Efektivní řízení času

Mgr. Monika Rolková, Ph.D.

Ve schopnosti organizovat si čas se lidé navzájem liší, řízení času je však schopnost, ve které se můžeme zlepšit a zefektivnit tak své pracovní i soukromé fungování. Všichni máme k dispozici stejné množství času - 24 hodin denně -, ale dosahujeme různých výsledků. Ti, kteří jsou úspěšní, umí svých 24 hodin využít efektivně. Co znamená řídit svůj čas? Co je základní podmínkou řízení času?

ŘÍDIT SVŮJ ČAS NEZNAMENÁ STIHNOUT VÍCE ÚKOLŮ ZA KRATŠÍ DOBU a využít každou minutu dne k práci. Znamená to umět si vybrat to, co je důležité, a najít si dostatek času i na oddech, rodinu a zábavu.

Jednou ze základních podmínek při řízení času je určení cíle. Pokud nevíme přesně, jaké jsou naše cíle, hůře se rozhodujeme mezi alternativami, co právě dělat, důsledkem je přetížení, rozptýlení, stres. Čím přesněji máme své cíle stanoveny, tím lépe umíme řídit svou práci.

Dřív, než se pustíme do práce a konkrétní aktivity, můžeme si položit následující otázky:

1. Je tato činnost bezpodmínečně nutná? (Pokud není, nedá se omezit?)

2. Musím tuto činnost udělat já sám? (Nemůžu ji na někoho delegovat?)

3. Jde o opakující se činnost? (Neumím ji nějak standardizovat?)

4. Můžu tuto činnost zjednodušit? (Dá se to dělat racionálněji?)

STANOVENÍ PRIORIT - celý den se rozhodujeme, čemu dáme přednost - stanovujeme si priority. Mnoho z těchto rozhodnutí se ale neděje vědomě, často jsou založena na zvyku a okamžitých potřebách. Stanovením priorit bychom si měli stanovit pořadí činností podle jejich důležitosti a časové naléhavosti vzhledem k cílům, kterých chceme dosáhnout.

EISENHOWERŮV PRINCIP - podle Eisenhowera je třeba všechny úkoly posoudit z hlediska důležitosti a naléhavosti. Důležité úkoly nás posunou blíže ke splnění stanovených cílů, naléhavé úkoly vyžadují okamžitou pozornost. Úkoly, které jsou důležité a spěchají, bychom měli provést sami a co nejdříve. Např. naléhavý pracovní problém s klientem, řešení pracovního úrazu.

Úkolům, které jsou důležité, ale nespěchají, bychom měli věnovat nejvíce času - vzdělávání zaměstnanců, starost o vlastní zdraví. Čím více jich zachytíme v tomto stadiu, tím méně se nám jich přesune do kvadrantu reaktivních úkolů, kde už se stanou naléhavými. Nejsou však urgentní, proto je většina lidí má tendenci odsouvat a řeší pouze věci, které jsou naléhavé.

Ve třetím kvadrantu máme úkoly, které nejsou důležité, ale jsou urgentní - např. zvonící telefon, nečekaná návštěva a podobně. Tyto úkoly bychom se měli snažit redukovat, odmítat nebo delegovat na někoho jiného. Jinak jim věnujeme pozornost na úkor těch důležitějších úkolů.

Úkoly ve čtvrtém kvadrantu nejsou důležité ani urgentní - zbytečná pošta, reklamní letáky, hraní her, čas strávený surfováním na sociálních sítích. Takovýmto úkolům se můžeme věnovat jen omezeně v případě, že nám poskytují psychické uvolnění během dne.

PARETOVO PRAVIDLO - Pareto byl italský ekonom, který se zabýval otázkou rozdělení bohatství. Zjistil, že v různých zemích se 80 % majetku soustředí v rukou 20 % obyvatelstva. Tento jev se objevil i v jiných oblastech, například 20 % zákazníků vytvoří 80 % obratu, 80 % výsledků je dosaženo pomocí 20 % námahy. Když toto pravidlo přeneseme do řízení času, tak platí, že za 20 % času můžeme zvládnout 80 % úkolů důležitých k dosažení výsledků. Zbylých 80 % času přinese jen 20 % výsledků.

ANALÝZA VYUŽITÍ ČASU - prvním krokem ke změně našeho řízení času musí být analýza využívání času. Jak vlastně trávíme den? Co jsou naši zloději času?

-    telefon - rozhovory jsou zbytečně dlouhé, ruší nás při práci

-    návštěvy - kvůli nim se často ke své práci nedostaneme

-    rozhovory - dlouhé a zbytečné

-    odkládání povinností (prokrastinace) a jejich následné nakupení

-    snažíme se zvládat příliš věcí naráz, nemáme jasné priority

-    pracovat začneme až pod tlakem termínů

-    nemáme ve věcech pořádek, dlouho hledáme, co potřebujeme

-    neumíme delegovat úkoly na druhé, sami to uděláme lépe

-    neumíme říci ne, když nás někdo o něco požádá

-    chybí nám sebedisciplína

-    nemáme stanoveny žádné cíle, postupujeme bez plánu

-    dáváme si nereálné termíny, jejich nesplnění nás demotivuje

-    lidé od nás chtějí rozhodnutí, které mohou udělat i sami

-    trávíme čas na dlouhých a neefektivních poradách

-    chceme vždy pomoci druhým.

PLÁNOVÁNÍ ČASU - plánování může být dlouhodobé, střednědobé a krátkodobé. Efektivní lidé jsou zvyklí každý den naplánovat, používají kalendáře, diáře a různé plánovací aplikace v telefonu či počítači. Posledním bodem dne by mělo být jeho zhodnocení a naplánování dalšího dne.

Při hodnocení uplynulého dne je dobré se zamyslet nad otázkami:

-    Posoudil jsem prioritu úkolů správně?

-    Co jsem udělal dobře a co ne?

-    Jak se příště vyhnu nedostatkům?

-    Co jsem udělal mimo plán?

-    Co z naplánovaného jsem neudělal a proč?

-    Naplánuji si nesplněný úkol na zítra nebo na někdy jindy?

Při plánování úkolů na další den se snažme odhadnout vždy i jejich trvání. Vytvořme si i dostatečnou časovou rezervu, abychom dokázali stihnout plán i při neočekávaných událostech a zdrženích. Snažme se dělat společně činnosti stejného druhu - např. telefonické hovory či psaní e-mailů vyřizujme v blocích společně. Snažme se soustředit více činností, které máme vyřídit na jednom místě - abychom se nemuseli přesouvat z místa na místo. Pokud naše práce vyžaduje klid a soustředění, snažme se vyhradit si tzv. tichou hodinku, kdy nás nemůže nikdo rušit a nejsme k dispozici ani kolegům, ani asistentce a nezvedáme telefon.

Úkoly plánujme vždy písemně. Písemné plány pomáhají odlehčit paměti, mají pozitivní psychologický efekt na motivaci, pomáhají udržet koncentraci na cíle, máme přehled o tom, co už bylo uděláno a co ještě ne.

ORGANIZACE PRACOVIŠTĚ - na naši produktivitu má vliv i organizace našeho pracoviště. Zkusme se rozhlédnout po své kanceláři a zamyslet se nad otázkami:

-    Mám na stole dost místa na věci, které potřebuji, nebo vypadá jako skladiště?

-    Jak často vstávám ze židle, abych dosáhl na věci, které potřebuji k práci?

-    Mám vhodně umístěný monitor a klávesnici?

-    Jsou moje zásuvky a skříně plné věcí, které nepotřebuji?

To, jak máme zorganizován náš pracovní stůl, nám může čas šetřit i nás o něj okrádat. Měli bychom se naučit mít věci na promyšleném a stabilním místě, abychom jejich hledáním neztráceli zbytečně čas. Seřazujme si písemnosti systematicky, aby bylo zřetelné, co čeká na vyřízení, jaká je priorita dané věci. Písemnosti neskladujme na stole na hromadách - buď je vyřiďme, delegujme, založme do složky, nebo vyhoďme. Nepřemisťujme hromady z pracovního stolu na jiné místo v kanceláři - hromady je třeba zlikvidovat.

Zaveďme si vlastní systém zakládání písemností - rozlišený barevně, časově nebo abecedně tak, abychom v něm rychle našli, co potřebujeme. Složky důkladně označujme, abychom nepátrali v desítkách pořadačů bez nadpisu, když budeme něco urgentně potřebovat. Průběžně likvidujme zbytečné písemnosti, takové, které už nejsou aktuální, nepotřebujeme je, máme je i v elektronické podobě nebo je má založené i někdo jiný. Pokusme se archivovat všechno, co je možné, na denním nebo týdenním základě.

ZÁVĚR – Času máme všichni stejné omezené množství . Navzdory tomu někteří z nás žijí život ve věčném stresu pod tlakem nesplněných termínů, jiní fungují efektivně a dosahují s přiměřenou námahou velkých výsledků. Dokážou totiž svůj přidělený podíl času využít maximálně účelně. Je tedy důležité naučit se organizovat si svůj čas tak, aby v něm zůstal přiměřený podíl práce i relaxace, abychom eliminovali zloděje času, stihli to, co je důležité a nezbytné, ale zároveň nebyli vyčerpaní a nešťastní. Efektivní řízení času je dovednost, která se dá naučit a nikdy není na škodu se s ní seznámit a pokusit se ji aplikovat na svůj život.