Digitalizace

mzdově – účetní oblasti

Přechod z „papírové“ formy pracovněprávních písemností na digitální (elektronickou) úroveň, se dotýká zejména mzdově účetní oblasti. Jedná se např. o mzdové a platové výměry, mzdovou evidenci a výkaznictví, pracovněprávní písemnosti, pracovní smlouvy, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, potvrzení o zaměstnání, evidence docházky, evidence odvodů, dokumenty týkající se skončení pracovního poměru apod.

Kvalifikace zaměstnance
a digitalizace

Většina zaměstnavatelů na digitalizační platformu již v současnosti úspěšně přechází a provádějí s tím spojená účelná organizační, technická i jiná opatření.

Pokud by se pracovní náplň stala součástí pracovní smlouvy, bylo by jí možno měnit pouze dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem.

Uplatnění digitalizace u zaměstnavatele nepředpokládá u příslušných zaměstnanců změnu druhu práce, ale „jen“ změnu pracovní náplně.

Zaměstnavatel může rovněž stanovit, že znalost digitálních procesů je předpokladem pro výkon práce. Pokud by zaměstnanec v průběhu zaměstnání nezískal požadovaný předpoklad např. zvýšením klasifikace, mohl by z tohoto důvodu dostat výpověď z pracovního poměru podle § 52 písm. f) zákoníku práce (nesplňování předpokladů) – dále ZP.

Jak vyplývá ze statistických údajů, většina zaměstnanců nemá potřebnou kvalifikaci k provádění digitalizace. Každý zaměstnavatel má však možnost umožnit zaměstnancům zvýšení nebo prohloubení kvalifikace, případně provést rekvalifikaci. Tím získají nebo prohloubí si digitální dovednosti.

Rekvalifikaci vlastních zaměstnanců může provádět zaměstnavatel sám nebo za pomoci jiného subjektu, např. vzdělávacího střediska, soukromé agentury apod.

Zaškolení na digitalizaci

Zaměstnavatel se nemusí při zajišťování kvalifikace zaměstnanců soustřeďovat jen na rekvalifikaci, ale může postupovat podle § 228 odst. 2 zákoníku práce. Podle tohoto ustanovení je zaměstnavatel povinen zaškolit nebo zaučit zaměstnance, který přechází z důvodů na straně zaměstnavatele na nové pracoviště nebo na nové druhy a způsoby práce, pokud je to třeba např. při změnách v organizaci práce nebo jiných opatřeních. Potřeba zaškolení nebo zaučení může však vzniknout i v průběhu pracovního poměru, jako je digitalizace agendy. Pak má toto zaškolení nebo zaučení charakter získání předpokladu pro výkon dosavadní práce.

Nové zákony k digitalizaci

Některé právní předpisy upravující prvky digitalizace v pracovním právu jsou účinné již v roce 2025. Např. podle zákona o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb., lidé, kteří přijdou o práci, si mohou vyřídit podporu v nezaměstnanosti i elektronicky. Úřady práce tak digitálně obsluhují i klienty v oblasti zaměstnanosti, aby uchazeč, který hledá práci nebo ji ztratil, nemusel už potom chodit na úřad práce, ale mohl úkony dělat přes digitální službu.

K podstatným změnám v právní úpravě digitalizace na pracovněprávním úseku dochází od 1. ledna 2026. Nastala v této oblasti účinnost dvou významných zákonů. Jedná se o zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele a o zákon č. 360/2025 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele. Cílem těchto legislativních úprav je zejména zefektivnění komunikace se státní správou, která by mohla být do budoucna jednodušší, rychlejší a přehlednější. K tomu má napomoci digitální (elektronická) forma komunikace. Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele představuje zásadní krok směrem k modernizaci, zjednodušení a digitalizaci administrativních povinností zaměstnavatelů vůči státu.

Digitalizace a povinnosti
zaměstnavatele

Např. novelou zákona o zaměstnanosti č. 435/2004 Sb.,

•    se zpřesňují od 1. ledna 2026 důsledky nesplnění povinnosti zaměstnavatele, který musí:

•    elektronicky informovat příslušnou krajskou pobočku Úřadu práce o nástupu zaměstnance do zaměstnání nebo k výkonu práce nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání nebo k výkonu práce,

•    zaevidovat zaměstnance do evidence zaměstnanců podle zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele.

Dále se zpřísňuje právní úprava ohledně uchazeče o zaměstnání, kterému bylo vydáno rozhodnutí o dočasné pracovní neschopnosti a mění se podrobnosti ohledně informační povinnosti zaměstnavatele při zaměstnávání zaměstnanců ze zahraničí.

Evidence zaměstnanců
již před nástupem

Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele zavádí novinku i v rámci evidence zaměstnanců. Od 1. července 2026 bude nutné registrovat občana ČR jako zaměstnance ještě před jeho nástupem do práce. Pro tyto účely bude zřízena evidence zaměstnanců, do které bude zaměstnavatel přihlašovat zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce a nejdříve je bude možné přihlásit ve lhůtě osmi kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání. Pokud zaměstnavatel tuto povinnost nesplní, hrozí mu pokuta až do výše sto tisíc korun.

Digitalizace v doručování

Nové ustanovení § 335a ZP uvádí další digitalizační prvek. Umožňuje doručování prostřednictvím datové schránky. Zaměstnanec může hlasovou schránku znepřístupnit pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby a dalších osob podle zákona o elektronických úkonech Zaměstnanec má desetidenní lhůtu k přihlášení do datové schránky ode dne dodání písemnosti. Jinak by se písemnost považovala za doručenou posledním dnem této lhůty.

Nově přitom již není vyžadováno, aby byla datová zpráva podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Současně se zavedl předpoklad doručení v případě, že zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání. Zaměstnanec tak doručení písemnosti nebude moci zabránit tím, že její převzetí zaměstnavateli nepotvrdí.

Úkol mzdové účetní – vyšší
náhrada za pracovní úrazy
a nemoci z povolání

Zdravotní důsledky pracovních úrazů často přinášejí změnu pracoviště a v důsledku toho i nižší výdělek. Zaměstnavatel, u něhož k pracovnímu úrazu nebo k nemoci z povolání došlo, je pak povinen hradit poškozenému náhradu za ztrátu na výdělku do výše, jakou měl před úrazem (vznikem škody). Pro přiznání náhrady za ztrátu na výdělku je rozhodný průměrný výdělek, jehož zaměstnanec dosáhl před vznikem škody, ve většině případů před pracovním úrazem či nemocí z povolání. Řešení těchto otázek je vedle sporů o neplatnost výpovědi z pracovního poměru častou agendou advokátů.

Zaměstnanci právem poukazují na to, že kdyby zůstali na svém původním pracovním místě, které museli pro následky pracovního úrazu nebo nemoci z povolání opustit, dosahovali by tam podstatně vyššího výdělku, než činil jejich výdělek, který byl vzat za základ pro poskytování náhrady za ztrátu na výdělku v době, kdy k této ztrátě došlo.

Vedle uvedeného důvodu vzala vláda na vědomí i růst inflace a schválila 29. října 2025 nové nařízení (č. 466/2025 Sb.)., podle něhož se průměrný výdělek rozhodný pro výpočet náhrady zvýší o 2,6 % a 240 Kč (tzv. valorizace). V souladu se zvýšením důchodů nejde jen o procentní navýšení, ale i o pevnou částku.

Náhrada za ztrátu na výdělku podle nového nařízení vlády přísluší od 1. ledna 2026.

Valorizace náhrady

Právní úprava těchto otázek se provádí formou tzv. valorizace náhrady za ztrátu na výdělku podle zákoníku práce. Náhrada za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti vzniklé pracovním úrazem nebo nemocí z povolání příslušející zaměstnancům podle zákoníku práce, případně podle dřívějších předpisů, se upravuje tak, že se průměrný výdělek rozhodný pro výpočet náhrady za ztrátu na výdělku, případně zvýšený podle pracovněprávních předpisů, zvyšuje o 2,6 % a 240 Kč.

Příklad 1

K pracovnímu úrazu zaměstnance došlo v roce 2020. Jeho průměrný výdělek 25 000 Kč byl již zvýšen (valorizován) podle dřívějších nařízení vlády. Po úraze je jeho výdělek 24 000 Kč a náhrada za ztrátu na výdělku v částce 1 000 Kč. 

Průměrný výdělek, který je rozhodující pro výši škody (25 000 Kč) se od 1. ledna 2026 zvyšuje o 240 Kč a 2,6 % (650 Kč). Celkem tedy o 890 Kč na částku 25 890 Kč. Dosavadní náhrada za ztrátu na výdělku v částce 1 000 Kč se od 1. ledna 2026 podle nového nařízení vlády zvyšuje z částky 1 000 Kč na 1 890 Kč.

Rozhoduje vznik škody

Zvyšuje se průměrný výdělek před vznikem škody. Mnohdy se vznik škody nemusí ztotožňovat s pracovním úrazem. Průměrný výdělek může být v obou případech rozdílný a může tak ovlivňovat výši náhrady. Vznik pracovního úrazu ještě totiž nemusí zakládat nárok na náhradu za ztrátu na výdělku, neboť zaměstnanec si např. může na novém pracovišti vydělávat stejně nebo i více, než si vydělával před úrazem. Teprve okamžikem, kdy si na pracovišti bude vydělávat méně a prokáže se, že je to v příčinné souvislosti s pracovním úrazem, vzniká škoda.

Příklad 2

Zaměstnanec měl pracovní úraz v roce 2020 a po převedení na jinou vhodnou práci si vydělával stejně, jako před úrazem. V roce 2024 se mu však zhoršil zdravotní stav, v důsledku něhož nemohl vykonávat stejnou práci a byl převeden na jiné pracoviště, kde si vydělával méně.

Bylo prokázáno, že nižší výdělek je v příčinné souvislosti s pracovním úrazem z roku 2020 a vzniká mu nárok na náhradu škody ve formě náhrady za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti. Bude se zvyšovat průměrný výdělek, kterého dosahoval v předcházejícím kalendářním čtvrtletí před vznikem škody (tedy v roce 2023) a nikoliv před vznikem pracovního úrazu. V důsledku každoročního zvyšování mezd by tato náhrada byla vyšší.

Nezvyšuje se náhrada

Dosavadní praxe při zjišťování zvýšené náhrady ukazuje, že mnohdy mzdové účetní nebo personalisté nepostupují v souladu s nařízením vlády a valorizují poskytovanou náhradu za ztrátu na výdělku, nikoliv průměrný výdělek před vznikem škody. Zaměstnanci by tak byli poškozeni.

Příklad 3

Zaměstnanec měl před pracovním úrazem průměrný výdělek 25 000 Kč a po úrazu měl na novém pracovišti výdělek 21 000 Kč. Rozdíl 4 000 Kč představoval náhradu za ztrátu na výdělku.

Nesprávný postup: zaměstnavatel zvýší částku 4 000 Kč o 890 Kč tedy na 4 890 Kč.

Správný postup: zvyšuje se průměrný výdělek 25 000 Kč o 890 Kč, tedy na 25 890 Kč.

Valorizaci průměrného výdělku musí provést každý zaměstnavatel bez žádosti zaměstnance.

Náklady na výživu pozůstalých

V případech smrtelného pracovního úrazu vznikají náklady na výživu pozůstalých, kdy zaměstnanec poskytoval nebo byl povinen poskytovat výživu jedné nebo více osobám. Podle § 271h zákoníku práce se při úhradě nákladů vychází z průměrného výdělku zaměstnance zjištěného před jeho smrtí. Pokud výživu poskytoval nebo byl povinen poskytovat jedné osobě, přísluší jí náhrada ve výši 50 % průměrného výdělku zaměstnance, jedná-li se o více osob, je to 80 % průměrného výdělku zaměstnance, který v důsledku pracovního úrazu zemřel. Nové nařízení vlády zvyšuje o 410 Kč průměrný výdělek, z něhož se náhrada vypočítá.

Příklad 4

Zaměstnanec měl před smrtelným pracovním úrazem průměrný výdělek 28 000 Kč. Na tuto částku byl průměrný výdělek zvýšen již předchozí valorizací.

Vzhledem k tomu, že byl ženatý a má dvě děti, náhrada na výživu pozůstalých byla ve výši 80 % tohoto výdělku, tedy 22 400 Kč. Nové nařízení vlády průměrný výdělek zvyšuje o 890 Kč na 28 890 Kč. Z toho 80 % na výživu pozůstalých je 23 112 Kč.

Náhradu za ztrátu na výdělku a náhradu na výživu pozůstalých musí zaměstnavatel upravit (valorizovat) bez žádosti zaměstnance nebo pozůstalých.

JUDr. Ladislav Jouza

ZÁKON č. 262/2006 Sb.,
zákoník práce

§ 335a

Doručování zaměstnavatelem do datové schránky zaměstnance

Zaměstnavatel může doručit písemnost zaměstnanci prostřednictvím datové schránky, pokud si ji zaměstnanec neznepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jestliže se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

§ 271h

Citace na str. 61

Náhrada nákladů
na výživu pozůstalých

(1) Náhrada nákladů na výživu pozůstalých přísluší pozůstalým, kterým zemřelý zaměstnanec výživu poskytoval nebo byl povinen poskytovat, a to do doby, do které by tuto povinnost měl, nejdéle však do konce kalendářního měsíce, ve kterém by zemřelý zaměstnanec dosáhl 65 let věku nebo důchodového věku, je-li jeho důchodový věk vyšší než 65 let.

(2) Náhrada nákladů podle odstavce 1 přísluší pozůstalým ve výši 50 % průměrného výdělku zaměstnance, zjištěného před jeho smrtí, pokud výživu poskytoval nebo byl povinen poskytovat jedné osobě, a 80 % tohoto průměrného výdělku, pokud výživu poskytoval nebo byl povinen poskytovat více osobám. Od částek připadajících na jednotlivé pozůstalé se odečte důchod přiznaný pozůstalým z důvodu smrti zaměstnance. K případnému výdělku pozůstalých se nepřihlíží.

(3) Při výpočtu náhrady nákladů na výživu pozůstalých se vychází z průměrného výdělku zemřelého zaměstnance; náhrada nákladů na výživu všech pozůstalých nesmí však úhrnem převýšit částku, do které by příslušela zemřelému zaměstnanci náhrada za ztrátu na výdělku podle § 271b odst. 1, a nesmí být poskytována déle, než by příslušela zemřelému zaměstnanci podle § 271b odst. 6.

§ 271i

Jednorázová náhrada
nemajetkové újmy pozůstalých

(1) Jednorázová náhrada nemajetkové újmy pozůstalých přísluší

a)  manželovi nebo partnerovi zemřelého zaměstnance, ...