Domácí kancelář OSVČ
Doma je tam, kde je nám dobře, přičemž zpravidla jsme „doma“ tam, kde trvale bydlíme. A když už tedy všichni máme tuto jednu střechu nad hlavou, může být zbytečné pídit se po nějaké další, kde bychom vykonávali svou vlastní samostatnou výdělečnou činnost.
Velkou část podnikatelských aktivit lze zvládat v pohodlí domova,
beze stresu spojeného s kontaktem s cizími lidmi a každodenním přemisťováním. A zdaleka přitom nejde jen o kancelářské a IT profese, také většině drobných řemeslníků postačí dílna nebo garáž na zahradě u jejich rodinného domku, kde zhotovují zakázky, skladují stroje, nářadí a materiál.
Klidné, důvěrně známé a bezpečné prostředí na straně jedné a významná úspora výdajů za vydržování druhého stálého místa (za nájemné, elektřinu, vytápění, vodu, opravy, údržbu atd.) – to jsou hlavní přednosti volby místa podnikání fyzických osob (OSVČ) u nich doma. Zvláště jde-li o vedlejší výdělečnou činnost mající často blíže k zálibě nežli obživě provozovanou bez stálých zaměstnanců, která nemá průmyslový charakter.
Název hesla – domácí kancelář – byl zvolen s ohledem na asi převažující využívání vlastního obydlí pro podnikání formou nejrůznějších tzv. kancelářských prací, kdy zjednodušeně řečeno OSVČ „jen sedí u počítače“. Ovšem výjimkou není ani dílna řemeslníka v garáži nebo kůlně na zahradě u domu, umělecký ateliér na půdě, provozovna holičství a kadeřnictví anebo nejrůznější poradny (zdravotní, psychologická, ekonomická, výživová, kondiční atd.) v přízemní části rodinného domku apod. V „covidovém“ období se rozmohly i domácí výdejny vlastních internetových obchodů (e-shopů).
Kdy OSVČ provozuje v malém rozsahu obchodní činnost převážně jen on-line – bez kamenného krámku – a zboží zákazníkům dodává prostřednictvím přepravních společností, nebo si jej případně mohou vyzvednout (anebo reklamovat a vrátit) přímo u podnikatele doma.
Z podstaty činnosti lze podnikat v „domácí kanceláři“ prakticky pouze v malém rozsahu, kdy se OSVČ obejde bez stálých zaměstnanců, nesetkává se osobně s hodně lidmi ani nemusí udržovat velký sklad zboží a materiálu. Tomu pak obvykle odpovídají relativně nižší příjmy do 2 milionů Kč za rok, kdy pro většinu OSVČ je asi nejvýhodnější využít tzv. paušální daňové výdaje stanovené zákonným procentem z příjmů. Nemusí pak řešit prokazování vynaložených výdajů, administrovat doklady, stresovat se s jejich hodnověrností ani platit účetní.
Pokud OSVČ „paušální výdaje“ nevyhovují, pak ji nezbývá, než prokazovat skutečně vynaložené daňové výdaje jejich pečlivou daňovou evidencí (§ 7b ZDP), případně účetnictvím. Což je u „domácí kanceláře“ často komplikováno tím, že řada provozních výdajů týkajících se daného objektu může mít a mívá z větší nebo menší části soukromý charakter, protože souvisí nejen s podnikáním, ale rovněž vlastním a rodinným bydlením.
Poněkud překvapivým zjištěním může být, že každá OSVČ má kromě bydliště také „sídlo“, které běžně spojujeme jen s právnickými osobami, které z podstaty věci nemohou „bydlet“, ale jen sídlit. Nicméně je tomu tak, o čemž nás přesvědčí § 429 OZ definující „sídlo podnikatele“, ať už jde o osobu fyzickou nebo právnickou:
• „Sídlo podnikatele se určí adresou zapsanou ve veřejném rejstříku. Nezapisuje-li se fyzická osoba jako podnikatel do veřejného rejstříku, je jeho sídlem místo, kde má hlavní obchodní závod, popřípadě kde má bydliště.“
Co se rozumí „veřejným rejstříkem“? Odpoví § 1 odst. 1 zákona č. 304/2013 Sb., o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob a o evidenci svěřenských fondů, ve znění p.p.: „Veřejnými rejstříky … se rozumí spolkový rejstřík, nadační rejstřík, rejstřík ústavů, rejstřík společenství vlastníků jednotek, obchodní rejstřík a rejstřík obecně prospěšných společností.“. Přičemž do obchodního rejstříku se OSVČ zapisují zcela výjimečně: a) výnosy (příjmy) přes 120 milionů Kč, b) bydliště mimo EU a zájem u nás podnikat, c) požádá o takový zápis.
Naproti tomu živnostenský rejstřík – kde je zapsána většina OSVČ – nepatří mezi veřejné rejstříky. Jde pouze o informační systém veřejné správy ve smyslu zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Živnostenský rejstřík se člení na dvě části, první je veřejným seznamem – kde najdeme např. sídlo a provozovny OSVČ – druhá je neveřejným seznamem, v němž je před veřejností utajena například informace o bydlišti nebo adrese pro doručování.
Čímž se dostáváme do sféry živnostenského zákona, který rozlišuje mezi bydlištěm a sídlem OSVČ. V prvém případě se jedná o místo trvalého pobytu na území ČR ve smyslu zákona č. 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel, ve znění p.p.: „… adresa pobytu občana v České republice, která je vedena v základním registru obyvatel ve formě referenční vazby (kódu adresního místa) na referenční údaj o adrese v základním registru územní identifikace, adres a nemovitostí, kterou si občan zvolí zpravidla v místě, kde má rodinu, rodiče, byt …“. Pojem „sídlo“ ŽZ přebírá z výše citovaného OZ. Obě zmíněné adresy je nutno živnostenskému úřadu oznámit, přičemž není vyloučeno – naopak je to v případě podnikání fyzických osob spíše pravidlem – aby byly shodné.
Sídlo podnikání
ještě nutně neznamená, že tam dotyčná OSVČ rovněž fyzicky provozuje svou podnikatelskou činnost. Takovéto místo se podle § 17 ŽZ označuje jako – provozovna – jejíž adresu a na žádost živnostenského úřadu také právní důvod pro užívání je podnikatel povinen prokázat. Zahájení a ukončení provozování živnosti v provozovně je nutno oznámit předem živnostenskému úřadu, což neplatí pro zahájení provozu v provozovně, kterou uvedl v ohlášení živnosti nebo v žádosti o koncesi. Pro naše účely je podstatné dodat, že podle § 17 odst. 4 ŽZ je podnikatel povinen zajistit, aby provozovna byla způsobilá pro provozování živnosti podle zvláštních právních předpisů29b). Odkaz na poznámku pod čarou – 29b) – směřuje do zákona č. 183/2006 Sb., o územním plánování a stavebním řádu (stavební zákon), ve znění pozdějších předpisů. Což může být v praxi komplikací zejména u „špinavých“, hlučných či jinak pro okolí nepříjemných provozních činností.
Živnostenský úřad přidělí provozovně identifikační číslo provozovny poskytnuté správcem základního registru osob, provede její zápis do živnostenského rejstříku a informuje o něm dotyčného podnikatele.
Při podnikání v „domácí“ provozovně se často zapomíná, že každá provozovna musí být trvale a zvenčí viditelně označena obchodní firmou, názvem nebo jménem a příjmením podnikatele a jeho identifikačním číslem osoby. Navíc provozovna určená pro prodej zboží či poskytování služeb spotřebitelům musí být trvale a zvenčí viditelně označena rovněž jménem a příjmením osoby odpovědné za činnost provozovny, prodejní nebo provozní dobou určenou pro styk se spotřebiteli, a v případě ubytovacího zařízení také příslušnou kategorií a třídou.
Také živnostenských provozoven umístěných v bydlišti OSVČ se týká povinnost, že při jejich uzavření – nebrání-li tomu závažné důvody – je podnikatel povinen předem na vhodném a zvenčí viditelném místě označit počátek a konec uzavření. Skutečně takto, živnostníci, informujete veřejnost o tom, že pojedete na dovolenou?
Věcně blízko tématu – domácí kancelář OSVČ – je také umístění sídla společnosti s ručením omezeným („s.r.o.“) na adresu bydliště jejího zpravidla jediného společníka, kterým je obvykle fyzická osoba navazující na dvou dřívější profesní kariéru OSVČ. Zejména v počátcích podnikání formou s.r.o. totiž její zakladatel postupuje více méně postaru, a třebaže formálně vložil svůj majetek do nového a jiného právnímu subjektu, stále o něm smýšlí, jako o svém vlastním. Třebaže právně, daňově i účetně došlo k zásadní kvalitativní změně… Je třeba si ovšem uvědomit, že s.r.o. je naprosto jiným právním subjektem než jeho společník, a proto není samo sebou, že může využívat jeho soukromé bydliště. Musí k tomu mít patřičné právní oprávnění, nejčastěji nájemní smlouvu. Společník pak bude své firmě coby vlastník domu nebo bytu účtovat nájemné a služby související s nájmem.
Poplatník je povinen hodnověrně prokázat, že výdaje uplatňované ke snížení svého základu daně z příjmů, skutečně vynaložil na dosažení, zajištění nebo udržení zdanitelných příjmů. Největší nejistota je pochopitelně u výdajových položek, které lze snadno využít pro osobní potřebu (spotřebu) dotyčné fyzické osoby alias OSVČ, případně členů její rodiny. Přičemž dle § 25 odst. 1 písm. u) ZDP nejsou daňově uznatelné výdaje na osobní potřebu poplatníka. Je nasnadě, že obzvláště pečlivě je třeba prokazovat výlohy související s provozem „domácí kanceláře“ – kde OSVČ nejen podniká, ale také bydlí – zpravidla je bude možno daňově uplatnit ke snížení základu daně pouze zčásti, a to v nějakém rozumně odůvodněném poměru.
Poměrové pravidlo závisející na podlahové ploše využívané pro podnikání, je ovšem zdůvodnitelné jen u běžně „doma“ provozovaných podnikatelských činností. Jako jsou kancelářské práce, překladatelská nebo spisovatelská činnost, individuální výuka cizích jazyků či hry na hudební nástroj, a většinu nevýrobních činností duševní povahy. Tehdy poplatník před správcem daně asi ustojí tvrzení, že jeho podnikatelská spotřeba zhruba odpovídá běžné osobní spotřebě zbylé části obytných prostor, respektive, že není významně nižší. Pokud specifické podnikání vyžaduje o dost vyšší spotřebu elektrické energie, případně plynu a vody než běžný provoz domácnosti – v suterénu provozujeme solární studio nebo tzv. polárium (trápení chladem) – není třeba se obávat zahrnout do daňových výdajů vyšší procento výloh za spotřebu, než odpovídá poměru podlahové plochy.
Hodnověrným podpůrným důkazním prostředkem zde bývá doložení průměrné spotřeby domácnosti před zahájením podnikání versus nyní. Upozorněme, že tuto variantu je třeba konzultovat s dodavatelem energie, plynu, vody, zda nedochází k porušení smluvních podmínek a je-li ještě umožněn jeden tarif „pro domácnost“. Naopak pokud máme na zahradě vyhřívaný bazén, případně jiný čistě soukromý velký spotřebič energie, měli bychom mezi daňově uznatelné položky zahrnout adekvátně menší část úhrady za energii, než by odpovídalo prostému poměru podlahové plochy sloužící k podnikání k celkové podlahové ploše daného objektu bydlení.
Pokud OSVČ využívá
zčásti pro podnikání vlastní rodinný dům nebo byt,
může daňově uplatnit nejen poměrnou část provozních výloh za energie, plyn, vodu, odpady apod., ale také poměrnou část samotné investice – stavby, resp. bytové jednotky. Za tímto účelem je potřeba splnit zejména dva související daňové úkoly:
• Zahrnout tuto nemovitou věc do obchodního majetku, tj. do daňové evidence či účetnictví.
• Ocenit tento hmotný majetek odpovídající vstupní cenou podle pravidel § 29 odst. 1 ZDP.
První krok je nutno pečlivě uvážit. Zahrnutí domu/bytu do obchodního majetku přináší daňové výhody (uplatnění odpisů, oprav a údržby), ale i nevýhody (příjem z prodeje bude zdaněn, resp. osvobozen až po 2 či 10 letech od vyřazení). Často si OSVČ neuvědomují, že není-li dům/byt v obchodním majetku, nelze daňově uplatnit ani poměrnou část výdajů za jeho opravy a údržbu, ani když se týkají jen části sloužící výhradně pro samostatnou činnost, brání tomu § 25 odst. 1 písm. u) ZDP. Důvodem je, že by došlo k daňovému uplatňování výdajů vynaložených na posléze od daně osvobozený příjem z prodeje zvelebené – opravené – nemovité věci.
Je-li OSVČ plátcem, může uplatnit odpočet („vrácení“) DPH z nákupů od jiných plátců, který však není automaticky dán plátcovstvím, ale je nutno splnit řadu podmínek v souladu s § 72 až 76 ZDPH. Stěžejní je účel využití nákupu coby přijatého zdanitelného plnění. S čímž bývá potíž právě u domácí kanceláře plátce.
Použije-li OSVČ přijaté zdanitelné plnění od jiného plátce jak pro účely své ekonomické (podnikatelské) činnosti – obvykle pro zdanitelná plnění, která uskutečňuje – tak i pro svou osobní potřebu, má nárok na odpočet daně jen v části připadající na „nárokovou“ ekonomickou činnost, a to v poměrné výši podle § 75 ZDPH.
Protože žijeme v ČR nějaký ten pátek, tak zřejmě mnohé vykutálené plátce napadne, že zkrátka budou u každého přijatého zdanitelného plnění automaticky předpokládat, že jej využijí plně (100 %) pro ekonomickou činnost. A když pak v tichosti využijí toto plnění i pro jiné účely, nepřijdou ani o část uplatněného odpočtu daně na vstupu, vždyť přece v souladu se zákonem původně zamýšleli plné využití pro ekonomickou činnost…
Tak jednoduše ale státní pokladnu ošidit nelze. Na tyto případy totiž zákon o DPH výslovně pamatuje:
• v kalendářním roce přijetí zdanitelného plnění (např. koupě počítače) korekcí, resp. opravou kvalifikovaně odhadnutého poměrného odpočtu daně podle § 75 odst. 5 ZDPH, pokud se skutečný poměrný koeficient liší o více než 10 procentních bodů, a to až v posledním přiznání DPH v daném kalendářním roce,
• jde-li o dlouhodobý majetek, pak v dalších 4 letech (u movitých věcí), resp. 9 letech (u věcí nemovitých) se změny řeší formou úpravy odpočtu daně dle § 78 až § 78e ZDPH, pokud se aktuální poměrný koeficient (coby tzv. ukazatel nároku na odpočet daně) liší oproti roku přijetí plnění o více než 10 procentních bodů,
• jinak bude využití obchodního majetku – u něhož byl uplatněn odpočet daně – považováno za „fiktivní“ zdanitelné plnění, u něhož plátce musí přiznat daň na výstupu dle § 14 odst. 3 písm. a), § 14 odst. 4 ZDPH.
První dvě korekce přitom mohou posloužit plátcům, kteří původně nárokovali odpočet daně v poměrné výši nižší (případně nulové), než posléze odpovídalo skutečnému využití daného přijatého zdanitelného plnění.
Pokud plátce – OSVČ – přeřadí hmotný movitý majetek trvale z obchodního majetku do osobního majetku, jedná se z pohledu DPH o „fiktivně úplatné“ dodání zboží podléhající DPH na výstupu. A to za podmínky, že u tohoto majetku nebo jeho části uplatnil odpočet daně. Obdobně je tomu při trvalém použití pro jiné účely než související s uskutečňováním ekonomických činností dotyčného plátce anebo při poskytnutí obchodního majetku bez úplaty – zpravidla tedy jeho darování nějakému rodinnému příslušníkovi apod. Učeně řečeno se jedná o tzv. použití pro účely nesouvisející s uskutečňováním ekonomických činností dotyčného plátce podle § 13 odst. 4 písm. a), spolu s § 13 odst. 5 ZDPH. Základem daně je v těchto případech cena daného nebo obdobného zboží, za kterou by jej bylo možno pořídit (v jeho aktuálním stavu) ke dni uskutečnění tohoto plnění.
Ing. Martin Děrgel
