Jak správně sestavit harmonogram směn

Základní zásady rozvržení pracovní doby jsou obsaženy v § 81 ZP. Zákon však dává určitou volnost zaměstnavateli, když stanoví, že pracovní doba se rozvrhuje zpravidla do pětidenního pracovního týdne. Zaměstnavatel tedy může rozvrhovat pracovní dobu i např. do čtyřdenního pracovního týdne s délkou směny 10 hodin. Jaké zásady platí při rozvržení rovnoměrné a nerovnoměrné pracovní doby?

Pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel

a určí začátek a konec směn. Toto ustanovení bylo z důvodu lepší systematiky zákona zařazeno jako úvod před ustanovení o jednotlivých typech rozvržení pracovní doby, o pružném rozvržení pracovní doby a o kontu pracovní doby. Z pohledu § 99 ZP se při rozvržení pracovní doby jedná o opatření týkající se hromadné úpravy pracovní doby, takže pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace, je povinen zaměstnavatel rozvržení pracovní doby i stanovení začátku a konce směn s ní projednat. Ze základních zásad zákoníku práce také vyplývá, že zaměstnanec má právo na rozvržení pracovní doby před zahájením práce.

Zaměstnavatel musí nejprve rozhodnout, zda rozvrhne pracovní dobu rovnoměrně, nerovnoměrně či nařídí/sjedná konto pracovní doby. V případě pružného rozvržení pracovní doby je situace jednodušší, tam zaměstnavatel stanoví zásady rozvrhu nějakým vnitřním předpisem. Dále je zaměstnavatel povinen při tvorbě rozvrhu směn stanovit především délku pracovního týdne, pracovní režim zaměstnance, počátek a konec směn, začátek a konec nepřetržitého odpočinku mezi směnami a v týdnu. Zaměstnavatel je povinen při zařazování zaměstnanců do směn též přihlížet k potřebám zaměstnankyň a zaměstnanců pečujících o děti. Jistá omezení platí také u mladistvých zaměstnanců.

Zaměstnavatel může své rozhodnutí o rozvržení pracovní doby jednostranně měnit nebo částečně nebo zcela omezit tím, že rozvržení pracovní doby učiní předmětem dohody se zaměstnancem. Tak např. pokud bude dohodnuto, že zaměstnanec bude pracovat pouze v ranních směnách, musí pak zaměstnavatel takové ujednání respektovat a dodržovat, protože platí stará zásada „pacta sunt servanda“, smlouvy se musí dodržovat.

Dílčí odchylkou od práva zaměstnavatele stanovit začátek a konec směn je zavedení pružné pracovní doby. Při uplatnění pružné pracovní doby si totiž zaměstnanec sám volí začátek a konec pracovní doby v jednotlivých dnech v rámci časových úseků stanovených zaměstnavatelem (tzv. volitelná doba).

ZÁSADY ROZVRŽENÍ PRACOVNÍ DOBY - Jak jsme uvedli výše, obecně platí, že pracovní doba se rozvrhuje zpravidla do pětidenního pracovního týdne. Při rozvržení pracovní doby je zaměstnavatel povinen přihlédnout k tomu, aby toto rozvržení nebylo v rozporu s hledisky bezpečné a zdraví neohrožující práce. Zaměstnavatel je zejména povinen dbát dodržování povinné přestávky na jídlo a oddech, případně bezpečnostních přestávek. Zaměstnavatel však není na druhé straně povinen upřednostňovat rovnoměrně rozvrženou pracovní dobu před nerovnoměrně rozvrženou, není ani povinen přihlížet k možnostem zabezpečení plynulé dopravy zaměstnanců do zaměstnání, zásobování elektřinou, plynem, topnou parou, zájmům obyvatelstva, a aby nebyla narušena činnost navazujících zaměstnavatelů. Přesto řadu z těchto kritérií, jako např. dopravní dostupnost, bude zaměstnavatel zohledňovat z čistě praktických důvodů. U všech zaměstnanců je možno rozdělit pracovní dobu na více částí. Zákoník práce nestanoví v tomto směru žádné omezení.

Stále je nutno mít na zřeteli, že má-li se jednat o jednu směnu, je zaměstnavatel povinen rozvrhnout pracovní dobu tak, aby zaměstnanec měl mezi koncem jedné směny a začátkem následující směny nepřetržitý odpočinek po dobu alespoň minimálně 11 hodin po sobě jdoucích během 24 hodin. Pro tyto účely je počátkem směny první část směny a koncem směny konec poslední části směny.

V souladu s křesťanskou tradicí § 92 ZP stanoví, že pokud to umožňuje provoz zaměstnavatele, měl by být nepřetržitý odpočinek v týdnu určen všem zaměstnancům na stejný den, a tak, aby do něho spadala neděle. Dalším nástrojem nutícím zaměstnavatele k rozvržení práce do pracovních dnů pondělí až pátek je zdražení práce v sobotu a neděli prostřednictvím zavedení příplatku za práci v sobotu a neděli.

Zákoník práce nemůže stanovit zásadu pětidenního pracovního týdne jako bezvýjimečnou, neboť zaměstnavatelé v odvětví obchodu a služeb ji nemohou z objektivních důvodů dodržet.

Zákonem stanovená povinnost zaměstnance být na začátku směny na svém pracovišti a odcházet z něho až po skončení směny plně koresponduje s právem zaměstnance na přidělování práce v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby a s právem na rozvržení pracovní doby před zahájením práce.

V praxi je třeba důsledně odlišovat význam pojmů „pracoviště zaměstnance“, „objekt zaměstnavatele“ a „místo výkonu práce podle pracovní smlouvy“. Pracovištěm se rozumí místo, kde zaměstnanec koná svojí práci, a proto musí být již na začátku směny na tomto pracovišti. To má význam především zejména pro zaměstnance, kteří se např. před zahájením práce musí převlékat do ochranných oděvů.

Povinnost být na pracovišti před začátkem směny znamená povinnost být připraven k práci na pracovišti. V praxi je tato povinnost významná v případě jednání o důvodu nepřítomnosti zaměstnance v práci nebo o důvodu pozdního příchodu do práce.

Je plně v působnosti zaměstnavatele, aby určil, co je pracoviště. Nedůslednost zaměstnavatelů v tomto směru mnohdy vede k tomu, že se v praxi příliš spoléhá na časovou kontrolu u kontrolních hodin a doba vyznačená jako příchod a odchod z pracoviště je považována bez dalšího za zahájení a skončení práce. Kontrolní hodiny jsou – pokud je zaměstnavatel nainstaloval – ve velké většině umístěny ve vstupním prostoru do areálu zaměstnavatele. I u rozsáhlejších areálů je pak odpíchnutí na kontrolních hodinách ve vrátnici např. v 6 hodin považováno za včasný příchod do práce. Je však nutno vzít v úvahu, že mnoho zaměstnanců musí jít od vstupní brány na své pracoviště 5 až 20 minut. To jsou časové ztráty, které znemožňují naplňování pracovní doby, tedy toho, aby se stanovená pracovní doby plně rovnala skutečnému výkonu práce.

Opožděné příchody a předčasné odchody z pracoviště

Druhým nedostatkem, který se v praxi vyskytuje, je, že zaměstnavatelé požadují, aby při jakémkoliv opožděném příchodu (např. o 5 minut) zaměstnanec napracoval hodinu, tedy více než, než o co se opozdil. Taková praxe nemá oporu v zákoně. Za zcela nezákonné je pak třeba považovat případy, kdy se za opožděné příchody nebo předčasné odchody z pracoviště zaměstnavatelé zaměstnance penalizují na základě pravidel, které stanovili ve svých vnitřních organizačních předpisech. Opožděné příchody do práce a předčasné odchody z práce jsou samozřejmě porušením pracovněprávních předpisů, zejména porušením zákoníku práce. Toto porušení pracovněprávních předpisů však musí být řešeno zákonnými prostředky, tedy např. upozorněním na méně závažné porušení pracovněprávních předpisů a při opakovaném porušování výpovědí podle § 52 písm. g) ZP – pro soustavné méně závažné porušování povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k vykonávané práci.

Zaměstnanec však nemůže být v žádném případě postihován tak, že mu bude ukládáno, aby napracoval více, než zameškal nebo že mu bude předepsána nějaká finanční náhrada, když zákon nic takového nedovoluje. Zákoník práce ani žádný prováděcí předpis nestanoví a ani v budoucnu nebude upravovat kolik minut má zaměstnanec na očistu po skončení práce. Pokud zaměstnavatel chce tuto věc upravit, musí tak stanovit sám s přihlédnutím k zásadám bezpečné a zdraví neohrožující práce.

ROVNOMĚRNĚ ROZVRŽENÁ PRACOVNÍ DOBA - Základní rozvržení pracovní doby je buď rovnoměrně, nebo nerovnoměrně. Chápeme-li konto pracovní doby jako jiný způsob rozvržení pracovní doby, což bylo zřejmě úmyslem koncepční novely zákoníku práce, pak konto pracovní doby je další způsob rozvržení pracovní doby. Rovnoměrným rozvržením pracovní doby není od 1. 1. 2012 (koncepční novely zákoníku práce), jak to doposud dovozovala doktrína pracovního práva, takové rozvržení, kdy délka v jednotlivých dnech je stejná. Do 31. 11. 2011 nebylo tedy možno při rovnoměrném rozvržení pracovní doby odpracovat jeden týden více hodin a druhý týden méně hodin. Nyní je rovnoměrným rozvržením takové rozvržení, při kterém zaměstnavatel rozvrhuje na jednotlivé týdny stanovenou týdenní pracovní dobu nebo kratší pracovní dobu. Kritériem tedy není stejnost rozvržení týdenní pracovní doby, ale nepřekročení (při rozvrhování) stanovené týdenní pracovní doby či kratší pracovní doby v jednotlivém týdnu. Dále koncepční novela zrušila také § 82 ZP o délce směny při rovnoměrném rozvržení pracovní doby. Již neplatí, že by délka směny v rovnoměrném rozvržení pracovní doby nesměla přesáhnout devět hodin, počítáno bez poskytnutých přestávek na jídlo a oddech. I pro rovnoměrné rozvržení pracovní doby dnes platí maximální délka směny bez práce přesčas 12 hodin.

V praxi rovnoměrně rozvržená pracovní doba znamená, že zaměstnanci většinou odpracují stejný počet hodin (rozuměj bez práce přesčas) tak, aby bylo zajištěno odpracování stanovené týdenní pracovní doby např. 5 × 8 = 40 hodin nebo 4 × 10 hodin; 5 × 7 ¾ = 38 ¾ hodin; 5 × 7 ½ = 37 ½ hodin. Rozvrh, kdy zaměstnanci pracují dva dny 9 hodin, dva dny 8 hodin a pátý den 6 hodin není moc praktický.

Definice rovnoměrně rozvržené pracovní doby v zákoníku práce je kogentní a nelze se od ní odchýlit.

NEROVNOMĚRNĚ ROZVRŽENÁ PRACOVNÍ DOBA

Při nerovnoměrném rozvržení pracovní doby na jednotlivé týdny nesmí průměrná týdenní pracovní doba bez práce přesčas v rozvrhu směn přesáhnout stanovenou týdenní pracovní dobu za období, které může činit nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích. Jen kolektivní smlouva může vymezit toto období nejvýše na 52 týdnů po sobě jdoucích. I zde platí, že délka směny nesmí přesáhnout 12 hodin.

Zákoník práce tedy vychází ze zásady, že nerovnoměrně rozvržená pracovní doba je každá pracovní doba, jejíž rozvržení neodpovídá principům rovnoměrného rozvržení. Stará právní úprava vyrovnávala průměrnou týdenní pracovní dobu bez práce přesčas ve vyrovnávacím období, které bylo ze zákona maximálně 12 kalendářních měsíců. To se však v praxi nesvědčilo, a to proto, že pracovní doba je stanovena v týdnech a že 12 měsíců není přesně 52 týdnů. Z toho důvodu bylo přistoupeno ke stanovení vyrovnávacího období v týdnech. Období 26 týdnů odpovídá zhruba polovině roku. Možnost stanovit vyrovnávací období na 52 týdnů je dána pouze kolektivní smlouvě.

Koncepční novela zákoníku práce v r. 2012 vedle definování rovnoměrného rozvržení pracovní doby upravila i definici nerovnoměrného rozvržení pracovní doby. Nerovnoměrné rozvržení pracovní doby znamená, že zaměstnavatel nerozvrhuje rovnoměrně stanovenou týdenní pracovní dobu nebo kratší pracovní dobu na jednotlivé týdny. V některých týdnech je pracovní doba kratší a v některých delší, avšak v rámci příslušného vyrovnávacího období se průměrná délka týdenní pracovní doby rovná délce stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší pracovní doby. Nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou je tedy chápáno každé rozvržení pracovní doby zaměstnance, kdy má dojít k rozdílnému výkonu práce v jednotlivých týdnech, a to např. v rozsahu 1 hodiny. I zde se jedná o opatření týkající se hromadné úpravy pracovní doby, takže pokud u zaměstnavatele působí odborová organizace, je povinen zaměstnavatel rozvržení pracovní doby i stanovení začátku a konce směn s ní projednat.

Nerovnoměrné rozvržení pracovní doby na jednotlivé týdny, kdy každý týden je odpracován různý počet hodin, se využívá převážně ve vícesměnných a nepřetržitých pracovních režimech, při sezónních pracích a v odvětví, kde v průběhu roku jsou období s větší a menší potřebou práce.

Různá délka pracovní doby v jednotlivých týdnech může využít takového rozvržení pracovní doby, kdy v jednom týdnu je stanovena na všechny dny stejná délka, v dalším týdnu rovněž stejná délka na jednotlivé dny, ale odlišná od předešlého týdne.

Systém nerovnoměrného rozvržení pracovní doby umožňuje práci ve vícesměnném přetržitém i nepřetržitém pracovním režimu, umožňuje tím také různou délku směn, která je však omezena maximální délkou 12hodin. Tím je dána velká variabilita forem nerovnoměrného rozvržení pracovní doby. Průzkumy v minulosti ukázaly na uplatňování asi 40 způsobů nerovnoměrného rozvržení pracovní doby.

Praxe také ukazuje, že často je problém zpracovat harmonogram směn tak, aby bylo dodrženo ustanovení, že týdenní pracovní doba bez práce přesčas nesmí u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby překročit v průměru stanovenou týdenní pracovní dobu za zvolené vyrovnávací období. Nezřídka při tomto rozvrhování pracovní doby dochází k plusovým nebo minusovým odchylkám od stanovené týdenní pracovní doby. Při skutečné realizaci harmonogramu směn se této skutečnosti nelze vyhnout, v praxi je to dáno jednak potřebami reálné délky směny, jednak nevyhnutelnými změnami obsazení směn (nemoc, úraz, nepředvídané překážky v práci na straně zaměstnance apod.).

V případě plusového (kladného) rozdílu mezi skutečně odpracovanou průměrnou týdenní pracovní dobou a stanovenou týdenní pracovní dobou je možné tento rozdíl klasifikovat jako práci přesčas (s příplatkem za práci přesčas nebo s poskytnutím náhradního volna za práci přesčas). V případě minusového (záporného) rozdílu mezi skutečně odpracovanou průměrnou týdenní pracovní dobou a stanovenou týdenní pracovní dobou je možné tento rozdíl klasifikovat jako překážku na straně zaměstnavatele (zaměstnavateli se nepodařilo rozvrhem směn naplnit v průměru stanovenou týdenní pracovní dobu na vyrovnávací období) a jako takovou ji vyúčtovat a zaměstnanci proplatit jako náhradu mzdy ve výši průměrného výdělku.

HARMONOGRAM SMĚN - Zaměstnavatel je povinen vypracovat harmonogram směn neboli písemný rozvrh týdenní pracovní doby a seznámit s ním zaměstnance nejpozději 2 týdny a v případě konta pracovní doby 1 týden před začátkem období, na něž je pracovní doba nerovnoměrně rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem na jiné době seznámení. Zkrácení tohoto období (ne však vyloučení povinnosti zaměstnavatele seznámit zaměstnance s rozvrhem) je možné pouze se souhlasem zaměstnance. Dohodou lze tuto lhůtu zkrátit maximálně na jeden kalendářní den před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena.

Uložení povinnosti vypracovat písemný rozvrh stanovené týdenní pracovní doby a seznámit s ním zaměstnance má za cíl zaměstnance chránit. Vzhledem k tomu, že i harmonogram směn je opatření hromadné úpravy pracovní doby, je třeba ho projednávat s odborovou organizací, pokud u zaměstnavatele působí, nebo stanovit zásady přímo v kolektivní smlouvě. Příkladem může být kolektivní smlouva zaměstnavatele provozujícího leteckou dopravu letouny, kde je sjednáno, že zaměstnavatel vypracuje písemný rozvrh stanovené týdenní pracovní doby a seznámí s ním zaměstnance nejpozději 10 dnů před začátkem následujícího kalendářního měsíce, v němž je pracovní doba nerovnoměrně rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem jinak.

Ze zákoníku práce nelze dovodit omezení zaměstnavatele měnit jednou vydané rozvržení pracovní doby. Pokud se v tomto směru zaměstnavatel sám neomezí smluvně, pak je oprávněn změnit písemný rozvrh stanovené týdenní pracovní doby kdykoliv. I v takovém případě však musí se změněným rozvrhem seznámit zaměstnance nejpozději 2 týdny a v případě konta nejpozději 1 týden před začátkem období, na něž je pracovní doba nerovnoměrně rozvržena. Koncepční novela zákoníku práce toto explicitně zakotvila do § 84 ZP pro rovnoměrné a nerovnoměrné rozvržení pracovní doby. Koncepční novela zákoníku práce však vypustila povinnost zaměstnavatele podle § 84 odst. 2 ZP. Dle této úpravy platilo, že došlo-li v průběhu období, na které bylo konto pracovní doby rozvrženo ke změně v rozvrhu týdenní pracovní doby, musel zaměstnavatel znovu rozvrhnout pracovní dobu alespoň na období čtyř týdnů po sobě jdoucích. I takto změněný rozvrh pracovní doby byl však, jak se dovozovalo, zaměstnavatel oprávněn vzápětí opět změnit, pokud opět rozvrhnul pracovní dobu alespoň na čtyři po sobě jdoucí týdny.

Stejně tak jako v případě rovnoměrně rozvržené pracovní doby, i zde je pro praxi je důležitá základní zásada zákoníku práce – zaměstnanec má právo na to, aby ho zaměstnavatel seznámil s rozvržením pracovní doby před zahájením práce. Povinnost zaměstnavatele vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby zde upravena pro případ, kdy zaměstnanec pracuje v režimu nerovnoměrně rozvržené pracovní doby nebo v kontu pracovní doby. Zaměstnance pracující v nerovnoměrně rozvržené pracovní době je zaměstnavatel povinen seznámit s rozvrhem pracovní doby 2 týdny před začátkem vyrovnávacího období, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak. Pokud by bylo stanoveno vyrovnávací období 52 týdnů, pak by měl zaměstnavatel vypracovat rozvrh správně v podstatě na celý rok dopředu a dát ho zaměstnancům dva týdny před zahájením vyrovnávacího období. Zaměstnance pracujícího v kontu je zaměstnavatel povinen seznámit alespoň jeden týden před začátkem vyrovnávacího období, pokud se se zaměstnancem nedohodne jinak.

JUDr. Eva Dandová

§ 84 zákona č. 262/2006 Sb.

Zaměstnavatel je povinen vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby a seznámit s ním nebo s jeho změnou zaměstnance nejpozději 2 týdny a v případě konta pracovní doby 1 týden před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem na jiné době seznámení.

§ 52 zákona č. 262/2006 Sb.
cit. na straně 25

Zaměstnavatel může dát zaměstnanci výpověď jen z těchto důvodů:

a) ruší-li se zaměstnavatel nebo jeho část,

b) přemísťuje-li se zaměstnavatel nebo jeho část,

c) stane-li se zaměstnanec nadbytečným vzhledem k rozhodnutí zaměstnavatele nebo příslušného orgánu o změně jeho úkolů, technického vybavení, o snížení stavu zaměstnanců za účelem zvýšení efektivnosti práce nebo o jiných organizačních změnách,

d) nesmí-li zaměstnanec podle lékařského posudku vydaného poskytovatelem pracovnělékařských služeb nebo rozhodnutí příslušného správního orgánu, který lékařský posudek přezkoumává, dále konat dosavadní práci pro pracovní úraz, onemocnění nemocí z povolání nebo pro ohrožení touto nemocí, anebo dosáhl-li na pracovišti určeném rozhodnutím příslušného orgánu ochrany veřejného zdraví nejvyšší přípustné expozice,

e) pozbyl-li zaměstnanec vzhledem ke svému zdravotnímu stavu podle lékařského posudku vydaného poskytovatelem pracovnělékařských služeb nebo rozhodnutí příslušného správního orgánu, který lékařský posudek přezkoumává, dlouhodobě zdravotní způsobilost,

f)  nesplňuje-li zaměstnanec předpoklady stanovené právními předpisy pro výkon sjednané práce nebo nesplňuje-li bez zavinění zaměstnavatele požadavky pro řádný výkon této práce; spočívá-li nesplňování těchto požadavků v neuspokojivých pracovních...