Jak se vyhnout placení pokut a penále

zaměstnavatelé a zdravotní pojištění

Může hrát ve zdravotním pojištění roli i jen jeden kalendářní den? Proč je důležité oznamování změn za zaměstnance? Kdy vzniká ve zdravotním pojištění zaměstnání u pracovní smlouvy a kdy u dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr? Oznamuje zaměstnavatel zdravotní pojišťovně pracovní úraz zaměstnance?

Zaměstnavatelé představují ve zdravotním pojištění rozhodující skupinu plátců pojistného, proto v následujícím textu upozorňujeme hromadné plátce na jejich nejdůležitější zákonné povinnosti v právních podmínkách roku 2023. Mělo by být zájmem jak zaměstnavatelů, tak i zdravotních pojišťoven, aby byly možnosti výskytu chyb a nedostatků minimalizovány. Pokud zaměstnavatelé řádně plní svoje povinnosti, pak se platbami pojistného získává podstatná část zdrojů systému veřejného zdravotního pojištění, a současně nevzniká důvod k uplatňování sankčního postihu ze strany zdravotní pojišťovny, a to ať už ve formě zjištění dlužného pojistného, vyměření penále nebo uložení pokuty.

Rozhodné období – kalendářní měsíc

určuje časový úsek, za který se pojistné platí. U zaměstnavatele je rozhodným obdobím pro placení pojistného kalendářní měsíc. Vyměřovacím základem je dosažený (zaměstnavatelem zúčtovaný) hrubý příjem zaměstnance ve smyslu ustanovení § 3 odst. 1 (a následujících) zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Pokud se na zaměstnance vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu 17 300 Kč, musí zaměstnavatel při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc odvést pojistné nejméně ve výši 2 336 Kč. Naopak, je-li zaměstnanec vyjmenován mezi osobami, pro které minimální vyměřovací základ neplatí (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.), odvádí zaměstnavatel pojistné ze skutečné výše příjmu bez povinnosti dopočtu do zákonného minima.

Zaměstnavatelé hradí pojistné za své zaměstnance za rozhodné období kalendářního měsíce, nejkratší poměrnou částí tohoto období je kalendářní den. Takže když zaměstnanec nastoupí do zaměstnání na základě pracovní smlouvy například dne 31. 3. 2023, přihlásí jej zaměstnavatel u zdravotní pojišťovny kódem „P“ k tomuto datu a odvede pojistné podle zákona.

Jeden den hraje roli i u pojištěnce v souvislosti s řešením pojistného vztahu, neboli pojištění u zdravotní pojišťovny.

Pokud je pojištěnec s trvalým pobytem na území České republiky registrován v rámci kalendářního měsíce alespoň jeden den u zdravotní pojišťovny buď jako:

•    zaměstnanec nebo

•    osoba samostatně výdělečně činná nebo

•    osoba, za kterou platí pojistné stát,

má svůj pojistný vztah vyřešen po celý tento kalendářní měsíc a za zbývající dny nemusí nic doplácet a ani zdravotní pojišťovně oznamovat. Jestliže naopak tuto podmínku nesplní, stává se na celý příslušný kalendářní měsíc osobou bez zdanitelných příjmů.

Pojištěnec má svůj pojistný vztah vyřešen i tehdy, je-li činný v režimu paušální daně.

Oznamování změn za zaměstnance

Sdělování nových skutečností, jakož i oznamování změn, má význam z hlediska validity údajů v informačních systémech zdravotních pojišťoven. Relevantnost těchto dat ovlivňuje jak povinnost platit pojistné nebo platby pojistného od státu, tak garantuje nárok na úhradu hrazených služeb podle podmínek stanovených zákonem o veřejném zdravotním pojištění. Případné evidenční nesrovnalosti mohou mít, a mnohdy i reálně mají, negativní dopady jak na zaměstnavatele nebo jejich zaměstnance, tak i na občany jako fyzické osoby, kdy problémové situace musejí řešit pracovníci zdravotních pojišťoven za přímé součinnosti s těmi, jichž se dotýkají.

Správný způsob přihlašování a odhlašování zaměstnanců včetně nutnosti dodržet zákonnou osmidenní lhůtu pro plnění oznamovací povinnosti představuje jednu z nejdůležitějších činností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění.

Není-li zaměstnavatel při plnění svých povinností důsledný, může mu zdravotní pojišťovna uložit za porušení zákona pokutu až 200 000 Kč. Nepřihlášením zaměstnané osoby, za kterou platí pojistné stát (je-li zaměstnavateli tato skutečnost známa a zaměstnancem doložena), přichází zdravotní pojišťovna od ledna 2023 nenávratně o měsíční platbu pojistného v částce 1 900 Kč za každého takového pojištěnce. A pokud zaměstnavatel osobu jako zaměstnance nepřihlásí vůbec, může způsobit zbytečný problém i samotnému zaměstnanci, který tak nemusí mít ve zdravotním pojištění řešen svůj pojistný vztah, což zdravotní pojišťovna časem v rámci výkonu své kontrolní činnosti snadno zjistí.

Ke splnění oznamovací povinnosti používají zaměstnavatelé formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ včetně Poučení, ve kterém jsou blíže rozvedeny funkce jednotlivých písmenných kódů.

Ve smyslu zákona je zaměstnavatel povinen sdělit nejpozději do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, zejména následující:

a)  oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení. Mohou nastat situace, kdy datum sjednání pracovní smlouvy není totožné se dnem skutečného zahájení (nástupu do) práce. Například: Pracovní smlouva byla uzavřena s platností od 1. 1. 2023 (neděle), kdy je tento den uveden v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, přičemž zaměstnanec fakticky nastoupil do zaměstnání až dne 2. ledna (pondělí). V tomto případě přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni uvedenému v pracovní smlouvě jako den nástupu do práce, to znamená, že použije kód „P“ s datem 1. 1. 2023. Pro účely zdravotního pojištění vychází tento postup z aplikace ustanovení § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce. U dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla příslušná dohoda sjednána;

b)  oznámení o změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem, pokud zaměstnanec zaměstnavatele o této skutečnosti informoval. Vyměří-li zdravotní pojišťovna zaměstnavateli penále z dlužné částky pojistného v důsledku zaměstnancova neoznámení (opožděného oznámení) změny zdravotní pojišťovny, je zaměstnavatel podle zákona oprávněn požadovat úhradu tohoto penále po zaměstnanci, který svým jednáním porušil zákon. Zaměstnavatel však vždy může požádat o prominutí vyměřeného penále;

c)  oznámení o skutečnostech rozhodných pro vznik (zánik) povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné, a to i v těch případech, kdy povinnost státu vznikla v době, kdy zaměstnanci poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu, jsou-li mu tyto skutečnosti známy. Neoznámením zařazení zaměstnance do skupiny osob, za které platí pojistné stát (například poživatelé některého z důchodů, ženy na mateřské dovolené, studenti), přichází zdravotní pojišťovna o pravidelné měsíční platby pojistného za tyto „státní pojištěnce“, jak je výše uvedeno.

Na které další povinnosti by se měli zaměstnavatelé především zaměřit?

Pro placení pojistného na zdravotní pojištění zaměstnavatelem je důležité, zda se osoba považuje z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance. Osoba je ve zdravotním pojištění zaměstnancem tehdy, pokud jí plynou nebo by měly plynout příjmy ze závislé činnosti zdaňované podle § 6 ZDP. Zaměstnání z pohledu zdravotního pojištění vzniká, pokud osoba jako zaměstnanec vykonává pro zaměstnavatele činnost a je-li jí za výkon této činnosti zúčtován příjem zdaňovaný podle § 6 ZDP. Výjimky, tedy osoby nepovažované ve zdravotním pojištění za zaměstnance, jsou taxativním výčtem vyjmenovány v ustanovení § 5 písm. a) zákona č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Pokud osoba není z pohledu zdravotního pojištění považována za zaměstnance, pak zaměstnavatel povinnosti ve zdravotním pojištění neplní. Touto výjimkou jsou například příjmy osoby u dohody o pracovní činnosti nižší než 4 000 Kč nebo u dohody o provedení práce nepřevyšující 10 000 Kč. 

Je-li osoba ve zdravotním pojištění zaměstnancem (resp. vznikne-li ve zdravotním pojištění zaměstnání), pak zaměstnavatel:

•    přihlašuje osobu u zdravotní pojišťovny jako zaměstnance, pokud již přihlášena není, a

•    odvádí pojistné podle zákona, tedy:

-   alespoň z minimálního vyměřovacího základu (což je v roce 2023 hodnota minimální mzdy 17 300 Kč při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc), případně alespoň z jeho poměrné části podle § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb., například pokud je zaměstnanec nemocen nebo

-   z částky nižší než povinné minimum v duchu ustanovení § 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb. – v takovém případě však musí mít zaměstnavatel vždy k dispozici doklad, který jej k takovému postupu opravňuje, a ten předloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny.

Zaměstnancem českého zaměstnavatele (a zároveň účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění, například s právem volby zdravotní pojišťovny) je při splnění zákonných podmínek také:

•    osoba ze státu Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska, ze Švýcarska nebo ze Spojeného království, kdy se postupuje podle koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009,

•    cizinec z tzv. třetí země, tedy mimo státy uvedené v předcházející odrážce.

Pojistné je za daný kalendářní měsíc splatné nejpozději 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Připadne-li poslední den této lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejbližší příští pracovní den. Pojistné lze zaplatit bezhotovostně nebo v hotovosti na pokladně zdravotní pojišťovny. Dnem úhrady je připsání platby na příslušný příjmový účet zdravotní pojišťovny.

Zaměstnání v právních podmínkách roku 2023 vzniká:

1)  u pracovní smlouvy (obdobně i u odměn členů statutárních orgánů) při jakékoli výši zúčtovaného příjmu. V tomto směru je v podstatě jedinou výjimkou situace, kdy zaměstnání nevzniká u člena družstva, který bez pracovněprávního vztahu k družstvu vykonává pro družstvo práci (i funkci), je za tuto práci družstvem odměňován, a nedosáhl příjmu 4 000 Kč;

2)  u dohody o pracovní činnosti (více dohod o pracovní činnosti u jednoho zaměstnavatele) při příjmu alespoň 4 000 Kč;

3)  u dohody o provedení práce (více dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele) při příjmu převyšujícím 10 000 Kč.

Ve zdravotním pojištění se pro účel vzniku zaměstnání a dodržení minima sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele.

Zahájení činnosti zaměstnavatele

Při zahájení své činnosti sděluje zaměstnavatel každé zdravotní pojišťovně, jejíž pojištěnce bude zaměstnávat, důležité identifikační údaje. Především obchodní název, právní formu právnické osoby, sídlo, identifikační číslo organizace a číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platby pojistného. Je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, doplňuje též jméno, příjmení, rodné číslo a adresu trvalého bydliště. Pro tento účel vyplňuje zaměstnavatel formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“ a současně přikládá doklad o právní formě podnikání (výpis z obchodního rejstříku, živnostenský list aj).

Povinnost ohlašovat změny

V praxi jsem zaznamenal spoustu případů, kdy zaměstnavatelé opomněli oznámit v zákonné osmidenní lhůtě zdravotní pojišťovně, které odvádějí pojistné, změnu údajů uvedených v předcházejícím bodě. Tyto informace jsou důležité zejména z důvodu bezproblémové komunikace mezi zaměstnavatelem a zdravotní pojišťovnou a rovněž neoznámení příslušné změny je pod sankcí. Nezbytností je taktéž vedení průkazné evidence o zúčtovaném hrubém příjmu (vyměřovacím základu) zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny (rekapitulace výplatních listin, mzdové listy) a o uskutečněných platbách pojistného. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny je zaměstnavatel – hromadný plátce povinen výše uvedené skutečnosti doložit.

Měsíční podávání „Přehledu“

Nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce je zaměstnavatel povinen předložit všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnává, formulář „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled). Tento formulář obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. Pokud zaměstnavatel tuto svoji zákonnou povinnost (i přes výzvu zdravotní pojišťovny) nesplní, může mu příslušná zdravotní pojišťovna stanovit rozhodnutím pravděpodobnou výši pojistného. V této souvislosti si musí zaměstnavatel uvědomit, že stanovením pravděpodobné výše pojistného není dotčena jednak jeho povinnost předložit Přehled, jednak možnost zdravotní pojišťovny uložit za toto porušení zákona pokutu. Na základě stanovené pravděpodobné výše pojistného je zaměstnavatel taktéž povinen platit penále.

Oznamování pracovních úrazů

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce.

Při ukončení činnosti zaměstnavatele

nastávají ve zdravotním pojištění povinnosti jak zaměstnavateli, tak i končícím zaměstnancům. Zaměstnavatel musí především řádně ukončit placení pojistného za zaměstnance a splnit oznamovací povinnost, tedy odhlásit zaměstnance ke dni skončení zaměstnání. Pro bývalé zaměstnance nastupuje nutnost řešení jejich pojistného vztahu, a to od kalendářního měsíce následujícího po kalendářním měsíci, ve kterém budou alespoň po část měsíce zaměstnáni. Placení pojistného podle zákona musí v tomto posledním měsíci zabezpečit zaměstnavatel, pro zaměstnance v této souvislosti žádné další povinnosti nevyplývají.

V souvislosti s ukončením činnosti se na zaměstnavatele vztahují především tyto povinnosti:

•    oznámit do osmi dnů zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnává, ukončení své činnosti, zrušení organizace nebo její vstup do likvidace (pro tento účel slouží políčko odhlášení na formuláři „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“),

•    i za poslední měsíc, ve kterém ještě byli zaměstnáni zaměstnanci, podat zdravotní pojišťovně Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele a odvést pojistné podle zákona. Zaměstnavatel odvádí pojistné za zaměstnance naposledy za kalendářní měsíc, ve kterém zaměstnával alespoň jednoho zaměstnance, jehož příjem výší nebo charakterem zakládal účast na zdravotním pojištění.

Oznamování těchto skutečností je důležité zejména proto, aby mohla zdravotní pojišťovna provést u zaměstnavatele závěrečnou kontrolu a následně pak plátce ve své evidenci administrativně ukončit.

Když nastanou finanční potíže….

Dostane-li se zaměstnavatel přechodně do situace, že má problém zajistit odvod pojistného podle zákona, pak každopádně doporučuji konzultovat tuto záležitost s příslušnou zdravotní pojišťovnou, která sice nemůže s platbou pojistného „posečkat“, nicméně může zaujmout určité stanovisko akceptovatelné oběma stranami.

Dluží-li zaměstnavatel pojistné za delší období, nebo dluží-li na pojistném vyšší částku, může se domluvit se zdravotní pojišťovnou na splátkovém kalendáři. Bez ohledu na tuto eventualitu (zdravotní pojišťovna ke sjednání splátek přistoupit může, ale také nemusí) určitě doporučuji jakoukoli částečnou úhradu existujícího dluhu dle možností zaměstnavatele. Vždy je třeba mít na paměti, že každá úhrada snižuje dlužnou částku pojistného, ze které běží penále, a to i v případě sjednání splátkového kalendáře. Kromě toho je tento postup pro zdravotní pojišťovnu signálem, že dlužník hodlá svoji tíživou situaci řešit.

Co se týká penále, do konce roku 2021 činila sazba penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. S účinností od 1. 1. 2022 se stanoví výše penále podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení.

RADA!

•    Dlužné pojistné je každý plátce, tedy i zaměstnavatel, povinen uhradit. V případě vyměření penále může zaměstnavatel požádat o prominutí uplatněného sankčního postihu cestou odstranění tvrdosti.

•    Rozhodnutí o žádosti zaměstnavatele o prominutí vyměřeného penále do výše 30 000 Kč je v kompetenci zdravotní pojišťovny. Rozhodčí orgán příslušné zdravotní pojišťovny pak rozhoduje o všech žádostech o odstranění tvrdosti u částek penále převyšujících 30 000 Kč. 

•    O prominutí vyměřeného penále je zapotřebí požádat do 15 dnů ode dne doručení platebního výměru a do 8 dnů ode dne doručení výkazu nedoplatků. Jestliže žadatel tyto lhůty zmešká, nemůže zdravotní pojišťovna podané žádosti ani částečně vyhovět z důvodu opožděného podání. Je-li penále vyměřeno formou vyúčtování, pak v tomto případě lhůta pro podání žádosti o prominutí penále stanovena není.

•    Primární okolností, kterou zdravotní pojišťovna při projednávání žádosti zkoumá, je úhrada aktuálního dlužného pojistného v plné výši, neboli ke dni vydání rozhodnutí nesmí být u žadatele evidováno dlužné pojistné. Rovněž je brána v úvahu platební morálka, to znamená, jak plátce v uplynulém období platil pojistné. Přihlíží se i k tomu, zda se jedná o první nebo již několikátou žádost o prominutí penále včetně toho, zda a případně v jakých částkách bylo již dříve penále prominuto. Zásadně je vždy komplexně posuzována podaná žádost a okolnosti bezprostředně související.

Ing. Antonín Daněk

Zákoník práce

§ 34

(1) Pracovní smlouva musí obsahovat

a)  druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat,

b)  místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písmene a) vykonávána,

c)  den nástupu do práce.

(2) Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně.

(3) Nenastoupí-li zaměstnanec ve sjednaný den do práce, aniž mu v tom bránila překážka v práci, nebo se zaměstnavatel do týdne (§ 350a) nedozví o této překážce, může zaměstnavatel od pracovní smlouvy odstoupit.

(4) Od pracovní smlouvy je možné odstoupit, jen dokud zaměstnanec nenastoupil do práce. Pro odstoupení od pracovní smlouvy se vyžaduje dodržení písemné formy, jinak se k němu nepřihlíží.

(5) Každá smluvní strana musí obdržet jedno vyhotovení pracovní smlouvy.

§ 34a

Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec, považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec.

§ 34b

(1) Zaměstnanci v pracovním poměru musí být přidělována práce v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby, s výjimkou konta pracovní doby (§ 86 a 87).

(2) Zaměstnanec v dalším základním pracovněprávním vztahu u téhož zaměstnavatele nesmí vykonávat práce, které jsou stejně druhově vymezeny. U zaměstnavatele, jímž je stát, platí věta první jen tehdy, jedná-li se o výkon práce v téže organizační složce státu.

§ 35

Zkušební doba

(1) Je-li sjednána zkušební doba, nesmí být delší než

a)  3 měsíce po sobě jdoucí ode dne vzniku pracovního poměru (§ 36),

b)  6 měsíců po sobě jdoucích ode dne vzniku pracovního poměru (§ 36) u vedoucího zaměstnance ...