeba vyžadovat písemný pracovní příkaz.

Povinnost zaměstnavatele určovat předem písemně podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, se vztahuje jak na tuzemskou, tak i zahraniční pracovní cestu. Za pracovní cestu pro účely poskytování cestovních náhrad se považuje i cesta mimo pravidelné pracoviště a mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn. Povinnost stanovit podmínky se vztahuje na všechny právní skutečnosti, při nichž vzniká zaměstnavateli povinnost cestovní náhrady zaměstnanci poskytovat. Určení podmínek, které ovlivňují poskytování a výši cestovních náhrad při pracovních cestách, může být v návaznosti na dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem o vysílání na pracovní cesty učiněno individuálně pro každou pracovní cestu anebo pro více pracovních cest, popřípadě pro pracovní cesty konané v určitém období. Určení podmínek obecněji než pro jednotlivou pracovní cestu však v praxi připadá v úvahu pouze tehdy, jsou-li pracovní cesty konány za stejných nebo srovnatelných podmínek do stejných míst výkonu práce při použití stejných dopravních prostředků a shodného ubytování. Není ani vyloučeno upravit obecně podmínky pro všechny zaměstnance nebo jednotlivé skupiny zaměstnanců ve vnitřním předpisu. Stanovit tímto způsobem je ale možné pouze některé z podmínek, které toto obecné vymezení svým obsahem umožní, jako např. způsob dopravy a ubytování. Zaměstnavatel může určit způsob dopravy používaný pro jednotlivé typy pracovních cest, např. důvody pro použití letecké dopravy, použití tříd v letecké nebo vlakové dopravě, použití různých možností vlakového spojení, např. osobní vlak R, IC, SC nebo ES. Obdobná pravidla obecné úpravy ve vnitřním předpisu lze použít i pro způsob volby ubytování na pracovní cestě, tj. formu ubytování, kvalitativní úroveň ubytovacího zařízení apod.

Ve vnitřním předpisu ovšem nelze upravit jednotným způsobem dobu a místo nástupu a ukončení pracovní cesty, protože tyto skutečnosti musí zaměstnavatel určit vždy ve vztahu ke konkrétnímu zaměstnanci, a nejde-li o stejně se opakující pracovní cesty za stejných nebo srovnatelných podmínek, i pro konkrétní pracovní cestu. V daném případě asi není praktické na každou malou pracovní cestu vypisovat zvlášť cestovní příkaz. Je však třeba důsledně všechny pracovní cesty evidovat, protože se může stát cokoliv a pak musí být nezpochybnitelné, že zaměstnanec byl skutečně vyslán na pracovní cestu a že pouze neodešel z pracoviště si např. vyřídit osobní záležitosti.

444. Cesta mimo pravidelné pracoviště

Zaměstnankyně nastupuje do nového zaměstnání, kde bude často jezdit na služební cesty a zaměstnavatel ji při podpisu pracovní smlouvy nutil, aby sjednali jako tzv. pravidelné pracoviště místo výkonu práce. Její bydliště je však 20 km vzdálené od místa výkonu práce a tak často bude jezdit přímo z domova.

Je postup zaměstnavatele správný?

Podle § 34a ZP se pravidelným pracovištěm pro účely poskytování cestovních náhrad rozumí místo, které je sjednáno v pracovní smlouvě. Pojem pravidelné pracoviště je používáno výhradně pro účely poskytování cestovních náhrad, zaměstnavatel má možnost, nikoliv povinnost je se zaměstnancem sjednat. Jedná se o konkrétní dohodu zaměstnavatele a zaměstnance, která nemůže být nahrazena ani ujednáním v kolektivní smlouvě nebo vnitřním předpisem zaměstnavatele. Pravidelné pracoviště nesmí být podle nového § 34a ZP sjednáno šířeji než jedna obec. Důvodem této legislativní úpravy bylo zjištění, že zaměstnavatelé se zaměstnanci sjednávali jako pravidelné pracoviště všechna v úvahu přicházející místa výkonu práce a nemuseli tak zaměstnanci poskytovat cestovní náhrady, protože jim nepříslušeli, když stále pracovali na některém ze svých pracovišť podle pracovní smlouvy.

Zaměstnavatel ani zaměstnanec nemají povinnost pravidelné pracoviště v pracovní smlouvě sjednávat. Pokud však není pravidelné pracoviště sjednáno, pak se pro účely cestovních náhrad za něj považuje místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty. Zde bude tedy záležet jen na dohodě se zaměstnavatelem. Pokud se pravidelné pracoviště nesjedná, zaměstnavatel bude muset určovat podmínky pracovní cesty při každé cestě zvlášť.

445. Náhrada jízdních výdajů

Zaměstnanec zmeškal odjezd vlaku na pracovní cestu a použil k cestě bez dohody se svým vedoucím svůj osobní automobil. Nyní po zaměstnavateli žádá náhradu jízdních výdajů za cestu automobilem. Zaměstnavatel se domnívá, že není povinen mu ji poskytnout.

Jaké je správné řešení daného problému?

Ano, máte pravdu. Obecně platí, že náhradu jízdních výdajů během pracovní cesty za použití zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci v plné výši. Pro vznik práva na náhradu jízdních výdajů je však rozhodující určený způsob dopravy, případně je rozhodující pro výši poskytovaných výdajů. Náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného prostředku dálkové přepravy přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Jedná se tedy o náhradu, kterou je zaměstnanec povinen prokázat. Pokud by zaměstnanec výši náhrady zaměstnavateli neprokázal, náhrada jízdních výdajů mu nepřísluší a zaměstnavatel si rozhodne, zda mu dobrovolně nějakou náhradu poskytne, nebo neposkytne. V tom případě zaměstnavatel by vycházel z předem určených podmínek pracovní cesty. Zaměstnanec však právo na náhradu jízdních výdajů za dopravu nemá, pokud tyto náklady nevynaložil, tedy např. proto, že jej do místa určení pracovní cesty dovezl spoluzaměstnanec apod. Zásadně platí, že v případě, kdy zaměstnanec použije namísto určeného dopravního prostředku jiný dopravní prostředek (např. namísto vlaku vlastní osobní automobil), přísluší náhrada cestovních výdajů ve výši odpovídající dopravnímu prostředku, s jehož použitím vyslovil zaměstnavatel předem souhlas. Jestliže zaměstnavatel souhlas předem nedal a zaměstnanec použil jiný dopravní prostředek bez souhlasu zaměstnavatele, náhrada nákladů jízdních výdajů mu nepřísluší. Zaměstnanec nemůže sám rozhodnout o tom, že namísto určeného dopravního prostředku použije jiný. Zaměstnavatel je totiž sám povinen pro případ vynakládání náhrad cestovních výdajů doložit oprávněnost volby určených dopravních prostředků z důvodu daňové uznatelnosti.

V případě, že však zaměstnavatel dá souhlas s tím, aby zaměstnanec použil místo předem určeného hromadného prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně osobního automobilu, přísluší mu náhrada odpovídající ceně jízdného za původně určený dopravní prostředek. Pouze v tomto případě přísluší zaměstnanci náhrada bez doložení jízdních dokladů a zaměstnavatel si cenu jízdného zjišťuje zpravidla u dopravce sám. V praxi to znamená, že v případě, kdy zaměstnanec použije namísto předem určeného vlaku soukromý automobil, přísluší mu pouze náhrada jízdného za předem určený vlak (odpovídající třídě vlaku).

446. Druhy cestovních náhrad

Slyšel jsem, že jsou nějaké rozdíly v poskytování cestovních náhrad u zaměstnavatelů-podnikatelů a u zaměstnavatelů-nepodnikatelů.

Jaké jsou druhy cestovních náhrad?

Druhy cestovních náhrad pro zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry vyjmenovává zákoník práce v minimálním výčtu. Platí zásada, že zaměstnanci při pracovní cestě mají minimálně právo na náhradu

–   jízdních výdajů,

–   jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

–   výdajů za ubytování,

–   zvýšených stravovacích výdajů (tzv. „stravné“),

–   nutných vedlejších výdajů.

Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje kromě vlastní pracovní cesty i cesta mimo pravidelné pracoviště a cesta v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. Zaměstnavatel může (ale nemusí) zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty při pracovních cestách, při cestě mimo pravidelné pracoviště, cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, při přeložení, při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí. Právní úprava je obsažena v hlavě II části sedmé zákoníku práce, v ustanoveních § 156 až § 165 ZP. Pro zaměstnance zaměstnavatelů tzv. nepodnikatelské sféry platí, že se poskytují cestovní náhrady v podstatě podle hlavy II části sedmé zákoníku práce (tedy výše uvedené náhrady pro podnikatelskou sféru), ovšem s odchylkami zde výslovně stanovenými. Za zaměstnavatele nepodnikatelské sféry se považují zaměstnavatelé vyjmenovaní v ustanovení § 109 odst. 3 ZP – konkrétně zaměstnanci zaměstnavatele, kterým je stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona nebo regionální rada regionu soudržnosti.

Pro tyto zaměstnance jsou v zákoníku práce stanoveny odchylky u

–   náhrady jízdních výdajů,

–   poskytování stravného,

–   náhrady při přeložení a přijetí,

–   náhrady spojené se stěhováním.

447. Stravné

Podnikatelský subjekt poskytuje při pracovní cestě stravné.

Kolik činí výše stravného pro rok 2019?

Podle vyhlášky č. 333/2018 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad, platí, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci stravné pro rok 2019 nejméně ve výši

•    82 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

•    124 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

•    195 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu

•    70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

•    35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

•    25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Ovšem platí zásada, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanovené, nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci stravné ve výše uvedené minimální výši. Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se může upustit od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější. Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě. Důvody pro neposkytnutí stravného se nemohou rozšiřovat. Ustanovení § 163 ZP o stravném je v praxi významné, protože upravuje krytí zvýšených výdajů zaměstnance na stravování při pracovních cestách, např. v restauračních zařízeních, kde se zaměstnanec obvykle nestravuje. Stravné je skutečně určeno pouze na krytí zvýšených nákladů na stravování, nikoliv na krytí všech nákladů. Z toho důvodu je také stanoveno paušální částkou, která je stejně jako náklady na pohonné hmoty pravidelně každoročně vyhlašována vyhláškou MPSV a nemusí tak odpovídat konkrétním nákladům konkrétního zaměstnance na pracovní cestě. Konkrétní výše stravného, kterou zaměstnavatel zaměstnanci poskytne při pracovní cestě, musí být sjednána nebo stanovena před vysláním na pracovní cestu. Pokud tak zaměstnavatel předem neučiní, přísluší zaměstnanci stravné stanové pro daný kalendářní rok prováděcí vyhláškou MPSV. Zaměstnanci zaměstnavatelů podnikatelské sféry mají zákonem a vyhláškou stanoveno stravné pouze v minimální výši. Pro zaměstnance zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry (uvedených v § 109 odst. 3 ZP) je stravné v § 176 ZP stanoveno rozpětím, což znamená, že tito zaměstnavatelé mohou přiznávat zaměstnancům stravné dle svého uvážení v rámci daného rozpětí. Pro zaměstnance i zaměstnavatele podnikatelské sféry to má praktické daňové důsledky. Částka přesahující stanovené limity se totiž stává pro zaměstnance zdanitelným příjmem. Pro zaměstnavatele ne, ten si podle zákona o daních z příjmů zahrne do nákladů veškeré vynaložené náklady na stravné, byť přesahují zákonem stanovené limity.

Koncepční novela zákoníku práce v r. 2012 zavedla nový způsob krácení stravného z důvodu částečného bezplatného stravování, přičemž není rozhodující, zda bezplatné jídlo poskytl zaměstnanci sám zaměstnavatel, nebo jiná osoba. Obecně také platí, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanoveno, nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci stravné alespoň v nejnižší stanovené výši. Novinkou ustanovení § 163 ZP je také možnost sčítání doby trvání dvoudenních pracovních cest, pokud to bude pro zaměstnance výhodnější z hlediska výše nároku na stravné. Dříve totiž při striktním posouzením doby pracovní cesty v jednotlivých kalendářních dnech docházelo k případům, kdy ani v jednom kalendářním dni nevznikl zaměstnanci nárok na stravné. Aby se odstranila tato tvrdost, zavedl zákoník práce možnost sčítání doby trvání pracovní cesty. V návaznosti na výše uvedenou koncepční novelu zákoníku práce v r. 2012 bylo stanoveno, že zaměstnanci stravné nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla poskytnuta dvě bezplatná jídla anebo při pracovní cestě, která trvá 12 až 18 hodin, tři bezplatná jídla.

Zaměstnavatel podnikatelské sféry (neuvedený v § 109 odst. 3 ZP) může zaměstnancům poskytovat stravné i v těchto případech, protože § 163 ZP neupravuje, že zaměstnanci v těchto případech stravné nepřísluší, na straně zaměstnance se však jedná o zdanitelný příjem a součást vyměřovacího základu pro účely pojistného na zdravotní a sociální pojištění. Jestliže zaměstnavatel sjedná nebo určí vyšší sazbu stravného, než je uvedena v § 163 ZP, není až do výše limitu v § 176 odst. 1 ZP pro zaměstnance zaměstnavatele nepodnikatelské sféry považována za zdanitelný příjem ani za součást vyměřovacího základu pro účely pojistného na zdravotní a sociální pojištění. Pro rok 2019 se jedná o částku 97 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, o částku 150 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin, a o částku 223 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

448. Rozhodující podmínky pracovní cesty

Prosím vysvětlete, jak správně postupovat při vyplňování cestovního příkazu, jak upřesnit podmínky pracovní cesty.

Jaké jsou rozhodující podmínky pracovní cesty?

Podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad, jsou zejména doba a místo nástupu a ukončení cesty, místo plnění pracovních úkolů, způsob dopravy a ubytování. Další podmínky určí dle potřeby konkrétní pracovní cesty zaměstnavatel sám. Při určení místa nástupu na pracovní cestu není zaměstnavatel nijak omezen, a může proto zvolit jakékoliv místo. Výběr místa v praxi záleží zejména na době nástupu a ukončení pracovní cesty a na tom, zda je zaměstnanec na pracovní cestu vysílán v průběhu pracovní směny, kdy je obvyklé, že místem nástupu je jinak obvyklé místo sídla zaměstnavatele, resp. pracoviště zaměstnance, anebo zda je doba nástupu na pracovní cestu a její ukončení stanoveno např. v brzkých ranních a v pozdních večerních hodinách. Zaměstnavateli nic nebrání určit jako místo nástupu na pracovní cestu i bydliště zaměstnance. Přitom je třeba vzít v úvahu, že cesta do zaměstnání není považována za úkon přímo související s výkonem práce a že se jedná o soukromou záležitost zaměstnance. Místo nástupu musí být určeno konkrétním vymezením s adresou, např. konkrétní adresa bydliště zaměstnance nebo jeho pobytu, vlakové nebo autobusové nádraží, letiště nebo tramvajová zastávka. Nesprávné je určení místa nástupu pouze vymezením označení názvu obce. Pracovní cesta trvá od určené doby nástupu v určeném místě do doby ukončení pracovní cesty podle předem stanovených podmínek. V době trvání pracovní cesty je zahrnuta jak cesta do místa určeného výkonu práce a zpět, tak i samotný výkon činnosti, která je předmětem pracovní cesty, ale i doba čekání na dopravní spoje, cesta z vlakového či autobusového nádraží v místě určeném k výkonu práce k požadované činnosti apod. Délka pracovní cesty se projeví při poskytování stravného, protože stravné se poskytuje za celou dobu trvání pracovní cesty. Mzda či plat však přísluší zaměstnanci pouze za výkon práce. I při pracovní cestě se na zaměstnance vztahuje předem stanovené rozvržení pracovní doby, které je u zaměstnavatele stanoveno podle zásad obsažených v ustanovení § 81 a násl. ZP. Rozvržení pracovní doby a určený počátek a konec směn v jednotlivých pracovních dnech se proto vztahuje i na zaměstnance, který je na pracovní cestě. Na zaměstnance, který má jinak rozvrženou pracovní dobu pružně, se při pracovní cestě toto pružné rozvržení nepoužije a platí pro něj předem stanovené rozvržení týdenní pracovní doby do směn, které je zaměstnavatel povinen pro tento účel předem určit. Místem plnění pracovních úkolů je zpravidla obec nebo jinak blíže vymezené místo v obci či pracoviště jiného zaměstnavatele, kde je zaměstnanec povinen práci na pracovní cestě konat.

Za způsob dopravy se považuje určení dopravního prostředku, který zaměstnanec musí použít k cestě do určeného místa plnění pracovních úkolů. Za způsob dopravy může být určena i chůze pěšky nebo použití kola. Při volbě těchto způsobů dosažení místa určeného k plnění úkolů na pracovní cestě musí však zaměstnavatel přihlédnout k oprávněným zájmům zaměstnance, kterými jsou především jeho zdravotní stav a fyzická kondice s přihlédnutím ke vzdálenosti do místa určeného k výkonu práce na pracovní cestě a také k místním zvyklostem použití kola jako dopravního prostředku apod. Za dopravní prostředek může být určena také místní hromadná doprava MHD, hromadný dopravní prostředek dálkové přepravy s přesně určenou formou, tj. použití autobusu, vlaku, letadla, nebo pokud to bude připadat v úvahu, i lodní dopravy či jinak blíže vymezený způsob dopravy. Způsob dopravy může být určen i při použití individuálních dopravních prostředků, jako je taxislužba nebo služební vozidlo se řidičem nebo služební vozidlo, které je svěřeno zaměstnanci k užívání, nebo určení, že zaměstnanec bude spolujezdec jiného zaměstnance. Jako dopravní prostředek může být použit i osobní automobil, který neposkytl zaměstnavatel, v tomto případě však výhradně za podmínky, že se tak stane na žádost zaměstnavatele a s jeho předchozím výslovným souhlasem. Forma žádosti zaměstnavatele není určena, může se tak stát i ústně. I žádost vzhledem k povinnosti zaměstnavatele určit způsob dopravy jako podmínku, za níž se koná pracovní cesta, musí být učiněna předem. Podmínkou je výhradně to, že se nesmí jednat o vozidlo poskytnuté zaměstnavatelem, proto toto použití má jiný právní režim. Při použití soukromého vozidla není podmínkou, aby se jednalo o vozidlo, které je ve vlastnictví nebo spoluvlastnictví zaměstnance. Může se jednat i o vozidlo, které si zaměstnanec vypůjčil pro konkrétní pracovní cestu od rodinných příslušníků nebo známých, případně i o vozidlo půjčené z půjčovny vozidel. Může se jednat i o vozidlo, které zaměstnanec užívá na základě finančního leasingu. Podmínkou použití vozidla je výhradně žádost zaměstnavatele, jiné podmínky určeny nejsou. Zaměstnavatel však může podání žádosti podmínit např. sjednáním havarijního pojištění na vozidlo a ověřením, že vozidlo splňuje podmínky silničního provozu, jako je platná technická prohlídka a sjednané zákonné pojištění, včetně jeho úhrady. Zákonnou podmínkou žádosti zaměstnavatele existence a doložení těchto skutečností není, mají však význam v případě vzniku odpovědnosti zaměstnavatele za škodu na vozidle, pokud k ní v souvislosti s plněním pracovních úkolů na pracovní cestě dojde.

Způsob ubytování může zaměstnavatel určit buď konkrétním označením ubytovacího zařízení, nebo uvedením druhu ubytovacího zařízení, formy ubytovacího zařízení hotelového typu anebo nájmu bytu. Způsob ubytování může být určen také maximální částkou jeho ceny. Zaměstnavatel může stanovit další podmínky, na nichž má zájem nebo jež mohou poskytování cestovních náhrad ovlivnit, a může o nich před pracovní cestou rozhodnout. Při stanovení dalších podmínek musí zohlednit také úpravu podmínek, za nichž vzniká právo na jednotlivé druhy cestovních náhrad, protože v některých případech má zaměstnavatel právo určit náhrady v jiné výši, např. u stravného, nebo určit rozsah povinného snížení stravného při poskytování bezplatného jídla. Zaměstnavatel proto může, ale nemusí před pracovní cestou určit tyto další podmínky. Pro případ, že je nestanoví, postupuje se podle právní úpravy, která v případě, že zaměstnavatel sjedná nebo neurčí před vysláním zaměstnance např. vyšší stravné nebo neurčí nižší snížení stravného, přísluší právě ve výši stanovené § 162 ZP pro případ jeho snížení.

Jestliže zaměstnavatel nesplní povinnost určit předem písemně podmínky ovlivňující poskytování a výši cestovních náhrad, ale zaměstnance na pracovní cestu vyslal, zaměstnance to nezbavuje povinnosti pracovní úkoly na pracovní cestě plnit. Zaměstnanci přísluší náhrady cestovních výdajů v rozsahu a za podmínek stanovených v § 156 ZP na základě jím předložených dokladů nebo v rozsahu upraveném pro jednotlivé druhy náhrad (např. stravné) s přihlédnutím k určenému předmětu pracovních úkolů na pracovní cestě. Znamená to, že zaměstnavatel je povinen poskytnout náhradu výdajů např. za ubytování zaměstnanci podle předložených dokladů a nemůže se dovolávat toho, že zaměstnanec mohl či měl postupovat při volbě ubytování jinak.

449. Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny

Zaměstnanec pracuje v Praze a zaměstnavatel ho po dohodě vyslal na půl roku pracovat na pobočku do Ostravy. Přeložil ho tedy do jiného místa výkonu práce.

Může v této souvislosti zaměstnanec uplatňovat i nějakou náhradu výdajů k návštěvě rodiny?

Ano, může požadovat náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny. Při přeložení totiž platí, že zaměstnavatel poskytuje cestovní výdaje stejné jako při pracovní cestě, a obecně platí, že náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny je zaměstnavatel povinen poskytovat, trvá-li pracovní cesta déle než 7 kalendářních dnů. Vzhledem k tomu, že dlouhodobá pracovní cesta je zásahem do života zaměstnance, ukládá zákoník práce zaměstnavateli poskytovat náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny. Tuto náhradu poskytuje zaměstnavatel k návštěvě člena rodiny do jeho bydliště nebo jiného předem dohodnutého místa pobytu člena rodiny a zpět s tím, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu jízdních výdajů nejvýše v částce odpovídající jízdním výdajům do místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště anebo bydliště na území České republiky. Za limitující se přitom považuje částka, která je pro zaměstnance nejvýhodnější. Při použití letecké přepravy hradí zaměstnavatel zaměstnanci jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny pouze ve výši odpovídající ceně jízdného silničního nebo železničního dopravního prostředku dálkové přepravy, který určí zaměstnavatel. Podle § 187 ZP platí, že za člena rodiny se pro účely poskytování cestovních náhrad považuje jeho manžel, partner, vlastní dítě, osvojenec, dítě svěřené zaměstnanci do pěstounské péče nebo do výchovy, vlastní rodiče, osvojitel, opatrovník a pěstoun. Jiná fyzická osoba je postavena na roveň člena rodiny pouze za předpokladu, že žije se zaměstnancem v domácnosti.

Náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny poskytne zaměstnavatel nejdéle v průběhu čtvrtého týdne od počátku pracovní cesty nebo od minulé návštěvy člena rodiny, pokud se se zaměstnancem nedohodne na době kratší. Zákon nestanoví četnost návštěv člena rodiny, záleží na dohodě se zaměstnancem. Při déletrvající pracovní cestě je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů poskytnout opět nejdéle v průběhu 4. týdne od minulé návštěvy člena rodiny. Předpokládá se však, že je možná dohoda o sjednání kratší doby, např. i každý týden.

450. Použití motorového vozidla

Obchodní zástupce při svých cestách používá motorové vozidlo. Chtěl by používat vlastní motorové vozidlo. Zaměstnavatel však trvá na tom, aby jezdil jeho služebním vozidlem, které je staré a ve špatném technickém stavu. Dokonce mu nabízí, že mu motorové vozidlo poskytne i k soukromým účelům. Obchodní zástupce však navrhuje, že bude raději jezdit vlastním, ale na to zaměstnavatel nechce slyšet.

Jak vyřešit danou situaci?

Použití motorového vozidla zaměstnance na pracovní cestě je také plně věcí dohody zaměstnavatele a vyslaného zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže zaměstnanci nařídit, aby k cestě na pracovní cestu použil vlastní motorové vozidlo, ale může to s ním samozřejmě dohodnout. V případě, že zaměstnanec použije své motorové vozidlo, zákon nestanoví, že vozidlo musí náležet přímo zaměstnanci, ani nestanoví podmínku, že musí být havarijně pojištěno, nakonec nestanoví ani povinnost zaměstnavatele zkoumat, zda má zaměstnanec oprávnění řídit motorové vozidlo, i když je to samozřejmě v zájmu obou účastníků. O tom všem rozhoduje zaměstnavatel podle svého uvážení. V té souvislosti je třeba upozornit, že zákoník práce vůbec neřeší případ, kdy zaměstnavatel zaměstnanci poskytuje jako tzv. vedlejší plnění zaměstnanci motorové vozidlo pro služební i soukromé účely (tzv. referentské vozidlo). To je výhradně záležitost daňových předpisů. Zákon č. 586/2006 Sb., o daních z příjmů, k tomu stanoví, že poskytuje-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Jde-li o najaté vozidlo, vychází se ze vstupní ceny vozidla u původního vlastníka, a to i v případě, že dojde k následné koupi vozidla. Pokud ve vstupní ceně není zahrnuta daň z přidané hodnoty, pro účely tohoto ustanovení se o tuto daň zvýší. Je-li částka, která se posuzuje jako příjem zaměstnance za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla, nižší než 1 000 Kč, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 000 Kč. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce postupně za sebou více motorových vozidel k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z nejvyšší vstupní ceny motorového vozidla. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce více motorových vozidel současně, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z úhrnu vstupních cen všech motorových vozidel používaných pro služební i soukromé účely.

Jestli bude obchodní zástupce na služební cesty jezdit referentským vozidlem zaměstnavatele nebo soukromým, je výhradně věcí dohody se zaměstnavatelem. Zaměstnavatel je totiž ten, kdo odpovídá plně za bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance, a ten musí při rozhodování o tom, kterým konkrétním motorovým vozidlem bude jezdit, vzít v úvahu především jeho bezpečnost. Donutit ho však k tomu, aby povolil užívání soukromého vozidla, nelze. V praxi zaměstnavatelé často, když dávají souhlas s používáním soukromého motorového vozidla pro účely pracovní cesty, vyžadují po zaměstnancích, aby doložili, že mají kromě povinného ručení uzavřenou ještě pojistku.

451. Použití silničního motorového vozidla

Zaměstnanec se se zaměstnavatelem dohodl, že bude jezdit v práci často na pracovní cesty po celé republice a že bude jezdit svým vlastním automobilem. Není jasné, zda mu má zaměstnavatel proplácet nějakou náhradu za opotřebení vozidla nebo jen náhradu spotřebovaného benzinu.

Jaké je řešení dané situace?

Použití silničního motorového vozidla zaměstnance je podmíněno žádostí zaměstnance. Zákoník práce nestanoví žádné bližší požadavky na technické či právní zajištění použitého silničního motorového vozidla. Zaměstnavatel však může svůj souhlas s použitím silničního motorového vozidla zaměstnance podmínit předložením osvědčení o platné technické prohlídce a dokladu o pravidelném měření emisí a může také svůj souhlas podmínit předložením dokladu o tom, že na vozidlo je uzavřeno zákonné pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, případně že je na vozidlo sjednáno i havarijní pojištění. Ani jedna z výše uvedených podmínek sice zákoníkem práce vyžadována není, je ovšem na úvaze zaměstnavatele, jaké on si stanoví podmínky s ohledem na vyhodnocení rizik, které mohou během pracovní cesty nastat. On totiž odpovídá plně za bezpečnost a ochranu zdraví při práci svých zaměstnanců a odpovídá také za bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance při pracovní cestě. Podle zákoníku práce však dále platí, že zaměstnavatel odpovídá zaměstnanci za škodu, která mu vznikla při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním, porušením právních povinností nebo úmyslným jednáním proti dobrým mravům. Odpovědnost zaměstnavatele za škodu je dána nejen pro případ porušení jeho právních povinností, ale také pokud tyto právní povinnosti poruší jiná osoba. Tak tomu bývá zpravidla u dopravních nehod, kdy je zaměstnanci na jím použitém osobním automobilu způsobena jiným účastníkem silničního provozu škoda. Zákoník práce takto výslovně stanoví, že zaměstnavatel neodpovídá zaměstnanci za škodu na dopravním prostředku, který použil při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním bez jeho souhlasu. Z této výslovné úpravy vyplývá, že zaměstnavatel odpovídá za případnou vzniklou škodu pouze v případě, kdy s použitím konkrétního silničního motorového vozidla vyslovil souhlas a zaměstnance o jeho použití požádal. V případě, že se zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodl na použití soukromého motorového vozidla, bude mu při každé pracovní cestě příslušet za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. Tak jako každý rok, i s účinností od 1. ledna 2019 došlo ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu došlo ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Jedná se o vyhlášku č. 333/2018 Sb. Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel je v téže vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí stanovena v jejím § 1. Konkrétně sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 zákoníku práce činí nejméně u

•    jednostopých vozidel a tříkolek 1,10 Kč,

•    osobních silničních motorových vozidel 4,10 Kč.

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle § 157 odst. 4 ZP činí od 1. 1. 2019 u zaměstnavatelů v podnikatelské sféře nejméně u jednostopých vozidel a tříkolek 1,10 Kč a u osobních silničních motorových vozidel 4,10 Kč. Z toho pak vyplývá, že u nákladních automobilů, autobusů a traktorů činí nejméně 8,20 Kč (tj. nejméně dvojnásobnou výši základní sazby platné pro osobní silniční motorová vozidla, jak je stanoveno v § 157 odst. 5 ZP). Tato náhrada zahrnuje náhradu za opotřebení vozidla, ale také všechny případně vzniklé náklady související s provozem vozidla, jako je doplnění provozních kapalin s výjimkou pohonných hmot, mytí, opravy a běžná údržba. Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty je pro rok 2019 též změněna.

452. Náhrada jízdních výdajů při zahraniční pracovní cestě

Generální ředitel pojede služebně do Paříže a použije svůj vlastní automobil.

Jak správně stanovit náhradu jízdních výdajů při dané zahraniční pracovní cestě?

Náhradu jízdních výdajů poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci ve výši a za podmínek stanovených pro tuzemskou pracovní cestu s tím, že náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně a doložené ceně je povinen uhradit pouze za kilometry ujeté mimo území České republiky. Jediná odchylka při poskytování náhrady jízdních výdajů při zahraniční služební cestě je v tom, že náhrada spotřebované pohonné hmoty se poskytuje v cizí měně a doložené ceně při použití motorového vozidla výhradně za kilometry ujeté mimo území republiky. Sazba základní náhrady za 1 km jízdy se i pro zahraniční část pracovní cesty stanoví v českých korunách. V českých korunách se pak stanoví i náhrada spotřebované pohonné hmoty za kilometry ujeté v České republice. V cizí měně se poskytuje výhradně náhrada za spotřebovanou hmotu za kilometry ujeté mimo Českou republiku. Nemá-li z vážných důvodů zaměstnanec doklad o nákupu pohonné hmoty mimo území České republiky, může mu zaměstnavatel poskytnout náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu v cizí měně i na základě jeho prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty a důvodech jejího nedoložení.

Tento postup však záleží výhradně na dobré vůli zaměstnavatele a na posouzení důvodů, pro které dotyčný zaměstnanec nemohl předložit doklad o nákupu pohonných hmot. Pro případ, že zaměstnavatel neuzná důvody nepředložení dokladů o nákupu pohonné hmoty mimo území ČR, poskytne zaměstnanci náhradu za spotřebovanou pohonnou hmotu i za kilometry ujeté mimo území ČR za cenu v českých korunách, která byla použita pro stanovení náhrady za tuzemskou část pracovní cesty.

453. Náhrada jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu

Zaměstnanci pracují v Praze a většina zde má i trvalé bydliště, takže vlastní předplatné jízdenky MHD. To ale činí problémy při prokazování náhrady jízdních výdajů při pracovních cestách po Praze, protože většina zaměstnanců je nemůže prokázat jízdenkou.

Jak nejlépe v daném případě postupovat?

Náhradu jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel v prokázané výši. Tato náhrada náleží zaměstnanci i vedle náhrad jízdních výdajů při použití jiného dopravního prostředku, zejména silničního motorového vozidla. I v tomto případě se postupuje při posouzení oprávněnosti vynaložených cestovních nákladů podle předem určených podmínek pracovní cesty. Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat. Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, nemusí zaměstnanec podle § 159 odst. 2 ZP jízdní výdaje, které skutečně uhradil, prokazovat jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Použije-li zaměstnanec místní hromadnou dopravu na pracovní cestě v jiné obci, než má sjednáno místo výkonu práce, musí výši jízdních výdajů prokázat. Zaměstnavatel však i v tomto případě může postupovat podle ustanovení § 185 ZP a zaměstnanci jízdní výdaje proplatit i při neprokázání jejich výše. Koncepční novela zákoníku práce v r. 2012 vložila do ustanovení § 159 ZP poslední větu, že náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá. Toto ustanovení je zjevně nadbytečné. V praxi se jedná nejčastěji o případy, kdy zaměstnavatel předem vybaví zaměstnance přenosnými kupony nebo jinými předplatnými jízdenkami místní hromadné dopravy. Ovšem tato náhrada by zaměstnanci nepříslušela, i kdyby citovanou větu § 159 ZP neobsahoval. Platí totiž obecná zásada, že náhrada cestovních výdajů zaměstnanci přísluší pouze za reálně vynaložené náklady. Obecně platí, že zaměstnanec má právo na náhradu výdajů při použití městské hromadné dopravy i pro případ, že použil svoji předplatní jízdenku. Zaměstnavatel je povinen při použití místní městské hromadné dopravy poskytnout náhradu podle předem určených podmínek.

V případě častějších pracovních cest v obci, v níž má zaměstnanec sjednané místo výkonu práce nebo má bydliště, a lze proto předpokládat, že má předplatnou časovou jízdenku, je možné náhradu jízdních výdajů poskytovat jako paušalizovanou podle pravidel upravených v ustanovení § 182 ZP.

Pro zaměstnavatele je stanovení paušálu zpravidla ekonomicky výhodnější způsob úhrady nákladů při použití městské hromadné odpravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce. Podle citovaného ustanovení platí, že při sjednání paušální měsíční nebo denní částky cestovní náhrady, popřípadě při jejím stanovení vnitřním předpisem nebo individuálním písemným určením se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců nebo zaměstnanci, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. Doporučujeme vnitřním předpisem upravit poskytování daného paušálu.

454. Mimořádná cesta mimo rozvrh směn

Zaměstnavatel má v poslední době hodně práce a často nutí zaměstnance, aby v sobotu nebo v neděli přišli do práce mimo rozvrh pracovní doby. Většina zaměstnanců však bydlí po vesnicích, kde není o víkendu vhodné autobusové spojení, a proto musí k cestě do práce používat vlastní motorové vozidlo nebo motocykl.

Mohl by zaměstnavatel zaměstnancům na tuto dopravu nějak přispívat?

Cesta do zaměstnání, jak známo, není úkonem v přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů, proto také platí zásada, že úraz na ní utrpěný není úrazem pracovním, tudíž nelze také cestu do zaměstnání posuzovat jako pracovní cestu a hradit zaměstnanci náklady této cesty. To je obecná zásada. Z této zásady však nyní platný zákoník práce připustil jednu výjimku a tou je poskytování cestovních výdajů, které vzniknou zaměstnanci při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. To je zcela nové ustanovení, které si vyžádala praxe. Jednou z posledních novel byl také text § 152 odst. 3 ZP formulačně pozměněn a namísto původního, že se jednalo o cestu v souvislosti s „mimořádným výkonem práce“, je nově formulačně precizněji vyjádřeno, že se má jednat o „mimořádnou cestu“ v souvislosti s výkonem práce. Při poskytování cestovních náhrad při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo původně stanovený rozvrh pracovních směn se zaměstnanec musí k výkonu této práce dostavit a po výkonu této práce se opět musí dopravit do svého bydliště. O mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce se zpravidla jedná u nařízené práce přesčas, která je nařízená mimo původně stanovené rozvržení pracovních směn a nenavazuje na rozvrh pracovní doby. Pokud by ale práce přesčas navazovala na rozvržení pracovní doby a zaměstnanec se poté vrací do svého bydliště, jedná se o návrat z jeho směny, byť prodloužené o práci přesčas.

O mimořádnou cestu půjde i v případech, kdy je se zaměstnancem dohodnuta pracovní pohotovost v bydlišti nebo v jiném dohodnutém místě a dojde k tomu, že zaměstnavatel vyzve zaměstnance k bezodkladnému výkonu práce. Zaměstnavateli se tím dává možnost hradit cestovné zejména při cestě do zaměstnání v případě mimořádných směn. To je ale jediná výjimka ze zásady, že cesty do zaměstnání a zpět si hradí zaměstnanec sám. Zaměstnavatel může poskytnout v případě mimořádných cest do práce náhradu jízdních výdajů. Bude tedy věcí dohody se zaměstnavatelem, jestli se na této úhradě dohodnou.

455. Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr

Pracuji na základě dohody o pracovní činnosti a velmi často při své práci jezdím na pracovní cesty. Zaměstnavatel mi však odmítá hradit cestovní náhrady, prý na cestovní náhrady mají nárok jen zaměstnanci, kteří mají uzavřen pracovní poměr.

Je to pravdivé tvrzení?

Není to pravda, cestovní náhrady je možno sjednat i u dohod konaných mimo pracovní poměr. Podle § 155 ZP platí zásada, že cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště. Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP, ale zejména DPČ) jsou svou podstatou dohody v pravém slova smyslu, jejich obsah tedy záleží od toho, co si zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodl, a zákon jejich ujednání nestanoví meze. Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr jsou ve smyslu § 2 ZP závislou prací a jako taková musí být vykonávána za odměnu, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele. Na rozdíl od pracovního poměru však právní úprava nezakládá při výkonu práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr právo zaměstnance na cestovní výdaje přímo ze zákona. Výslovně však připouští, aby právo na cestovní náhrady bylo možné při výkonu práce na základě obou dohod sjednat. Jejich poskytování je podmíněno dohodou za podmínky, že bylo sjednáno i místo pravidelného pracoviště. Dohoda o provedení práce i dohoda o pracovní činnosti musejí být povinně sjednávány písemně, a pokud není dodržena písemná forma, jsou tato právní jednání zakládající pracovněprávní vztah neplatná, ledaže strany tuto vadu dodatečně odstraní. Právo na poskytování cestovních náhrad nemusí být ale sjednáno písemně, není ani podmínkou, aby dohoda o sjednání tohoto práva byla obsahem konkrétní dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Ovšem samozřejmě písemná forma těchto úkonů je v praxi lepší, zaručuje prokazatelnost sjednání. Není proto vyloučeno sjednat právo na cestovní náhrady i mimo tyto dohody, právo může být sjednáno i ústně a může být sjednáno i v průběhu výkonu prací konaných na základě těchto dohod. Citované ustanovení § 155 ZP patří mezi ustanovení dispozitivní, protože je možné právo sjednat, ale není to povinnost. Bude-li ale dohodnuto, musí být současně sjednáno místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Povinnost sjednat pravidelné pracoviště je na rozdíl od pracovního poměru uložena proto, že povinnou náležitostí dohody o pracovní činnosti ani dohody o provedení práce není ujednání o místě výkonu práce. Uvedení pravidelného pracoviště je však jediným omezením, kterým zákonná úprava smluvní strany pracovněprávního vztahu při sjednání cestovních náhrad omezuje.

Dohoda o vzniku práva nemusí zahrnout všechny v pracovním poměru jinak povinně poskytované druhy cestovních náhrad, které jsou upraveny v § 156 ZP pro tuzemskou pracovní cestu nebo v § 166 ZP pro zahraniční pracovní cestu. Je možné dohodnout právo pouze na některé náhrady, je možné sjednat i jejich odchylnou výši. Omezující pro zaměstnavatele je pouze to, že i na dohodnuté poskytování cestovních náhrad se vztahují shodné daňové dopady, včetně zápočtu do vyměřovacího základu pro pojištění na zdravotní a sociální pojištění, jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru, pokud jsou poskytovány ve vyšším rozsahu, než přísluší zaměstnancům zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 ZP. Proto doporučuji se zaměstnavatelem jednat o vašem požadavku, aby vám hradil i cestovní náhrady, a především ho odkázat na ustanovení § 155 ZP.

456. Zahraniční stravné

Podnikatel chce zpracovat vnitřní předpis zaměstnavatele o poskytování cestovních náhrad.

Jak postupovat při stanovení zahraničního stravného?

Zahraniční stravné je stanoveno paušální částkou, která zakládá nárok zaměstnance v závislosti na délce cesty, ale nemusí vždy odpovídat skutečným výdajům zaměstnance na stravování, proto se také nepožaduje jejich prokázání. Zahraniční stravné má zaměstnanci umožnit, aby se mohl v zahraničí stravovat, a poskytuje se v zásadě za celou dobu trvání zahraniční pracovní cesty bez ohledu na to, jakým způsobem je tato doba trávená. Stravné přísluší zaměstnanci i za dobu, kdy práci nekoná, např. proto, že některé dny nemá rozvrženu pracovní dobu. Výjimky, kdy stravné při zahraniční pracovní cestě nepřísluší, jsou výslovně v zákoníku práce definovány. Jedná se o dobu přerušení pracovní cesty na žádost zaměstnance a o dobu návštěvy člena rodiny. Tyto výjimky zaměstnavatel však dále rozšiřovat nemůže. Základní sazba zahraničního stravného je na základě zmocnění obsaženého v zákoníku práce pro rok 2019 stanovena vyhláškou č. 254/2018 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2019. Proto platí, že není-li před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu stanovena jiná výše stravného, musí zaměstnavatel poskytnout minimálně stravné podle citované vyhlášky. Snížit základní sazbu zahraničního stravného může zaměstnavatel podnikatelské sféry dohodou nebo jednostranným určením ve vnitřním předpisu nebo individuálně při určování podmínek konkrétní pracovní cesty. Zásadně však tak musí určit před vysláním na zahraniční pracovní cestu. Při snížení základní sazby je nutné přihlédnout k podmínkám pracovní cesty, především k možnostem zaměstnance se během pracovní cesty stravovat v daném místě. Základní sazba stravného stanovená vyhláškou totiž vychází u cen jídla a nealkoholických nápojů ve veřejných stravovacích zařízeních střední kvalitativní třídy a v některých rozvojových zemích (Asie, Afrika, Latinská Amerika) ze zařízení první kvalitní třídy. Proto je v některých případech skutečně objektivně dáno právo zaměstnavatele snížit výši zahraničního stravného. Zaměstnavatel podnikatelské sféry však nesmí stravné snížit pod zákonné limity, které činí 75 % obecně nebo 50 % u členů posádek plavidel vnitrozemské plavby. Na druhé straně však tento zaměstnavatel podnikatelské sféry může zahraniční stravné neomezeně navyšovat. Opět však i v tomto případě platí obecná zásada – jsou-li cestovní náhrady zaměstnancům zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry poskytovány ve vyšším rozsahu, jedná se v tomto navýšení u zaměstnance o příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů a zahrnují se do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění. Zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP však stravné snížit nemůže, ten je musí poskytovat ve výši stanovené vyhláškou a její sazby nemůže snížit. Zvýšit je může pouze vedoucím organizačních složek státu a jejich zástupcům a statutárním orgánům a jejich zástupcům, a to do výše maximálně 15 % základní sazby zahraničního stravného. Konkrétní výše stravného závisí na délce trvání zahraniční pracovní cesty v kalendářním dni. Zahraniční stravné se neposkytuje, trvá-li délka pracovní cesty mimo území ČR méně než jednu hodinu. Rozhodnou dobou je doba přechodu státní hranice. Zaměstnanci přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby uvedené nebo určené zaměstnavatelem, jestliže doba strávená mimo ČR trvá v kalendářním dni déle než 18 hodin. Trvá-li tato doba déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci zahraniční stravné ve výši 2/3 této sazby a ve výši 1/3 ji poskytne, trvá-li doba strávená mimo území ČR 12 hodin a méně, alespoň 1 hodinu. Koncepční novela zákoníku práce již v r. 2012 zavedla do § 170 ZP povinnost zaměstnavatele pro případ, že je zaměstnanci během zahraniční pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, snížit stravné až o hodnotu

•    70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné v třetinové výši základní sazby,

•    35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve dvoutřetinové výši základní sazby,

•    25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.

Nesjedná-li zaměstnavatel nižší hodnotu snížení zahraničního stravného, nebo ji neurčí před vysláním zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené o nejvyšší výše stanovenou hodnotu. V § 170 odst. 6 a 7 jsou uvedeny případy, kdy zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší. Jedná se o dobu návštěvy člena rodiny nebo dobu dohodnutého přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance. Doba rozhodná pro právo na zahraniční stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením zahraniční pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení zahraniční pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem. Je-li zaměstnanec vyslán na zahraniční pracovní cestu do svého bydliště, přísluší mu stravné a zahraniční stravné pouze za cestu do bydliště a zpět, za cesty k výkonu práce a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě.

457. Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Zaměstnanci vyúčtovávají zálohu na cestovní náhrady třeba za měsíc.

Je stanovena nějaká lhůta k vyúčtování cestovních náhrad?

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Zaměstnavatel má tedy povinnost poskytnout zálohu jak při tuzemské, tak při zahraniční pracovní cestě. Znamená to, že před nástupem na pracovní cestu musí mít zaměstnanec (pokud se nedohodne se zaměstnavatelem jinak) k disposici peněžní prostředky poskytované v českých korunách pro tuzemskou pracovní cestu nebo v cizí měně pro zahraniční pracovní cestu. Zálohu poskytuje na všechny předpokládané cestovní náhrady, které v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty mohou vzniknout. Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné vyhláškou stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy. Zákoník práce uvádí zásadu, podle které, jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Doba může být kratší nebo delší, podle toho, zda a jak se dohodnou. Ani pro vlastní dohodu není předepsána povinně písemná forma. Jestliže však zaměstnanec doklady nepředloží, nemá zaměstnavatel povinnost provést vyúčtování cestovních náhrad a proplatit je zaměstnanci.

Zaměstnavatel je pak povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem (nedohodnou-li se na jiné době) provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit práva zaměstnance. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli v měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo v měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu.

Právní úpravou nejsou stanoveny formální požadavky na předložení písemných dokladů prokazujících oprávněnost požadovaných náhrad. Jako vhodný způsob je možné použít běžně používané tiskopisy zpravidla označené jako cestovní příkaz, kde jsou předepsané údaje. Jako součást vyúčtování však musí zaměstnanec uvést také dobu trvání pracovní cesty a vyznačit v návaznosti na stanovené podmínky pracovní cesty, kdy pracovní cesta začala a kdy skončila. U zahraniční pracovní cesty je pak důležitý údaj o okamžiku překročení státní hranice. Doporučujeme vnitřním předpisem stanovit postup při poskytování záloh na cestovní náhrady i pro jejich vyúčtování, v kterém se bude vycházet z ustanovení § 183 ZP, a pak nedodržení termínu stanoveného zaměstnavatelem ve vnitřním předpisu bude porušením povinností zaměstnance vztahujících se k jím vykonávané práce se všemi důsledky z toho případně vyplývajícími.

458. Náhrada výdajů za ubytování

Vysvětlete prosím, jak správně poskytovat náhrady za ubytování při pracovních cestách.

Jak poskytovat náhrady za ubytování?

Náhrada výdajů za ubytování se poskytuje ve výši částek, které zaměstnanec vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a také ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Po dobu návštěvy člena rodiny hradí zaměstnavatel zaměstnanci prokázané výdaje za ubytování pouze v případě, že si je musel zaměstnanec vzhledem k podmínkám pracovní cesty nebo ubytovacích služeb zachovat. Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec s ohledem na podmínky pracovní cesty nebo ubytovací služby výdaje za ubytování uhradit. Náhrada výdajů za ubytování je upravena komplexně, neboť řeší pracovní cestu, návštěvu člena rodiny i přerušení pracovní cesty. Obecně platí, že zaměstnavatel určuje podmínky, za kterých bude pracovní cesta konána, a tím samozřejmě i podmínky ubytování. Výdaj za ubytování představuje vždy značnou část cestovních náhrad. Zaměstnavatel tak nemůže zajisté určit konkrétní ubytovací zařízení, může však určit, jakou úroveň ubytování má zaměstnanec zvolit, případně v jakých maximálních cenových relacích se má pohybovat. Výši úhrady za ubytování musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat, pokud doklad nepředloží, nemusí mu zaměstnavatel náhradu výdajů za ubytování uhradit, může mu ji poskytnout pouze v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám. Obecně se požaduje, aby zaměstnanec zaměstnavateli prokázal výdaje za ubytování z pracovní cesty účetním dokladem z ubytovacího zařízení s tím, že tento doklad musí obsahovat všechny náležitosti účetního dokladu, jak stanoví § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Pokud je zaměstnanec ubytován samostatně (sám v hotelovém pokoji), měl by být doklad vystaven vždy pouze pro něj a pouze na jeho jméno a plnou adresu zaměstnavatele. Každý zaměstnanec je totiž podle zákoníku práce povinen a oprávněn vyúčtovávat výdaje z pracovní cesty pouze za sebe, nikoliv za jiné zaměstnance. Pokud je účet za ubytování vystaven tak, že obsahuje výdaj za několik zaměstnanců, mohou nastat nepříjemné komplikace jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance vyplývající ze zákona o daních z příjmů, týkající se uznatelnosti nákladů.

459. Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel zahájil spolupráci s francouzským partnerem a zaměstnanci budou nyní často cestovat služebně do Francie.

Jak se poskytují cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě?

Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě se poskytují při každé pracovní cestě samostatně. Jedinou výjimkou je poskytování zahraničního stravného, kdy se doby strávené mimo území České republiky, které trvají alespoň jednu hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách konaných v jednom kalendářním dni pro tento účel sčítají. Okruh cestovních náhrad uvedený v zákoníku práce (jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů za ubytování, stravovacích výdajů v cizí měně (tzv. „zahraniční stravné“) a nutných vedlejších výdajů) je povinný. Pro zaměstnance zaměstnavatele neuvedeného v § 109 odst. 3 ZP (tzv. podnikatelský subjekt) se jedná o minimální právo, které lze dále zvyšovat. Zaměstnancům těchto zaměstnavatelů je tak možno poskytovat cestovní náhrady ve vyšším rozsahu nebo je možné poskytovat i další náhrady ZP přímo výslovně neuvedené. Pro zaměstnance zaměstnavatele neuvedeného v § 109 odst. 3 ZP není u zahraniční pracovní cesty upraveno kapesné jako právo založené zákonem, je však možno právo na kapesné u nich sjednat nebo stanovit. Musíme si uvědomit zásadní zásadu zákoníku práce „co není zakázáno, je dovoleno“. Pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP jsou rozsah a podmínky cestovních náhrad stanovené zákoníkem práce závazné s výjimkami výslovně v zákoně uvedenými. I pro cestovní náhrady platí to, co bylo uvedeno výše pro cestovní náhrady tuzemské. Podle zákona o daních z příjmů platí, že předmětem daně ze závislé činnosti jsou pouze náhrady cestovních výdajů poskytované do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance zaměstnavatele uvedeného v § 109 odst. 3 ZP. Jsou-li cestovní náhrady zaměstnancům zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry poskytovány ve vyšším rozsahu, jedná se v tomto navýšení u zaměstnance o příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů a zahrnují se do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění. Na zahraniční pracovní cestu se vztahují obecné podmínky možnosti konat pracovní cestu pouze v dohodě se zaměstnancem upravené pro všechny pracovní cesty bez rozdílu v § 42 ZP, ochrana těhotných zaměstnankyň a zaměstnanců pečujících o děti upravená v § 240 ZP i povinnost zaměstnavatele určit předem písemně podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad.

Cestovní náhrady se poskytují v cizí měně od okamžiku přechodu státní hranice ČR, zákon tuto dobu nazývá dobou rozhodnou. Doba přechodu státní hranice je výslovně upravena pouze při letecké přepravě, kdy se jedná o dobu odletu a příletu letadla. Při všech ostatních přechodech státní hranice oznamuje dobu přechodu státní hranice zaměstnavateli zaměstnanec. Nicméně doba přechodu státní hranice musí odpovídat zaměstnavatelem předem určeným podmínkám pracovní cesty a zaměstnavatel podle určených podmínek si tuto dobu ověřuje.

Pro výši zahraničního stravného je totiž určující základní sazba stravného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. I pro toto zjištění je nutné za dobu rozhodnou považovat překročení státních hranic mezi jednotlivými státy, tak, aby bylo možno posoudit, která sazba se použije. Poskytování cestovních náhrad se posuzuje u každé zahraniční pracovní cesty samostatně. Jedinou výjimkou je případ, kdy se doby strávené mimo území ČR, které trvají alespoň jednu hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách konaných v jednom kalendářním dni, pro tento účel sčítají.

460. Pracovní cesta

Zaměstnanec nedávno nastoupil k novému zaměstnavateli a ten chtěl při podpisu pracovní smlouvy ještě podpis další smlouvy či dohody týkající se souhlasu s vysíláním na pracovní cesty.

Je jednání zaměstnavatele obvyklé?

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pokud je v pracovní smlouvě se zaměstnavatelem sjednáno více míst výkonu práce, rozumí se pracovní cestou vyslání zaměstnance zaměstnavatelem mimo všechna takto vymezená (sjednaná) místa výkonu práce. Vyslání na pracovní cestu je možné pouze na dobu nezbytné potřeby. Zákoník práce tuto dobu však blíže nespecifikuje, a proto je třeba dobu každé pracovní cesty posoudit samostatně ve vztahu ke všem relevantním skutečnostem daným poměry u zaměstnavatele. Vždy je však třeba stanovit konkrétní délku pracovní cesty před jejím započetím, protože délka pracovní cesty musí být vždy časově omezena. V praxi délka pracovní cesty zásadně odvisí od důvodu, pro které je zaměstnanec na cestu vyslán, a od úkolů, které v rámci cesty má splnit. I kdyby se nakonec stalo, že v průběhu pracovní cesty vznikne potřeba ji prodloužit, pak to zase musí být výhradně zaměstnavatel, který stanoví přesné časové období, o které je třeba cestu prodloužit. Novinkou nyní platného zákoníku práce je, že zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Podle starého zákoníku práce platilo, že zaměstnavatel může vyslat svého zaměstnance na dobu nezbytně nutnou na pracovní cestu, je-li tato podmínka sjednána v pracovní smlouvě. To dnes neplatí, dnes není třeba, aby součástí pracovní smlouvy bylo ujednání, že zaměstnavatel se se zaměstnancem dohodl, že jej může vysílat bez omezení na pracovní cesty. Dnes platná právní úprava preferuje dohodu zaměstnavatele se zaměstnancem a nepodmiňuje ji ujednáním obsaženým přímo v pracovní smlouvě. Důvody této změny jsou ryze praktické. Není totiž vhodné a ani praktické, aby pracovní smlouva obsahovala souhlas zaměstnance s vysíláním na pracovní cesty. Pracovní smlouva je základní trvalý dokument o podmínkách pracovního poměru, který má platnost po celou dobu trvání pracovního poměru, někdy i desítky let, a který by měl být měněn jen minimálně. Během let trvání pracovního poměru se však mohou měnit i podmínky u zaměstnance a důvody (zdravotní, rodinné), pro které souhlasí, nebo nesouhlasí s vysíláním na pracovní cesty. Zákonodárce nevyžaduje ani písemnou formu této dohody, nakonec je možné za dohodu nebo souhlas s vysláním ze strany zaměstnance chápat i jeho konkludentní jednání, tedy mlčky projevený nástup na pracovní cestu. V praxi se proto doporučuje uzavření písemné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.

Vzhledem k tomu, že v takovém případě se jedná o tzv. inominátní (nepojmenovanou) smlouvu podle nového občanského zákoníku, zákoník práce její náležitosti blíže nevymezuje. Proto je třeba věnovat zvýšenou pozornost ujednáním v ní obsaženým. Kromě vlastního závazku (spočívajícího v dohodě o vysílání zaměstnance na pracovní cesty) je třeba sjednat i podmínky zrušení této dohody, smlouvy. Doporučuji, aby se zaměstnanec před podpisem této dohody ujistil, jak často a kam ho bude zaměstnavatel vysílat. Velká frekvence pracovních cest např. v rámci měsíce může být zaměstnanci někdy na obtíž a může mu komplikovat osobní a rodinný život.

Řešení č. 439 až 460 zpracovala JUDr. Eva Dandová (IV/2019)