Jak správně doručovat
písemnosti zaměstnanci

Řádné doručení druhé straně pracovněprávního vztahu patří mezi předpoklady účinnosti právního jednání obsaženého v doručovaném dokumentu. Od okamžiku doručení se také odvíjí počítání dob a lhůt významných pro povinnosti, práva a nároky zaměstnavatele a zaměstnance a jejich uplatňování. Správnost doručení tudíž nelze podceňovat vzhledem k tomu, že může mít velmi významné dopady pro účastníky pracovněprávního vztahu.

Chyba v doručování například výpovědi z pracovního poměru nebo okamžitého zrušení pracovního poměru může pro zaměstnavatele znamenat neúspěch v případě soudního sporu. Doručování písemností se významně dotýká novela zákoníku práce účinná od 1. 10. 2023 (zákon č. 281/2023 Sb., kterým se mění zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění p.p., a některé další zákony).

Doručování písemností
zaměstnanci

Zákoník práce obsahuje právní úpravu týkající se doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci v § 334 až § 336. Novela zákoníku práce významně zúžila okruh písemností, které se doručují v přísnějším režimu dle zákoníku práce.

Dle pravidel obsažených v § 334a až § 337 zákoníku práce se nyní doručují tyto písemnosti:

•    písemnosti týkající se skončení pracovního poměru nebo právního vztahu založeného dohodou o provedení práce (DPP) nebo dohodou o pracovní činnosti (DPČ) s výjimkou dohody o rozvázání pracovního poměru a dohody, kterou se rozvazuje DPP/DPČ. Jedná se tak např. o výpověď z pracovního poměru, výpověď z DPP/DPČ, zrušení pracovního poměru ve zkušební době, okamžité zrušení pracovního poměru, odvolání výpovědi z pracovního poměru, i tzv. vytýkací dopis v souvislosti s možnou výpovědí z pracovního poměru atd.;

•    odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa,

•    mzdový a platový výměr.

Veškeré ostatní neuvedené písemnosti (tj. např. pracovní smlouva, dodatky pracovní smlouvy, dohoda o rozvázání pracovního poměru) se doručují v režimu občanského zákoníku, který je flexibilnější než zákoník práce, tj. zvláštní úprava doručování podle zákoníku práce se neuplatní.

Pokud výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru nebo zrušení pracovního poměru ve zkušební době nebyly řádně doručeny druhé straně pracovního poměru, vůbec nenastaly jejich právní účinky, pracovní poměr trvá i nadále, i když nebyla a ani nemohla být určena jejich neplatnost pravomocným soudním rozhodnutím.

Nedostatek řádného doručení těchto pracovněprávních jednání druhé straně pracovního poměru může být posuzován kdykoliv v jiném soudním řízení (například v řízení o žalobě o určení, zda tu pracovní poměr je nebo není, je-li na takovém určení naléhavý právní zájem) jako předběžná otázka.

Doručování do vlastních
rukou zaměstnance

Písemnosti uvedené v § 334 zákoníku práce musí být doručeny do vlastních rukou zaměstnance, a to způsobem a za podmínek stanovených zákoníkem práce.

Doručování do vlastních rukou zaměstnance znamená, že písemnost musí být doručena výhradně osobě, které je určena, tj. zaměstnanci. Řádné doručení písemnosti zaměstnanci do vlastních rukou je u písemností týkajících se uvedených právních jednání předpokladem pro to, aby nastaly zaměstnavatelem zamýšlené účinky právního jednání. Nejvyšší soud ČR již několikrát judikoval, že pokud převzala zásilku obsahující takovou písemnost jiná osoba než zaměstnanec, nebyla tím splněna povinnost zaměstnavatele doručit písemnost. To platí i v situaci, kdy zásilka byla zaměstnanci dodatečně a prokazatelně touto osobou odevzdána. Není tudíž možné, aby například za zaměstnance převzala písemnost jeho manželka, i když následně prokazatelně předala písemnost zaměstnanci.

V souvislosti s nutností doručování některých písemností jen do vlastních rukou zaměstnance musí zaměstnavatel také důsledně dbát na správné předání písemnosti k doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb s tímto pokynem, aby bylo doručováno do vlastních rukou adresáta.

Zaměstnavatel musí písemnost zaslat jako doporučenou zásilku do vlastních rukou. Neučiní-li tak a takovou zásilku převezme jiná osoba než zaměstnanec, není tím splněna povinnost zaměstnavatele doručit písemnost. Dokonce i v případě, že zaměstnanec, kterému nebyla doručována písemnost do vlastních rukou, tuto nepřevezme a tato se vrátí zaměstnavateli, nelze považovat písemnost za správně doručovanou dle zákoníku práce.

Formy doručování

Nové ustanovení § 334a zákoníku práce dává větší volnost zaměstnavatele při volbě pořadí způsobů doručování zaměstnanci. Nově je zaměstnavatel při volbě způsobu doručování méně limitován, kdy doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací anebo prostřednictvím datové schránky anebo kdekoliv bude zaměstnanec zastižen je postaveno naroveň osobnímu doručení písemnosti na pracovišti zaměstnavatele. Dřívější právní úprava preferovala osobní doručení samotným zaměstnavatelem na pracovišti a teprve, pokud nebylo možné toto doručení, tak byly možné další způsoby doručování – prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo prostřednictvím datové schránky.

Dle § 334a zákoníku práce se písemnost doručuje zaměstnanci

•    jejím předáním na pracovišti zaměstnavatele,

•    jejím předáním, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,

•    prostřednictvím datové schránky,

•    prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo

•    prostřednictvím provozovatele poš­tovních služeb, což je však možné pouze v případě, není-li možné doručení na pracovišti zaměstnavatele.

Za tzv. primární způsoby doručení tak můžeme označit doručování osobním předáním na pracovišti zaměstnavatele nebo osobním předáním kdekoliv bude zaměstnanec zastižen nebo doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací anebo prostřednictvím datové schránky. Zaměstnavatel může přistoupit k doručení například prostřednictvím datové schránky, i když zaměstnanec dochází na pracoviště a není tak vyloučeno i osobní předání písemnosti zaměstnanci. Tzv. sekundárním způsobem doručení zůstává pouze doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb. Tato forma doručování je možná až tehdy, nelze-li písemnost doručit osobně na pracovišti zaměstnavatele.

K osobnímu doručování může dojít kdekoli bude zaměstnanec zastižen

Při tomto úkonu zaměstnavatel doručuje zaměstnanci buď přímo na pracovišti, nebo v jeho bytě, případně kdekoliv, kde bude k zastižení. Zaměstnavatel nemusí doručovat písemnost zaměstnanci osobně, ale může také k tomuto využít třetí osoby, a to například pověřeného zaměstnance zaměstnavatele nebo jinou zaměstnavatelem pověřenou (zmocněnou) fyzickou osobou. Pokud zaměstnavatel sám nebo prostřednictvím zmocněnce (tj. v obou případech ve vlastní režii) doručuje písemnost zaměstnanci, musí věnovat pozornost také tomu, aby doručení měl řádně dokladované a doručení zaměstnanci bylo prokazatelné. Nejčastěji je zaměstnavatelem požadováno potvrzení převzetí písemnosti přímo na doručované písemnosti zaměstnancem slovy „Zaměstnanec převzal osobně dne …….“ a podpisem zaměstnance.

V případě, že ale zaměstnanec odmítne převzít a podepsat převzetí písemnosti, měl by zaměstnavatel být připraven i na tuto variantu a mít s sebou svědka, který by byl schopen potvrdit, že zaměstnanec odmítl převzít písemnost. Doporučit lze, aby o odmítnutí převzetí písemnosti by sepsán záznam, který svědek podepíše. Dle 334a odst. 2 zákoníku práce se totiž považuje písemnost za doručenou také tehdy, jestliže zaměstnanec přijetí písemnosti odmítne. Zaměstnavateli pak v případném pracovněprávním sporu postačí, když toto odmítnutí převzetí prokáže.

Z judikatury ale také například vyplývá, že za odmítnutí převzetí písemnosti se nedá považovat nedostavení se na příslušný útvar zaměstnavatele, kde mu měla být písemnost vydána. Zaměstnavatel musí prokázat aktivní snahu o doručení písemnosti zaměstnanci a prokázat odmítnutí převzetí zásilky ze strany zaměstnance. Nestačí tedy jen vyzvat zaměstnance, aby se dostavil k zaměstnavateli k převzetí písemnosti a ze skutečnosti nedostavení se zaměstnance dovozovat, že zaměstnanec odmítl převzetí písemnosti a písemnost je považována za doručenou.

Zaměstnavatel není při doručování písemnosti zaměstnanci vázán pracovní dobou zaměstnance, jestliže doručuje např. v bydlišti zaměstnance. Pokud je zaměstnanec uznán dočasně práce neschopným, zaměstnavatel má, resp. měl by mít jistotu, že jej zastihne doma. V takovém případě lze zaměstnanci v jeho bydlišti doručit příslušnou písemnost. Zaměstnavatel není vázán stanovenou pracovní dobou a může písemnost doručit i mimo ni, tedy kupř. brzy ráno, večer, v dny nepřetržitého odpočinku v týdnu apod. Totéž platí i o dnech dovolené, pokud během ní zaměstnavatel zaměstnance zastihne. Postup doručování by ale neměl vykazovat znaky šikanózního jednání vůči zaměstnanci a zaměstnavatel by tak neměl doručovat například v noci.

Doručování prostřednictvím
sítě nebo služby elektronických
komunikací

upravuje § 335 zákoníku práce. Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací lze zaměstnanci doručovat jen, jestliže zaměstnanec

•    udělil souhlas s tímto způsobem doručování v samostatném písemném prohlášení,

•    zároveň v tomto prohlášení uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele (nemůže se tedy jednat například o interní systém zaměstnavatele ani pracovní e-mail zaměstnance).

Před vyslovením souhlasu je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování písemností prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, a to včetně tzv. fikce doručení. Zaměstnanec může kdykoliv souhlas odvolat. Odvolání ale musí být písemné a má vždy účinky ex nunc (tzn. od nynějška). Lze jej učinit z jakéhokoliv důvodu nebo i bez uvedení důvodu.

Písemnost, která se doručuje prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem. Kdo ručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací (datové zprávy) je třeba, aby zaměstnanec (jako adresát) potvrdil převzetí. Písemnost je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou. Nově ale již není vyžadováno, aby byla tato datová zpráva podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance a aby ji zaměstnanec odeslal do 3 dnů.

Novela zákoníku práce s účinností od 1. 10. 2023 zavedla fikci doručení v případě, že zaměstnanec převzetí písemnosti nepotvrdí ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího dodání. Zaměstnanec tak doručení písemnosti nebude moci zabránit tím, že její převzetí zaměstnavateli nepotvrdí. Zaměstnavatel však bude muset být schopen prokázat, zda a v jaký okamžik byla elektronická zpráva s písemností skutečně druhé straně dodána – od tohoto okamžiku se totiž i odvíjí běh lhůty pro fikci doručení.

Doručování prostřednictvím
datové schránky

Zákoník práce obsahuje speciální právní úpravu pro doručování písemností zaměstnavatelem zaměstnanci prostřednictvím datové schránky v § 335a. Novela zákoníku práce vypustila nutnost předchozího písemného souhlasu zaměstnance s doručováním písemností zaměstnavatelem do datové schránky zaměstnance. V případě, že má zaměstnanec datovou schránku zřízenou a neznepřístupnil si dodávání dokumentů z datové schránky fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby podle § 18a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, zaměstnavatel může doručovat vybrané písemnosti do datové schránky zaměstnance, aniž by k tomu zaměstnanec udělil zvláštní souhlas.

Účinnost doručení prostřednictvím datové schránky nastává přihlášením se zaměstnance do datové schránky poté, co do ní byla písemnost dodána. Zákoník práce dále počítá se zákonnou fikcí doručení, a to v situaci, kdy se zaměstnanec nepřihlásí do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne dodání písemnosti do datové schránky. Posledním dnem této lhůty se písemnost považuje za doručenou.

Doručování písemností
prostřednictvím provozovatele
poštovních služeb

V praxi převažuje tento způsob doručování a je také často porušováno zákonné pravidlo posloupnosti doručování (nejprve osobní doručení na pracovišti) a zaměstnavatel rovnou přikročí k doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb (zpravidla prostřednictvím České pošty, s.p.), aniž by vyvinul jakoukoliv snahu písemnost doručit zaměstnanci osobním doručením na pracovišti. Novela zákoníku práce ponechala pravidlo, že prostřednictvím provozovatele poštovních služeb může zaměstnavatel doručit písemnost zaměstnanci pouze v případě, že není možné doručení na pracovišti zaměstnavatele.

Písemnost, kterou doručuje zaměstnavatel prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zasílá zaměstnavatel na poslední adresu zaměstnance, kterou mu zaměstnanec písemně sdělil. Je tedy na zaměstnanci samotném, aby aktivně písemně nahlašoval správné a aktuální údaje k doručování. Tímto je stanovena určitá míra odpovědnosti zaměstnance v oblasti písemného oznámení aktuální adresy, na kterou si zaměstnanec přeje, aby mu bylo zaměstnavatelem v rámci základního pracovněprávního vztahu doručováno.

Zásilka „do vlastních rukou“

Zákoník práce vyžaduje, aby poštou zasílané písemnosti zasílal zaměstnavatel jako doporučenou zásilku s doručenkou a poznámkou „do vlastních rukou“. Pokud by zásilku s písemností převzala jiná osoba než zaměstnanec, nebyla by tím splněna povinnost zaměstnavatele doručit předepsaným způsobem písemnost.

Problematikou se zabýval rovněž Ústavní soud ČR – IV.ÚS 2535/17. V posuzovaném případě bylo zasíláno zaměstnanci okamžité zrušení pracovního poměru“doporučenou“ zásilkou s tzv. dodejkou (nikoliv určenou do vlastních rukou adresáta). Zásilka se následně zaměstnavateli vrátila zpět s poznámkou „nevyzvednuto“. Soudy dospěly k závěru, že okamžité zrušení pracovního poměru musí být doručováno do vlastních rukou zaměstnance, což se v posuzované věci nestalo a nenastaly tak právní účinky okamžitého zrušení pracovního poměru zaměstnance. Na základě ústavní stížnosti zaměstnavatele se případem zabýval rovněž Ústavní soud. Ústavní soud dospěl k závěru, že v zákoníku práce stanovený požadavek na doručování do vlastních rukou zaměstnance má zaručovat právní jistotu, že zaměstnanec bude mít reálnou možnost se s písemností seznámit, a proto nelze akceptovat jiný způsob doručování. Tudíž je důvodné a spravedlivé požadovat, aby se v souvislosti s tak závažným hmotněprávním jednáním, jakým je okamžité zrušení pracovního poměru, zaměstnavatel seznámil se zákonným textem a zvolil odpovídající službu doručujícího orgánu (způsob doručení). Ze zákona jasně vyplývá povinnost doručovat okamžité zrušení pracovního poměru do vlastních rukou zaměstnance. Pochybení při doručování jde tak k tíži zaměstnavatele a nelze v tom spatřovat žádný přepjatý formalismus.

Uložení zásilky na poště

Doručení písemnosti zaměstnavatele doručované prostřednictvím provozovatele poštovních služeb musí být doloženo písemným záznamem o doručení (dodejkou neboli doručenkou). Toto opatřuje pro zaměstnavatele držitel poštovní licence. Povinnost zaměstnavatele doručit písemnost je splněna, jakmile zaměstnanec písemnost převezme. Nebyl-li zaměstnanec, kterému má být písemnost doručena prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, zastižen, uloží se písemnost v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu.

Zaměstnanec je vyzván pomocí oznámení o neúspěšném doručení písemnosti, aby si uloženou písemnost do 15 dnů vyzvedl, zároveň se mu sdělí, kde a kdy si může písemnost vyzvednout. V oznámení musí být zaměstnanec rovněž poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti nebo neposkytnutí součinnosti nezbytné k doručení písemnosti. Jestliže si zaměstnanec uloženou písemnost nevyzvedne do 15 dnů, považuje se za doručenou posledním dnem této lhůty a tato nedoručená písemnost se odesílajícímu zaměstnavateli vrátí.

Za doručenou se písemnost tedy považuje 15. den úložní lhůty. V těchto případech je zaměstnavatelem často chybováno v určení dne, kdy je písemnost považována za doručenou. Doručenou není písemnost až dnem, kdy se vrátila zpět zaměstnavateli, ale již předtím 15. den úložní lhůty.

Odmítnutí převzetí zásilky

Pokud zaměstnanec doručení písemnosti znemožní tím, že poštovní zásilku obsahující písemnost odmítne převzít nebo neposkytne součinnost nezbytnou k doručení písemnosti, považuje se písemnost za doručenou dnem, kdy ke znemožnění doručení písemnosti došlo. Zaměstnanec musí být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí písemnosti, o poučení musí být proveden písemný záznam, toto upozornění je ale na obálce předtištěno a zanechává se ve schránce (tento postup platí pouze pro doručovatele, zaměstnavatel není povinen na účinky odmítnutí převzetí písemnosti zaměstnance jakkoliv upozorňovat). Typickým příkladem při maření převzetí zásilky je zaměstnanec, který odmítá převzít, nebo si vyzvednout písemnost, protože předpokládá, že je mu doručena výpověď z pracovního poměru. K právním účinkům doručení a doručovaného právního úkonu však dojde i v takovém případě.

ZÁKON č. 262/2006 Sb.,
zákoník práce

§ 334a

Citace na str. 56

Obecné ustanovení o doručování písemnosti zaměstnavatelem

(1) Písemnost doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou

a)  jejím předáním na pracovišti zaměstnavatele,

b)  jejím předáním, kdekoliv bude zaměstnanec zastižen,

c)  prostřednictvím datové schránky,

d)  prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo

e)  prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Prostřednictvím provozovatele poštovních služeb může zaměstnavatel doručit písemnost zaměstnanci pouze v případě, není-li možné doručení na pracovišti zaměstnavatele.

(2) Odmítne-li zaměstnanec převzít písemnost doručovanou způsobem podle odstavce 1 písm. a) nebo b), považuje se tato písemnost za doručenou dnem, kdy zaměstnanec její převzetí odmítl.

(3) Je-li písemnost doručována prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, vybere zaměstnavatel takovou poštovní službu, aby z uzavřené poštovní smlouvy vyplývala povinnost doručit poštovní zásilku obsahující písemnost za podmínek stanovených tímto zákonem.

§ 335

Doručování zaměstnavatelem
prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací

(1) Prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací může zaměstnavatel písemnost doručit výlučně tehdy, jestliže zaměstnanec k tomuto způsobu doručování udělil souhlas v samostatném písemném prohlášení, v němž také uvedl elektronickou adresu pro doručování, která není v dispozici zaměstnavatele. Před udělením souhlasu podle věty první je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat o podmínkách doručování písemnosti prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací včetně zákonné lhůty podle odstavce 3. Zaměstnanec může souhlas podle věty první písemně odvolat.

(2) Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem.

(3) Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických ...