Cestovní výdaje – náhrada

Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci náhrady cestovních výdajů. Jedná se o náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce, v rozsahu a za podmínek stanovených v části sedmé ZP. 

Cestovními výdaji, za které
poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci cestovní náhrady,

se rozumí výdaje, které vzniknou zaměstnanci při

•    pracovní cestě,

•    cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště,

•    cestě mimo pravidelné pracoviště,

•    přeložení,

•    přijetí do zaměstnání v pracovním poměru,

•    výkonu práce v zahraničí.

Část sedmá ZP, která upravuje poskytování cestovních náhrad je rozčleněna do čtyř hlav. Hlava I. a IV. je společná pro všechny zaměstnavatele, podle hlavy II. postupují všichni zaměstnavatelé, kteří nepostupují podle hlavy III, v praxi se jedná o tzv. zaměstnavatele podnikatelské sféry na rozdíl od zaměstnavatelů nepodnikatelské sféry, kteří jsou taxativně vyjmenováni v § 109 odst. 3 ZP. V původním znění nyní platného ZP byli dokonce tito zaměstnavatelé (stát, územní samosprávný celek, státní fond, příspěvková organizace, jejíž náklady na platy a odměny za pracovní pohotovost jsou plně zabezpečovány z příspěvku na provoz poskytovaného z rozpočtu zřizovatele nebo z úhrad podle zvláštních právních předpisů, školská právnická osoba zřízená Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy, krajem, obcí nebo dobrovolným svazkem obcí podle školského zákona), vyjmenováni v názvu hlavy III. části sedmé ZP. Vzhledem k tomu, že technická novela k nim přidala ještě veřejná nezisková zdravotnická zařízení a následně je další novela zrušila, byl nadpis nepřehledný. Proto byl upraven v názvu pouze odkaz na „zaměstnavatele uvedené v § 109 odst. 3“ a v názvu hlavy II. na „zaměstnavatele, který není uveden v § 109 odst. 3.“

Minimální práva na cestovní náhrady jsou samozřejmě pro všechny zaměstnance stejná, nicméně odchylky pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v hlavě III. části sedmé spočívají v odlišném způsobu financování jejich činnosti. Tyto odchylky spočívají zejména v omezených prostředcích těchto zaměstnavatelů na cestovní náhrady, a proto jsou pro ně stanoveny cestovní náhrady buď pevnou sazbou, nebo sazbou v rozpětí.

Zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP nesmí poskytovat jiné nebo vyšší náhrady. Zaměstnavatelé uvedení v § 109 odst. 3 ZP mají obdobně jako v případě odměňování, kdy mají stanoveny podrobné podmínky poskytování platů zákonem, pro ně jsou upraveny výslovně i podmínky a výše fakultativních náhrad (např. kapesné při zahraničních pracovních cestách). Značný rozdíl je také u náhrady při přijetí zaměstnance do zaměstnání v pracovním poměru nebo při přeložení do jiného místa.

Zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP může poskytovat zaměstnanci náhradu do doby, než zaměstnanec nebo člen jeho rodiny a jiná fyzická osoba, kteří s ním žijí v domácnosti, získají v obci místa výkonu práce přiměřený byt, nejdéle však 4 roky, a jde-li o pracovní poměr, který je sjednáván na dobu určitou, nejdéle do skončení tohoto pracovního poměru.

V praxi to znamená, že např. zaměstnavatelé ministerstva a ostatní státní orgány, které přijmou do pracovního poměru odborníky z Moravy apod., poskytují těmto zaměstnancům náhradu ubytování v místě pracoviště. Podle zákona tak mohou činit pouze maximálně čtyři roky. Takové omezení pro zaměstnavatele tzv. podnikatelské sféry neplatí, ten může svému zaměstnanci poskytovat úhradu ubytování v místě pracoviště třeba deset let.

Ostatní zaměstnavatelé (tedy zaměstnavatelé podnikatelské sféry) mohou podle obecného principu poskytovat i další náhrady, než které jsou stanoveny jako minimální sociální standard, samozřejmě že tím mohou být i fakultativní náhrady uvedené v hlavě III. části sedmé ZP pro tzv. nepodnikatelskou sféru.

Filozofie této právní úpravy v nyní platném ZP byla pak také promítnuta do tzv. doprovodného zákona k ZP (zákona č. 264/2006 Sb.) a jeho prostřednictvím do zvláštních zákonů. Předně bylo stanoveno v zákoně č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, že za příjmy ze závislé činnosti se nepovažují a předmětem daně dále nejsou mimo jiné náhrady cestovních výdajů poskytované v souvislosti s výkonem závislé činnosti do výše stanovené nebo umožněné zvláštním právním předpisem pro zaměstnance za­městnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP, jakož i hodnota bezplatného stravování poskytovaná zaměstnavatelem na pracovních cestách. Tato zásada platí pro zaměstnance všech zaměstnavatelů. Pro zaměstnance zaměstnavatele podnikatelské sféry to znamená, že jiné a vyšší náhrady, než stanoví ZP pro zaměstnance zaměstnavatelů uvedených v § 109 odst. 3 ZP, jsou zdanitelným příjmem.

Na tuto právní úpravu pak navazuje i úprava v zákoně č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, a v zákoně č. 592/1992 Sb., o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění. I zde platí, že ty částky, které nejsou předmětem daně z příjmů, nejsou ani předmětem pojistného, a naopak částky, které jsou předmětem daně, jsou i předmětem pojistného.

Právní úprava pracovní cesty

je systematicky zařazena v § 42 ZP, tj. v hlavě III části druhé ZP nazvané Změny pracovního poměru. Pracovní cesta je totiž klasickým příkladem změny pracovního poměru stejně, jako je převedení zaměstnance na jinou práci nebo přeložení zaměstnance do jiného místa výkonu.

Pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Pokud je v pracovní smlouvě se zaměstnavatelem sjednáno více míst výkonu práce, rozumí se pracovní cestou vyslání zaměstnance zaměstnavatelem mimo všechna takto vymezená (sjednaná) místa výkonu práce. Vyslání na pracovní cestu je možné pouze na dobu nezbytné potřeby. Zákoník práce tuto dobu však blíže nespecifikuje, a proto je třeba dobu každé pracovní cesty posoudit samostat­ně ve vztahu ke všem relevantním skutečnostem danými poměry u zaměstnavatele. Vždy je však třeba stanovit konkrétní délku pracovní cesty před jejím započetím, protože délka pracovní cesty musí být vždy časově omezena. V praxi délka pracovní cesty zásadně odvisí od důvodu, pro který je zaměstnanec na cestu vyslán a od úkolů, které v rámci cesty má splnit. I kdyby se nakonec stalo, že v průběhu pracovní cesty vznikne potřeba ji prodloužit, pak zase to musí být výhradně zaměstnavatel, který stanoví přesné časové období, o které je třeba cestu prodloužit.

Zaměstnavatel může vyslat zaměstnance na pracovní cestu jen na základě dohody s ním. Zaměstnavatel tak nemůže učinit bez souhlasu zaměstnance, neboť nejde o přeložení podle § 43 ZP, ale o pracovní cestu podle § 42 ZP. 

Podle starého ZP platilo, že zaměstnavatel může vyslat svého zaměstnance na dobu nezbytně nutnou na pracovní cestu, je-li tato podmínka sjednána v pracovní smlouvě. To dnes neplatí, dnes není třeba, aby součástí pracovní smlouvy bylo ujednání, že zaměstnavatel se se zaměstnancem dohodl, že jej může vysílat bez omezení na pracovní cesty.

Souhlas zaměstnance s vysláním na pracovní cestu nemusí být písemný ani součástí pracovní smlouvy. Zaměstnanec ho může projevit rovněž konkludentně, a to např. nastoupením na pracovní cestu podle pokynu zaměstnavatele.

Dnes platná právní úprava však preferuje dohodu zaměstnavatele se zaměstnancem, a ale nepodmiňuje ji ujednáním obsaženým přímo v pracovní smlouvě. Důvody této změny jsou ryze praktické. Není totiž vhodné a ani praktické, aby pracovní smlouva obsahovala souhlas zaměstnance s vysíláním na pracovní cesty. Pracovní smlouva je základní trvalý dokument o podmínkách pracovního poměru, který má platnost po celou dobu trvání pracovního poměru, někdy i desítky let a který by měl být měněn jen minimálně. Během let trvání pracovního poměru se však mohou měnit i podmínky u zaměstnance a důvody (zdravotní, rodinné), pro které souhlasí nebo nesouhlasí s vysíláním na pracovní cesty. Zákonodárce nevyžaduje ani písemnou formu této dohody, nakonec je možné za dohodu nebo souhlas s vysláním ze strany zaměstnance chápat i jeho konkludentní jednání tedy mlčky projevený nástup na pracovní cestu.

V odůvodněných případech a ve vztahu k určitým druhům práce spojeným s pravidelnými pracovními cestami může zaměstnavatel stanovit souhlas zaměstnance s vysíláním na pracovní cesty i jako oprávněný požadavek pro sjednání pracovního poměru.

V praxi se však doporučuje uzavření písemné dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Vzhledem k tomu, že v takovém případě se jedná o tzv. inominátní (nepojmenovanou) smlouvu podle NOZ, jejíž náležitosti NOZ ani ZP blíže nevymezuje, je třeba věnovat zvýšenou pozornost ujednáním v ní obsaženým. Kromě vlastního závazku (spočívajícího v dohodě o vysílání zaměstnance na pracovní cesty) je třeba sjednat i podmínky zrušení této dohody, smlouvy.

Omezení u pracovních cest

V souvislosti se zásadami § 42 ZP, že zaměstnavatel může zaměstnance vyslat na dobu nezbytné potřeby na pracovní cestu v dohodě s ním a že pracovní cestou se rozumí časově omezené vyslání zaměstnance mimo místo výkonu práce, je třeba připomenout speciální ustanovení § 240 ZP.

Podle tohoto ustanovení těhotné zaměstnankyně, zaměstnankyně a zaměstnanci pečující o dítě do, věku 9 let, jakož i osamělé zaměstnankyně a osamělé zaměstnance, kteří pečují o dítě mladší 15 let, jakož i zaměstnanci, kteří prokážou, že převážně sami dlouhodobě pečují o osobu, která se podle zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách považuje za osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby ve stupni II (středně těžká závislost), ve stupni III (těžká závislost) nebo ve stupni IV (úplná závislost) smějí být vysíláni na pracovní cestu mimo obvod svého pracoviště nebo bydliště jen se svým souhlasem. Novela ZP č. 120/2025 Sb. rozšířila ochranu zaměstnanců a zaměstnankyň pečujících o dítě z 8 let věku na 9 let věku.

Osamělými zaměstnanci se rozumějí zaměstnanci svobodní, ovdovělí nebo rozvedení, zaměstnankyně neprovdané, ovdovělé nebo rozvedené a ženy i muži osamělí z jiných vážných důvodů, nežijí-li s druhem. Pro povinnost zaměstnavatele vyžádat si souhlas s pracovní cestou postačí péče o jedno dítě do tohoto věku. Ochrana se vztahuje na všechny zaměstnance splňující podmínku péče o dítě do stanoveného věku. Ochrany tak požívají oba rodiče současně za předpokladu, že je splněna podmínka péče o dítě do stanoveného věku 8 let.

Nemusí se však jednat výhradně o rodiče, protože podstatná je péče o dítě, nikoliv rodičovství. Ochrany požívá i zaměstnanec, který žije ve společné domácnosti s dětmi svého manžela a pečuje o ně. Dané ustanovení § 240 ZP je tedy lex specialis ve vztahu k § 42 ZP o pracovní cestě.

Pokud tak např. zaměstnankyně, která v pracovní smlouvě udělila obecný souhlas s vysíláním na pracovní cesty, otěhotněla, není nadále povinna nastoupit na pracovní cestu mimo obvod svého pracoviště nebo bydliště, resp. zaměstnavatel nemůže si vynucovat její účast na takové pracovní cestě s odkazem na dříve udělený souhlas s vysíláním na pracovní cesty (na základě tohoto souhlasu ale může zaměstnankyni jednostranně vysílat na pracovní cesty v rámci obvodu jejího pracoviště nebo bydliště). Takové jednání přitom nelze hodnotit jako porušení „pracovní kázně“, třebaže to pro zaměstnavatele může představovat nemalý provozní problém.

Podle stanoviska Asociace pro rozvoj kolektivního vyjednávání (AKV) č. XV. /25 ze dne 8. listopadu 2014 nicméně mohou nastat situace, kdy by aplikace ochrany zaměstnance podle § 240 ZP (zaměstnanec odmítne jezdit na pracovní cesty nebo chce jejich rozsah zásadním způsobem omezit) ve své podstatě znemožňovala plnění pracovních povinností zaměstnance, k nimž se zavázal v pracovní smlouvě. V takových případech je podle AKV na místě připustit naplnění výpovědního důvodu spočívajícího v tom, že zaměstnanec bez zavinění zaměstnavatele nesplňuje požadavky pro řádný výkon této práce [výpovědní důvod § 52 písm. f) ZP].

Jakmile zaměstnankyně (zaměstnanec) přestane být některou z výše uvedených osob (např. dítě, o které pečuje, dosáhlo věku 9 let), tuto zvláštní ochranu bez dalšího ztrácí. Zaměstnavatel si tak opět „vystačí“ s obecným souhlasem s vysíláním na pracovní cesty, který byl zpravidla udělen v rámci pracovní či jiné smlouvy.

Ani u této zvláštní kategorie osob není vyloučeno udělení obecného souhlasu, kdy např. zaměstnavatel uzavře pracovní smlouvu se zaměstnankyní pečující o dítě mladší 9 let a budou na tuto situaci pamatovat, anebo s těhotnou zaměstnankyní uzavře dodatek k pracovní smlouvě, v němž mu zaměstnankyně znovu obecný souhlas udělí, byť bude kupř. pracovní cesty limitovat územím kraje nebo ČR.

Zaměstnankyně (zaměstnanec) nicméně může v těchto případech obecný souhlas kdykoliv okamžitě odvolat a na pracovní cestu mimo obvod svého pracoviště nebo bydliště nenastoupit. Obecný souhlas tak v těchto případech spíše slouží jako důkaz pro zaměstnavatele o tom, že zaměstnankyně s vysíláním na pracovní cesty souhlasí, a nejde o porušení povinnosti podle § 240 ZP, za které může orgán inspekce práce uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 500 000 Kč (§ 18 a § 31 zákona č. 251/2005 Sb., o inspekci práce).

V neposlední řadě je třeba zdůraznit (a to potvrdila i AKV ve svém stanovisku), že zvýšená ochrana založená § 240 ZP se nepoužije na „pracovní cesty“, které nejsou pracovními cestami v obecném slova smyslu, ale význam mají toliko pro účely cestovních náhrad (§ 156 odst. 2 ZP). Takovou pracovní cestou je mimo jiné třeba zaměstnance mimo pravidelné pracoviště [§ 34a a § 152 písm. b) ZP]. Pokud by tak např. těhotná zaměstnankyně měla jako místo výkonu práce sjednáno území Jihomoravského kraje, její ochrana při vysílání na pracovní cesty je při cestě v tomto územním rámci Brna. Nepůjde totiž o pracovní cesty coby časově omezené vyslání zaměstnance k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce.

Další omezení pro zaměstnavatele stanoví § 93 ZZ. Cizinec, který je držitelem modré karty, zaměstnanecké karty, karty vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo mu bylo vydáno povolení k zaměstnání, může být zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu podle § 42 ZP, jestliže to odpovídá povaze jím vykonávané práce, pro kterou mu byla udělena modrá karta, zaměstnanecká karta, karta vnitropodnikově převedeného zaměstnance nebo povolení k zaměstnání. K této otázce se vyjádřil Nejvyšší správní soud v rozsudku NSS sp. zn. 2 Ads 130/­2020 ze dne 30. června 2020.

•    Celková možná doba vyslání zaměstnance na pracovní cestu, četnost vyslání ani vzdálenost od sjednaného místa výkonu práce, místa jeho bydliště či jeho pravidelného pracoviště není právním předpisem nijak omezena.

•    Prostřednictvím pracovních cest ale nemůže zaměstnavatel řešit např. situaci, kdy nemá možnost či potřebu zaměstnanci přidělovat práci v místě sjednaném s ním jako místo výkonu práce v pracovní smlouvě (viz rozsudek NS sp. zn. 21Cdo 2048/2003 ze dne 9. března 2004).

JUDr. Eva Dandová