585. Cestovní náhrady u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr

Cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

V praxi se vyskytují nejasnosti ohledně sjednání práva na cestovní náhrady v případě, kdy dohoda o práci konané mimo pracovní poměr je pouze stručná a jednoduchá.

Jaké je řešení dané situace?

U dohod konaných mimo pracovní poměr je možné sjednat právo na cestovní náhrady. Pro zaměstnance, kteří mají uzavřen pracovní poměr, jsou cestovní náhrady nárokem přímo ze zákona, který jim musí zaměstnavatel poskytnout stejně, jako jim musí vyplatit mzdu. U zaměstnanců činných na základě některé z dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr tomu však tak není. Podle ustanovení § 155 ZP platí zásada, že cestovní náhrady je možné zaměstnanci, který koná pro zaměstnavatele práci na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, poskytnout pouze v případě, že bylo sjednáno toto právo, jakož i místo pravidelného pracoviště zaměstnance. Má-li zaměstnanec podle dohody o provedení práce vykonat pracovní úkol v místě mimo obec bydliště, má právo na cestovní náhrady, bylo-li jejich poskytnutí sjednáno, i když není sjednáno místo pravidelného pracoviště.

Jak je známo, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, ale zejména dohoda o pracovní činnosti) jsou svou podstatou dohody v pravém slova smyslu, jejich obsah tedy záleží od toho, co si zaměstnanec se zaměstnavatelem dohodl, a zákon jejich ujednání nestanoví meze. Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr jsou ve smyslu ustanovení § 2 ZP závislou prací a jako taková musí být vykonávána za odměnu, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele. Na rozdíl od pracovního poměru však právní úprava nezakládá při výkonu práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr právo zaměstnance na cestovní výdaje přímo ze zákona. Výslovně však připouští, aby právo na cestovní náhrady bylo možné při výkonu práce na základě obou dohod sjednat. Jejich poskytování je podmíněno dohodou za podmínky, že bylo sjednáno i místo pravidelného pracoviště. Dohoda o provedení práce i dohoda o pracovní činnosti musejí být povinně sjednávány písemně, a pokud není dodržena písemná forma, jsou tato právní jednání zakládající pracovněprávní vztah neplatná, ledaže strany tuto vadu dodatečně odstraní. Právo na poskytování cestovních náhrad nemusí být ale sjednáno písemně, není ani podmínkou, aby dohoda o sjednání tohoto práva byla obsahem konkrétní dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Ovšem samozřejmě písemná forma těchto úkonů je v praxi lepší, zaručuje prokazatelnost sjednání. Není proto vyloučeno sjednat právo na cestovní náhrady i mimo tyto dohody, právo může být sjednáno i ústně a může být sjednáno i v průběhu výkonu prací konaných na základě těchto dohod. Citované ustanovení § 155 ZP patří mezi ustanovení dispozitivní, protože je možné právo sjednat, ale není to povinnost. Bude-li ale dohodnuto, musí být současně sjednáno místo pravidelného pracoviště zaměstnance.

Povinnost sjednat pravidelné pracoviště je na rozdíl od pracovního poměru uložena proto, že povinnou náležitostí dohody o pracovní činnosti ani dohody o provedení práce není ujednání o místě výkonu práce. Uvedení pravidelného pracoviště je však jediným omezením, kterým zákonná úprava smluvní strany pracovněprávního vztahu při sjednání cestovních náhrad omezuje. Dohoda o vzniku práva nemusí zahrnout všechny v pracovním poměru jinak povinně poskytované druhy cestovních náhrad, které jsou upraveny v ustanovení § 156 ZP pro tuzemskou pracovní cestu nebo v ustanovení § 166 ZP pro zahraniční pracovní cestu. Je možné dohodnout právo pouze na některé náhrady, je možné sjednat i jejich odchylnou výši. Omezením pro zaměstnavatele je pouze to, že i na dohodnuté poskytování cestovních náhrad se vztahují shodné daňové dopady, včetně zápočtu do vyměřovacího základu pro pojištění na zdravotní a sociální pojištění, jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru, pokud jsou poskytovány ve vyšším rozsahu, než přísluší zaměstnancům zaměstnavatele uvedeného v ustanovení § 109 odst. 3 ZP.

586. Použití motorového vozidla

Řada zaměstnanců musí při své práci jezdit pravidelně na pracovní cesty a používat k tomu účelu motorové vozidlo. V praxi se proto řeší, zda zaměstnavatel poskytne zaměstnanci své vozidlo (v řadě případů i k soukromým účelům), nebo zda bude souhlasit s využitím motorového vozidla zaměstnance a co je výhodnější.

Jaké je řešení předmětné situace?

Použití motorového vozidla zaměstnance na pracovní cestě je plně věcí dohody zaměstnavatele a vyslaného zaměstnance. Zaměstnavatel nemůže zaměstnanci nařídit, aby k cestě na pracovní cestu použil vlastní motorové vozidlo, ale může to s ním samozřejmě dohodnout. V případě, že zaměstnanec použije své motorové vozidlo, zákon nestanoví, že vozidlo musí náležet přímo zaměstnanci, ani nestanoví podmínku, že musí být havarijně pojištěno. O tom všem rozhoduje zaměstnavatel podle svého uvážení. V praxi zaměstnavatelé často, když dávají souhlas s používáním soukromého motorového vozidla pro účely pracovní cesty, vyžadují po zaměstnancích, aby doložili, že mají kromě povinného ručení uzavřenu ještě pojistku.

V té souvislosti je třeba upozornit, že zákoník práce vůbec neřeší případ, kdy zaměstnavatel zaměstnanci poskytuje jako tzv. vedlejší plnění motorové vozidlo pro služební i soukromé účely (tzv. referentské vozidlo). To je výhradně záležitost daňových předpisů. Zákon č. 586/2006 Sb., o daních z příjmů, k tomu stanoví, že poskytuje-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Jde-li o najaté vozidlo, vychází se ze vstupní ceny vozidla u původního vlastníka, a to i v případě, že dojde k následné koupi vozidla. Pokud ve vstupní ceně není zahrnuta daň z přidané hodnoty, pro účely tohoto ustanovení se o tuto daň zvýší. Je-li částka, která se posuzuje jako příjem zaměstnance za každý i započatý kalendářní měsíc poskytnutí vozidla, nižší než 1 000 Kč, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 000 Kč. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce postupně za sebou více motorových vozidel k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z nejvyšší vstupní ceny motorového vozidla. Poskytne-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně v průběhu kalendářního měsíce více motorových vozidel současně, považuje se za příjem zaměstnance částka ve výši 1 % z úhrnu vstupních cen všech motorových vozidel používaných pro služební i soukromé účely.

Jestli bude zaměstnanec jezdit na služební cesty referentským vozidlem svého zaměstnavatele, nebo svým soukromým vozidlem, je výhradně věcí dohody zaměstnance se zaměstnavatelem. Zaměstnavatel je totiž ten, kdo odpovídá plně za bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance a ten musí při rozhodování o tom, kterým konkrétním motorovým vozidlem bude zaměstnanec jezdit, vzít v úvahu především jeho bezpečnost. Donutit zaměstnavatele k tomu, aby zaměstnanci povolil užívání jeho soukromého vozidla, nelze.

587. Použití silničního motorového vozidla

Podle ustanovení § 157 odst. 3 ZP platí, že použije-li zaměstnanec na žádost zaměstnavatele silniční motorové vozidlo, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Jak je dané uplatněno v praxi?

Použití silničního motorového vozidla zaměstnance je podmíněno žádostí zaměstnance. Zákoník práce nestanoví žádné bližší požadavky na technické či právní zajištění použitého silničního motorového vozidla. Zaměstnavatel však může svůj souhlas s použitím silničního motorového vozidla zaměstnance podmínit předložením osvědčení o platné technické prohlídce a dokladu o pravidelném měření emisí a může také svůj souhlas podmínit předložením dokladu o tom, že na vozidlo je uzavřeno zákonné pojištění odpovědnosti z provozu motorového vozidla podle zákona č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla, případně že je na vozidlo sjednáno i havarijní pojištění. Ani jedna z výše uvedených podmínek sice zákoníkem práce vyžadována není, je ovšem na úvaze zaměstnavatele, jaké on si stanoví podmínky s ohledem na vyhodnocení rizik, které mohou během pracovní cesty nastat. On totiž odpovídá plně za bezpečnost a ochranu zdraví při práci svých zaměstnanců a odpovídá také za bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance při pracovní cestě.

Podle zákoníku práce však dále platí, že zaměstnavatel odpovídá zaměstnanci za škodu, která mu vznikla při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním, porušením právních povinností nebo úmyslným jednání proti dobrým mravům. Odpovědnost zaměstnavatele za škodu je dána nejen pro případ porušení jeho právních povinností, ale také pokud tyto právní povinnosti poruší jiná osoba. Tak tomu bývá zpravidla u dopravních nehod, kdy je zaměstnanci na jím použitém osobním automobilu způsobena jiným účastníkem silničního provozu škoda. Zákoník práce takto výslovně stanoví, že zaměstnavatel neodpovídá zaměstnanci za škodu na dopravním prostředku, který použil při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním bez jeho souhlasu. Z této výslovné úpravy vyplývá, že zaměstnavatel odpovídá za případnou vzniklou škodu pouze v případě, kdy s použitím konkrétního silničního motorového vozidla vyslovil souhlas a zaměstnanec o jeho použití požádal.

V případě, že se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodl na použití jeho soukromého motorového vozidla, bude zaměstnanci při každé pracovní cestě příslušet za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu.

Tak jako každý rok, i s účinností od 1. ledna 2022 došlo ke změně sazeb náhrad cestovních výdajů. K uvedenému datu došlo ke změně sazeb stravného, sazby základní náhrady a průměrných cen pohonných hmot pro používání soukromých silničních motorových vozidel při pracovních cestách zaměstnanců, a to konkrétně novou vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí. Jedná se o vyhlášku č. 251/2021 Sb.

Sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel je v téže vyhlášce Ministerstva práce a sociálních věcí stanovena v jejím § 1. Konkrétně sazba základní náhrady za 1 km jízdy podle ustanovení § 157 odst. 4 ZP činí nejméně u

- jednostopých vozidel a tříkolek 1,30 Kč,

- osobních silničních motorových vozidel 4,70 Kč.

U nákladních automobilů, autobusů a traktorů činí nejméně 9,40 Kč (tj. nejméně dvojnásobnou výši základní sazby platné pro osobní silniční motorová vozidla, jak je stanoveno v ustanovení § 157 odst. 5 ZP). Tato náhrada zahrnuje náhradu za opotřebení vozidla, ale také všechny případně vzniklé náklady související s provozem vozidla, jako je doplnění provozních kapalin s výjimkou pohonných hmot, mytí, opravy a běžná údržba.

Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty je pro rok 2022 též změněna a činí 37,10 Kč za 1 litr benzinu automobilového 95 oktanů, 40,50 Kč za 1 litr benzinu automobilového 98 oktanů a 36,10 Kč za 1 litr motorové nafty.

588. Druhy cestovních náhrad

V praxi činí určitý výkladový problém rozlišení cestovních náhrad poskytovaných zaměstnancům zaměstnavatelů uvedeným v ustanovení § 109 odst. 3 ZP a náhrad poskytovaných zaměstnancům zaměstnavatelů neuvedeným v ustanovení § 109 odst. 3 ZP.

Na jaké cestovní náhrady mají zaměstnanci právo?

Druhy cestovních náhrad pro zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry vyjmenovává zákoník práce v minimálním výčtu. Platí zásada, že zaměstnanci při pracovní cestě mají minimálně právo na náhradu

- jízdních výdajů,

- jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny,

- výdajů za ubytování,

- zvýšených stravovacích výdajů (tzv. „stravné“),

- nutných vedlejších výdajů.

Pro účely poskytování cestovních náhrad se za pracovní cestu považuje kromě vlastní pracovní cesty i cesta mimo pravidelné pracoviště a cesta v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

Zaměstnavatel může (ale nemusí) zaměstnanci poskytovat i další náhrady výdajů, za cestovní náhrady se však považují pouze ty, které byly poskytnuty při pracovních cestách, při cestě mimo pravidelné pracoviště, cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, při přeložení, při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a při výkonu práce v zahraničí.

Právní úprava je obsažena v hlavě II části sedmé zákoníku práce, v ustanoveních § 156 až § 165 ZP.

Pro zaměstnance zaměstnavatelů tzv. nepodnikatelské sféry platí, že se poskytují cestovní náhrady v podstatě podle hlavy II části sedmé zákoníku práce (tedy výše uvedené náhrady pro podnikatelskou sféru), ovšem s odchylkami zde výslovně stanovenými.

Za zaměstnavatele nepodnikatelské sféry se považují zaměstnavatelé vyjmenovaní v ustanovení § 109 odst. 3 ZP – konkrétně zaměstnanci zaměstnavatele, kterým je stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona, nebo regionální rada regionu soudržnosti.

Pro tyto zaměstnance jsou v zákoníku práce stanoveny odchylky u

- náhrady jízdních výdajů

- poskytování stravného

- náhrady při přeložení a přijetí

- náhrady spojené se stěhováním.

589. Náhrada jízdních výdajů

Podle ustanovení § 157 odst. 2 ZP platí, že použije-li zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele místo určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek, včetně silničního motorového vozidla, s výjimkou vozidla poskytnutého zaměstnavatelem, přísluší mu náhrada jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek.

Je daná úvaha správná?

Obecně platí, že náhradu jízdních výdajů během pracovní cesty za použití zaměstnavatelem určeného dopravního prostředku je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnanci v plné výši. Pro vznik práva na náhradu jízdních výdajů je však rozhodující určený způsob dopravy, případně je rozhodující pro výši poskytovaných výdajů. Náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného prostředku dálkové přepravy přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Jedná se tedy o náhradu, kterou je zaměstnanec povinen prokázat. Pokud by zaměstnanec výši náhrady zaměstnavateli neprokázal, náhrada jízdních výdajů mu nepřísluší a zaměstnavatel si rozhodne, zda mu dobrovolně nějakou náhradu poskytne nebo neposkytne. V tom případě by zaměstnavatel vycházel z předem určených podmínek pracovní cesty. Zaměstnanec však právo na náhradu jízdních výdajů za dopravu nemá, pokud tyto náklady nevynaložil, tedy např. proto, že jej do místa určení pracovní cesty dovezl spoluzaměstnanec apod.

Zásadně platí, že v případě, kdy zaměstnanec použije namísto určeného dopravního prostředku jiný dopravní prostředek (např. namísto vlaku vlastní osobní automobil), přísluší náhrada cestovních výdajů ve výši odpovídající dopravnímu prostředku, s jehož použitím vyslovil zaměstnavatel předem souhlas.

Jestliže zaměstnavatel souhlas předem nedal a zaměstnanec použil jiný dopravní prostředek bez souhlasu zaměstnavatele, náhrada nákladů jízdních výdajů mu nepřísluší. Zaměstnanec nemůže sám rozhodnout o tom, že namísto určeného dopravního prostředku použije jiný. Zaměstnavatel je totiž sám povinen pro případ vynakládání náhrad cestovních výdajů doložit oprávněnost volby určených dopravních prostředků z důvodu daňové uznatelnosti.

V případě, že však zaměstnavatel dá souhlas s tím, aby zaměstnanec použil místo předem určeného hromadného prostředku dálkové přepravy jiný dopravní prostředek včetně osobního automobilu, přísluší mu náhrada odpovídající ceně jízdného za původně určený dopravní prostředek. Pouze v tomto případě přísluší zaměstnanci náhrada bez doložení jízdních dokladů a zaměstnavatel si cenu jízdného zjišťuje zpravidla u dopravce sám. V praxi to znamená, že v případě, kdy zaměstnanec použije namísto předem určeného vlaku soukromý automobil, přísluší mu pouze náhrada jízdného za předem určený vlak (odpovídající třídě vlaku).

590. Mimořádná cesta mimo rozvrh směn

Cestovními výdaji, za které poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady, se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci mimo jiné i při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště.

V praxi zaměstnavatelé často nařizují práci přesčas na dny pracovního klidu (sobotu, neděli), kdy zaměstnanci mají omezenou možnost dopravy do zaměstnání. V té souvislosti se řeší náhrady za použití soukromého dopravního prostředku zaměstnance (osobního automobilu, motocyklu) k cestě do zaměstnání.

Jaké je správné řešení?

Cesta do zaměstnání, jak známo, není úkonem v přímé souvislosti s plněním pracovních úkolů, proto také platí zásada, že úraz na ní utrpěný není úrazem pracovním, tudíž nelze také cestu do zaměstnání posuzovat jako pracovní cestu a hradit zaměstnanci náklady této cesty. To je obecná zásada.

Z této zásady však zákoník práce připustil jednu výjimku a tou je poskytování cestovních výdajů, které vzniknou zaměstnanci při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště. To je zcela nové ustanovení, které si vyžádala praxe.

Jednou z novel zákoníku práce byl také text ustanovení § 152 odst. 3 ZP formulačně pozměněn a namísto původního, že se jednalo o cestu v souvislosti s „mimořádným výkonem práce“, je precizněji vyjádřeno, že se má jednat o „mimořádnou cestu“ v souvislosti s výkonem práce. U poskytování cestovních náhrad při mimořádné cestě v souvislosti s výkonem práce mimo původně stanovený rozvrh pracovních směn se musí zaměstnanec k výkonu této práce dostavit a po výkonu této práce se opět musí dopravit do svého bydliště. O mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce se zpravidla jedná u nařízené práce přesčas, která je nařízena mimo původně stanovené rozvržení pracovních směn a nenavazuje na rozvrh pracovní doby.

Pokud by ale práce přesčas navazovala na rozvržení pracovní doby a zaměstnanec se poté vrací do svého bydliště, jedná se o návrat z jeho směny, byť prodloužené o práci přesčas. O mimořádnou cestu půjde i v případech, kdy je se zaměstnancem dohodnuta pracovní pohotovost v bydlišti nebo v jiném dohodnutém místě a dojde k tomu, že zaměstnanec se musí v době pracovní pohotovosti dostavit na pracoviště.

Zaměstnavatel má povinnost hradit cestovné zejména při cestě do zaměstnání v případě mimořádných směn. To je ale jediná výjimka ze zásady, že cesty do zaměstnání a zpět si hradí zaměstnanec sám.

591. Cena pohonné hmoty

Pro rok 2022 je sazba základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a průměrná cena pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad stanovena vyhláškou č. 511/2021 Sb. Na počátku r. 2022 byla tato vyhláška novelizována vyhláškou č. 47/2022 Sb.

Jak se prokazuje cena pohonné hmoty v praxi?

Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen. Jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty zaměstnavateli neprokáže, použije zaměstnavatel pro určení výše náhrady průměrnou cenu příslušné pohonné hmoty stanovenou výše citovanou vyhláškou č. 511/2021 Sb.:

- 37,10 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů,

- 40,50 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů,

- 36,10 Kč u motorové nafty,

- 4,10 Kč za 1 kilowatthodinu elektřiny.

Dne 12. 3. 2022 nabyla účinnosti novela vyhlášky provedená vyhláškou č. 47/2022 Sb., která zvýšila průměrnou cenu za 1 kilowatthodinu elektřiny ze 4,10 Kč na 6,00 Kč. Ceny ostatních pohonných hmot zůstaly beze změny.

O neprokázání ceny pohonné hmoty se bude jednat v případě, že zaměstnanec cenu pohonné hmoty žádným způsobem nedoloží, anebo i v případě, kdy zaměstnancem předložené doklady nebude považovat za hodnověrné, protože zjevně nesouvisejí s danou pracovní cestou (nákup pohonných hmot předem nebo později).

Spotřebu pohonné hmoty silničního motorového vozidla vypočítá zaměstnavatel z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu použitého vozidla, které je zaměstnanec povinen zaměstnavateli předložit. Jestliže technický průkaz vozidla tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Při určení spotřeby pohonné hmoty použije zaměstnavatel údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropských společenství.

Není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem z údajů v technickém průkazu uvedených.

Náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu se na základě zjištěné ceny pohonné hmoty (případně průměrné ceny příslušné pohonné hmoty stanovené výše citovanou vyhláškou) stanoví jako násobek ceny, spotřeby pohonné hmoty a počtu kilometrů ujetých vozidlem na pracovní cestě.

592. Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě

Zaměstnavatel je povinen za podmínek dále stanovených poskytnout zaměstnanci stravné ve výši a za podmínek stanovených v ustanovení § 163 ZP, s výjimkou odstavce 4, a náhradu jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů za ubytování, stravovacích výdajů v cizí měně (tzv. „zahraniční stravné“) a nutných vedlejších výdajů. Zaměstnavatel může při zahraniční pracovní cestě poskytnout zaměstnanci i další cestovní náhrady.

Na jaké náhrady má zaměstnanec při zahraniční pracovní cestě právo?

Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě se poskytují při každé pracovní cestě samostatně. Jedinou výjimkou je poskytování zahraničního stravného, kdy se doby strávené mimo území České republiky, které trvají alespoň jednu hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách konaných v jednom kalendářním dni pro tento účel sčítají. Okruh cestovních náhrad uvedený v zákoníku práce (jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů za ubytování, stravovacích výdajů v cizí měně (tzv. „zahraniční stravné“) a nutných vedlejších výdajů) je povinný. Pro zaměstnance zaměstnavatele neuvedeného v ustanovení 109 odst. 3 ZP (tzv. podnikatelský subjekt) se jedná o minimální právo, které lze dále zvyšovat. Zaměstnancům těchto zaměstnavatelů je tak možno poskytovat cestovní náhrady ve vyšším rozsahu nebo je možné poskytovat i další náhrady ZP přímo výslovně neuvedené.

Pro zaměstnance zaměstnavatele neuvedeného v ustanovení 109 odst. 3 ZP není u zahraniční pracovní cesty upraveno kapesné jako právo založené zákonem, je však možno právo na kapesné u nich sjednat nebo stanovit. Musíme si uvědomit zásadní zásadu zákoníku práce „co není zakázáno, je dovoleno“.

Pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v ustanovení 109 odst. 3 ZP jsou rozsah a podmínky cestovních náhrad stanovené zákoníkem práce závazné s výjimkami výslovně v zákoně uvedenými.

I pro cestovní náhrady platí, to co bylo uvedeno výše pro cestovní náhrady tuzemské. Podle zákona o daních z příjmů platí, že předmětem daně ze závislé činnosti jsou pouze náhrady cestovních výdajů poskytované do výše stanovené nebo umožněné zákoníkem práce pro zaměstnance zaměstnavatele uvedeného v ustanovení 109 odst. 3 ZP. Jsou-li cestovní náhrady zaměstnancům zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry poskytovány ve vyšším rozsahu, jedná se v tomto navýšení u zaměstnance o příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů a zahrnují se do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění.

Na zahraniční pracovní cestu se vztahují obecné podmínky možnosti konat pracovní cestu pouze v dohodě se zaměstnancem upravené pro všechny pracovní cesty bez rozdílu v ustanovení § 42 ZP, ochrana těhotných zaměstnankyň a zaměstnanců pečujících o děti upravená v ustanovení § 240 ZP i povinnost zaměstnavatele určit předem písemně podmínky, které mohou ovlivnit poskytování a výši cestovních náhrad.

Cestovní náhrady se poskytují v cizí měně od okamžiku přechodu státní hranice ČR, zákon tuto dobu nazývá dobou rozhodnou. Doba přechodu státní hranice je výslovně upravena pouze při letecké přepravě, kdy se jedná o dobu odletu a příletu letadla. Při všech ostatních přechodech státní hranice oznamuje dobu přechodu státní hranice zaměstnavateli zaměstnanec. Nicméně doba přechodu státní hranice musí odpovídat zaměstnavatelem předem určeným podmínkám pracovní cesty a zaměstnavatel podle určených podmínek (tj. vzdálenosti státní hranice od místa nástupu pracovní cesty) si tuto dobu ověřuje. Pro výši zahraničního stravného je totiž určující základní sazba stravného pro stát, ve kterém zaměstnanec stráví v kalendářním dni nejvíce času. I pro toto zjištění je nutné za dobu rozhodnou považovat překročení státních hranic mezi jednotlivými státy, tak, aby bylo možno posoudit, která sazba se použije. Poskytování cestovních náhrad se posuzuje u každé zahraniční pracovní cesty samostatně. Jedinou výjimkou je případ, kdy se doby strávené mimo území ČR, které trvají alespoň jednu hodinu a déle při více zahraničních pracovních cestách konaných v jednom kalendářním dni, pro tento účel sčítají.

593. Záloha na cestovní náhrady a její vyúčtování

Jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. V praxi není toto ustanovení často dodržováno.

Jak je to s poskytováním záloh na cestovní náhrady a jejich vyúčtováním?

Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci zúčtovatelnou zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se se zaměstnancem nedohodne, že záloha nebude poskytnuta. Zaměstnavatel má tedy povinnost poskytnout zálohu jak při tuzemské, tak při zahraniční pracovní cestě. Znamená to, že před nástupem na pracovní cestu musí mít zaměstnanec (pokud se nedohodne se zaměstnavatelem jinak) k disposici peněžní prostředky poskytované v českých korunách pro tuzemskou pracovní cestu nebo v cizí měně pro zahraniční pracovní cestu. Zálohu poskytuje na všechny předpokládané cestovní náhrady, které v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty mohou vzniknout.

Při zahraniční pracovní cestě může zaměstnavatel po dohodě se zaměstnancem poskytnout zálohu v cizí měně nebo její část též cestovním šekem nebo zapůjčením platební karty zaměstnavatele. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy na zahraniční stravné v české měně nebo v jiné vyhláškou stanovené cizí měně pro příslušný stát, pokud je k této měně Českou národní bankou vyhlašován kurz. Při určení výše zahraničního stravného v dohodnuté měně se nejprve zjistí korunová hodnota zahraničního stravného, která se přepočítá na dohodnutou měnu. Pro určení korunové hodnoty zahraničního stravného a částky zahraničního stravného v dohodnuté měně se použijí kurzy vyhlášené Českou národní bankou a platné v den vyplacení zálohy.

Zákoník práce uvádí zásadu, podle které jestliže se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne na jiné době, je zaměstnanec povinen do 10 pracovních dnů po dni ukončení pracovní cesty nebo jiné skutečnosti zakládající právo na cestovní náhradu předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Doba může být kratší nebo delší, podle toho, zda a jak se dohodnou. Ani pro vlastní dohodu není předepsána povinně písemná forma. Jestliže však zaměstnanec doklady nepředloží, nemá zaměstnavatel povinnost provést vyúčtování cestovních náhrad a proplatit je zaměstnanci.

Zaměstnavatel je pak povinen do 10 pracovních dnů ode dne předložení písemných dokladů zaměstnancem (nedohodnou-li se na jiné době) provést vyúčtování cestovních náhrad a uspokojit práva zaměstnance.

Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě vyšší, než činí právo zaměstnance, vrací zaměstnanec zaměstnavateli ve měně, kterou mu zaměstnavatel poskytl, nebo ve měně, na kterou zaměstnanec tuto měnu v zahraničí směnil, anebo v české měně. Částku, o kterou byla poskytnutá záloha při zahraniční pracovní cestě nižší, než činí právo zaměstnance, doplácí zaměstnavatel zaměstnanci v české měně, pokud se nedohodnou jinak. Při vyúčtování zálohy použije zaměstnavatel zaměstnancem doložený kurz, kterým byla poskytnutá měna v zahraničí směněna na jinou měnu.

Právní úpravou nejsou stanoveny formální požadavky na předložení písemných dokladů prokazujících oprávněnost požadovaných náhrad. Jako vhodný způsob je možné použít běžně používané tiskopisy zpravidla označené jako cestovní příkaz, kde jsou předepsané údaje. Jako součást vyúčtování však musí zaměstnanec uvést také dobu trvání pracovní cesty a vyznačit v návaznosti na stanovené podmínky pracovní cesty, kdy pracovní cesta začala a kdy skončila. U zahraniční pracovní cesty je pak důležitý údaj o okamžiku překročení státní hranice.

Doporučuje se, aby zaměstnavatel vnitřním předpisem stanovil postup při poskytování záloh na cestovní náhrady i pro jejich vyúčtování, v kterém bude vycházet z ustanovení § 183 ZP, a pak nedodržení termínu stanoveného zaměstnavatelem ve vnitřním předpisu bude porušením povinností zaměstnance vztahujících se k jím vykonávané práci se všemi důsledky z toho případně vyplývajícími.

594. Náhrada nutných vedlejších výdajů

Zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

Je předmětná úvaha správná?

Náhrada nutných vedlejších výdajů podle ustanovení § 164 ZP se poskytuje zaměstnanci k úhradě dalších výdajů souvisejících s pracovní cestou. Platí obecná zásada, že zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Zásadou je, že i tento výdaj je obecně třeba prokazovat. Pouze v případě, nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty. To je výjimka z obecného pravidla obsaženého v ustanovení § 185 ZP, které při neprokázání výdajů obecně zaměstnavateli neukládá povinnost požadované náhrady uhradit. Z tohoto ustanovení vyplývá, že i v případě, kdy zaměstnanec nutné vedlejší výdaje neprokáže (to může být i v případě, kdy zaměstnanec doklad ztratí), je zaměstnavatel povinen jejich úhradu zaměstnanci poskytnout, a to ve výši odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

V praxi bývají takovými výdaji poplatky za parkování, povinně uhrazované dálniční poplatky, v zahraničí např. i poplatky za použití některých silnic či tunelů, dále pak poplatky za úschovu zavazadel, výdaje za telefonické hovory, internetové spojení, vstupné na akci apod. Mezi vedlejší výdaje však nepatří výdaje za nadstandardní hotelové služby (rozhlas, televize, wellness centrum apod.) nebo výdaje za pokutu uloženou za porušení předpisů v silničním provozu. Posouzení toho, zda se jedná o nutné vedlejší výdaje, nebo ne, ponechává zákoník práce výhradně na zaměstnavateli.

595. Náhrada jízdních výdajů za MHD v Praze, Brně, Ostravě

Zejména v Praze, Brně a Ostravě vznikají výkladové problémy při prokazování náhrady jízdních výdajů při pracovních cestách zaměstnanců, kteří zde mají trvalé bydliště, takže vlastní předplatní jízdenky MHD.

Jak je to s náhradou jízdních výdajů za MHD v Praze, Brně a Ostravě?

Náhradu jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu v souladu s určenými podmínkami pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel v prokázané výši. Tato náhrada náleží zaměstnanci i vedle náhrad jízdních výdajů při použití jiného dopravního prostředku, zejména silničního motorového vozidla. I v tomto případě se postupuje při posouzení oprávněnosti vynaložených cestovních nákladů podle předem určených podmínek pracovní cesty.

Při poskytnutí náhrady jízdních výdajů za použití místní hromadné dopravy při pracovních cestách v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, zaměstnavatel poskytne tuto náhradu ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanec musel jízdní výdaje prokazovat.

Při použití místní hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, nemusí zaměstnanec podle ustanovení § 159 odst. 2 ZP jízdní výdaje, které skutečně uhradil, prokazovat jízdenkou. Přesto mu je zaměstnavatel povinen náhradu jízdních výdajů proplatit, a to ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty. Použije-li zaměstnanec místní hromadnou dopravu na pracovní cestě v jiné obci, než má sjednáno místo výkonu práce, musí výši jízdních výdajů prokázat. Zaměstnavatel však i v tomto případě může postupovat podle ustanovení § 185 ZP a zaměstnanci jízdní výdaje proplatit i při neprokázání jejich výše.

Koncepční novela zákoníku práce v r. 2012 vložila do ustanovení § 159 ZP poslední větu, že náhrada jízdních výdajů zaměstnanci nepřísluší, pokud zaměstnavatel zajistí použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá. Toto ustanovení je zjevně nadbytečné. V praxi se jedná nejčastěji o případy, kdy zaměstnavatel předem vybaví zaměstnance přenosnými kupony nebo jinými předplatnými jízdenkami místní hromadné dopravy. Ovšem tato náhrada by zaměstnanci nepříslušela, ani kdyby citovanou větu ustanovení § 159 ZP neobsahovalo. Platí totiž obecná zásada, že náhrada cestovních výdajů zaměstnanci přísluší pouze za reálně vynaložené náklady.

Obecně platí, že zaměstnanec má právo na náhradu výdajů při použití městské hromadné dopravy i pro případ, že použil svoji předplatní jízdenku. Zaměstnavatel je povinen při použití místní městské hromadné dopravy poskytnout náhradu podle předem určených podmínek. V případě častějších pracovních cest v obci, v níž má zaměstnanec sjednané místo výkonu práce nebo má bydliště, a lze proto předpokládat, že má předplatnou časovou jízdenku, je možné náhradu jízdních výdajů poskytovat jako paušalizovanou podle pravidel upravených v ustanovení § 182 ZP. Pro zaměstnavatele je stanovení paušálu zpravidla ekonomicky výhodnější způsob úhrady nákladů při použití městské hromadné dopravy v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce.

Podle citovaného ustanovení platí, že při sjednání paušální měsíční nebo denní částky cestovní náhrady, popřípadě při jejím stanovení vnitřním předpisem nebo individuálním písemným určením se vychází z průměrných podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad skupině zaměstnanců nebo zaměstnanci, z výše cestovních náhrad a z očekávaných průměrných výdajů této skupiny zaměstnanců nebo tohoto zaměstnance. Současně se určí způsob krácení paušální částky za dobu, kdy zaměstnanec nevykonává práci. V praxi zaměstnavatelé poskytování tohoto paušálu upravují většinou vnitřním předpisem.

596. Stravné

V pravidelném termínu od 1. ledna MPSV vyhláškou mění sazbu základní náhrady za používání silničních motorových vozidel stanovenou v ustanovení § 157 odst. 4, mění stravné stanovené v ustanoveních § 163 odst. 1 a § 176 odst. 1 a stanoví průměrnou cenu pohonných hmot, a to podle údajů Českého statistického úřadu o cenách vozidel, o cenách jídel a nealkoholických nápojů ve veřejném stravování a o cenách pohonných hmot.

Jak je to s náhradou v daném případě?

Pro rok 2022 platí vyhláška č. 511/2021 Sb., o změně sazby základní náhrady za používání silničních motorových vozidel a stravného a o stanovení průměrné ceny pohonných hmot pro účely poskytování cestovních náhrad. Novela vyhlášky provedená vyhláškou č. 47/2022 Sb. se výše stravného nedotkla, měnila pouze cenu pohonné hmoty, konkrétně elektřiny. Podle vyhlášky č. 511/2021 Sb. platí, že za každý kalendářní den pracovní cesty poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci stravné pro rok 2022 nejméně ve výši

- 99 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

- 151 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

- 237 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, je zaměstnavatel oprávněn za každé uvedené jídlo stravné krátit až o hodnotu

- 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

- 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

- 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Ovšem platí zásada, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanovené, nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci stravné ve výše uvedené minimální výši.

Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se může upustit od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dnu, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

Po dobu návštěvy člena rodiny nebo po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance stravné zaměstnanci nepřísluší. Doba rozhodná pro právo na stravné před návštěvou člena rodiny nebo dohodnutým přerušením pracovní cesty končí ukončením výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem, a po návštěvě člena rodiny nebo přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance začíná současně se začátkem výkonu práce, nebo jiným předem dohodnutým způsobem.

Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu do místa svého bydliště, které je odlišné od jeho místa výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, přísluší mu stravné pouze za cestu do místa jeho bydliště a zpět a za dobu výkonu práce v tomto místě.

Důvody pro neposkytnutí stravného stanovené se nemohou rozšiřovat.

Ustanovení § 163 ZP o stravném je v praxi významné, protože upravuje krytí zvýšených výdajů zaměstnance na stravování při pracovních cestách, např. v restauračních zařízeních, kde se zaměstnanec obvykle nestravuje. Stravné je skutečně určené pouze na krytí zvýšených nákladů na stravování, nikoliv na krytí všech nákladů. Z toho důvodu je také stanoveno paušální částkou, která je stejně jako náklady na pohonné hmoty pravidelně každoročně vyhlašována vyhláškou MPSV, a nemusí tak odpovídat konkrétním nákladům konkrétního zaměstnance na pracovní cestě. Konkrétní výše stravného, kterou zaměstnavatel zaměstnanci poskytne při pracovní cestě, musí být sjednaná nebo stanovená před vysláním na pracovní cestu. Pokud tak zaměstnavatel předem neučiní, přísluší zaměstnanci stravné stanové pro daný kalendářní rok prováděcí vyhláškou MPSV.

Z výše uvedeného je patrné, že zaměstnanci zaměstnavatelů podnikatelské sféry mají zákonem a vyhláškou stanoveno stravné pouze v minimální výši. Pro zaměstnance zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry (uvedených v ustanovení § 109 odst. 3 ZP) je stravné v ustanovení § 176 ZP stanoveno rozpětím, což znamená, že tito zaměstnavatelé mohou přiznávat zaměstnancům stravné dle svého uvážení v rámci daného rozpětí. Pro zaměstnance i zaměstnavatele podnikatelské sféry to má praktické daňové důsledky. Částka přesahující stanovené limity se totiž stává pro zaměstnance zdanitelným příjmem. Pro zaměstnavatele ne, ten si podle zákona o daních z příjmů zahrne do nákladů veškeré vynaložené náklady na stravné, byť přesahují zákonem stanovené limity.

Koncepční novela zákoníku práce v r. 2012 zavedla nový způsob krácení stravného z důvodu částečného bezplatného stravování, přičemž není rozhodující, zda bezplatné jídlo poskytl zaměstnanci sám zaměstnavatel, nebo jiná osoba. Obecně také platí, že nesjedná-li zaměstnavatel nebo neurčí-li před vysláním zaměstnance na pracovní cestu vyšší stravné, než je stanoveno, nebo míru jeho krácení, přísluší zaměstnanci stravné alespoň v nejnižší stanovené výši.

Novinkou ustanovení § 163 ZP je také možnost sčítání doby trvání dvoudenních pracovních cest, pokud to bude pro zaměstnance výhodnější z hlediska výše nároku na stravné. Dříve totiž při striktním posouzením doby pracovní cesty v jednotlivých kalendářních dnech docházelo k případům, kdy ani v jednom kalendářním dni nevznikl zaměstnanci nárok na stravné. Aby se odstranila tato tvrdost, zavedl zákoník práce možnost sčítání doby trvání pracovní cesty.

V návaznosti na výše uvedenou koncepční novelu zákoníku práce v r. 2012 bylo stanoveno, že zaměstnanci stravné nepřísluší, pokud mu během pracovní cesty, která trvá 5 až 12 hodin, byla poskytnuta dvě bezplatná jídla, anebo při pracovní cestě, která trvá 12 až 18 hodin, tři bezplatná jídla.

Zaměstnavatel podnikatelské sféry (neuvedený v ustanovení § 109 odst. 3 ZP) může zaměstnancům poskytovat stravné i v těchto případech, protože ustanovení § 163 ZP neupravuje, že zaměstnanci v těchto případech stravné nepřísluší, na straně zaměstnance se však jedná o zdanitelný příjem a součást vyměřovacího základu pro účely pojistného na zdravotní a sociální pojištění.

Jestliže zaměstnavatel sjedná nebo určí vyšší sazbu stravného, než je uvedena v ustanovení § 163 ZP, není až do výše limitu v ustanovení § 176 odst. 1 ZP pro zaměstnance zaměstnavatele nepodnikatelské sféry považována za zdanitelný příjem ani za součást vyměřovacího základu pro účely pojistného na zdravotní a sociální pojištění. Pro rok 2022 se jedná o částku 118 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, o částku 182 Kč, trvá-li pracovní cesta 12 až 18 hodin, a o částku 283 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

597. Náhrada výdajů za ubytování

Podle ustanovení § 162 odst. 1 ZP platí, že zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou prokáže.

Jak je to s náhradou výdajů za ubytování?

Náhrada výdajů za ubytování se poskytuje ve výši částek, které zaměstnanec vynaložil, a také ve výši, kterou prokáže.

Po dobu předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance není zaměstnavatel povinen zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování poskytnout, i když musel po tuto dobu zaměstnanec výdaje za ubytování uhradit.

Náhrada výdajů za ubytování je upravena komplexně, neboť řeší pracovní cestu, návštěvu člena rodiny i přerušení pracovní cesty. Obecně platí, že zaměstnavatel určuje podmínky, za kterých bude pracovní cesta konána a tím samozřejmě i podmínky ubytování. Výdaj za ubytování představuje vždy značnou část cestovních náhrad. Zaměstnavatel tak nemůže zajisté určit konkrétní ubytovací zařízení, může však určit, jakou úroveň ubytování má zaměstnanec zvolit, případně v jakých maximálních cenových relacích se má pohybovat. Výši úhrady za ubytování musí zaměstnanec zaměstnavateli prokázat, pokud doklad nepředloží, nemusí mu zaměstnavatel náhradu výdajů za ubytování uhradit, může mu ji poskytnout pouze v jím uznané výši, která odpovídá určeným podmínkám.

Obecně se požaduje, aby zaměstnanec zaměstnavateli prokázal výdaje za ubytování z pracovní cesty účetním dokladem z ubytovacího zařízení s tím, že tento doklad musí obsahovat všechny náležitosti účetního dokladu, jak stanoví ustanovení § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.

Pokud je zaměstnanec ubytován samostatně (sám v hotelovém pokoji), měl by být doklad vystaven vždy pouze pro něj a pouze na jeho jméno a plnou adresu zaměstnavatele. Každý zaměstnanec je totiž podle zákoníku práce povinen a oprávněn vyúčtovávat výdaje z pracovní cesty pouze za sebe, nikoliv za jiné zaměstnance.

Pokud je účet za ubytování vystaven tak, že obsahuje výdaj za několik zaměstnanců, mohou nastat nepříjemné komplikace jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance vyplývající ze zákona o daních z příjmů, týkajících se uznatelnosti nákladů.

Řešení č. 584 až 597 zpracovala JUDr. Eva Dandová (V/2022)