Jak si vychovat
zaměstnance

Aby zaměstnavatel neutrpěl od zdravotní pojišťovny zbytečnou sankci, jak si má vychovat zaměstnance v tom smyslu, aby mu včas oznamovali všechny skutečnosti, které jsou rozhodné pro placení pojistného?

Pokud některou ze zákonných povinností vlastním zaviněním poruší, může mu zdravotní pojišťovna buď doměřit dlužné pojistné včetně penále, nebo uložit sankci ve formě pokuty. V této souvislosti je zapotřebí si uvědomit, že příslušná sankce bude směřovat vůči zaměstnavateli, pokud jako partner zdravotní pojišťovny porušil zákon.

Při nástupu do zaměstnání sděluje zaměstnanec svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn, a do osmi dnů oznamuje případnou změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání. Tato sdělení by měl zaměstnavatel zaměstnanci písemně potvrdit, neboť vystavení takového potvrzení zaměstnavatelem vychází jako jeho povinnost z ustanovení § 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a může hrát významnou roli v případě, kdy je odváděno pojistné nesprávné zdravotní pojišťovně. Důsledkem tohoto chybného postupu je vždy vznik penále u té zdravotní pojišťovny, které měly platby pojistného správně náležet. Toto penále, pokud jej zdravotní pojišťovna na základě podané žádosti v plné výše nepromine, může v konečné fázi předepsat zaměstnavatel zaměstnanci (a to i bývalému) k úhradě, jestliže zaměstnanec zaměstnavatele v dané věci informoval buď mylně, nebo jej neinformoval vůbec.

Tento písemný doklad vystavuje zaměstnavatel zaměstnanci v různých situacích, například pokud splňuje podmínky celodenní osobní a řádné péče alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku nebo v situaci, kdy současně podniká – viz dále. Obdobně by si měl nechat zaměstnavatel vystavit Čestné prohlášení i při zaměstnávání osoby ze států Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska nebo ze Švýcarska, které bude zaměstnávat v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 883/2004 a prováděcího nařízení č. 987/2009. Tímto dotyčná osoba prohlašuje, že toto její zaměstnání u českého zaměstnavatele je jejím jediným zaměstnáním v duchu uvedených koordinačních nařízení. V každém Čestném prohlášení by měl být dovětek, podle kterého zaměstnanec zaměstnavateli do osmi dnů oznámí jakoukoli změnu, která má vliv na posouzení stávající situace.

Může nastat situace, že je příjem zaměstnance nižší než minimální vyměřovací základ. V takovém případě zaměstnavatel buď provádí dopočet do zákonného minima, pokud zaměstnanec nepatří do některé z výjimek podle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, nebo musí mít k dispozici doklad o tom, že:

- jiný zaměstnavatel odvádí za zaměstnance pojistné alespoň ze zákonného minima nebo
- v jiném zaměstnání bylo dosaženo určité výše příjmu v tom smyslu, že v úhrnu všech příjmů je alespoň minima dosaženo anebo
- zaměstnanec současně podniká a platí jako OSVČ alespoň minimální zálohy, což je v roce 2013 částka 1 748 Kč.

Pokud zaměstnanec doloží zaměstnavateli příslušný doklad, rozhodný pro platbu pojistného, odvádí zaměstnavatel pojistné ze skutečné výše příjmu. Zaměstnavatel musí takový doklad fyzicky mít, protože jej zdravotní pojišťovna při kontrole vyžaduje. Jestliže jej nemá, musí zajistit odvod pojistného z minima platného pro zaměstnance.

V této souvislosti je především důležité, aby zaměstnavatel včas (ze zákona do osmi dnů) obdržel informaci o tom, že zaměstnanci vznikl, resp. zanikl nárok na zařazení do kategorie osob, za které platí pojistné stát. V takových případech se jedná o platby pojistného od státu a pokud zdravotní pojišťovna příslušnou informaci nemá, pak jí reálně vzniká finanční újma, protože – v podstatě nenávratně – neobdrží od státu příslušnou platbu (723 Kč měsíčně) na úhradu hrazených služeb.
Přijímá-li zaměstnavatel zaměstnance s nárokem na zařazení do „státní“ kategorie, oznamuje zdravotní pojišťovně nejen nástup zaměstnance do zaměstnání, ale i skutečnost, že za tohoto zaměstnance je současně plátcem pojistného i stát. Kupříkladu se jedná o nástup studenta během studia na brigádu v období prázdnin (kódy „P a „G“), nebo zaměstnávání poživatele důchodu (kódy „P“ a „D“), případně ženy na rodičovské dovolené (kódy „P“ a „M“). K nástupu zaměstnance vedeného u úřadu práce jako uchazeče o zaměstnání použije zaměstnavatel současně kódy „P“ a „I“. Jestliže zaměstnanec skončí zaměstnání a zároveň je vyřazen z evidence uchazečů o zaměstnání, použije zaměstnavatel k příslušnému datu kódy „O“ a „J“. Příjem zaměstnance současně registrovaného na úřadě práce nesmí převýšit polovinu minimální mzdy.

Pokud žena nastupuje na mateřskou dovolenou a zároveň končí pracovní poměr, použijí se současně kódy „M“ a „O“. V případě pokračování pracovního poměru oznámí zaměstnavatel pouze nástup na mateřskou dovolenou kódem „M“.

Na zaměstnance přechází oznamovací povinnost tehdy, pokud zjistí, že zaměstnavatel tuto změnu zdravotní pojišťovně nepostoupil, ačkoliv mu ji zaměstnanec řádně oznámil, nebo v případě, kdy mu příslušnou skutečnost vůbec nesdělil.

Pokud zaměstnavatel nechce platit dvě třetiny pojistného z titulu neplaceného volna poskytnutého zaměstnanci, musí s ním sepsat podle § 9 odst. 3 zákona č. 48/1997 Sb. písemnou smlouvu, ve které se zaměstnanec zaváže, že celé dvě třetiny pojistného, standardně hrazené zaměstnavatelem, uhradí on sám. V této smlouvě je možné sjednat i podmínku, podle které zaměstnanec uhradí pouze část těchto dvou třetin. Zaměstnavatel fakticky může udělení neplaceného volna zaměstnanci podmínit právě tím, že bude po zaměstnanci požadovat, aby veškeré pojistné (prostřednictvím zaměstnavatele) uhradil.

Krátkodobá neomluvená absence pro zaměstnavatele problém nepředstavuje, ovšem při déletrvající neomluvené nepřítomnosti zaměstnance již musí být ve střehu.

Pokud by neomluvená absence trva­la celý kalendářní měsíc, činí výše pojistného do 31. 7. 2013 částku 1 080 Kč (13,5 % z minimální mzdy 8 000 Kč). V návaznosti na zvýšení minimálního mzdy od 1. 8. 2013 na částku 8 500 Kč se tak od srpna zvyšuje měsíční pojistné na 1 148 Kč.

Protože pojistné platí v takovém případě v plné výši absentující zaměstnanec (ale odvádí zaměstnavatel), může vzniknout například problém zajistit od zaměstnance finanční prostředky na tuto úhradu.

Lze konstatovat, že pokud zaměstnanec svému zaměstnavateli sdělí všechny důležité skutečnosti (zejména nárok na „státní“ kategorii a změnu zdravotní pojišťovny nebo také změnu příslušnosti k právním předpisům při zaměstnávání podle koordinačních nařízení Evropské unie), pak by mohl být takříkajíc v klidu, protože o další kroky se již postará zaměstnavatel.

Zkušená mzdová účetní dokáže využít různých firemních akcí, shromáždění či porad, nebo také technického vybavení, jejichž prostřednictvím může vznést svoje požadavky vůči zaměstnancům nebo vedoucím. Je to jedna z vhodných cest, jak předejít případným problémům, neboť pro vedení firmy je příslušný zaměstnanec odpovědnou osobou vždy a bez ohledu na okolnosti a podmínky, za kterých pracuje.

Ing. Antonín Daněk