Jak předejít personálním chybám
po novele zákoníku práce

Již v průběhu roku 2023 před přijetím novely zákoníku práce č. 281/­2023 Sb., se ozývali zaměstnavatelé s názory, že změny v zákoníku práce č. 262/­2006 Sb. (dále ZP), zvýší jejich byrokratickou zátěž a přinesou výkladové problémy. Změny v ZP s účinností od 1. 10. 2023 a od 1. 1. 2024 nejsou od názorů zaměstnavatelů daleko a mohou způsobit chyby a omyly v personální práci. Jaká jsou nejčastější možná pochybení a jak je řešit?

DOHODY O PRACÍCH KONANÝCH MIMO PRACOVÍ POMĚR - Nová ustanovení ZP upravující dohody o pracovní činnosti (DPČ) a dohody o provedení práce (DPP) patří k nejdiskutovanějším. Pochybením v personální praxi se však může jednoznačným právním výkladem předejít.

Elektronické sjednání dohody

patří mezi významné novinky v této oblasti a navazuje na elektronické rozšíření komunikace mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Do ZP byl nově zařazen § 21, který řeší způsob doručování písemností týkající se utváření nebo změny obsahu pracovního závazku. Byl-li pracovní poměr nebo DPČ nebo DPP uzavřena elektronicky, bude sjednání platné pouze tehdy, bude-li tato písemnost doručena na vlastní elektronickou adresu zaměstnance.

Zaměstnanec tak má právo získat znění smlouvy do své elektronické dispozice a může se přesvědčit o obsahu závazku, který elektronicky sjednal. Nová úprava vyhovuje tak zaměstnanci, který je méně zdatný v užívání informačních technologií. Zaměstnanec má právo od pracovní smlouvy nebo dohody odstoupit do 7 dnů ode dne dodání na jeho elektronickou adresu. Odstoupení musí být písemné, jinak se k němu nepřihlíží. Tím se právní jednání, např. vznik nebo změna pracovní smlouvy nebo dohody, ruší od samého počátku. To pak může zakládat další vzájemné „právní“ jednání mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.

Odměňování (příplatky) podle dohod

Zaměstnanci pracující podle dohod mají nově nárok na příplatky (mzdu) za práci, pokud pracují za podmínek, kdy tento nárok vzniká. Jedná se o mzdu za práci ve svátek, za noční práci, za práci ve ztíženém pracovním prostředí a za práci v neděli. Zaměstnavatelé odůvodňují svůj záporný postoj tím, že se v případě dohod jedná o odměnu, nikoliv o mzdu a proto prý příplatky nenáleží. Je ovšem nutné vzít v úvahu ustanovení § 138 ZP. Pro poskytování odměny z dohody se § 115 až 118 použijí obdobně jako je tomu u zaměstnanců v pracovním poměru. Odměna se posuzuje jako mzda.

Dovolená i za práci podle dohod

Od 1. ledna 2024 mají dohodáři významnou výhodu. Při splnění podmínek jim náleží dovolená podle § 213 ZP.

I když počítačové firmy přinášejí ve svých programech a vzorech dostatek informací pro způsob výpočtu dovolené, zaměstnavatelům to mnohdy nestačí.

Aby předešli možnému pochybení při zjišťování délky dovolené, měli by postupovat: Za každou celou odpracovanou týdenní pracovní dobu přísluší zaměstnanci dovolená v délce 1/­52 této týdenní pracovní doby vynásobené výměrou dovolené. Výsledek se vždy zaokrouhlí na celé hodiny nahoru. K výpočtu se použije tzv. „univerzální vzorec“ ve tvaru: počet celých odpracovaných násobků týdenní pracovní doby / ­52 × týdenní pracovní doba × výměra dovolené. Pro účely dovolené se posuzuje týdenní pracovní doba v rozsahu 20 hodin týdně. Zaměstnanci tak při čtyřtýdenní dovolené za odpracování každých 20 hodin (včetně náhradních dob) vznikne právo na jednu dvanáctinu (1 / 52) z 80 hodin (20 × 4). Tedy přibližně 1,5 hodiny dovolené (přesně 1,5384).

Příklad

Zaměstnanec pracující na základě dohody o provedení práce odpracoval v době od června do září 292 hodin, tedy 14 násobek fiktivní 20 hodinové týdenní pracovní doby (292 : 20 = 14,6).

Při výměře 4 týdnů vzniklo právo na 22 hodin dovolené (14 /­ 52 × 20 × 4 = 21,54).

Nebude-li mít zaměstnanec možnost si dovolenou vyčerpat ve volnu, zaměstnavatel mu za ni po skončení práce podle dohody poskytne náhradu mzdy.

Přestávky v práci

I když nová právní úprava přestávek v práci pro dohodáře je účinná již od 1. října 2023, mnoho zaměstnavatelů nebere tuto situaci v úvahu a neposkytují přestávky v práci nejen podle ZP, ale i podle nařízení vlády č. 361/­2007 Sb. Toto nařízení vlády bylo novelizováno od 1. ledna 2024 (č. 330/­2023 Sb.). Nařízení vlády upravuje poskytování přestávek v práci např. při zrakové zátěži (práce s počítačem a se zobrazovací jednotkou), při práci s břemeny a při vnuceném a monotonním tempu apod. Řeší rovněž otázky spojené s pracovními podmínkami, jako je např. větrání, osvětlení pracovišť, poskytování ochranných nápojů apod. Zaměstnavatelé by na novelizované nařízení vlády měli reagovat a učinit potřebná opatření např. v pracovním řádu, v kolektivních smlouvách, v předpise k vydávání ochranných pracovních prostředků apod. V průběhu osmihodinové směny musí být poskytnuty minimálně 2 bezpečnostní přestávky po 10 minutách, na dvanáctihodinovou směnu minimálně 4 bezpečnostní přestávky. Poslední bezpečnostní přestávka se zařazuje nejpozději 1 hodinu před ukončením směny. Po dobu bezpečnostních přestávek nesmí být zaměstnanec exponován danému faktoru překračujícímu přípustný expoziční limit.

Kdy by měl zaměstnavatel změnit dohodu na pracovní poměr?

Významná je „novinka“ v ZP, která může umožnit zaměstnanci přechod z DPČ nebo DPP do pracovního poměru. U zaměstnavatelů nová povinnost vyvolává pochybnosti. Požádá-li zaměstnanec, jehož právní vztahy založené dohodami o provedení práce a dohodami o pracovní činnosti v předchozích 12 měsících v souhrnu u tohoto zaměstnavatele trvaly po dobu nejméně 180 dní, písemně zaměstnavatele o zaměstnání v pracovním poměru, je zaměstnavatel povinen poskytnout mu nejpozději do 1 měsíce odůvodněnou písemnou odpověď. Může být kladná směřující ke sjednání pracovního poměru nebo záporné stanovisko zaměstnavatel odůvodní např. vážnými provozními důvody nebo povahou práce. Na odůvodnění nesmí zaměstnavatel zapomenout, neboť jinak by mohl čelit návrhu zaměstnance na zahájení soudního řízení. V něm by pak měl prokázat existenci důvodů k odmítnutí žádosti zaměstnance.

PRÁCE NA DÁLKU

Dohoda o práci na dálku

ZP v § 317 nově stanovil podmínky pro práci na dálku (dříve home–offici). K výkonu této práce by měl zaměstnavatel sjednat se zaměstnancem dohodu. Může být samostatná nebo součástí pracovní smlouvy.

ZP však neuvádí náležitosti, které by tato dohoda měla obsahovat. Aby zaměstnavatel předešel možným omylům a chybám, doporučuje se, aby dohoda obsahovala:

-    označení místa nebo míst výkonu práce na dálku,

-    způsob komunikace mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, způsob přidělování práce a její kontroly,

-    rozsah konané práce na dálku a bližší podmínky pro rozvržení pracovní doby,

-    způsob náhrady nákladů vzniklých při výkonu práce na dálku zaměstnavatelem,

-    dobu, na kterou se dohoda o práci na dálku uzavírá.

Důležitý bude údaj o rozvržení pracovní doby, zda si rozvrh provede zaměstnanec sám nebo zaměstnavatel. Možná je i kombinace v jednotlivých dnech, např. u pružné pracovní doby podle § 85 ZP. V dohodě by měl být rovněž uveden (není to povinnost) způsob zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci zaměstnavatelem, včetně průběžné kontroly místa výkonu práce.

Povinnost hradit náklady, které vzniknou zaměstnanci při výkonu práce

a budou v souvislosti např. se spotřebovanou energií apod., vznikne zaměstnavateli tehdy, jestliže se se zaměstnancem na tom dohodne. Aby zaměstnavatel nevyvolal zbytečný spor, mělo by být ujednání o poskytnutí náhrady, či sdělení záporného stanoviska zaměstnanci, řešeno přednostně. Jedná se např. o náklady jako je plyn, elektřina, pevná paliva, dodávka tepla (dálkové vytápění) a centralizované poskytování teplé vody, dodávka vody z vodovodů a vodáren a odvádění odpadních vod, odvoz odpadních vod a čištění jímek a odvoz komunálního odpadu. Úhradu stanoví Ministerstvo práce a sociálních věcí paušální částkou. Výsledný hodinový paušál by podle vyhlášky MPSV měl činit 4,50 Kč. Zaměstnavatelé mohou však poskytovat i vyšší náhrady. To neplatí pro tzv. nepodnikatelské subjekty, jako např. pro stát, samosprávy, veřejné organizace či státní a veřejné školy.

Náhrada za opotřebení nářadí a zařízení

Při práci na dálku se často zapomíná, že zaměstnanec může uplatňovat i náhradu za opotřebení vlastního nářadí, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce. I když podle ustanovení § 190 ZP je poskytování této náhrady zahrnuto mezi cestovní náhrady, tedy do sedmé části ZP, lze ji uplatňovat i při práci na dálku. Jde v podstatě o právní úpravu, která zajistila zaměstnanci přenesení obecné zásady, podle které má zaměstnavatel nést náklady spojené s výkonem práce zaměstnance a vytvářet mu podmínky pro řádný výkon práce, a to i pro případy, kdy zaměstnavatel souhlasí s tím, že zaměstnanec bude používat k výkonu práce vlastní nářadí, zařízení a předměty. Podmínkou je však, že zaměstnavatel se zaměstnancem podmínky pro poskytování náhrady sjedná nebo ji stanoví ve vnitřním předpise podle § 305 ZP. Za takových okolností je pak zaměstnavatel povinen hradit zaměstnanci náhrady za jejich opotřebení. Vzhledem k tomu, že praxe prokázala, že se jedná o méně frekventované specifické případy, není vhodná ani obecná úprava formou prováděcího právního předpisu, a proto je stanoveno, že konkrétní úpravu musí vždy podle konkrétních podmínek sjednat nebo stanovit sám zaměstnavatel.

INFORMACE O OBSAHU PRACOVNÍHO POMĚRU

Novela ZP má tyto povinnosti zaměstnavatele upraveny v novém § 37. Zaměstnavatel je povinen písemně informovat o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru, jestliže je pracovní smlouva neobsahuje. Tyto informace musí poskytnout nejpozději do 7 dní (dříve do 1 měsíce) od vzniku pracovního poměru.

Musí být poskytovány nebo předány v listinné nebo elektronické podobě. Pokud k nim má zaměstnanec přístup, mohou být uloženy a vytisknuty. Zaměstnavatel si uschová doklad o jejich předání a doručení. Problém a pochybení zaměstnavatele může spočívat v tom, že nestačí splnit povinnost k informování do 7 dnů od vzniku pracovního poměru. Informace musí obsahovat např. jméno zaměstnance a název a sídlo zaměstnavatele, bližší označení druhu a místa výkonu práce, údaj o dovolené a o způsobu určování její délky. Zaměstnavatel nesmí zapomenout na sdělení údaje o poskytovaném odborném rozvoji zaměstnance, o stanovené týdenní pracovní době, o předpokládaném týdenním rozsahu pracovní doby při výkonu práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a o způsobu rozvržení pracovní doby včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení. Rovněž musí být zaměstnanec informován o rozsahu práce přesčas, o rozsahu minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a době poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo a o účasti na nemocenském a důchodovém pojištění. Informace v elektronické podobě musí být zaměstnanci přístupná, aby měl možnost si ji uložit nebo vytisknout. Zaměstnavatel je povinen uschovat si doklad o předání informace zaměstnanci. Zaměstnavatel informační povinnost může splnit i tím, že odkáže zaměstnance na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Sedmidenní lhůta k informování běží od vzniku pracovního poměru.

Změny informací

V případě, že by došlo ke změnám uvedených údajů, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat bezodkladně, nejpozději však v den, kdy změna nabývá účinnosti. Tato povinnost se nevztahuje na změny právních předpisů a kolektivních smluv.

OBLAST DORUČOVÁNÍ PRACOVNĚPRÁVNÍCH PÍSEMNOSTÍ byla novelou ZP podstatně rozšířena a změněna. Důvodem je nejen digitalizace, ale i rozšíření elektronických a telekomunikačních možností.

Doručování do datové schránky zaměstnance

Nové ustanovení § 335a ZP uvádí podmínky, které umožňují doručování prostřednictvím datové schránky. Zaměstnanec s tím musí vyslovit písemný souhlas. Může tedy hlasovou schránku znepřístupnit pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby a dalších osob podle zákona o elektronických úkonech. Zaměstnanec má desetidenní lhůtu k přihlášení do datové schránky ode dne dodání písemnosti. Jinak by se písemnost považovala za doručenou posledním dnem této lhůty.

Zavedl se předpoklad doručení v případě, že zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 10 dnů ode dne jejího dodání. Zaměstnanec tak doručení písemnosti nebude moci zabránit tím, že její převzetí zaměstnavateli nepotvrdí.

Zaměstnavatel písemnost zasílá na poslední adresu zaměstnance, která je mu známa, případně může být doručována tomu, koho zaměstnanec plnou mocí s ověřeným podpisem určil k přijetí písemnosti. Jedná se o adresu pro doručování, kterou zaměstnanec zaměstnavateli uvedl např. v osobním dotazníku při vzniku pracovněprávního vztahu. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena, zastižen, ačkoliv se v místě doručení zdržuje, doručovatel uloží písemnost v místně příslušné provozovně pošty nebo u obecního úřadu. Zaměstnance o tom písemně uvědomí a vyzve ho, aby si písemnost do 15 kalendářních dnů vyzvedl. Současně ho prokazatelně poučí o následcích odmítnutí převzetí písemnosti. O tom by měl doručovatel provést písemný záznam.

Doručení nebylo možné

Jestliže je doručení na pracovišti nemožné, např. u zaměstnanců, kteří pracují na dálku, zaměstnavatel doručí písemnost prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací anebo prostřednictvím datové schránky. Pokud ani to nelze učinit, protože k tomu zaměstnanec např. neudělil souhlas, může zaměstnavatel zvolit jeden z dalších způsobů doručení písemnosti, tj. např. zaměstnanci písemnost doručit prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Zmaření doručení

Za jednání zaměstnance, které se považuje za zmaření nebo vyhýbání se doručení se např. považuje: zaměstnance nebylo možné na poslední zaměstnavateli známé adrese zastihnout, změnil-li zaměstnanec adresu, zásilku si v odběrní lhůtě nevyzvedl apod. Jako doručená se považuje i zásilka, jestliže zaměstnanec odmítl stvrdit její přijetí na doručence nebo že trval na tom, aby zásilka byla na poště otevřena ještě dříve, než ji převezme apod. Naproti tomu není možné jako zmaření doručení písemnosti posuzovat, jestliže v době doručování byl zaměstnanec na dovolené, jejíž nástup mu zaměstnavatel určil. Podmínkou je, že jeho adresa, kterou zaměstnavateli nahlásil, souhlasí se skutečností a zaměstnavatel písemnost zasílá do místa jeho bydliště a nikoliv do místa pobytu o dovolené. Mezi další důvody např. patří pracovní neschopnost, pobyt v lůžkovém zařízení apod.

Osobní předání písemnosti

Zaměstnanec doručuje písemnost zaměstnavateli zpravidla osobním předáním v místě sídla zaměstnavatele. Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen doručení písemnosti písemně potvrdit. Doručení písemnosti zaměstnavateli je splněno, jakmile ji zaměstnavatel převzal. Jestliže zaměstnavatel odmítne převzít písemnost, neposkytne součinnost nebo jinak znemožní doručení písemnosti v místě sídla nebo v místě podnikání zaměstnavatele, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy k takové skutečnosti došlo. Zaměstnanec může doručit písemnost zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací na elektronickou adresu, kterou zaměstnavatel pro tento účel zaměstnanci oznámil. Tato písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance. Důsledky písemnosti jsou neúčinné, pokud se vrátí zaměstnanci jako nedoručitelná.

Písemnost doručovaná zaměstnavateli prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnavatel zaměstnanci datovou zprávou. Jestliže zaměstnavatel převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty. Při doručování do datové schránky zaměstnavatele platí nové pravidlo: jestliže se zaměstnavatel do ní nepřihlásil ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti, považuje se poslední den této lhůty za doručení.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 335a zákona č. 262/2006 Sb.
Citace na straně 5

Doručování zaměstnavatelem do datové schránky zaměstnance

Zaměstnavatel může doručit písemnost zaměstnanci prostřednictvím datové schránky, pokud si ji zaměstnanec neznepřístupnil pro dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jestliže se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky, považuje se písemnost za doručenou posledním dnem této lhůty.

§ 317 zákona č. 262/2006 Sb.
Citace na straně 4

Práce na dálku

(1) Výkon práce na dálku je možný jen na základě písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, není-li v odstavci 3 stanoveno jinak.

(2) Závazek z dohody o práci na dálku lze rozvázat dohodou zaměstnavatele se zaměstnancem ke sjednanému dni nebo jej lze vypovědět z jakéhokoliv důvodu nebo bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou, která začíná dnem, v němž byla výpověď doručena druhé smluvní straně; dohoda i výpověď musí být písemná. Zaměstnavatel se zaměstnancem mohou v dohodě o práci na dálku sjednat odlišnou délku výpovědní doby; výpovědní doba musí být stejná pro zaměstnavatele i zaměstnance. Zaměstnavatel se zaměstnancem mohou v dohodě o práci na dálku sjednat, že závazek z této dohody nemůže ani jedna ze smluvních stran vypovědět.

(3) Zaměstnavatel je oprávněn zaměstnanci práci na dálku písemně nařídit jen v případě, že tak stanoví opatření orgánu veřejné moci podle jiného zákona119), a to na nezbytně nutnou dobu, pokud to povaha vykonávané práce umožňuje a za podmínky, že místo výkonu práce na dálku bude pro výkon práce způsobilé. Zaměstnanec je povinen na výzvu zaměstnavatele bez zbytečného odkladu písemně určit místo,...