Jak využít e-mailovou konferenci

ve svém byznysu?

E-mailová konference funguje podobně jako webové diskusní fórum, ale účastník diskuse nepotřebuje navštívit webovou stránku.

Všichni víme, že chceme-li se na něco zeptat více lidí prostřednictvím e-mailu, rozešleme jim kopii zprávy a počkáme na odpověď. V podstatě komunikujeme s každým samostatně. Nemusí být problém odpovídat na došlé zprávy, pokud jsme se ptali pěti nebo šesti lidí. Ale chceme-li nějaký problém prodiskutovat s více než deseti lidmi prostřednictvím e-mailu, začíná se taková komunikace značně komplikovat.

JAK FUNGUJE E-MAILOVÁ KONFERENCE

E-mailové konference (či jinak také diskusní skupiny) jsou určeny k distribuci příspěvků na určité téma více přihlášeným účastníkům najednou, přičemž příjemci mohou na jednotlivé příspěvky reagovat. Jejich reakce na dané téma jsou posílány zpět na adresu konference a odtud se rozesílají ostatním účastníkům konference.

Témata diskuse může vytvořit pověřený moderátor konference nebo jednotliví členové skupiny samostatně.
E-mailová konference využívá seznam e-mailových adres přihlášených účastníků, kteří si už při přihlašování mohou zvolit oblast zájmu (témata, o kterých chtějí být informováni a k nimž se chtějí veřejně vyjádřit).

Potřebujete speciální software

E-mailové konference jsou obvykle řízeny speciálním softwarem. Pakliže účastník konference posílá svůj příspěvek, použije pouze jednu centrální e-mailovou adresu. Software podle předmětu v hlavičce zprávy přiřadí příspěvek ke konkrétnímu tématu a pošle jej ostatním zájemcům o danou problematiku.
E-mailová konference funguje podobně jako webové diskusní fórum, ale má tu výhodu, že účastník diskuse nepotřebuje navštívit webovou stránku.
Diskusní příspěvky se posílají přímo do jeho e-mailové schránky.
Témata a příspěvky do diskuse mohou být duplicitně zveřejněny i na webové stránce organizátora konference v aplikaci diskusního fóra. Potom záleží na preferencích uživatele, zda využije komunikaci na konferenci prostřednictvím přijímání a odesílání e-mailů, anebo přímo v diskusním fóru na webové stránce.

Diskusní skupiny mohou být veřejné nebo privátní

V privátních skupinách mohou dostávat a posílat příspěvky pouze registrovaní uživatelé, případně pouze ti, jimž moderátor povolí přístup do diskuse. Tento způsob se využívá zejména v profesionálním světě – na vnitropodnikových konferencích nebo tam, kde povaha tématu (například s ohledem na odbornost) vyžaduje účast kontrolovaného počtu fundovaných osob.

Diskusní skupiny nejsou primárně
určeny pro vyhledávání nových
přátel, prezentování „názorů
o počasí“ a filozofické úvahy.

Má-li být e-mailová konference skutečně funkčním nástrojem k získávání informací, je třeba, aby jednotliví účastníci posílali pouze příspěvky související s daným tématem a pro toto téma přínosné.
Je vhodné organizovat diskusní skupiny tam, kde se setkávají odborná veřejnost a lidé se skutečným zájmem řešit určitou problematiku. V opačném případě by vaši e-mailovou schránku mohla zahltit spousta neužitečných a nesmyslných zpráv.
Diskusní skupiny nejsou primárně určeny pro vyhledávání nových přátel, prezentování „názorů o počasí“ a filozofické úvahy. Konference jsou v rámci skupiny veřejné, příspěvky jsou adresovány všem, kdo se k jejich odebírání přihlásili, a proto se jejich kvalita posuzuje i podle dodržování etických pravidel v obsahu příspěvků.

E-MAILOVÁ KONFERENCE A VAŠI ZÁKAZNÍCI

Systém diskusních skupin můžete využít i ke komunikaci se zákazníky. Zároveň tímto způsobem mohou komunikovat nejen s vámi, ale i navzájem mezi sebou. Takto si mohou vyměňovat informace, rady či technickou podporu týkající se vašich produktů a služeb. Nejde jen o marketingový tah!

Z diskusí lze poznat, jaká problematika zákazníky zajímá, které informace jim chybějí a jsou pro ně důležité. Zákazníci zároveň vidí, že zakoupí-li u vás produkt či službu, poskytnete jim možnost využít jako přidanou hodnotu k nákupu i tuto formu poradenských služeb.
Systém diskusních skupin prostřednictvím e-mailu není žádnou novinkou, zejména ve vnitropodnikové komunikaci, ale při využití v kontaktu se zákazníkem může mít i dnes zajímavé uplatnění.

E-mailová konference není firemní „newsletter“. Nejde o jednosměrnou komunikaci z vaší strany, zaměřenou výhradně na posílení prodeje. Obsah e-mailů v konferenci tvoří příspěvky zákazníků. Témata si vybírají zákazníci sami, dokonce je mohou sami vytvořit podle vlastního zájmu.

Tímto způsobem se k nim z vaší strany dostane nejen reklamní zpráva, ale též zpráva, o kterou mají osobní zájem. Pokud to předmět vašeho podnikání dovoluje, můžete využívat tyto konference nepřímo i k distribuci technické pomoci.

Rozhodnete-li se zřídit ve firmě e-mailovou konferenci anebo se stát uživatelem takového systému,

Z diskusí lze poznat, jaká
problematika zákazníky zajímá,
které informace jim chybějí
a jsou pro ně důležité.

je vhodné, abyste se seznámili s obvyklými pravidly těchto systémů.

NEJČASTĚJŠÍ PRAVIDLA E-MAILOVÝCH KONFERENCÍ

Příspěvky mohou účastníci zasílat pouze z těch e-mailových adres, které si v tomto systému zaregistrovali.
Příspěvky do konferencí zpravidla nemohou obsahovat přílohy.
Plain text – txt formát, nikoli html (tedy ne formátovaný text; je třeba vyvarovat se vkládání barevných obrázků a pozadí).
Příspěvek je zobrazován tak, aby byl poslán ve zprávě. Je tedy potřeba odstranit z obsahu zasílané zprávy všechny předchozí příspěvky, případně texty, které by zbytečně „znepřehlednily“ odesílaný text.
Pokud chce uživatel založit nové téma, nemůže použít e-mail z předchozího tématu, změnit v něm pouze předmět a přeposlat ho zpět do diskuse. Je třeba vytvořit úplně novou zprávu a v předmětu uvést nové téma, případně se řídit specifickými požadavky konkrétní konference.

Posílíte komunikaci se zákazníky. Poskytnete jim možnost využít jako přidanou hodnotu k nákupu i tuto formu poradenských služeb. Získáte tak jejich loajalitu. A ta se vždy příznivě projeví na tržbách.