Domácí kancelář zaměstnance

Z § 2 ZP vyplývá, že je možno závislou práci vykonávat nejen na pracovišti zaměstnavatele, ale popřípadě „na jiném dohodnutém místě“ – tedy třeba i v místě bydliště daného zaměstnance. Změna místa výkonu práce ovšem vyžaduje souhlas (dohodu) obou stran - zaměstnavatel práci doma nemůže jednostranně nařídit, a ani zaměstnanec si jí nemůže prosadit proti jeho vůli.

Do konce září 2023 se této stále častější praxe pracovního práva týkal § 317 ZP. Řešil ovšem pouze určitá specifika (výjimky) situací, kdy si zaměstnanec při práci z domova sám rozvrhuje pracovní dobu.:

„Na pracovněprávní vztahy zaměstnance, který nepracuje na pracovišti zaměstnavatele, ale podle dohodnutých podmínek pro něj vykonává sjednanou práci v pracovní době, kterou si sám rozvrhuje, se vztahuje tento zákon s tím, že (poznámka: znění zákona je pro přehlednost mírně upraven a „mzdou“ je míněn také plat)

a)  se na něj nevztahuje úprava rozvržení pracovní doby, prostojů ani přerušení práce způsobené nepříznivými povětrnostními vlivy,

b)  při jiných důležitých osobních překážkách v práci nepřísluší náhrada mzdy, nestanoví-li jinak prováděcí nařízení vlády č. 590/­2006 Sb., kterým se stanoví okruh a rozsah jiných důležitých osobních překážek v práci nebo jde-li o náhradu mzdy „za nemoc“, resp. za prvních 14 dnů dočasné pracovní neschopnosti,

c)  mu nepřísluší mzda nebo náhradní volno za práci přesčas ani náhradní volno nebo náhrada mzdy anebo příplatek za práci ve svátek.“

Snad s výjimkou ryze individuálních kreativních zaměstnanců ale obvykle zaměstnavatel požaduje, aby zaměstnanec i při práci doma dodržoval standardní zaměstnavatelem rozvrženou pracovní dobu. Důvody jsou ryze praktické - zájem, aby byl domácký zaměstnanec k zastižení od svých kolegů a nadřízených, případně zákazníků a obchodních partnerů zaměstnavatele. V takovém případě se ovšem výše uvedené výjimky § 317 ZP vůbec neuplatní, a tito domáčtí pracovníci mají standardní právo na veškeré příplatky ke mzdě.

Práce na dálku

Od října 2023 došlo ke zpřísnění regulace domácích kanceláří, resp. pracovišť zaměstnanců, pro které bylo zavedeno označení – práce na dálku. Citovaný § 317 ZP byl s malou úpravou opsán do odstavce 4 (zrušen k 1. 1. 2025, ale lze jej uplatňovat do konce roku 2025, nástupcem je nyní § 87a ZP), k němuž přibyly tři další.:

(1) Výkon práce na dálku je možný jen na základě písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, není-li v odstavci 3 stanoveno jinak.

(2) Závazek z dohody o práci na dálku lze rozvázat dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni nebo jej lze vypovědět z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, … mohou … sjednat odlišnou délku výpovědní doby... Zaměstnavatel se zaměstnancem mohou v dohodě o práci na dálku sjednat, že závazek z této dohody nemůže ani jedna ze smluvních stran vypovědět.

(3) Zaměstnavatel je oprávněn zaměstnanci práci na dálku písemně nařídit jen v případě, že tak stanoví opatření orgánu veřejné moci ... (pozn.: např. podle zákona o krizovém řízení, o ochraně veřejného zdraví).

Nově je nutné pro případ výkonu práce na dálku, resp. z jiného místa dohodnutého se zaměstnancem, než je pracoviště zaměstnavatele, sjednat písemnou dohodu; výjimkou jsou mimořádné situace a la covidová domácí vězení. Kupodivu nejsou stanoveny podstatné náležitostí těchto dohod, která mohou být uzavřena jak samostatně, tak být součástí pracovní smlouvy či dohod (DPP, DPČ). Nezbytné bude sjednané místo výkonu práce na dálku, případně i více takovýchto míst (zaměstnanec může pracovat z bydliště a od pátku z chaty). Dále bude účelné v dohodě upravit způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, jakým způsobem bude práce zaměstnanci přidělována (telefonicky, e-mailem, doručením věcí) a kontrolována. Vhodné bude upravit v dohodě konkrétní rozsah konané práce na dálku a způsobu rozvržení pracovní doby.

Pokud bude sjednáno, že pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel, měla by dohoda určovat konkrétní rozvrh pracovní doby tak, jak je to standardně u zaměstnanců pracujících na pracovišti zaměstnavatele (plně se tedy uplatní 4. část ZP). Bude-li sjednáno, že si zaměstnanec pracovní dobu rozvrhuje zcela sám, tak se uplatní novelizovaný zvláštní režim podle zmíněného odstavce 4. V obou případech má zaměstnavatel dle § 96 ZP stále povinnost vést u jednotlivých zaměstnanců evidenci pracovní doby, a to se všemi požadovanými náležitostmi, bez ohledu na to, zda si pracovní dobu rozvrhuje zaměstnanec sám či zda je mu rozvrhována zaměstnavatelem.

I v případě práce na dálku je zaměstnavatel povinen zajistit bezpečnost a ochrany zdraví při práci, a to včetně průběžné kontroly místa výkonu práce za účelem zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví. Je proto žádoucí, aby v dohodě byla sjednána pravidla kontrol místa výkonu práce za účelem zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví zaměstnance při práci (doporučit lze např. fotodokumentaci místa výkonu práce). Dále je vhodné, aby dohoda upravila dobu, ve které zaměstnanec nesmí pracovat, a kdy musí čerpat stanovené bezpečnostní přestávky. Předem je také rozumné dohodnout možnost vstupu zaměstnavatele nebo jím pověřených osob na místo výkonu práce v obydlí zaměstnance, např. pro objasnění příčiny a okolností vzniku pracovního úrazu.

V případě, že si zaměstnanec rozvrhuje pracovní dobu sám, tak se nepoužijí ustanovení ZP stanovující oprávnění zaměstnavatele rozvrhovat pracovní dobu a navazující povinný písemný rozvrh směn, povinnosti zaměstnance být na začátku směny na svém pracovišti, úprava pružné pracovní doby a konta pracovní doby. I pro tyto zaměstnance však platí limity denního /­ týdenního nepřetržitého odpočinku a přestávek v práci na jídlo a oddech apod. Nově se i při práci na dálku rozvrhovanou zaměstnancem při čerpání dovolené uplatní stanovené rozvržení pracovní doby do směn zaměstnavatelem, i když půjde jen o fiktivní rozvrh pracovní doby.

NÁHRADY NÁKLADŮ PŘI VÝKONU PRÁCE NA DÁLKU - Druhou velkou novinkou od října 2023 (zákon č. 281/­2023 Sb.) bylo zavedení pracovněprávní regulace náhrad nákladů při výkonu práce na dálku v § 190a ZP, z níž citujeme pouze stěžejní první dva odstavce.

(1) Náhrady nákladů spojených s výkonem práce z jiného místa dohodnutého se zaměstnavatelem, než je pracoviště zaměstnavatele podle § 317 (dále jen „práce na dálku“), tvoří

a)  náhrady nákladů, které zaměstnanci vznikly v souvislosti s výkonem práce na dálku, jež zaměstnanec zaměstnavateli prokázal, nebo

b)  paušální částka náhrady nákladů vymezených v odstavci 3;

     ustanovení § 190 tím není dotčeno.

(2) Zaměstnavatel se zaměstnancem si mohou předem písemně sjednat, že náhrady nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší.

Nárok zaměstnance na náhradu nákladů na domácí kancelář se dal dovodit i dřív, alternativní paušální náhrada je nová. Výši paušální náhrady za hodinu práce pro daný rok stanoví vyhláška Ministerstva práce, od roku 2023 se měnila takto: 4,60 Kč, 4,50 Kč, 4,80 Kč a pro rok 2026 činí 4,70 Kč; firmy mohou platit víc.

Volba domácího pracoviště má vliv i na cestovní náhrady, které zaměstnanci náležejí hlavně z důvodu pracovních cest, na které jsou vysláni zaměstnavatelem k výkonu práce mimo své pravidelné pracoviště. Přičemž zákoník práce zřejmě nebrání vícečetnému vymezení místa pravidelného pracoviště zaměstnance. Takže po část pracovního týdne, kdy standardně chodí do sídla nebo provozovny zaměstnavatele bude mít pravidelné pracoviště právě tam, a ve dnech, kdy pracuje doma, bude mít (dočasně) pravidelné pracoviště v místě bydliště.

I v případech home-office platí základní obecná pracovněprávní zásada stanovená v § 2 ZP, že závislá práce (zaměstnání) musí být vykonávána na náklady zaměstnavatele. Prakticky řečeno, všechny výdaje vynaložené zaměstnancem z důvodu jeho závislé práce doma by mu měl zaměstnavatel proplatit (nahradit). Jak jsme výše zmínili, od října 2023 došlo k podrobnější pracovněprávní regulaci v novém ustanovení § 190a ZP, který kromě náhrady prokázaných výdajů zaměstnavatele spojených s jeho „domácí kanceláří“ umožňuje administrativně jednodušší paušalizaci těchto náhrad. Případně se strany mohou dohodnout, že žádné náhrady hrazeny nebudou, ostatně zaměstnanec „prací na dálku“ šetří své nemalé jízdní výlohy za dojíždění i fůru času.

I když zaměstnanec vykonává závislou práci doma, tak slouží pouze potřebám zaměstnavatele. Přičemž § 2 ZP prakticky odpovídá tradičnímu hospodskému rčení: „Kdo poroučí, ten platí!“. Jestliže tedy určité výdaje zaměstnanec vynaložil za zaměstnavatele, resp. v jeho zájmu, je povinen mu je nahradit. Což upřesňuje § 151 ZP: „Zaměstnavatel je povinen poskytovat zaměstnanci, není-li v tomto zákoně dále stanoveno jinak, náhradu výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s výkonem práce (…)“. Další paragrafy se věnují převážně náhradám cestovních výdajů (stravné, jízdné, nocležné atp.), ovšem kromě zmíněného § 190a ZP, a práce na dálku se týká i § 190 ZP řešící náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce:

(1) Sjedná-li zaměstnavatel, popřípadě vnitřním předpisem stanoví nebo individuálně písemně určí podmínky, výši a způsob poskytnutí náhrad za opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů potřebných k výkonu práce zaměstnance, poskytuje mu tuto náhradu za dohodnutých, stanovených nebo určených podmínek.

(2) Ustanovení odstavce 1 se nevztahuje na používání motorového vozidla, u kterého se poskytování náhrad řídí § 157 až 160.

Zaměstnavatel tak musí poskytovat zaměstnanci náhrady za opotřebení jeho hmotného movitého majetku, který podle pokynů zaměstnavatele využívá při závislé práci. Výjimka v odstavci 2 se týká motorových vozidel, u nichž se náhrady za opotřebení řídí speciální právní úpravou jízdních cestovních náhrad.

Jakých konkrétních osobních věcí (majetku) zaměstnanců se mohou náhrady za opotřebení týkat? To samozřejmě záleží zejména na druhu závislé práce, přičemž u běžné kancelářské činnosti jsou typické zejména:

•   stolní počítač nebo notebook včetně příslušenství (monitor, tiskárna, externí paměť pro zálohování dat),

•   odborné publikace týkající se pracovní náplně účetní, právníka, překladatele, ekonoma a dalších profesí,

•   pracovní stůl, židle, lampa, knihovna, případně trezor atd. využívané při práci pro zaměstnavatele doma,

•   soukromý mobilní telefon, na kterém pracovníka musí šéf, dispečer nebo zákazník kdykoli zastihnout.

Podstatné je, aby s použitím dané věci zaměstnavatel souhlasil, nemůže jít o jednostrannou volbu zaměstnance, aby si tak náhradami vylepšil výplatu. Závislá práce je totiž zásadně vykonávána podle pokynů zaměstnavatele, který může usoudit, že nežli platit náhrady za majetek zaměstnance, tak mu raději poskytne pro práci na domácím pracovišti vlastní notebook apod. Náhrady by se měly týkat jen věci prokazatelně sloužících k výkonu práce (přímo či nepřímo), což asi nebude gauč a postel, kde zaměstnanec odpočívá a čeká na inspiraci…

DANĚ Z PŘÍJMŮ - Výše zmíněná novela ZP zákonem č. 281/­2023 Sb. od října 2023 zavedla možnost paušální náhrady nákladů zaměstnance s „prací na dálku“ podle § 190a ZP, což se promítlo i do příjmovky, kde v souladu s očekáváním byla tato paušální částka – do limitu stanoveného ministerskou vyhláškou – vyloučena ze zdanění. Podle § 6 odst. 7 písm. e) ZDP se za příjmy ze závislé činnosti nepovažují a předmětem daně nejsou ani:

• „plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce; je-li plnění poskytováno v podobě paušální částky na náhradu nákladů spojených s výkonem práce z jiného místa dohodnutého se zaměstnavatelem, než je pracoviště zaměstnavatele, nepovažuje se za příjem a není předmětem daně do výše paušální částky, kterou lze poskytnout zaměstnancům odměňovaným platem,“

Pokud zaměstnavatel hradí zaměstnanci náklady spojené s výkonem práce na dálku vzniklé při výkonu práce formou takovéto paušální částky, není tato náhrada součástí mzdy, ovšem s ohledem na věcnou souvislost s výkonem závislé činnosti jde o stejný druh příjmu. Což je legislativně řešeno poměrně kostrbatým § 6 odst. 1 písm. d) ZDP, který obsáhne všemožné „náhrady“. Paušální forma náhrady nákladů zaměstnance je podmíněna písemnou dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem, případně ji může zaměstnavatel jednostranně poskytovat na základě svého jednostranného vnitřního předpisu. Z pohledu daní z příjmů představuje tento paušál formu povinného plnění zaměstnavatele, které běžně poskytuje na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce zaměstnance a které by zaměstnavatel vynaložil, kdyby zaměstnanec nevykonával práci na dálku.

Obdobně jako je tomu u cestovních náhrad, také u předmětné paušální náhrady nákladů zaměstnance spojených s výkonem práce na dálku je z předmětu daně vyjmuta jen (nejvýše) částka daná zákonem, resp. aktuální prováděcí vyhláškou stanovující příslušnou výši paušálu pro daný rok. Případná vyšší nadlimitní paušální náhrada – kterou mohou poskytovat zejména podnikatelé - podléhá dani z příjmů ze závislé činnosti.

Z pohledu zaměstnavatele představuje paušální náhrada nákladů spojených s výkonem práce na dálku daňově uznatelné náklady. A to v souladu s § 24 odst. 2 písm. j) bodem 4 ZDP, tedy z důvodu, že poskytnutí této paušální částky bude ad výše nutně stanoveno vnitřním předpisem nebo v rámci smlouvy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Vzhledem k tomu, že v ustanovení § 6 odst. 7 písm. e) ZDP je výše paušální náhrady, která se nepovažuje za příjem a nepodléhá dani z příjmů, limitována částkou, která je poskytována zaměstnanci odměňovanému platem, není nutné tyto nadlimitní náklady daňově omezovat (vylučovat) na straně zaměstnavatele. Případné nadlimitní paušální částky bude tedy podléhat dani z příjmů ze závislé činnosti – jako mzda - a tudíž i takto vynaložené náklady mohou být na straně zaměstnavatele daňově uznatelné.

U náhrady jiných druhů nákladů vzniklých zaměstnanci ve spojitosti s výkonem práce na dálku nehrazených v rámci paušální částky, bude daňově postupováno jako dříve, před novelou z října 2023. Do jakého druhu příjmu patří náhrady zaměstnancem vynaložených výdajů na práci na dálku? Není pochyb, že souvisí s výkonem jeho zaměstnáním, proto dle § 6 odst. 1 písm. d) ZDP jde o příjmy ze závislé činnosti. Bylo by spravedlivé zdaňovat tento příjem jako mzdu? Vždyť se zaměstnanci nezvýšil majetek, ale jen nahradil jeho úbytek – opotřebení movitých věcí. Třeba… Pan Petr koupil za 1 000 Kč náplň (toner) do své domácí tiskárny. Načež jej zcela spotřeboval jen pro potřeby zaměstnavatele v rámci výkonu závislé činnosti zčásti doma. Zcela po právu od zaměstnavatele obdrží takto v jeho zájmu vynaložený a prokázaný 1 000 Kč za spotřebovaný toner. Pokud by tuto náhradu měl zdanit, pak by na svou vstřícnost doplatil – nejenže by neměl onu náplň do tiskárny, ale ani celý 1 000 Kč, který měl před její koupí. Ekonomicky by si proto evidentně pohoršil a zdanění náhrady za opotřebení soukromé tiskárny zaměstnance by rozhodně nebylo spravedlivou daní ze zvýšení jeho majetku…

Náhrady za opotřebení majetku zaměstnance

proto najdeme mezi příjmy ze závislé činnosti, které nejsou předmětem daně z příjmů podle § 6 odst. 7 písm. d) ZDP: „náhrady za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce poskytované zaměstnanci podle zákoníku práce,“.

Daňově výhodná situace panuje i na straně zaměstnavatele, kde jsou náhrady za opotřebení daňovým výdajem (nákladem) buď podle již zmíněného § 24 odst. 2 písm. j) bodu 4 ZDP (coby závazek zaměstnavatele) nebo dle § 24 odst. 2 písm. p) ZDP, tedy jelikož jde o „výdaje (náklady), k jejichž úhradě je poplatník povinen podle zvláštních zákonů“, ve vazbě na citovaný § 190 ZP. Jsou-li tyto náhrady výdajů za opotřebení v souladu s § 6 odst. 8 ZDP v paušální výši, i tak budou pro zaměstnavatele daňově účinné, díky § 24 odst. 2 písm. x) ZDP.

Praktickou otázkou je, jak výši náhrady za opotřebení vypočítat. Sotva dovodíme nějaké pevné pravidlo např. ve vazbě na dobu použitelnosti. Zpravidla půjde o nějakou „rozumnou“ částku vycházející z předpokládané nebo průměrné ekonomické životnosti, po kterou se více méně rovnoměrně rozdělí pořizovací cena předmětné věci, respektive jeho aktuální hodnota (reprodukční pořizovací cena). Přičemž s ohledem na obvykle také její částečné soukromé využívání by měla být takto vypočtená částka ještě dále nějakým způsobem krácena. Čímž se dostáváme k § 6 odst. 8 ZDP, jehož tři věty se týkají náhrad za opotřebení majetku zaměstnance. Věta první zní:

„Hradí-li zaměstnavatel zaměstnanci výdaje (náhrady) podle odstavce 7 písm. b) až d) paušální částkou, považují se tyto výdaje za prokázané do výše paušálu:

•    stanoveného zvláštními předpisy nebo uvedeného v

–   kolektivní smlouvě, vnitřním předpise zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvě

•    za předpokladu, že výše paušálu byla zaměstnavatelem prokazatelně stanovena

•    na základě kalkulace skutečných výdajů.“

Druhá věta § 6 odst. 8 ZDP zní: „Stejným způsobem postupuje zaměstnavatel při stanovení paušálu v případech, kdy dojde ke změně podmínek, za nichž byl paušál stanoven.“ Třeba když vzrostou výdaje spojené s věcmi vyžívanými pro práci na dálku, kupříkladu kvůli jejich dražší opravě nebo technickému zhodnocení.

Poslední věta § 6 odst. 8 ZDP přináší jediné kvantitativní omezení výše paušální náhrady za opotřebení:

•    „Jde-li o paušál za použití vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce zaměstnance, které by jinak byly odpisovány, uzná se jen do výše, v jaké by zaměstnavatel uplatňoval odpisy srovnatelného hmotného majetku při rovnoměrném odpisování v dalších letech odpisování.“

Předpokladem pro daňové odpisování movitých věcí je, že jde o „hmotný majetek“. Co je podmíněno tím, že pořizovací (vstupní) cena přesáhla daňový limit 80 000 Kč. Proto v obvyklé praxi kancelářských prací nejde o častý případ. Když ale nastane, bude nutno vypočíst paušální roční náhradu za opotřebení odpovídající roční odpisovou sazbou rovnoměrných odpisů „v dalších letech odpisování“ podle § 31 odst. 1 písm. a) ZDP:

•    40 % ze vstupní ceny, půjde-li o hmotný majetek patřící do 1. odpisové skupiny,

•    22,25 % ze vstupní ceny, půjde-li o hmotný majetek patřící do 2. odpisové skupiny,

•    10,5 % ze vstupní ceny, půjde-li o hmotný majetek patřící do 3. odpisové skupiny.

Případné vyšší paušální náhrady by již bylo nutno zahrnout do základu pro výpočet zálohy na daň a do pojistných vyměřovacích základů. A nebyla by udržitelná ani daňová účinnost těchto náhrad u zaměstnavatele.

Je-li zaměstnavatel plátcem DPH,

má nárok na odpočet DPH z přijatých zdanitelných plnění od jiných plátců, pokud je použije pro svá „nároková plnění“ dle § 72 odst. 1 ZDPH, zejména pro zdanitelná plnění. Případně má nárok pouze na částečný – poměrný nebo krácený – odpočet daně v souladu s § 75 a § 76 ZDPH.

Je třeba si uvědomit, že výdaje hrazené zaměstnancem – podložené doklady na jeho jméno – za něž požaduje náhradu ad výše, právně nepřijal zaměstnavatel, ale zaměstnanec (neplátce) a tedy u nich není nárok na odpočet DPH na vstupu. Což platí nejen o mobiliáři jeho domácí kanceláře – nejde-li případně o věci poskytnuté zaměstnavatelem – ale rovněž o „doma“ spotřebované elektrické energii, účtech za vodné/­stočné atd.

Účetnictví

Náhrady hrazené zaměstnancům související s jejich výkonem práce na dálku pro zaměstnavatele, včetně náhrad a opotřebení ad výše zaměstnavatel účtuje do ostatních provozních nákladů: MD 548 /­ D 333.

Ing. Martin Děrgel