Informační povinnost zaměstnavatele
po novele zákoníku práce

Zákoník práce zakotvuje právo zaměstnanců na informace o obsahu pracovního poměru. Novelou zákoníku práce s účinností od 1. října 2023 došlo k rozšíření povinně poskytovaných informací o obsahu pracovního poměru. Novela zákoníku práce také přináší zásadní novinku, a to povinnost zaměstnavatele informovat rovněž zaměstnance pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr o obsahu pracovněprávního vztahu založeného dohodou o práci konané mimo pracovní poměr (dohoda o provedení práce, dohoda o pracovní činnosti).

Obecně k informační povinnosti zaměstnavatele

dle ust. § 37 zákoníku práce. Ustanovení § 37 zákoníku práce stanoví zaměstnavatelům povinnost písemně informovat své zaměstnance o právech a povinnostech vyplývajících z jejich pracovněprávního vztahu v případě, že pracovní smlouva tyto neobsahuje. Předmětné ustanovení vyjmenovává údaje, o kterých je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat. Tímto ustanovením není dotčena informační povinnost zaměstnavatele před uzavřením pracovní smlouvy podle ust. § 31 zákoníku práce. Dle ust. § 31 zákoníku práce před uzavřením pracovní smlouvy musí být fyzická osoba, která se uchází o konkrétní zaměstnání, zaměstnavatelem seznámena s právy a povinnostmi, které pro ni z tohoto právního jednání vyplynou, a s pracovními podmínkami, podmínkami odměňování i s případnými specifickými povinnostmi, které z hlediska vykonávané práce s uzavřením právního vztahu spojují zvláštní právní předpisy. Povinnost informovat zaměstnance se vztahuje na pracovní poměry založené jak pracovní smlouvou, tak i jmenováním. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance stejným způsobem i o veškerých změnách vyjmenovaných údajů.

Povinnost písemně informovat zaměstnance se týká pouze těch skutečností, které neobsahuje pracovní smlouva. Pokud údaje obsahuje již pracovní smlouva, je tím splněna informační povinnost. V případě, že pracovní smlouva neobsahuje zákonem stanovené údaje o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, je zaměstnavatel povinen zaměstnance o nich písemně informovat, a to nejpozději ve lhůtě 7 dnů od vzniku pracovního poměru.

V souladu s transpozicí směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1152 ze dne 20. června 2019 o transparentních a předvídatelných pracovních podmínkách v Evropské unii byl novelou zákoníku práce revidován a doplněn rozsah informační povinnosti zaměstnavatele. Novelou zákoníku práce (zákonem č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, a některé další zákony) s účinností od 1. října 2023 došlo k rozšíření povinně poskytovaných informací o obsahu pracovního poměru. Zaměstnavatel, který řádně informoval zaměstnance podle předchozích ustanovení zákoníku práce do 1. října 2023, je povinen splnit rozšířenou informační povinnost vůči zaměstnanci, který má pracovní vztah založený před uvedeným datem, pouze na základě písemné žádosti zaměstnance. Tuto informační povinnost je povinen zaměstnavatel splnit do 7 kalendářních dnů od doručení žádosti zaměstnance.

Novela zákoníku práce také zrušila výjimku stanovenou původně v ust. § 37 odst. 4 zákoníku práce, dle které se informační povinnost netýkala pracovních poměrů sjednaných na dobu kratší než 1 měsíc. Nyní se tedy informační povinnost vztahuje na všechny pracovní poměry.

ZAMĚSTNAVATEL JE POVINEN INFORMOVAT ZAMĚSTNANCE PÍSEMNĚ - Poskytnutí určitých informací může být nahrazeno odkazem na právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis, které příslušnou úpravu obsahují, a není tedy nutné tyto údaje v informaci výslovně uvádět. Ustanovení § 37 odst. 2 zákoníku práce vyjmenovává, které informace mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis.

Zaměstnavatel nemusí zaměstnance o všech skutečnostech uvedených v ust. § 37 odst. 1 informovat na jedné listině. Vzhledem k tomu, že některé z vyjmenovaných údajů bývají obsaženy již v pracovní smlouvě, považuje se zahrnutí požadovaných údajů přímo do písemné pracovní smlouvy za splnění informační povinnosti zaměstnavatele.

Pokud během trvání pracovního poměru dojde ke změnám příslušných údajů, které jsou předmětem informační povinnosti zaměstnavatele, musí být zaměstnanec také o nich písemně informován, a to nejpozději v den účinnosti takové změny. Tato povinnost se však nevztahuje na změny právních předpisů, kolektivních smluv či vnitřních předpisů.

Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance písemně a uschovat doklad o poskytnutých informacích. Zaměstnavatel může informace zaměstnanci předat v listinné, ale i v elektronické podobě. V takovém případě je nutné, aby si uvedený dokument mohl zaměstnanec uložit a případně vytisknout. Poskytnutí informací e-mailem tedy je dostačující. K tomu, aby zaměstnavatel mohl prokázat splnění této povinnosti, mu zákon ukládá, aby si uschoval doklad o předání informace.

Údaje, o kterých je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat

Zaměstnavatel je povinen zaměstnance písemně informovat o:

a)  názvu a sídle zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou,

b)  bližším označení druhu a místa výkonu práce,

c)  výměře dovolené a o způsobu určování délky dovolené,

d)  době trvání a podmínkách zkušební doby,

e)  postupu, který je zaměstnavatel a zaměstnanec povinen dodržet při rozvazování pracovního poměru, a o běhu a délce výpovědní doby,

f)  odborném rozvoji, pokud jej zaměstnavatel zabezpečuje,

g)  stanovené týdenní pracovní době, o způsobu rozvržení pracovní doby včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení, a o rozsahu práce přesčas,

h)  rozsahu minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a o poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo,

i) mzdě nebo platu a způsobu odměňování, splatnosti mzdy nebo platu, termínu výplaty mzdy nebo platu, místu a způsobu vyplácení mzdy nebo platu,

j) kolektivních smlouvách, které upravují pracovní podmínky zaměstnance, a označení smluvních stran těchto kolektivních smluv,

k)  orgánu sociálního zabezpečení, kterému zaměstnavatel odvádí pojistné na sociální zabezpečení v souvislosti s pracovním poměrem zaměstnance.

Taxativní výčet informací uvedený v ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce byl novelou zákoníku práce s účinností od 1. října 2023 rozšířen o údaje uvedené nově pod písm. d), e), f), g), h), k). Pro usnadnění plnění informační povinnosti Ministerstvo práce a sociálních věcí zpracovalo vzorové dokumenty, které jsou zaměstnavatelům k dispozici na webových stránkách ministerstva (https://www.mpsv.cz/web/cz/prace-a-pravo#vzory).

Informování zaměstnanců vysílaných na území jiného státu

Pokud jde o okruh povinně informovaných osob, je tento novelou zákoníku práce rozšířen o zaměstnance, kteří jsou vysíláni na území jiného státu, avšak jen v případě, že takové vysílání přesahuje 4 týdny po sobě jdoucí. Zaměstnancům v pracovním poměru, kteří jsou vysíláni do jiného státu, musí být poskytnuty ještě další informace nad rámec těch, které jsou uvedeny v ust. § 37 zákoníku práce.

V případě, že chce zaměstnavatel vyslat zaměstnance k výkonu práce na území jiného státu na dobu přesahující 4 týdny po sobě jdoucí, je povinen jej předem dle ust. § 37a odst. 1 zákoníku práce písemně informovat o následujících údajích (pokud nejsou obsaženy v pracovní smlouvě):

a)  státu, v němž má být práce vykonávána,

b)  předpokládané době tohoto vyslání,

c)  měně, ve které mu bude vyplácena mzda nebo plat,

d)  peněžitém nebo věcném plnění poskytovaném zaměstnavatelem v souvislosti s výkonem práce,

e)  tom, zda a za jakých podmínek je zajištěn návrat zaměstnance.

Nad rámec výše uvedených informací uvedených v ust. § 37a odst. 1 má zaměstnavatel povinnost informovat zaměstnance vyslané do jiného členského státu Evropské unie k výkonu práce v rámci nadnárodního poskytování služeb o:

-    odměně za práci, na niž má zaměstnanec nárok v souladu s právními předpisy hostitelského členského státu,

-    podmínkách poskytování cestovních náhrad v souvislosti s výkonem práce a dalších plněních poskytovaných zaměstnavatelem v souvislosti s vysláním,

-    odkazu na oficiální celostátní internetovou adresu zřízenou hostitelským členským státem.

Informaci o měně, ve které bude zaměstnanci vyplácena mzda nebo plat, a případně informaci o odměně za práci, na niž má zaměstnanec nárok v souladu s právními předpisy hostitelského členského státu může zaměstnavatel nahradit odkazem na příslušný právní předpis, na kolektivní smlouvu nebo na vnitřní předpis.

Zavedení informační povinnosti v oblasti DPP/ DPČ

Novela zákoníku práce zavedla v ust. § 77a zákoníku práce zvláštní právní úpravu informační povinnosti zaměstnavatele při vzniku nebo změně právního vztahu založeného dohodou o provedení práce či dohodou o pracovní činnosti. Zvláštní úprava informační povinnosti je tak nově zakotvena ve vztahu k zaměstnancům pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Okruh poskytovaných informací je stanoven v novém ust. § 77a zákoníku práce, a to v obdobném rozsahu, jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru.

Rozsah informační povinnosti zaměstnavatele je obdobný ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce. Zaměstnanec musí být informován rovněž o předpokládaném rozsahu pracovní doby připadající na den, popřípadě týden. Povinnost zaměstnavatele poskytnout informaci o předpokládaném rozsahu denní, resp. týdenní pracovní doby zároveň neznamená, že zaměstnavatel je povinen v tomto rozsahu zaměstnanci pracovní dobu i rozvrhnout a přidělovat práci. V tomto případě se jedná pouze o povinnost poskytnout informaci zaměstnanci, aby si mohl předem udělat určitou představu, v jakém přibližném časovém rozsahu bude vykonávat práci pro zaměstnavatele.

Informační povinnost musí zaměstnavatel splnit ve lhůtě 7 dnů ode dne započetí výkonu práce. Poskytnutí určitých informací může být nahrazeno odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis, které příslušnou úpravu obsahují, a není tedy nutné tyto údaje v informaci výslovně uvádět.

V ust. § 77b zákoníku práce je upravena zvláštní informační povinnost zaměstnavatele vůči zaměstnancům pracujícím na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, kteří byli vysláni na území jiného státu.

Z přechodných ustanovení novely zákoníku práce vyplývá,

že pokud pracovní poměr vznikl před 1. říjnem 2023 a informační povinnost vůči zaměstnanci byla splněna před tímto datem, má zaměstnanec právo požádat si o informaci v rozsahu podle znění novelizovaného zákoníku práce po 1. říjnu 2023. Informace musí být zaměstnanci poskytnuta do 7 dnů od doručení žádosti. V případě dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti, na základě kterých zaměstnanec započal s výkonem práce před 1. říjnem 2023, má zaměstnanec právo písemně požádat o poskytnutí informace v rozsahu podle znění novelizovaného zákoníku práce po 1. říjnu 2023 a zaměstnavatel je povinen informaci poskytnout do 7 dnů od doručení žádosti.

V případě, že pracovní poměr vznikl před 1. říjnem 2023, informační povinnost v době nabytí účinnosti novely zákoníku práce ještě splněna nebyla a lhůta pro její splnění podle dřívějšího znění zákoníku práce ještě neuplynula, splní se informační povinnost ve lhůtě podle znění zákoníku práce účinného do 1. října 2023 (tedy do 1 měsíce) v rozsahu podle znění zákoníku práce po 1. říjnu 2023.

V případě vzniku pracovní poměr počínaje dnem 1. října 2023 se informační povinnost plní ve lhůtě a v rozsahu podle právní úpravy účinné od 1. října 2023. V případě dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti, na jejichž základě došlo k výkonu práce po 1. říjnu 2023, se vždy poskytne informace v rozsahu podle novelizovaného zákoníku práce účinného od 1. října 2023, i kdyby byla dohoda uzavřena před 1. říjnem 2023.

Příklady – přechodná ustanovení

Příklad 1

Zaměstnanec uzavřel pracovní smlouvu 1. září 2023 s dnem nástupu do práce 4. září 2023.

Písemnou informaci o obsahu pracovního poměru podle ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce ve znění účinném do 30. září 2023, byl zaměstnavatel povinen zaměstnanci poskytnout nejpozději do 1 měsíce ode dne vzniku pracovního poměru, tj. do 4. října 2023. Pokud by tato informace byla poskytnuta do 30. září 2023, zaměstnavatel ji může splnit v rozsahu úpravy účinné do 30. září 2023 (zaměstnanec si pak ale může po 1. říjnu 2023 písemně požádat o informaci v rozsahu dle novelizovaného znění ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce). V případě, že by do 30. září 2023 informace nebyla zaměstnanci poskytnuta, poskytne ji zaměstnavatel zaměstnanci nejpozději do 4. října 2023 již v rozsahu dle novelizovaného znění ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce.

Příklad 2

Zaměstnanec uzavřel pracovní smlouvu 4. září 2023 s dnem nástupu do práce 1. října 2023.

Zaměstnavatel poskytl zaměstnanci písemnou informaci hned při uzavření pracovní smlouvy v rozsahu údajů podle ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce ve znění účinném do 30. září 2023. Zaměstnavatel splnil informační povinnost a nevzniká mu nová povinnost po 1. říjnu 2023 zaměstnance informovat v rozsahu novelizovaného znění ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce. Pokud by ale zaměstnanec po 1. říjnu 2023 písemně požádal o poskytnutí informace v rozsahu údajů dle novelizovaného znění ust. § 37 odst. 1 zákoníku práce, zaměstnavatel je povinen mu takovou písemnou informaci poskytnout ve lhůtě 7 dnů ode dne doručení žádosti.

Příklad 3

Zaměstnanec uzavřel dne 1. září 2023 dohodu o pracovní činnosti. Výkon práce na základě této dohody zahájil 4. září 2023.

Zaměstnavatel zaměstnanci informaci neposkytl, neboť mu to právní úprava účinná do 30. září 2023 neukládala. V důsledku přijetí transpoziční novely přitom nevzniká zaměstnavateli od 1. října 2023 povinnost tohoto zaměstnance informovat již v rozsahu nového ust. § 77a zákoníku práce. Pokud by si ale zaměstnanec za trvání této dohody například dne 9. dubna 2024 písemně požádal zaměstnavatele o poskytnutí informací v rozsahu ust. § 77a zákoníku práce, zaměstnavatel je povinen jeho žádosti vyhovět a písemnou informaci mu poskytnout ve lhůtě 7 dnů ode dne doručení žádosti, tj. do 16. dubna 2024.

JUDr. Jana Drexlerová