Digitalizace a pracovní náplň

K dnešnímu vysvětlení mě přiměly statistické údaje, podle nichž půl milionu lidí čeká změna pracovní náplně spolu s rozvojem digitalizace. Bude třeba investovat velké částky do vzdělávání. Podle ministra práce a sociálních věcí se stát na celoživotní vzdělávání zaměří. Zvažují se specifické fondy a pracovní skupiny. Podle průzkumu Hospodářské komory jsou chybějící digitální dovednosti hlavní překážkou k zaměstnávání lidí v předdůchodovém a důchodovém věku. Digitální znalosti chybí téměř polovině zaměstnanců starších 55 let.

Předmět digitalizace u zaměstnavatele

Přechod z „papírové“ formy pracovněprávních písemností na digitální (počítačovou) úroveň, se dotýká zejména personální a mzdově účetní oblasti. Jedná se např. o pracovněprávní písemnosti, jako jsou pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, potvrzení o zaměstnání, evidence docházky, mzdové listy a výkaznictví, evidence odvodů, dokumenty týkající se skončení pracovního poměru apod. V praxi to neznamená nic jiného, než rozšíření znalostí a kvalifikace příslušných zaměstnanců, jako je personalista, mzdová účetní a další. Většina zaměstnavatelů na digitalizační platformu již v současnosti úspěšně přechází a provádějí s tím spojená účelná organizační, technická i jiná opatření.

Zvládnutí agendy spojené s digitalizací

bude pro příslušné zaměstnance znamenat zásah do pracovní náplně a zvýšit (prohloubit) si kvalifikaci. Pracovní náplň je zpravidla informativní dokument, kterým zaměstnavatel zaměstnanci blíže určuje sjednaný druh práce. Zaměstnavatel může zaměstnanci přidělovat jakoukoliv práci odpovídající sjednanému druhu práce (sjednané funkci.) Tím je určen celkový rámec pracovní náplně. Přitom pracovní náplň zpravidla není součástí obsahu pracovní smlouvy. Zaměstnavatel ji určuje svým jednostranným opatřením, kterým může pracovní náplň též měnit nebo doplňovat. Vždy to však musí být v rámci pracovní smlouvy, to je podle sjednaného druhu práce.

Pracovní náplň může být předmětem obsahu pracovní smlouvy, jestliže se na tom účastníci (zaměstnavatel a zaměstnanec) dohodnou, anebo je-li zaměstnavatelem stanovena jednostranně. Je-li pracovní náplň sjednána tak, že nevyčerpává všechny práce spadající pod určitý druh práce (funkce) a konkretizuje povinnosti zaměstnance pouze v rámci určitého pracovního místa, jde vlastně o zúžené vymezení náležitosti sjednaného druhu práce.

Příklad 1

U účetní v rozpočtové organizaci v pokladně bude vymezena náplň určením účetní např. při výplatě platů.

Zaměstnavatel je takovým ujednáním omezen ve své dispoziční pravomoci přidělovat práci zaměstnanci podle pracovní smlouvy.

ZMĚNA PRACOVNÍ NÁPLNĚ

Pokud by se pracovní náplň stala součástí pracovní smlouvy, bylo by jí možno měnit pouze dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem. Uplatnění digitalizace u zaměstnavatele nepředpokládá u příslušných zaměstnanců změnu druhu práce, ale „jen“ změnu pracovní náplně. Zaměstnavatel může rovněž stanovit, že znalost digitalních procesů je předpokladem pro výkon práce. Pokud by zaměstnanec v průběhu zaměstnání nezískal požadovaný předpoklad např. zvýšením klasifikace, mohl by z tohoto důvodu dostat výpověď z pracovního poměru podle § 52 písm. f) zákoníku práce (nesplňování předpokladů) – dále ZP.

Porušování pracovních povinností

Pokud by zaměstnanec dostával práce, které jsou v rozporu s obsahem pracovní smlouvy, může jejich výkon odmítnout. Musí však být jisté, že jde o práce, které jsou nad rámec pracovní smlouvy a že nejde o případy, kdy zaměstnavatel může zaměstnance převést na jinou práci i bez jeho souhlasu (§ 41 zák. práce.). V případě odmítnutí pracovního příkazu zaměstnancem, kdy by měl plnit úkoly mimo sjednaný druh práce a mimo pracovní náplň, nejde o porušení pracovních povinností (pracovní kázně).

Zákon o nemocenském pojištění č. 187/­2006 Sb.,

obsahuje v § 65 odstavec 1 písm. b) významnou povinnost zaměstnavatelů: jsou povinni sdělit na vyžádání příslušnému orgánu nemocenského pojištění a ošetřujícího lékaře pracovní zařazení, náplň práce a pracovní podmínky dočasně práce neschopného zaměstnance. Tomu odpovídá oprávnění ošetřujícího lékaře požadovat od zaměstnavatele uvedené informace, včetně informací o zařízení závodní preventivní péče [§ 63 odstavec 1 písm. c]. Nesplnění této povinnosti může pro zaměstnavatele znamenat pokutu až do částky 20 tisíc korun od příslušného orgánu nemocenského pojištění (§ 136 odstavec 2 zákona č. 187/­2006 Sb.).

Zaměstnavatelé v této souvislosti velmi často namítají, že nemají povinnost sjednávat nebo určovat zaměstnanci pracovní náplň, takže tuto informační povinnost nemohou splnit. To je sice pravda, ale informační povinnost zaměstnavatelů není však samoúčelná. Jestliže by se prokázalo, že zaměstnavatel neplnil povinnosti, které má podle nařízení vlády č. 361/­2007 Sb., kterým se stanoví podmínky ochrany zdraví při práci, mohl by mít odpovědnost za vzniklou nebo dlouhodobou pracovní neschopnost zaměstnance. Např. se jedná o dodržování bezpečnostních přestávek při práci, které se započítávají do pracovní doby podle uvedeného nařízení vlády (např. práce s počítačem, práce při psychické zátěži apod.), poskytování ochranných nápojů na pracovišti, dodržování teploty apod.

Příklad 2

Zaměstnavatel je povinen podle nařízení vlády č. 361/­2007 Sb., poskytnout zaměstnancům, kteří pracují nepřetržitě 2 hodiny s počítačem, přestávku v práci v rozsahu 5 – 10 minut spočívající v pracích jiného druhu. Zaměstnankyně, která nepřetržitě pracovala s počítačem, onemocněla syndromem karpálního tunelu (nervové zakončení zápěstí) a byla v dlouhodobé pracovní neschopnosti.

Prokázalo se, že zaměstnavatel bezpečnostní přestávku neposkytoval a že onemocnění bylo v příčinné souvislosti s tímto porušením právní povinnosti zaměstnavatele. Soud rozhodl ve prospěch zaměstnankyně o náhradě škody spočívající v rozdílu mezi jejím průměrným výdělkem a vyplacenými nemocenskými dávkami.

Ze soudních rozhodnutí

Z uvedených příkladů je zřejmé, že je vždy účelné, aby zaměstnavatel sjednal nebo stanovil pracovní náplň zaměstnance v rámci druhu práce. Potvrzují to i judikáty Nejvyššího soudu.

-    Rozsah prací, které je povinen zaměstnanec vykonávat v pracovním poměru, je vymezen sjednaným druhem práce. Naproti tomu pracovní náplň představuje podrobnější popis prací (pracovních činností), které je zaměstnanec povinen v rámci sjednaného druhu práce vykonávat. Zaměstnavatel nemůže s odkazem na pracovní náplň bez dalšího požadovat, aby zaměstnanec konal práce, jež se sjednanému druhu práce vymykají. (6 Cz 3/­88 Nejvyššího soudu ČR).

-    Jakmile nebyl druh práce v pracovní smlouvě dohodnut jen jako výkon konkrétní určité jediné pracovní činnosti, kterou má zaměstnanec vykonávat, potom přidělení jiné než dosud vykonávané pracovní operace v rámci daného vymezení není možné považovat za změnu dohodnutých pracovních podmínek. (Sborník Rozhodnutí Nejvyššího soudu, svazek IV, strana 894).

Kvalifikace zaměstnance

Jak vyplývá ze statistických údajů uvedených v úvodu, většina zaměstnanců nemá potřebnou kvalifikaci k provádění digitalizace. Každý zaměstnavatel má však možnost umožnit zaměstnancům zvýšení nebo prohloubení kvalifikace, případně provést rekvalifikaci.

Rekvalifikaci vlastních zaměstnanců může provádět zaměstnavatel sám nebo za pomoci jiného subjektu, např. vzdělávacího střediska, soukromé agentury apod. Tato rekvalifikace je určena zaměstnancům, u nichž zaměstnavatel předpokládá, že budou pracovat a měnit písemnosti na digitální formu a budou k tomu potřebovat odbornou kvalifikaci, kterou zatím nemají.

Rekvalifikace uskutečňovaná zaměstnavatelem se zabezpečuje na základě písemné dohody zaměstnavatele se zaměstnancem. Uskutečňuje se zpravidla v pracovní době a je překážkou v práci na straně zaměstnance. Za celou dobu rekvalifikace proto zaměstnanci přísluší náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku. Mimo pracovní dobu se rekvalifikace uskutečňuje jen tehdy, pokud je to nezbytné vzhledem ke způsobu jejího zabezpečení. Na získání nebo obnovení kvalifikace svých zaměstnanců mohou zaměstnavatelé požádat příslušný úřad práce. Po posouzení a na základě písemné dohody jim úřad poskytne příspěvek na realizaci kurzu.

Zaškolení na digitalizaci

Zaměstnavatel se nemusí při zajišťování kvalifikace zaměstnanců soustřeďovat jen na rekvalifikaci, ale může postupovat podle § 228 odst. 2 ZP. Podle tohoto ustanovení je zaměstnavatel povinen zaškolit nebo zaučit zaměstnance, který přechází z důvodů na straně zaměstnavatele na nové pracoviště nebo na nové druhy a způsoby práce, pokud je to třeba např. při změnách v organizaci práce nebo jiných opatřeních. Potřeba zaškolení nebo zaučení může však vzniknout i v průběhu pracovního poměru, jako je digitalizace agendy. Pak má toto zaškolení nebo zaučení charakter získání předpokladu pro výkon dosavadní práce.

Nastupuje-li do zaměstnání zaměstnanec, který nemá potřebnou kvalifikaci pro sjednaný druh práce, v němž musí ovládat digitalizační agendu, je povinností zaměstnavatele na jeho náklady mu tuto kvalifikaci zajistit. Je jeho věcí, že zaměstnance bez kvalifikace přijal. Záleží jen na něm, jaký způsob a druh zvolí. Tomu odpovídá i povinnost zaměstnance: je povinen soustavně si prohlubovat kvalifikaci k výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Prohlubováním kvalifikace se rozumí též její udržování a obnovování.

Digitalizace v doručování

První prvky do personální digitalizační agendy přinesla novela ZP č. 281/­2023 Sb., s účinností od 1. října 2023. Novela např. umožňuje elektronické sjednávání pracovněprávního vztahu.

Do ZP byl nově zařazen § 21, který řeší způsob doručování písemností týkající se utváření nebo změny obsahu pracovního závazku. Byl–li pracovní poměr nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce uzavřena elektronicky, bude sjednání platné pouze tehdy, bude–li tato písemnost doručena na vlastní elektronickou adresu zaměstnance. Zaměstnanec tak má právo získat znění smlouvy do své elektronické dispozice a může se přesvědčit o obsahu závazku, který elektronicky sjednal. Nová úprava vyhovuje tak zaměstnanci, který je méně zdatný v užívání informačních technologií. K doručení písemnosti elektronicky zaměstnavatel potřebuje písemný souhlas zaměstnance. Další podmínkou je, že zaměstnanec uvede elektronickou adresu pro doručování, kterou zaměstnavatel nemá k dispozici. Ještě dříve, než zaměstnavatel dostane souhlas k doručování od zaměstnance, musí ho písemně informovat o podmínkách tohoto způsobu doručování. Zaměstnanec může svůj souhlas s doručováním písemně odvolat.

Doručování do datové schránky zaměstnance

je další digitalizační prvek, který přineslo nové ustanovení § 335 a ZP. Umožňuje doručování prostřednictvím datové schránky. Zaměstnanec může hlasovou schránku znepřístupnit pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby a dalších osob podle zákona o elektronických úkonech. Zaměstnanec má desetidenní lhůtu k přihlášení do datové schránky ode dne dodání písemnosti. Jinak by se písemnost považovala za doručenou posledním dnem této lhůty.

Nově přitom již není vyžadováno, aby byla datová zpráva podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Současně se zavedl předpoklad doručení v případě, že zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání. Zaměstnanec tak doručení písemnosti nebude moci zabránit tím, že její převzetí zaměstnavateli nepotvrdí.

Zaměstnavatel písemnost zasílá na poslední adresu zaměstnance, která je mu známa, případně může být doručována tomu, koho zaměstnanec plnou mocí s ověřeným podpisem určil k přijetí písemnosti. Jedná se o adresu pro doručování, kterou zaměstnanec zaměstnavateli uvedl např. v osobním dotazníku při vzniku pracovněprávního vztahu.

ZÁVĚR – Postupné uplatňování digitalizace u zaměstnavatelů se zejména dotýká personální a mzdově právní agendy. O tuto činnost příslušných zaměstnanců by se měla rozšířit nebo měnit jejich pracovní náplň v rámci druhu práce. Pokud by neměli příslušnou kvalifikaci, může zaměstnavatel uplatnit několik právních nástrojů k jejímu získání jako je např. zaškolení, prohloubení nebo zvýšení kvalifikace, rekvalifikace apod.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 335a zákona č. 262/2006 Sb.

Doručování zaměstnavatelem do datové schránky zaměstnance

Zaměstnavatel může doručit písemnost zaměstnanci prostřednictvím datové schránky, pokud si ji zaměstnanec neznepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jestliže se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

§ 21 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Jsou-li pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti nebo jejich změny anebo dohoda podle § 49 a § 77 odst. 5 písm. a) uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, je zaměstnavatel povinen zaslat jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro tyto účely zaměstnavateli písemně sdělil.

(2) Zaměstnanec má právo od pracovní smlouvy, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti nebo jejich změny, které jsou uzavřeny prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, odstoupit od okamžiku jejich uzavření, nejpozději však ve lhůtě 7 dnů ode dne dodání jejich vyhotovení na elektronickou adresu zaměstnance podle odstavce 1. Odstoupení musí být písemné, jinak se k němu nepřihlíží. Odstoupení je možné, jen dokud nebylo ze strany zaměstnance započato s plněním.

§ 228 zákona č. 262/2006 Sb.
cit. na straně 26

Zaškolení a zaučení

(1) Zaměstnance, který vstupuje do zaměstnání bez kvalifikace, je zaměstnavatel povinen zaškolit nebo zaučit; zaškolení nebo zaučení se považuje za výkon práce, za který přísluší zaměstnanci mzda nebo plat.