Jak správně sestavit harmonogram směn

Pracovní dobu rozvrhuje zásadně zaměstnavatel, přičemž je možno ji rozvrhnout na pracovní směny 4 způsoby. O jaké způsoby se jedná? Jaké nejzávažnější pochybení dělají zaměstnavatelé v oblasti pracovní doby?

Základní povinnosti zaměstnavatelů a zaměstnanců

Zaměstnavatel má podle zákoníku práce 2 základní povinnosti, které se týkají zaměstnanců v pracovním poměru, a to:

•    přidělovat zaměstnanci práci v rozsahu stanovené týdenní pracovní doby, s výjimkou konta pracovní doby (§ 34b odst. 1 ZP) a pochopitelně s výjimkou kratší pracovní doby,

•    rozvrhnout pracovní dobu a určit začátek a konec směn (§ 81 odst. 1 ZP).

Základní povinností zaměstnance je podle § 38 odst. 1 písm. b) ZP konat podle pokynů zaměstnavatele práci osobně (podle pracovní smlouvy) v rozvržené pracovní době (a dodržovat povinnosti, které mu z pracovního poměru vyplývají). Důsledkem závislé práce konané ve vztahu nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance je podle § 2 odst. 2 ZP výkon práce mimo jiné v pracovní době a na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě. Zákon také zaměstnanci ukládá být na začátku směny na svém pracovišti a odcházet z něho až po skončení směny (§ 81 odst. 3 ZP). Dodržování tohoto pravidla je však jen výlučnou záležitostí zaměstnavatele, bez hrozby jakékoliv sankce od orgánu inspekce práce, neboť základní zásada pracovněprávních vztahů podle § 1a odst. 1 písm. d) ZP, vyžadující řádný výkon práce zaměstnancem v souladu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele, nevyjadřuje (jaká jediná z 5 zde uvedených základních zásad) hodnotu, která chrání veřejný pořádek, a proto se tudíž od ní lze odchýlit.

Hlavní chyby zaměstnavatelů

Jako nejzávažnější pochybení zaměstnavatelů v oblasti pracovní doby lze označit následující:

•    Nezvládnutí pravidel pro nerovnoměrné rozvržení pracovní doby – v rozvrhu jsou často skryté přesčasy, což znamená, že zaměstnavatel rozvrhl více hodin za vyrovnávací období, než skutečně má rozvrhnout nebo někdy rozvrhl hodin i méně.

•    Nesprávné vycházení u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby z fondu pracovní doby uvedeném v plánovacím kalendáři.

•    Plánování směn u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby na měsíc.

•    Nesprávné posuzování, co je prací přesčas.

•    Nesprávné placení práce přesčas, např. právní „pověra“, že lze mzdu za práci přesčas poskytnout až po 3 kalendářních měsících, nebo dokonce až při ukončení vyrovnávacího období. V takovém případě zaměstnavatel používá pravidla platná u konta pracovní doby u běžného nerovnoměrného rozvržení.

•    Nevhodné stanovení vyrovnávacího období u pružné pracovní doby (zbytečně dlouhého).

•    Nesprávné vedení evidence odpracované doby, včetně neuvádění začátků a konců příslušných časových úseků, či dokonce uplatňování „trestných“ minut při pozdním příchodu zaměstnance.

•    Nesprávné posouzení nepřetržitého odpočinku v týdnu.

•    Nesprávné plánování a čerpání dovolené ve vztahu k pracovní době, např. přeřazením zaměstnance s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou do pětidenního pracovního týdne po dobu dovolené.

•    Nesprávné posouzení tzv. placených svátků.

PRACOVNÍ DOBU ROZRHUJE ZÁSADNĚ ZAMĚSTNAVATEL, přičemž je možno ji rozvrhnout na pracovní směny 4 způsoby:

•    rovnoměrně,

•    nerovnoměrně,

•    jako pružnou pracovní dobu,

•    jako konto pracovní doby.

Ustanovení § 81 odst. 3 ZP uvádí, že pracovní doba se rozvrhuje zpravidla do 5 denního pracovního týdne. Jde o pouhou deklaraci, která nemá praktický význam. Při rozvržení pracovní doby je ale zaměstnavatel povinen přihlédnout k tomu, aby toto rozvržení nebylo v rozporu s hledisky bezpečné a zdraví neohrožující práce.

Zaměstnavatel je povinen vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby a seznámit s ním nebo s jeho změnou zaměstnance nejpozději 2 týdny – v případě konta pracovní doby nejpozději 1 týden – před začátkem období, na něž je pracovní doba rozvržena, pokud se nedohodne se zaměstnancem na jiné době seznámení (§ 84 ZP). Jde-li o nerovnoměrné rozvržení pracovní doby nebo o konto pracovní doby, musí být rozvrh zpracován na celé toto vyrovnávací období, nikoliv jen na jeho části.

Rovnoměrným rozvržením pracovní doby

[§ 78 odst. 1 písm. l) ZP] se rozumí takové rozvržení, kdy pracovní doba je ve všech kalendářních týdnech stejně dlouhá (např. 40 hodin). Délka směn však může být v jednotlivých dnech v týdnu různá. Rovnoměrné rozvržení je typické při administrativní činnosti nebo v jednoduchých provozech, kdy zaměstnanci zásadně pracují od pondělí do pátku. Obvykle se začátek a konec směn dlouhá léta nemění.

Existují ale i takové provozy, v nichž je pracovní doba sice každý týden totožná, avšak zaměstnancům se mění dny v týdnu, kdy pracují tak, aby byl provoz zajištěn i o víkendech. V takovém případě platí i zde § 84 ZP, podle něhož je zaměstnavatel povinen vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby a seznámit s ním nebo s jeho změnou zaměstnance nejpozději 2 týdny předem, nedohodne-li se se zaměstnancem na jiné době seznámení.

Nerovnoměrným rozvržením pracovní doby

[§ 78 odst. 1 písm. m) ZP] je takové rozvržení pracovní doby, při němž je pracovní doba rozvržena nerovnoměrně na jednotlivé týdny tak, že v některých týdnech je delší a v jiných kratší, než je délka stanovené týdenní pracovní doby (takže je mezi jednotlivými týdny rozdíl, který může být i nepatrný).

Podmínkou však je, že v rámci příslušného vyrovnávacího období, které může být až 52 týdnů, je-li tak dohodnuto v kolektivní smlouvě, resp. až 26 týdnů v ostatních případech, se stanovená týdenní pracovní doba v průměru na týden vyrovná. Přitom není rozhodující, zda délka jednotlivých směn v rámci téhož kalendářního týdne je stejně či různě dlouhá, záleží výlučně na délce týdenní pracovní doby, nikoliv na délce jednotlivých směn. Typickým příkladem nerovnoměrného rozvržení jsou nepřetržité provozy.

Délka směny i při nerovnoměrném rozvržení pracovní doby nesmí přesáhnout 12 hodin (např. 16 hodinové směny jsou – až na některé výjimky v dopravě a u podnikových hasičů – zakázány). Zaměstnavatel musí jak u rovnoměrného, tak u nerovnoměrného rozvržení vypracovat písemný rozvrh týdenní pracovní doby podle § 84 ZP (u nerovnoměrného rozvržení na celé vyrovnávací období) a seznámit s ním zaměstnance zásadně nejpozději 2 týdny předem (u nerovnoměrného před začátkem období, na něž je pracovní doba nerovnoměrně rozvržena a v němž dochází k vyrovnání stanovené týdenní pracovní doby). Se zaměstnancem je možné dohodnout jinou (kratší) dobu seznámení. Protože pracovní dobu rozvrhuje zaměstnavatel, je nutné mu přiznat právo provádět v rozvrhu změny, jestliže s nimi budou zaměstnanci seznámeni podle výše uvedených pravidel. Se zaměstnancem je také možno dohodnout, že s těmito změnami bude seznamován v kratší době než 2 týdny předem a takovou dohodu je možné učinit i v pracovní smlouvě, může být tedy dohodnuto, že změnu rozvrhu směn lze zaměstnanci oznámit v kratší době před začátkem rušené nebo nově plánované směny, např. i jen 24 hodin předem. Má-li však jít o přesun směny na den pracovního klidu, je nutné dát pozor na § 91 ZP – nelze-li směnu takto nařídit, je třeba to se zaměstnancem dohodnout (i dlouhodobě).

Tato pravidla platí i při rovnoměrném rozvržení pracovní doby (při něm ovšem vyrovnávací období neuplatňujeme, neboť nemá žádný význam).

Pro správné zpracování rozvrhu pracovní doby při jejím nerovnoměrném rozvržení je třeba nejprve vypočítat použitelný fond pracovní doby (směn) za příslušné vyrovnávací období. Ten je dán vzorcem:

PFPDvo = TPD  PTvo, přitom

PFPDvo – použitelný fond pracovní doby za vyrovnávací období

TPD – týdenní pracovní doba (stanovená týdenní pracovní doba nebo sjednaná kratší pracovní doba)

PTvo – počet týdnů vyrovnávacího období

Jen tento fond pracovní doby lze (a je to i nutné) zaměstnanci rozvrhnout. Nikoliv méně, ani více hodin či jejich částí.

Jsou-li všechny směny zaměstnance stejně dlouhé, lze počet směn, které je možné zaměstnanci za vyrovnávací období naplánovat, vypočítat s použitím vzorce:

PSmvo = PFPDvo : DSm, přitom

PSmvo – počet směn za vyrovnávací období

PFPDvo – použitelný fond pracovní doby za vyrovnávací období (viz výše uvedený vzorec)

DSm – délka směny

Příklad 1

Zaměstnanec má 37,5 hodinovou týdenní pracovní dobu a délka vyrovnávacího období je stanovena na 26 týdnů. Použitelný fond pracovní doby bude 975 hodin (37,5  26).

Pokud zaměstnanec pracuje v 7,5 hodinových směnách, bude zaměstnanci rozplánováno 130 směn (975 : 26).

Jestliže by na základě ujednání v kolektivní smlouvě bylo vyrovnávací období 52 týdnů, byl by použitelný fond pracovní doby 1 950 hodin a počet směn za vyrovnávací období 260.

Pokud zaměstnanec pracuje v rozdílně dlouhých směnách, nelze druhý z výše uvedených vzorců použít a počet směn za vyrovnávací období bude vyplývat z nasčítávání pracovní doby v jednotlivých naplánovaných směnách, a to až do použitelného fondu pracovní doby za vyrovnávací období. Délka vyrovnávacího období nemusí být dána násobkem týdnů. Je to však výhodné tehdy, pokud jsou směny standardně dlouhé, tj. u pracovní doby 37,5 hodin týdně činí 7,5 hodiny, u pracovní doby 37,75 hodin 7,75 hodiny a u pracovní doby 40 hodin činí 8 hodin. V těchto případech bude počet směn vycházet vždy celým číslem, bez zlomku. „Zlomkové“ směny jsou problematické, ovšem i ty musí být rozvrženy.

Vyrovnávací období může být dáno i násobkem měsíců, nejlépe 3 nebo 4, např. při 11 až 12 hodinových směnách. Nevhodný je 1 měsíc, protože v každém (obvykle s výjimkou února) budou dány „zlomkové“ směny i při standardní délce směny, i když existují výjimky – viz dále.

Příklad 2

V měsících, které mají 31 dnů, je 4,4286 týdnů (po nepatrném zaokrouhlení), což např. při pracovní době 37,5 hodiny týdně představuje 166,0725 hodin a při směnách v délce 11, hodin to je 14 směn + 5 hodin (a 4 minuty). Zaměstnavatel musí naplánovat i krátkou 5 hodinovou směnu (zbylé 4 minuty lze odchýlením ve prospěch zaměstnance nebrat v úvahu). Tu lze eventuálně prací přesčas doplnit o 6,5 hodiny, aby zaměstnanec pracoval po potřebnou dobu, nebo ji zaměstnanci zrušit a proplatit náhradou mzdy jako překážku v práci na straně zaměstnavatele. Někdy však nedělá problém, aby zaměstnanec nastoupil do práce i na kratší směnu, např. v zařízeních sociálních služeb nebo u městské či obecní policie (v těchto případech zaměstnanci do práce nedojíždějí z větší vzdálenosti a mohou do práce přijít i na 2 či 3 hodiny).

Pokud by v uvedeném případě zaměstnanec pracoval ve směnách v délce 7,5 hodiny, vycházelo by 21 směn + 1 hodina (a zbylé 4 minuty, které lze eventuálně nebrat v úvahu).

V obou případech bude tak v každém „dlouhém“ měsíci vznikat „zbytková“ směna. V měsících, které mají 30 dnů, je 4,2857 týdnů (po nepatrném zaokrouhlení), což při pracovní době 37,5 hodiny týdně představuje pracovní dobu 160,7137 hodin. Při směnách v délce 11,5 hodin to je 13 směn a „zbytková“ směna v délce 11 hodin a 21 minut. Při směnách v délce 7,5 hodin vychází „plných“ 21 směn a 3 hodiny + 13 minut.

Příklady ukazují, jak nevhodné je vyrovnávací období v délce 1 měsíce, zejména pro výrobní podniky.

Uvedené příklady o určení počtu směn jsou ale obecné a netýkají se jen délky vyrovnávacího období 1 měsíc. Vyrovnávací období by mělo být zvoleno v takové délce, aby necelé („zlomkové“) směny nevznikaly vůbec, nebo co nejméně.

Až na dílčí výjimku u tzv. dlouhodobého konta pracovní doby nelze odpracované nebo neodpracované hodiny převádět do dalšího vyrovnávacího období. Vyrovnávací období musí být zásadně uzavřená.

Další „právní pověrou“ je, že se musí vyrovnávací období „vtěsnat“ do kalendářního roku – viz dotaz.

Příklad 3

Řešíme, zda máme správně spočítaný fond pracovní doby za rok 2024 pro nepřetržitý provoz – 37,5 hodiny a nerovnoměrně rozvržený. Vyrovnávací období máme 26 týdnů.

Plánujeme od 1. ledna 2024, tzn.:

1. leden 2024 – 30. červen 2024 = 26 týdnů  37,5 hodin = 975 hodin

1. červenec 2024 – 29. prosinec 2024 = 26 týdnů  37,5 hodin = 975 hodin

30. prosince – 31. prosince 2024 – co s tím? 2 : 7  37,5 hodin = 10,7 hodin = 11 hodin?

Tady nastává problém, že ne každému zvládneme naplánovat směnu 11 hodin během 2 dnů.

Celkový fond by tedy byl 975 + 975 + 11 = 1 961 hodin?

Žádný roční fond pracovní doby neexistuje. Ve Vašem případě proto začne další vyrovnávací období v délce 26 týdnů již 30. prosince 2024 a potrvá do 29. června 2025. Tato období mohou přecházet z roku na rok, stejně jako je tomu při přecházení z měsíce na měsíc.

Častou chybou u nerovnoměrného rozvržení pracovní doby je uplatňování obecného měsíčního fondu pracovní doby (uváděného v plánovacích kalendářích). Každý zaměstnanec má totiž tzv. normu pracovní doby danou rozvrhem směn vycházejícím ze stanovené týdenní pracovní doby. Ta nemůže být u všech zaměstnanců zařazených ve stejném pracovním režimu totožná – jde o „individuální fond pracovní doby“. Jestliže jej zaměstnanec naplní, nemohou mu žádné hodiny chybět ani přebývat.

Práce nad rámec tohoto harmonogramu směn je prací přesčas. Další chybou bývá, že rozvrh pracovní doby obsahuje i tzv. skrytou práci přesčas, která není od „normální“ pracovní doby oddělena. Pokud má být práce přesčas plánována již prostřednictvím rozvrhu pracovní doby, musí být její úseky viditelně označeny a odlišeny od rozvržení stanovené týdenní pracovní doby do směn. Jinak není možné správně posuzovat nároky zaměstnance, např. na dovolenou, pracovní volno při překážkách v práci, ani samotnou pracovní dobu.

Zákon nevylučuje, aby vyrovnávací období bylo u různých zaměstnanců na stejném pracovišti různé, tj. i s rozdílným začátkem či koncem směn nebo s jejich rozdílnou délkou. Takové řešení ale není praktické, neboť zaměstnanci zpravidla pracují v týmech, např. v linkové výrobě. Stává se tak, že do probíhajícího vyrovnávacího období v jeho průběhu nastupuje nový zaměstnanec nebo v jeho průběhu zaměstnanec odchází. V prvním z obou uvedených případů by mu měl zaměstnavatel spočítat fond pracovní doby samostatně, za dobu od nástupu do práce do konce vyrovnávacího období, a ten mu rozvrhnout. Ve druhém případě je to složitější. Je-li s dostatečným předstihem předem známo, kdy zaměstnanec končí (např. při skončení pracovního poměru dohodou uzavřenou s předstihem nebo výpovědí či uplynutím sjednané doby), lze rozvrh upravit a napočítat zaměstnanci fond pracovní doby od začátku vyrovnávacího období do skončení pracovního poměru podle skutečnosti, aby zaměstnanec neměl pocit, že je znevýhodněn. Někdy to však možné není, zejména při rychlém skočení pracovního poměru. Pokud ovšem zaměstnanec pracoval podle správně sestaveného rozvrhu směn, tak eventuální plusové či minusové hodiny nejsou prací přesčas, ani mu nechybí.

Vzor klasického rozvrhu směn v nepřetržitém provozu

Rozvržení pracovního režimu 2 : 2 : 3

Toto je klasický rozvrh nerovnoměrně rozvržené týdenní pracovní doby pro nepřetržitý provoz pondělí až neděle pro čtyři čety A, B, C, D.

JUDr. Eva Dandová

§ 78 zákona č. 262/2006 Sb.
Citace na straně 29

(1) Pro účely úpravy pracovní doby a doby odpočinku je

a) pracovní dobou doba, v níž je zaměstnanec povinen vykonávat pro zaměstnavatele práci, a doba, v níž je zaměstnanec na pracovišti připraven k výkonu práce podle pokynů zaměstnavatele,

b) dobou odpočinku doba, která není pracovní dobou,

c) směnou část týdenní pracovní doby bez práce přesčas, kterou je zaměstnanec povinen na základě předem stanoveného rozvrhu pracovních směn odpracovat,

d) dvousměnným pracovním režimem režim práce, v němž se zaměstnanci vzájemně pravidelně střídají ve 2 směnách v rámci 24 hodin po sobě jdoucích,

e) vícesměnným pracovním režimem režim práce, v němž se zaměstnanci vzájemně pravidelně střídají ve 3 nebo více směnách v rámci 24 hodin po sobě jdoucích,

f)  nepřetržitým pracovním režimem režim práce, v němž se zaměstnanci vzájemně pravidelně střídají ve směnách v nepřetržitém provozu zaměstnavatele v rámci 24 hodin po sobě jdoucích,

g) nepřetržitým provozem provoz, který vyžaduje výkon práce 24 hodin denně po 7 dnů v týdnu,

h) pracovní pohotovostí doba, v níž je zaměstnanec připraven k případnému výkonu práce podle pracovní smlouvy, která musí být v případě naléhavé potřeby vykonána nad rámec jeho rozvrhu pracovních směn. Pracovní pohotovost může být jen na jiném místě dohodnutém se zaměstnancem, odlišném od pracovišť zaměstnavatele,

i)  prací přesčas práce konaná zaměstnancem na příkaz zaměstnavatele nebo s jeho souhlasem nad stanovenou týdenní pracovní dobu vyplývající z předem stanoveného rozvržení pracovní doby a konaná mimo rámec rozvrhu pracovních směn. U zaměstnanců s kratší pracovní dobou je prací přesčas práce přesahující stanovenou týdenní pracovní dobu; těmto zaměstnancům není možné práci přesčas nařídit. Prací přesčas není, napracovává-li zaměstnanec prací konanou nad stanovenou týdenní pracovní dobu pracovní volno, které mu zaměstnavatel poskytl na jeho žádost,

j)  noční prací práce konaná v noční době; noční doba je doba mezi 22. a 6. hodinou,

k) zaměstnancem pracujícím v noci zaměstnanec, který odpracuje během noční doby nejméně 3 hodiny ze své pracovní doby v rámci 24 hodin po sobě jdoucích v průměru alespoň jednou týdně v období, uvedeném v § 94 odst. 1,

l)  rovnoměrným rozvržením pracovní doby rozvržení, při kterém zaměstnavatel rozvrhuje na jednotlivé týdny stanovenou týdenní pracovní dobu, popřípadě kratší pracovní dobu,

m) nerovnoměrným rozvržením pracovní doby rozvržení, při kterém zaměstnavatel nerozvrhuje rovnoměrně na jednotlivé týdny stanovenou týdenní pracovní dobu, popřípadě kratší pracovní dobu, s tím, že průměrná týdenní pracovní doba nesmí přesáhnout stanovenou týdenní pracovní dobu, popřípadě kratší pracovní dobu, za období nejvýše 26 týdnů po sobě jdoucích. Jen kolektivní smlouva může toto období vymezit nejvýše na 52 týdnů po sobě jdoucích.

(2) Ustanovení odstavce 1 písm. d) až f) platí i v případě, kdy při pravidelném střídání zaměstnanců ve směnách dojde k souběžnému výkonu práce zaměstnanců navazujících směn, avšak jen po dobu nejvýše 1 hodiny.

§ 91 zákona č. 262/2006 Sb.
Citace na straně 29

(1) Dny pracovního klidu jsou dny, na které připadá nepřetržitý odpočinek zaměstnance v týdnu, a svátky.

(2) Práci ve dnech pracovního klidu může zaměstnavatel nařídit jen výjimečně.

(3) V den nepřetržitého odpočinku v týdnu může zaměstnavatel nařídit zaměstnanci jen výkon těchto nutných prací, které nemohou být...