Evidence zaměstnanců
u zdravotní pojišťovny
Co se může přihodit pojištěnci, pokud jej zaměstnavatel řádně nepřihlásí u zdravotní pojišťovny? Může zdravotní pojišťovna uplatňovat platby pojistného od státu se zpětnou platností, je-li jí nárok oznámen opožděně? Kdy se mohou objevit rozdíly mezi počtem zaměstnanců, uváděným zaměstnavatelem na Přehledu, a počtem zaměstnanců v informačním systému zdravotní pojišťovny?
CÍLEM PRŮBĚŽNÉ KOMUNIKACE mezi zaměstnavatelem a zdravotní pojišťovnou je dosažení stavu, kdy jsou data v informačním systému zdravotní pojišťovny a u zaměstnavatele v souladu. Tyto údaje jsou důležité i proto, aby zaměstnavatelé mohli řádně odvádět pojistné za své zaměstnance.
Přihlášením zaměstnance na Hromadném oznámení zaměstnavatele se stává zaměstnavatel plátcem pojistného za tohoto svého zaměstnance včetně potřeby plnění dalších souvisejících zákonných povinností.
OSMIDENNÍ LHŮTA PRO OZNAMOVÁNÍ ZMĚN – Ve smyslu ustanovení § 10 odst. 1 z.č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění a o změně a doplnění některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, je zaměstnavatel povinen provést u příslušné zdravotní pojišťovny v osmidenní lhůtě zejména oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání, zakládajícího účast na zdravotním pojištění ve smyslu ustanovení § 5 písm. a) cit. zákona, a jeho ukončení. Zaměstnavatel rovněž oznamuje zdravotní pojišťovně nástup zaměstnance – osoby, která nemá na území České republiky trvalý pobyt, je-li zaměstnána u zaměstnavatele se sídlem nebo trvalým pobytem na území ČR a zakládá-li sjednaný pracovněprávní vztah účast na zdravotním pojištění. Pokud však osoba s bydlištěm ve státě Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru (Norsko, Island, Lichtenštejnsko) anebo ve Švýcarsku předloží českému zaměstnavateli potvrzený přenositelný dokument A1, vystavený jí orgány sociálního zabezpečení státu pojištění, odvádí český zaměstnavatel pojistné na základě principu jednoho pojištění ve prospěch té zdravotní pojišťovny (resp. instituce provádějící zdravotní pojištění), u které je tento zaměstnanec v dané zemi pojištěn. Podotýkám, že vůči osobám ze států Evropské unie včetně Norska, Islandu, Lichtenštejnska a Švýcarska, se postupuje podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004 včetně prováděcího nařízení č. 987/2009.
PŘIHLÁŠENÍ A ODHLÁŠENÍ ZAMĚSTNANCE - Z obecného pohledu lze konstatovat, že u pracovního poměru (včetně pracovního poměru sjednaného podle cizích právních předpisů) se za den nástupu zaměstnance do zaměstnání považuje den, ve kterém zaměstnanec nastoupil do práce, a za den ukončení zaměstnání se považuje den skončení pracovního poměru. Pouze relativně menším proviněním zaměstnavatele je případ, kdy zaměstnance přihlásí opožděně, případně jej nepřihlásí vůbec, ale pojistné odvede za každý měsíc v souladu se zákonem. Nepřihlášením zaměstnance zaměstnavatel jednak porušuje zákon, jednak může způsobit zbytečnou komplikaci i samotnému zaměstnanci. Pokud nepřihlášený zaměstnanec není zařazen u zdravotní pojišťovny ještě v některé z dalších kategorií (OSVČ nebo osoba, za kterou platí pojistné stát), nebude mít evidenčně vyřešen svůj pojistný vztah, proto jej zdravotní pojišťovna dříve či později v dané záležitosti osloví, což bude pro něj určitě nemilým překvapením. Rovněž neodhlášením zaměstnance je (pouze však fiktivně) řešen pojistný vztah, což není v souladu se zákonem, mimoto vzniká rozpor mezi reálným stavem a počtem zaměstnanců, vykazovaných na Přehledu.
OSOBY, ZA KTERÉ JE VE ZDRAVOTNÍM POJIŠTĚNÍ PLÁTCEM POJISTNÉHO STÁT, představují více než polovinu populace České republiky. Z této skutečnosti lze vyvozovat, že právní úprava, řešící ve zdravotním pojištění tuto skupinu pojištěnců, se dotýká širokého okruhu obyvatel. Z tohoto důvodu je proto zapotřebí věnovat této problematice ze strany zaměstnavatele patřičnou pozornost.
Z hlediska placení pojistného a plnění ostatních zákonných povinností je totiž rozhodující, zda jsou tyto osoby zaměstnány či nikoliv. Pokud jsou pojištěnci, za které platí pojistné stát, zaměstnáni, plní veškeré povinnosti vůči zdravotní pojišťovně zaměstnavatel.
Příslušné skutečnosti však musí zaměstnanec zaměstnavateli sdělit. V opačném případě se takové osoby musí o povinné náležitosti postarat samy, kdy sdělují zdravotní pojišťovně v zákonné osmidenní lhůtě například přiznání nebo odejmutí důchodu, nástup na mateřskou nebo rodičovskou dovolenou, zahájení nebo ukončení studia apod. Neoznámením vzniku nároku na zařazení pojištěnce do „státní kategorie“ přichází zdravotní pojišťovna o pravidelnou měsíční platbu pojistného od státu (od 1. července 2014 ve výši 845 Kč za každou takovou osobu), přičemž platby od státu nelze nárokovat se zpětnou platností. Upozorňuji, že s účinností od 1. 4. 2012 je stát plátcem pojistného i za osoby (myšleno muže) na rodičovské dovolené.
POUŽÍVÁNÍ VÍCE KÓDŮ SOUČASNĚ - Přijímá-li zaměstnavatel zaměstnance s nárokem na zařazení do „státní kategorie“, oznamuje zdravotní pojišťovně nejen nástup zaměstnance do zaměstnání, ale i skutečnost, že za tohoto zaměstnance je současně plátcem pojistného i stát. Kupříkladu se jedná o nástup studenta během studia do zaměstnání nebo na brigádu v období prázdnin (kódy „P“ a „G“), nebo zaměstnávání poživatele důchodu (kódy „P“ a „D“), případně ženy na rodičovské dovolené (kódy „P“ a „M“). K nástupu zaměstnance vedeného u úřadu práce jako uchazeče o zaměstnání použije zaměstnavatel současně kódy „P“ a „I“. Jestliže zaměstnanec skončí zaměstnání a zároveň je vyřazen z evidence uchazečů o zaměstnání, použije zaměstnavatel k příslušnému datu kódy „O“ a „J“.
Pokud žena nastupuje na mateřskou dovolenou a zároveň končí pracovní poměr, použijí se současně kódy „M“ a „O“. V případě pokračování pracovního poměru oznámí zaměstnavatel pouze nástup na mateřskou dovolenou kódem „M“.
Povinnost zaměstnance
Na bezproblémové komunikaci mezi zaměstnavatelem a zdravotní pojišťovnou se podílí i sám zaměstnanec, kdy musí svému zaměstnavateli oznamovat zejména:
• změnu zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání,
• vznik nebo zánik nároku na zařazení do kategorie osob, za které platí pojistné stát (viz výše).
ROZDÍLY V POČTU ZAMĚSTNANCŮ - Je realitou, že se z nejrůznějších důvodů průběžně objevují rozdíly v počtech zaměstnanců uváděných zaměstnavateli na předkládaných Přehledech o platbě pojistného a dle údajů o počtu zaměstnanců v evidenci příslušné zdravotní pojišťovny. Ačkoliv by teoreticky ani prakticky nemělo k takovým rozporům docházet, nelze odstranit vliv „lidského faktoru“, proto dochází k nesrovnalostem v důsledku zavinění jak zaměstnavatelů (mzdových účetních a personalistů), tak může dojít k administrativní chybě i na straně zdravotní pojišťovny. Jelikož je cílem konkrétně daného způsobu evidence minimalizovat tuto chybovost, chtěl bych na základě poznatků z praxe upozornit na nedostatky, ke kterým v souvislosti s plněním oznamovací povinnosti zaměstnavatele dochází.
Například:
• zaměstnanec nastoupil do zaměstnání, ale zaměstnavatel jej nepřihlásil ke zdravotní pojišťovně, přičemž na předkládaných Přehledech o platbě pojistného zaměstnavatele je vykazován,
• zaměstnanec ukončil pracovní poměr, zaměstnavatel jej zapomněl odhlásit u zdravotní pojišťovny, ale na Přehledech již není uváděn,
• zaměstnavatel naopak zaměstnance buď přihlásí nebo odhlásí u zdravotní pojišťovny, ale nezohlední tuto skutečnost v Přehledu,
• žena je na mateřské nebo rodičovské dovolené řádně vedena u zdravotní pojišťovny jako zaměstnanec, na Přehledech zaměstnavatele však uváděna není, obdobně v případě dlouhodobé nemoci zaměstnance,
• z příjmu zúčtovaného po skončení zaměstnání se pojistné platí, bývalý zaměstnanec se však do celkového počtu zaměstnanců na Přehledu nezapočítává,
• příjem zaměstnance pracujícího na dohodu o pracovní činnosti je v některých měsících vyšší než 2 500 Kč, v jiných měsících naopak této částky nedosahuje (zaměstnance je nutno na příslušný měsíc odhlásit), přičemž tato skutečnost rovněž nekoresponduje s údaji na Přehledu atd.
DOKLAD O OZNÁMENÍ ZMĚNY - Vzhledem k tomu, že se občas objeví potřeba již dříve oznámenou změnu zdravotní pojišťovně dodatečně vydokladovat, doporučuji, aby zaměstnavatelé měli především ve svém vlastním zájmu průkazně potvrzeno, že příslušnou změnu zdravotní pojišťovně řádně oznámili.
V případě osobního podání na úřadovně zdravotní pojišťovny je vhodné nechat si potvrdit stejnopis Hromadného oznámení zaměstnavatele, dle povahy případu je někdy lepší zaslat příslušný formulář poštou raději doporučeně, než obyčejně. U oznamování skutečností elektronickou cestou je jejich doručení zpravidla snadno průkazné. Nicméně je vždy na úvaze zaměstnavatele, jaký postup zvolí, neboť každé sdělení, zasílané i obyčejně, by mělo být na zdravotní pojišťovnu řádně doručeno a následně pak touto pořízeno v jejím informačním systému a zaevidováno (archivováno).
PROMLČENÍ POHLEDÁVEK - Do 30. 11. 2011 platilo, že právo zdravotních pojišťoven předepsat dlužné pojistné (i penále) se promlčovalo za pět let ode dne splatnosti. Změnou ustanovení § 16 odst. 1 a odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb. byla tato lhůta od 1. 12. 2011 prodloužena na 10 let, čímž dostaly zdravotní pojišťovny podstatně delší období pro vyměření a následné vymáhání svých pohledávek. Je také pravdou, že ani relativně dlouhá pětiletá promlčecí doba mnohdy nestačila k vyměření pohledávek nebo alespoň k provedení tzv. kvalifikovaného (neboli nároky zdravotní pojišťovny zachovávajícího) úkonu. Tímto úkonem se přerušil běh promlčecí doby, a pokud byl učiněn úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová (nyní již desetiletá) promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl. Právo vymáhat pojistné (i penále) se promlčuje ve lhůtě deseti let od právní moci platebního výměru, jímž bylo vyměřeno, přičemž promlčecí doba neběží po dobu řízení u soudu.
Z výše uvedeného vyplývá, že pokud zdravotní pojišťovna provede v roce 2014 u zaměstnavatele kontrolu nebo mu zašle vyúčtování pohledávek a plateb, které zaměstnavatel převezme, nejsou po dobu dalších 10 let ohroženy její pohledávky promlčením.
PŘI PLNĚNÍ OZNAMOVACÍ POVINNOSTI zdravotní pojišťovna individuálně vyhodnocuje plnění této zákonné povinnosti zaměstnavatelem s tím, že pokud se jedná o nahodilý či jednorázový nedostatek, je tento řešitelný domluvou či vysvětlením, jiný pak bude postup zdravotní pojišťovny za situace, kdy zaměstnavatel opakovaně či soustavně porušuje zákon.
V tomto případě lze zaměstnavateli uložit pokutu až do výše 200 000 Kč, při opakovaném porušení oznamovací povinnosti pak až do výše dvojnásobku uložené pokuty, tedy maximálně do částky 400 000 Kč.
V případě nesplnění oznamovací povinnosti podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb. lze pokutu uložit do dvou let ode dne, kdy zdravotní pojišťovna zjistila nesplnění oznamovací povinnosti plátcem pojistného, nejdéle však do pěti let od doby, kdy oznamovací povinnost měla být splněna.
ZÁVĚR - Zaměstnavatelé zpravidla zaměstnávají zaměstnance pojištěné u více zdravotních pojišťoven. V takových případech pak musí důsledně dbát na to, aby veškeré povinnosti byly řádně plněny vůči každé zdravotní pojišťovně, neboť výkonem kontrolní činnosti lze snadno zjistit, zda evidenční údaje u zaměstnavatele a zdravotní pojišťovny souhlasí a tedy zda je pojistné za zaměstnance placeno příslušné zdravotní pojišťovně v souladu se zákonem.
Ing. Antonín Daněk
§ 1 zákona č. 48/1997 Sb.
(1) Tento zákon zapracovává příslušné předpisy Evropské unie, zároveň navazuje na přímo použitelné předpisy Evropské unie a upravuje
a) veřejné zdravotní pojištění (dále jen „zdravotní pojištění“),
b) rozsah a podmínky, za nichž jsou na základě tohoto zákona ze zdravotního pojištění hrazeny zdravotní služby (dále jen „hrazené služby“),
c) způsob stanovení cen a úhrad léčivých přípravků a potravin pro zvláštní lékařské účely hrazených ze zdravotního pojištění.
(2) Tento zákon se použije, nestanoví-li přímo použitelné předpisy Evropské unie upravující koordinaci systémů sociálního zabezpečení (dále jen „koordinační nařízení“) jinak.
§ 1a zákona č. 48/1997 Sb.
(1) Pojištěncem se rozumí fyzická osoba, která je účastna na zdravotním pojištění.
(2) Příslušnou zdravotní pojišťovnou se rozumí zdravotní pojišťovna, u které je pojištěnec pojištěn.
(3) Jiným členským státem Evropské unie se rozumí také státy Evropského hospodářského prostoru a Švýcarsko.
(4) Zaměstnáním se rozumí činnost zaměstnance, ze které mu plynou, nebo by měly plynout od zaměstnavatele příjmy ze závislé činnosti a funkční požitky zdaňované podle zákona upravujícího daně z příjmů.
(5) Zaměstnavatelem se rozumí právnická nebo fyzická
osoba, která je plátcem příjmů ze závislé činnosti a funkčních požitků,
zaměstnává zaměstnance a má sídlo nebo trvalý pobyt na území České
republiky, jakož i organizační složka státu. Postavení zaměstnavatele má
i služební úřad, v němž je státní zaměstnanec podle služebního zákona
zařazen k výkonu státní služby. Zaměstnavatelem podle věty první je
i osoba, u které zaměstnanci vykonávají na území České republiky
práci podle jejích příkazů, i když příjmy za tuto práci jsou na základě
smluvního vztahu vypláceny prostřednictvím osoby se sídlem nebo
bydlištěm v zahraničí, je-li tato osoba...
