Jak doručovat pracovněprávní písemnosti podle novely ZP

Doručování pracovněprávních písemností patří mezi významná právní jednání v personální činnosti zaměstnavatelů. Doručování můžeme rozdělit do dvou oblastí: písemnosti doručované zaměstnavatelem nebo zaměstnancem. Podívejme se na některé aktuální problémy a jejich řešení, které při doručování personálních písemností vznikají a jsou upraveny v novele zákoníku práce s účinností od 30. července 2020 (novela č. 285/2000 Sb.).

Písemnosti zaměstnavatele

Doručování personálních písemností v pracovních vztazích upravuje zákoník práce v § 334 až 337. Významná je skutečnost, že právní úprava doručování se týká i písemností zaměstnance, které doručuje zaměstnavateli. Zákoník práce umožňuje i elektronické doručování písemností.

Zákoník práce k platnosti právního jednání (např. výpověď z pracovního poměru, dohoda o odpovědnosti – dřívější dohoda o hmotné odpovědnosti– dohoda o skončení pracovního poměru apod.), s nímž je spojen vznik, změna nebo zánik práv a povinností zaměstnance, vyžaduje jeho doručení. Přitom některé písemnosti musí být doručeny do vlastních rukou, nesmí je tedy převzít např. manželka. Jde o písemnosti, které významně zasahují do sociální sféry zaměstnance a týkají se vzniku a zániku pracovního poměru nebo dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr. Jedná se např. o výpověď z pracovního poměru, dohodu o skončení zaměstnání, rozhodnutí o změně pracovní smlouvy apod. Dále se podle § 334 ZP jedná např. o důležité písemnosti týkající se odměňování, jimiž jsou mzdový nebo platový výměr, odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance a písemnosti týkající se vzniku, změn a skončení dohod o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Ostatní písemnosti nemusí zaměstnavatel doručovat do vlastních rukou. Patří mezi ně písemnosti týkající se vzniku, změn a zániku povinností zaměstnance vyplývajících z pracovní smlouvy.

Příklad 1

Tyto písemmosti nesmí převzít manželka zaměstnance

V projednávané věci soud zjistil, že výpověď zaměstnavatele byla doručena zaměstnancově manželce, která ji svému manželu ještě téhož dne večer předala. Kdyby takové doručení mělo být platné, musel by ZP obsahovat ustanovení, podle něhož nebyl-li adresát zastižen, ačkoliv se v místě doručení zdržuje, doručí se jiné dospělé osobě bydlící v témže bytě nebo v témže domě. Zmíněný způsob doručení však ZP nepřipouští. Proto není rozhodující, zda a kdy manželka zaměstnance písemnosti manželovi předala. V důsledku toho nemohly nastat účinky zákonem předpokládané.

K tomu judikát:

Jestliže zásilka s písemností uvedenou v § 334 odst. 1 ZP doručovanou zaměstnanci do vlastních rukou převzala jiná osoba, než zaměstnanec, nebyla tím splněna povinnost zaměstnavatele doručit písemnost, a to ani v případě, že zásilka byla zaměstnanci dodatečně jinou osobou odevzdána. (NS 21 Cdo 2426/2000– C 779).

Písemnosti se zaměstnanci doručují do vlastních rukou na pracovišti,

v jeho bytě nebo kdekoliv bude zastižen anebo prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Není-li to možné, může zaměstnavatel písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Stává se často, že zaměstnanec písemnost, např. výpověď z pracovního poměru nebo změnu mzdového výměru, odmítne na pracovišti převzít. Potom zaměstnavateli stačí, když odmítnutí prokáže (např. svědecky) a písemnost se považuje za doručitelnou. Postup zaměstnance je k jeho tíži, neboť v důsledku toho nebude mít informace o důvodech např. výpovědi z pracovního poměru a její případnou neplatnost bude z tohoto důvodu v případném soudním řízení uplatňovat obtížněji.

Zákoník práce sice dává přednost osobnímu doručení, ale někdy to není možné. Potom může být doručováno prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (nejčastěji poštou). S tím jsou ovšem spojena určitá rizika, které musí zaměstnavatel brát v úvahu. Jinak by důsledky špatného doručení nesl sám. Jde-li o písemnost zasílanou poštou a která se citelně dotýká zaměstnance, je pochopitelné, že se doručení často vyhýbá nebo převzetí odmítne. Právo ovšem není na jeho straně. Jestliže zaměstnanec svým jednáním nebo opomenutím doručení písemnosti zmařil, považuje se zásilka za doručenou dnem, kdy se vrátila zaměstnavateli poštou jako nedoručitelná.

Zaměstnanec odmítl převzít výpověď

Zákon o poštovních službách č. 29/2000 Sb., upravuje způsob doručování zaměstnavatele písemností v pracovněprávních vztazích. Zák.prácr to zohledňuje v § 336. Zaměstnavatel písemnost zasílá na poslední adresu zaměstnance, která je mu známa, případně může být doručována tomu, koho zaměstnanec plnou mocí s ověřeným podpisem určil k přijetí písemnosti. Písemnost zasílá zaměstnavatel na poslední známou adresu zaměstnance, která je mu známa. Jedná se o adresu pro doručování, kterou zaměstnanec zaměstnavateli uvedl např. v osobním dotazníku při vzniku pracovněprávního vztahu.

Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena, zastižen, ačkoliv se v místě doručení zdržuje, doručovatel uloží písemnost v místně příslušné provozovně pošty nebo u obecního úřadu. Zaměstnance o tom písemně uvědomí a vyzve ho, aby si písemnost do 10 pracovních dnů vyzvedl. Současně ho prokazatelně poučí o následcích odmítnutí převzetí písemnosti. O tom by měl doručovatel provést písemný záznam.

 Zmaření doručení

Za jednání zaměstnance, které se považuje za zmaření nebo vyhýbání se doručení se např. považuje: zaměstnance nebylo možné na poslední zaměstnavateli známé adrese zastihnout, změnil-li zaměstnanec adresu, zásilku si v odběrní lhůtě nevyzvedl apod. Jako doručená se považuje i zásilka, jestliže zaměstnanec odmítl stvrdit její přijetí na doručence nebo že trval na tom, aby zásilka byla na poště otevřena ještě dříve, než ji převezme apod.

Naproti tomu není možné jako zmaření doručení písemnosti posuzovat, jestliže v době doručování byl zaměstnanec na dovolené, jejíž nástup mu zaměstnavatel určil. Podmínkou je, že jeho adresa, kterou zaměstnavateli nahlásil, souhlasí se skutečností a zaměstnavatel písemnost zasílá do místa jeho bydliště a nikoliv do místa pobytu o dovolené. Mezi další důvody např. patří pracovní neschopnost, pobyt v lůžkovém zařízení apod.

Doručování elektronicky

Zákoník práce uvádí elektronický způsob (§ 335) doručování zaměstnavatelem zaměstnanci prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (tzv. elektronickou poštou).

K tomuto způsobu musí ovšem zaměstnavatel mít písemný souhlas zaměstnance, který zaměstnavateli k tomu účelu poskytl elektronickou adresu pro doručování.

Rozhodne-li se zaměstnavatel doručovat písemnost elektronicky, musí písemnost podepsat předepsaným způsobem, jak to vyžaduje zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Zaměstnavatel může písemnost považovat za doručenou pouze tehdy, jestliže zaměstnanec potvrdí převzetí datovou zprávou podepsanou svým elektronickým podpisem.

Pokud by se písemnost vrátila zaměstnavateli jako nedoručitelná nebo jestliže by zaměstnanec do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnavateli její přijetí datovou zprávou, nebylo by doručení písemnosti elektronickým způsobem zaměstnavatelem provedeno.

Doručování zaměstnavateli

V pracovněprávních vztazích jsou velmi časté situace, kdy potřebuje doručit písemmnost zaměstnavateli zaměstnanec. Jedná se např. o písemnosti jako je žádost o dohodu o skončení pracovního poměru, výpověď z pracovního poměru nebo okamžité zrušení apod. Zákoník práce má tuto úpravu v § 337.

Zaměstnanec doručuje písemnost zaměstnavateli zejména osobním předáním v místě sídla zaměstnavatele. Jde např. o předání písemnosti vedoucímu, do podatelny firmy apod. Zaměstnanec může požadovat od zaměstnavatele písemné potvrzení o převzetí písemnosti. Zaměstnavateli nemusí být zásilka obsahující písemnost držitelem poštovní licence (poštou) odevzdána, ale stačí, když bude uložena např. v jeho provozovně. Zaměstnavatel musí však být o uložení vyrozuměn a musí mít možnost si ji vyzvednout a s obsahem projevu vůle (písemnosti zaměstnance) se tak seznámit.

V praxi se často vyskytují případy, kdy zaměstnanec není schopen doručit písemnost svému zaměstnavateli, neboť ten se v místě zapsaném ve veřejném rejstříku fyzicky již nenachází. Např. po ukončení déle trvajících překážek v práci (např. rodičovská dovolená), kdy zaměstnankyně nebo zaměstnanec při návratu zpět do práce zjistí, že zaměstnavatel v místě svého sídla fakticky neexistuje (např. obchodní společnost je převedena na jiného, fyzická osoba – zaměstnavatel se v místě pobytu ani v místě podnikání nezdržuje). Zaměstnanec či zaměstnankyně se tedy ocitají v neřešitelné situaci, kdy nemohou ani konat práci, ale ani z vlastní vůle pracovní poměr ukončit. Proto se v doplněném § 337 ZP uvádí, že i zaměstnavatel nese odpovědnost za to, že řádně neposkytl součinnost k převzetí písemnosti nebo znemožnil doručení písemnosti. Písemnost se bude považovat za doručenou dnem, kdy pokus o její doručení zaměstnancem nebyl úspěšný.

Elektronické doručení

Rovněž zaměstnanec může doručovat písemnosti elektronicky obdobně, jako zaměstnavatel. S tím musí ovšem vyslovit souhlas zaměstnavatel a sdělit mu elektronickou adresu. Písemnost zasílaná zaměstnancem elektronicky je doručena dnem, kdy její převzetí potvrdí zaměstnavatel datovou zprávou podepsanou svým elektronickým podpisem.

Zaměstnanec nemůže považovat písemnost zaslanou elektronicky za doručenou, jestliže se písemnost zaslaná na elektronickou adresu zaměstnavatele vrátila zaměstnanci jako nedoručitelná nebo jestliže zaměstnavatel do 3 dnů od odeslání písemnosti nepotvrdil zaměstnanci její příjetí datovou zprávou podepsanou svým elektronickým podpisem.

Změny v novele

Novela zákoniku práce s účinností od 30. 7. 2020 řeší některé praktické problémy spojené s doručováním.

Nejdůlěžitější změna spočívá v prodloužení lhůty k vyzvednutí písemnosti, která nemohla být doručena. Nejčastěji zaměstnavatelé využívají služeb poskytovatele poštovních služeb. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena poštou zastižen v místě doručení, ačkoliv se v tomto místě zdržuje, doručovatel uloží písemnost v místně příslušné provozovně pošty. Zaměstnance o tom písemně uvědomí a vyzve ho, aby si písemnost vyzvedl do 15 kalendářních dnů (dříve do 10 pracovních dnů). Současně ho poučí o následcích odmítnutí převzetí písemnosti.

Písemnost se uloží u jednoho z uvedených míst nově po dobu 15 kalendářních dnů a počátek této doby musí být na písemnosti vyznačen. Jestliže si zaměstnanec písemnost v této lhůtě nevyzvedne, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty. Nedoručená písemnost se pak zaměstnavateli vrátí.

Zaměstnavatel bude doručovat písemnost zaměstnanci prostřednictvím provozovatele poštovních služeb na adresu, kterou mu zaměstnanec písemně sdělil. Stanoví se určitá míra odpovědnosti zaměstnance v oblasti písemného oznámení aktuální adresy (např. i sdělení údaje o dočasném pobytu), na níž chce, aby mu bylo zaměstnavatelem doručováno. Zaměstnanec sám bude povinnou osobou, která bude písemně nahlašovat správné a aktuální údaje k doručování. Stačí, když to provede e-mailovou zprávou.

To bude vyžadovat, aby zaměstnavatelé a jejich zástupci, ihned při nástupu do zaměstnání poučili zaměstnance o splnění této povinnosti. Vhodné bude zařadit tuto povinnost např. do pracovní smlouvy.

Bez písemného poučení

Jestliže zaměstnanec znemožní doručení písemnosti tím, že ji odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, musí být doručovatelem o následcích svého konání poučen. Nebude již nadále nutné provádět o tomto poučení písemný záznam. Tím dojde k zjednodušení proti dřívějšímu stavu, kdy provedení písemného záznamu o poučení znemožňovalo úspěšné doručení písemnosti zaměstnanci.

Doplňuiící informace k doručování

1)  Podle § 48 OSŘ (zákon č. 99/1963 Sb.) jsou doručujícími orgány soudní doručovatelé, orgány Justiční stráže, soudní exekutoři, provozovatelé poštovních služeb. V pracovních věcech jsou zpravidla doručujícími orgány provozovatelé poštovních služeb (pošty).

2)  Adresy pro doručování v pracovních věcech jsou:

-   u fyzické osoby (např. osoba zaměstnávající občany) adresa evidovaná v informačním systému evidence obyvatel, na kterou jí mají být doručovány písemnosti. Není-li taková adresa evidována, je to adresa místa trvalého pobytu.

-   U podnikající fyzické osoby (např. OSVČ) adresa místa podnikání nebo adresa zástupce pro doručování uvedená ve smlouvě. Má-li podnik fyzické osoby organizační složku, i adresa sídla organizační složky.

-   U právnické osoby adresa sídla zapsaná v příslušném rejstříku nebo adresa zástupce pro doručování uvedená ve smlouvě. Má-li právnická osoba organizační složku, i adresa sídla organizační složky.

3)  Návrh na zahájení soudního řízení v pracovních věcech uplatňuje zaměstnavatel nebo zaměstnanec u obecního soudu. U fyzické osoby je tímto soudem okresní soud, v jehož obvodu má bydliště, a nemá-li bydliště, okresní soud, v jehož obvodu se zdržuje. Obecným soudem právnické osoby (např. zaměstnavatele) je okresní soud, v jehož obvodu má sídlo.

JUDr. Ladislav Jouza