Dlouhodobá neomluvená absence

zaměstnance a ZP

Musí zaměstnavatel platit pojistné i tehdy, když vykazuje zaměstnanci neomluvenou absenci? Jak je zapotřebí postupovat, když chce zaměstnavatel skončit pracovněprávní vztah s absentujícím zaměstnancem? Které povinnosti musí zaměstnavatel splnit ve zdravotním pojištění, když se zaměstnancem prohraje pracovněprávní spor?

V praxi dochází k situacím, kdy zaměstnanec přestane bez omluvy (dlouhodobě) docházet do práce, přičemž komunikace s tímto zaměstnancem je v lepším případě hodně problematická, v horším případě žádná. Zaměstnavateli tak nezbývá, než vykazovat zaměstnanci po určitou dobu neomluvenou absenci, což může z hlediska délky trvání takové nepřítomnosti zaměstnance v práci časem přerůst (nejen ve zdravotním pojištění) v docela vážný problém.

Neomluvená absence a minimum ve zdravotním pojištění

Pokud budeme analyzovat tematiku neomluvené absence z pohledu placení pojistného na zdravotní pojištění, pak je primárně důležité, zda zaměstnavatel musí při odvodu pojistného dodržet zákonné minimum či nikoli.

V této souvislosti lze konstatovat, že v případě vykázané neomluvené absence je zapotřebí brát v aktuálně platných právních podmínkách v úvahu především tyto zásady:

•    pokud se na zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) vztahuje povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, resp. jeho poměrnou část, musí být toto zákonné minimum v příslušném kalendářním měsíci dodrženo, v podstatě bez ohledu na dobu trvání případného neplaceného volna nebo neomluvené absence. Minimální vyměřovací základ principiálně vychází z minimální mzdy a je upraven v ustanovení § 3 odst. 4 a 6 zákona č. 592/1992 Sb.

•    u osob, pro které neplatí ve zdravotním pojištění ustanovení o minimálním vyměřovacím základu dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. (například se jedná o osoby, za které platí pojistné stát) není důležité, zda neomluvená absence trvá po celý kalendářní měsíc nebo jen po jeho část. V takových případech se pojistné vždy odvede ze skutečné výše příjmu, případně může být vyměřovací základ zaměstnance stanoven i v nulové hodnotě – bez ohledu na délku trvání zaměstnání v příslušném kalendářním měsíci.

Při neomluvené nepřítomnosti zaměstnance v práci (není-li v takovém měsíci zúčtován příjem) je zaměstnanec povinen uhradit zaměstnavateli takovou částku pojistného, aby byl dodržen za rozhodné období kalendářního měsíce minimální vyměřovací základ nebo jeho poměrná část.

Pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance fakticky nehraje roli rozsah neomluvené absence, zásadní je skutečnost, zda musí zaměstnavatel přihlížet u zaměstnance k minimu platnému ve zdravotním pojištění či nikoli. Text se vztahuje k právním podmínkám zdravotního pojištění v roce 2022. Popisované postupy jsou platné i po datu 1. 1. 2023, samozřejmě s přihlédnutím k nové hodnotě minimální mzdy.

Příklad 1

Zaměstnanec pracující na základě pracovní smlouvy měl celý kalendářní měsíc září 2022 neomluvenou absenci.

Vyměřovacím základem pro odvod pojistného je částka minimální mzdy coby minimálního vyměřovacího základu zaměstnance v hodnotě 16 200 Kč. Pojistné činí 13,5 % z této částky, tedy 2 187 Kč. Toto pojistné zaplatí v plné výši zaměstnanec zaměstnavateli, který jej odvede v rámci hromadné platby pojistného za všechny zaměstnance za daný kalendářní měsíc. Absentující zaměstnanec se v příslušném měsíci samozřejmě započítává do celkového počtu zaměstnanců, uváděného na Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele, a rovněž má v daném měsíci řešen svůj pojistný vztah, jelikož je zaměstnán.

Příklad 2

Pracovní poměr byl se zaměstnancem ukončen k datu 4. 10. 2022, v měsíci říjnu měl pouze neomluvenou absenci.

Ze strany zaměstnavatele musí být při odvodu pojistného dodržena za měsíc říjen poměrná část minimálního vyměřovacího základu za celkem 4 kalendářní dny trvání zaměstnání v tomto měsíci, což se vypočte jako:

•    (4:31) x 16 200 = 2 090,32 Kč

kde

•    4 = počet kalendářních dnů trvání zaměstnání v měsíci říjnu

•    31 = počet kalendářních dnů v příslušném měsíci

•    16 200 = výše minimální mzdy (minimálního vyměřovacího základu zaměstnance) v roce 2022

Pojistné z této poměrné části minima činí 283 Kč (0,135 x 2 090,32) a uhradí jej zaměstnanec prostřednictvím zaměstnavatele.

Plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatelem

Je-li sjednána pracovní smlouva a zaměstnanec (třeba dlouhodobě) nedochází do zaměstnání, pak má i za této situace vyřešený svůj pojistný vztah, neboli pojištění u zdravotní pojišťovny, kde je stále veden jako zaměstnanec. Pro zdravotní pojišťovnu není neomluvená absence zaměstnance důležitá a odhlásit jej lze až dnem skončení pracovněprávního vztahu. A za této situace jde o to, aby bylo toto ukončení právně relevantní, tedy aby nebyl zaměstnanci zavdán důvod k žalobě na neplatné rozvázání pracovního poměru (viz dále).

Zákoník práce a ukončení pracovního poměru

Jakkoli se pro zaměstnavatele stává vzniklá situace nepříjemnou z pohledu zdravotního pojištění, každopádně stojí před otázkou, jaký postup uplatnit z hlediska pracovněprávního. Pokud nebude chtít z nějakého konkrétního důvodu ukončit se zaměstnancem existující pracovněprávní vztah, bude mu nadále vykazovat neomluvenou absenci ve víře či naději, že zaměstnanec do práce přece jen nastoupí a své závazky vůči zaměstnavateli (pojistné na zdravotní pojištění fakticky placené zaměstnavatelem za zaměstnance z důvodu neomluvené absence) dodatečně vyrovná.

V takových případech však zaměstnavatelé zpravidla nejeví zájem o další setrvání zaměstnance v pracovním poměru a tedy o pokračování pracovněprávního vztahu s takovými zaměstnanci a chtějí (pokud možno co nejdříve) tento vztah ukončit. Optimálním způsobem vyřešení každé nestandardní situace je vzájemná dohoda mezi oběma i stranami, ovšem vzhledem k povětšinou velmi problematické komunikaci nelze za daného stavu tento způsob ukončení pracovněprávního vztahu předpokládat. Za takové situace nastupují mechanismy doručení výpovědi zaměstnanci ze strany zaměstnavatele, kdy se však v případě uplatnění takového postupu musí zaměstnavatel opírat o zákonný (nezpochybnitelný) důvod a písemnou výpověď zaměstnanci doručit.

Ve vazbě na příslušná ustanovení zákoníku práce lze vycházet zejména z následujících zákonných ustanovení:

§ 52 zákoníku práce

Výpovědní důvody, uvedené v tomto ustanovení, jsou dány tzv. kogentně (nezměnitelně). Z jednotlivých okruhů zde uvedených lze takové chování zaměstnance charakterizovat jako dříve používané porušování pracovní kázně, neboli povinností vyplývajících z uzavřeného pracovněprávního vztahu.

Zaměstnavatel tedy může dát zaměstnanci výpověď jen z důvodu výslovně uvedeného v tomto zákonném ustanovení, kdy na náš případ lze aplikovat písmeno g) tohoto ustanovení. V této souvislosti může dát zaměstnavatel zaměstnanci výpověď tehdy, jsou-li dány důvody, pro které by s ním zaměstnavatel mohl okamžitě zrušit pracovní poměr (viz dále). Dalším důvodem pak může být závažné porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci. Tento důvod zákoník práce nedefinuje, proto je nutno vždy vycházet z konkrétních okolností každého jednotlivého případu s přihlédnutím k osobě zaměstnance a jeho pracovnímu zařazení, případně i s ohledem na formulace uvedené v textu pracovní smlouvy. Podotýkám, že i upozornění zaměstnance na možnost výpovědi musí být doručeno do vlastních rukou.

§ 55 zákoníku práce

Z důvodu neomluvené absence zaměstnance lze dovodit, že jeho počínání by mohlo zakládat důvod pro okamžité zrušení pracovního poměru ze strany zaměstnavatele. V odstavci 1 písm. b) tohoto ustanovení je specifikován důvod, kdy může zaměstnavatel výjimečně okamžitě zrušit pracovní poměr, a to tehdy porušil-li zaměstnanec povinnost vyplývající z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem.

Pojem porušení povinností zaměstnance vyplývající z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem není v zákoníku práce definován. Proto je i při řešení těchto případů potřeba mít na zřeteli povahu konkrétního porušení povinností, dobu jeho trvání, celkovou situaci i osobu zaměstnance, tedy zda se jedná o jev u zaměstnance opakovaný nebo naopak nahodilý či mimořádný.

V případě, kdy se bude u zaměstnance prokazatelně jednat o dlouhodobou neomluvenou absenci, zakládající důvod k okamžitému ukončení pracovní smlouvy, začíná tzv. subjektivní lhůta běžet od okamžiku, kdy se zaměstnavatel dověděl, že jde o zaviněnou absenci. Právo zaměstnavatele zrušit okamžitě pracovní poměr pak zaniká uplynutím jednoho roku od posledního dne absence.

Doručení do vlastních rukou

Přijetím zákona č. 285/2020 Sb., kterým se změnil mj. zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (dále jen zákoník práce), nabyly dne 30. července 2020 účinnosti změny v oblasti doručování písemností v pracovněprávních vztazích.

Právní či jiné jednání, učiněné v písemné formě (doručovaná písemnost) a taxativním výčtem vyjmenované v ustanovení § 334 odst. 1 zákoníku práce, musí být zaměstnanci doručeno do vlastních rukou způsobem předepsaným v § 334 až 336 zákoníku práce.

Za těchto podmínek se doručují písemnosti týkající se:

•    vzniku, změn a skončení pracovního poměru,

•    vzniku, změn a skončení dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr,

•    mzdového výměru,

•    záznamu o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce.

Písemnosti neuvedené v § 334 odst. 1 zákoníku práce nemusejí být zaměstnanci doručeny do vlastních rukou postupem deklarovaným v § 334 až 336 zákoníku práce.

Podle § 334 odst. 2 zákoníku práce platí, že zaměstnavatel musí písemnost uvedenou v § 334 odst. 1 zákoníku práce doručit zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti. Jedná se tak o jediný přednostní způsob doručení. Není-li možné doručit zaměstnanci písemnost tímto způsobem, může si zaměstnavatel vybrat mezi těmito ostatními náhradními způsoby doručení:

•    kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,

•    prostřednictvím provozovatele poštovních služeb,

•    prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací,

•    prostřednictvím datové schránky.

Protože zákon nestanoví pořadí použití jednotlivých způsobů doručení, je na zaměstnavateli, který náhradní způsob doručení dle své potřeby zvolí. Takže pokud nebylo možné doručit písemnost zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti, může zaměstnavatel přistoupit k jejímu doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Zaměstnavatel však musí být v tomto případě velmi obezřetný, neboť v případě soudního sporu musí prokázat, že doručení písemnosti na pracovišti nebylo možné, a proto přistoupil k jedné z náhradních variant doručení.

Zaměstnavatel je povinen doručovat písemnost zaměstnanci na poslední adresu, kterou mu zaměstnanec sdělil, nikoli na poslední adresu zaměstnance, která je zaměstnavateli známa. Jestliže si zaměstnanec písemnost nevyzvedne do 15 kalendářních dnů, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

Neplatné rozvázání pracovního poměru

Pokud dojde k situaci, kdy zaměstnavatel rozváže se zaměstnancem neplatně pracovní poměr, vztahují se na něj ve zdravotním pojištění tyto povinnosti:

1) Dodatečně přihlásí zaměstnance

Na období neplatné výpovědi je zaměstnavatel povinen zaměstnance dodatečně zpětně přihlásit. Kdyby zaměstnavatel odhlásil zaměstnance například k datu 31. 3. 2020, musela by být (po prohraném sporu) dodržena kontinuita pracovněprávního vztahu a zaměstnanec by musel být zpětně přihlášen k datu 1. 4. 2020.

2)  Odvede pojistné z přiznané náhrady mzdy

Z pohledu zdravotního pojištění není náhrada mzdy, zúčtovaná v souvislosti s neplatným rozvázáním pracovního poměru, vyjmenována mezi plněními, ze kterých se pojistné na zdravotní pojištění neodvádí, z tohoto důvodu podléhá toto plnění platbě pojistného. Pojistné se platí standardním způsobem, to znamená, že jedna třetina je sražena zaměstnanci a dvě třetiny platí zaměstnavatel.

3)  Provede doplatek pojistného do zákonného minima

Jestliže soud po přezkoumání celého případu rozhodl o nepřetržitém trvání pracovního poměru, je tato osoba se zpětnou platností považována za zaměstnance po příslušné období. I v těchto případech je nutné respektovat povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu za celé období neplatné výpovědi. To znamená, že při zpětném přihlášení zaměstnance k datu 1. 4. 2020 činí odvod pojistného za každý kalendářní měsíc roku:

•    2020 (tj. od dubna) částku 1 971 Kč (13,5 % z 14 600 Kč)

•    2021 částku 2 052 Kč (13,5 % z 15 200 Kč)

•    2022 částku 2 187 Kč (13,5 % z 16 200 Kč) – za každý kalendářní měsíc roku 2022, předcházející kalendářnímu měsíci, do kterého je zúčtována přiznaná náhrada mzdy

Kromě odvodu pojistného ze zúčtované náhrady mzdy tak musí zaměstnavatel zajistit dodržení minimálního vyměřovacího základu za období neplatné výpovědi, tedy v těch měsících, na které zaměstnance dodatečně se zpětnou platností přihlašuje. Jelikož se jedná o překážku v práci na straně zaměstnavatele, platí celou částku pojistného zaměstnavatel. Tato podmínka platí pro osoby (a zaměstnavatele), na které se vztahuje povinnost dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ.

Doplatek pojistného do zákonného minima za jednotlivé měsíce se naopak netýká osob, které:

•    nemusejí dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ ve smyslu ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. (například se jedná o osoby, za které je plátcem pojistného stát),

•    byly v uvedeném období zaměstnány v zaměstnání zakládajícím účast na zdravotním pojištění s příjmem alespoň na úrovni minimální mzdy (zaměstnatel má k dispozici potvrzení dalšího zaměstnavatele o této skutečnosti),

•    po uvedené období podnikaly a platily si alespoň minimální zálohy jako OSVČ, což je zaměstnavateli dokladováno čestným prohlášením;

4)  Podá opravné Přehledy

Protože zpětně dochází ke změně v počtu zaměstnanců a zpravidla i ve výši vyměřovacího základu a v částce pojistného, podává zaměstnavatel za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází, opravný Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele, neboť zdravotní pojišťovna musí disponovat relevantními údaji.

Opravné Přehledy je nutno podat i tehdy, když zaměstnavatel minimální pojistné nedoplácí, a to z toho důvodu, že v takové situaci od dubna 2020 vždy dochází v každém kalendářním měsíci ke změně v počtu zaměstnanců.

Zákoník práce

§ 334

Obecné ustanovení o doručování zaměstnavatelem

(1) Písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance, důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový výměr (§ 113 odst. 4) nebo platový výměr (§ 136) a záznam o porušení režimu dočasně práce neschopného pojištěnce (dále jen „písemnost“), musí být doručeny zaměstnanci do vlastních rukou.

(2) Písemnost doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti; není-li to možné, může ji zaměstnavatel doručit zaměstnanci

a)  kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,

b)  prostřednictvím provozovatele poštovních služeb,

c)  prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo

d)  prostřednictvím datové schránky.

(3) Nedoručuje-li zaměstnavatel písemnost prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, považuje se písemnost za doručenou také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne.

(4) Je-li písemnost doručována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, vybere zaměstnavatel takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy94) vyplývala povinnost doručit poštovní zásilku obsahující písemnost za podmínek stanovených tímto zákonem.

§ 335

Doručování zaměstnavatelem
prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas a poskytl zaměstnavateli elektronickou adresu pro doručování.

(2) Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem⁹⁵⁾.

(3) Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem⁹⁵⁾ ...