Kdy zaměstnavatel udělá chybu

zdravotní pojištění

Může zaměstnavatel nesplněním některé ze svých povinností způsobit problém i zaměstnanci? Je povinností zdravotní pojišťovny vyměřit penále za nesprávně provedenou úhradu pojistného a uložit zaměstnavateli pokutu za porušení zákona? Jaká je aktuálně platná sazba penále?

Zaměstnavatelé představují pro systém veřejného zdravotního pojištění rozhodující skupinu plátců pojistného. Z tohoto důvodu je plnění povinnosti zaměstnavateli předmětem zvýšeného zájmu zdravotních pojišťoven. Jestliže zaměstnavatelé platí pojistné za sebe a za své zaměstnance včas a ve správné výši, pak se platbami pojistného získává podstatná část zdrojů systému a současně nevzniká důvod k uplatňování sankčního postihu ze strany zdravotní pojišťovny ve formě vyměření dlužného pojistného a penále. Mimoto se zdravotní pojišťovny zaměřují i na plnění souvisejících zákonných povinností, především pak oznamování změn u zaměstnanců, neboť data v informačních systémech zdravotních pojišťoven musejí být relevantní.

Zaměstnavatel chybuje ve zdravotním pojištění,

když:

     neoznámí zdravotní pojišťovně změnu nahlášených identifikačních údajů

Zaměstnavatel sděluje zdravotní pojišťovně, jejíž pojištěnce zaměstnává, obchodní název, právní formu právnické osoby, sídlo, identifikační číslo a číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platbu pojistného.Je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, sděluje též jméno, příjmení, rodné číslo a adresu trvalého bydliště. Pro tento účel vyplní zaměstnavatel u zdravotní pojišťovny formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“. Bude-li zaměstnávat pojištěnce více zdravotních pojišťoven, plní všechny povinnosti u každé z nich. Připomínáme, že povinností zaměstnavatele je oznamovat i změny těchto nahlášených údajů, což je důležité zejména pro bezproblémovou komunikaci zdravotní pojišťovny se zaměstnavatelem.

Mimoto jsou zaměstnavatelé rovněž povinni oznamovat ukončení innosti, zrušení organizace nebo její vstup do likvidace.

     neoznámí zdravotní pojišťovně změnu u zaměstnance včas anebo ji neoznámí vůbec

Sdělování nových skutečností, jakož i oznamování změn, má význam z hlediska validity údajů v informačních systémech zdravotních pojišťoven. Správnost těchto dat ovlivňuje jak povinnost platit pojistné nebo platby pojistného od státu, tak garantuje nárok na úhradu hrazených služeb podle podmínek stanovených zákonem o veřejném zdravotním pojištění.

Řádné přihlašování a odhlašování zaměstnanců včetně nutnosti dodržet zákonnou osmidenní lhůtu pro plnění oznamovací povinnosti představuje jednu z nejdůležitějších činností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění.

Není-li zaměstnavatel při plnění svých povinností důsledný, může mu zdravotní pojišťovna uložit pokutu až 200 000 Kč. A neoznámením „státní kategorie“, je-li zaměstnavateli tato skutečnost známa a zaměstnancem doložena, přichází zdravotní pojišťovna o měsíční platbu pojistného za každého takového pojištěnce, což je v roce 2023 částka 1 900 Kč. 

Pokud zaměstnavatel osobu jako zaměstnance nepřihlásí vůbec, může způsobit zbytečný problém i samotnému zaměstnanci, který tak nemusí mít ve zdravotním pojištění řešen svůj pojistný vztah, což zdravotní pojišťovna časem v rámci výkonu své kontrolní činnosti snadno zjistí.

Ke splnění oznamovací povinnosti používají zaměstnavatelé formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ včetně Poučení, ve kterém jsou blíže rozvedeny funkce jednotlivých písmenných kódů.

Zaměstnavatel je povinen sdělit nejpozději do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, následující:

a)  oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení

b)  oznámení o změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem, pokud zaměstnanec zaměstnavatele o této skutečnosti informoval

c)  oznámení o skutečnostech rozhodných pro vznik (zánik) povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné, a to i v těch případech, kdy povinnost státu vznikla v době, kdy zaměstnanci poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu, jsou-li mu tyto skutečnosti známy.

O oznamovaných skutečnostech je zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci.

     neodvede pojistné podle zákona

Základní povinností zaměstnavatele je odvádění pojistného ve prospěch té zdravotní pojišťovny, u které jsou jeho zaměstnanci pojištěni.

Zaměstnavatelé odvádějí jak jednu třetinu z celkové částky pojistného, sraženou zaměstnanci, tak dvě třetiny, které platí sami za sebe. Zdravotní pojišťovně musí být odvedeno pojistné ve výši 13,5 % z úhrnu příjmů zaměstnance, započitatelných v příslušném kalendářním měsíci do vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru (viz ustanovení § 2 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p.). Tímto způsobem vypočtená výše pojistného představuje částku, kterou je zaměstnavatel za zaměstnance povinen zdravotní pojišťovně odvést.

     uhradí pojistné po dni splatnosti

Pojistné placené zaměstnavatelem za jednotlivé kalendářní měsíce splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pojistné se platí v české měně:

a)  na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb,

b)  vyplacením v hotovosti zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny pověřenému přijímat pojistné

Za den platby pojistného se považuje:

a)  v případě placení na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb den, kdy dojde k připsání pojistného na účet poskytovatele platebních služeb zdravotní pojišťovny,

b)  v případě vyplacení hotovosti přímo zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny den, kdy příslušný zaměstnanec hotovost přijal

Penále vznikne, pokud není úhrada provedena podle zákona, tedy pojistné je zaplaceno po dni splatnosti nebo v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem, anebo není úhrada provedena vůbec. Ustanovení § 8 odst. 5 zákona č. 48/1997 Sb., ve znění p.p., ukládá zdravotním pojišťovnám vymáhat (mimo výjimek dále uvedených) dlužné pojistné a penále vůči všem plátcům, to znamená, že pojišťovna si selektivně nemůže vybrat, kterému plátci dlužné pojistné a penále vyměří, a kterému nikoli. Jinak postupují zdravotní pojišťovny v případě porušení zákonných povinností, kdy buď mohou uložit sankční postih ve formě pokuty nebo vyřešit provinění plátce například upozorněním nebo domluvou.

Poznámka

V souvislosti se členstvím ČR v EU bychom chtěl upozornit, že pokud bude zaměstnavatel, ať už PO nebo FO, zaměstnávat osoby ze státu podléhajícího působnosti koordinačních nařízení Evropské unie č. 883/2004 a 987/2009 (např. Slováky), musí vycházet mj. z principu pojištění ve státě výkonu výdělečné činnosti. To znamená, že v daném okamžiku podléhá (až na možné výjimky) občan ze země EU, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska, ze Švýcarska nebo ze Spojeného království právním předpisům jako celku jednoho státu, tedy toho, ve kterém je výdělečně činný jako zaměstnanec nebo OSVČ. Není přípustné, aby byl občan například pojištěn důchodově a nemocensky v jedné zemi a zdravotně v jiné zemi.

     nedodrží při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ

Minimálním vyměřovacím základem zaměstnance je minimální mzda při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc. Pro účel dodržení minimálního vyměřovacího základu se v rámci rozhodného období kalendářního měsíce sčítají všechny příjmy zaměstnance zakládající povinnost placení pojistného na zdravotní pojištění.

Pojistné se tedy platí:

•    z každého příjmu na základě pracovní smlouvy a při výkonu funkce. Co se týká výkonu funkce, je v podstatě jedinou výjimkou situace, kdy zaměstnání nevzniká a pojistné se neplatí u člena družstva, který bez pracovněprávního vztahu k družstvu vykonává pro družstvo práci (i funkci), je za tuto práci družstvem odměňován, a nedosáhl za kalendářní měsíc příjmu 4 000 Kč,

•    u dohody o pracovní činnosti (více dohod o pracovní činnosti u jednoho zaměstnavatele) při příjmu alespoň 4 000 Kč,

•    u dohody o provedení práce (více dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele) při příjmu převyšujícím 10 000 Kč.

Minimální vyměřovací základ tak řeší zaměstnavatelé:

•    u pracovní smlouvy vždy,

•    u dohody o pracovní činnosti při příjmu alespoň 4 000 Kč a 

•    u dohody o provedení práce při příjmu vyšším než 10 000 Kč.

Ve zdravotním pojištění se pro účel vzniku zaměstnání a posouzení osoby jako zaměstnance sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele.

Minimální vyměřovací základ naopak nemusí být dodržen u osob vyjmenovaných v ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb. U těchto osob je vyměřovacím základem vždy dosažený příjem, tedy částka i nižší než minimální mzda.

Současně platí, že úhrada pojistného zaměstnancem probíhá zásadně prostřednictvím zaměstnavatele, zaměstnanec si sám žádné pojistné neplatí. Zaměstnání vždy řeší pojistný vztah nebo-li pokud je pojištěnec zaměstnán (s odvodem pojistného zaměstnavatelem), nemůže mu vzniknout ve zdravotním pojištění problém.

     chybuje při identifikaci platby

V souvislosti s placením pojistného bychom chtěli zdůraznit jednu velmi důležitou zásadu, kterou by se zaměstnavatelé měli ve svém vlastním zájmu důsledně řídit. Jedná se o způsob placení pojistného, kdy zaměstnavatel poukazuje pojistné:

•    na správný účet

•    pod správným variabilním symbolem

•    včas

•    ve správné výši

Placení pojistného buď na nesprávný účet, nebo pod chybným variabilním symbolem způsobuje zbytečné komplikace jak zaměstnavateli, tak zaměstnancům zdravotních pojišťoven.

Jestliže zaměstnavatel uhradí pojistné pod chybným variabilním symbolem, pak platí, že zdravotní pojišťovna penále nepředepíše, pokud plátce prokáže, že platbu na účet zdravotní pojišťovny provedl, byť pod nesprávným variabilním symbolem. Taková platba se plátci samozřejmě nemůže přiřadit, to znamená, že se objeví mezi platbami neidentifikovatelnými nebo se případně přiřadí jinému plátci. Proto musí zaměstnavatel písemně požádat o převedení příslušné platby na správný variabilní symbol, vhodné je platbu doložit výpisem z účtu. Obdobně se postupuje i v případech, kdy je úhrada provedena na nesprávný účet. K takovým situacím dochází například tehdy, když je OSVČ současně zaměstnavatelem, a platbu za zaměstnance omylem poukáže na účet určený pro individuální plátce.

Zdravotní pojišťovna nemůže v žádném případě tolerovat či zohlednit, pokud plátce – byť nedopatřením – provede úhradu jiné instituci, například Okresní správě sociálního zabezpečení. V takovém případě vždy vzniká dluh na pojistném se souvisejícím penále. I v tomto případě by měl plátce urychleně doplatit reálný dluh, ve věci vyměřeného penále lze vždy zdravotní pojišťovnu požádat o jeho prominutí cestou odstranění tvrdosti.

     nepodá zdravotní pojišťovně Přehled za zaměstnance

Formulář „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen „Přehled“) podává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně za příslušný kalendářní měsíc nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pokud tento 20. den připadne na sobotu, neděli nebo svátek, lze tento Přehled předat zdravotní pojišťovně (stejně jako provést úhradu pojistného) ještě nebližší příští pracovní den.

Přehled podávaný zaměstnavatelem obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují.

Zaměstnavatelé jsou povinni podávat Přehledy všem zdravotním pojišťovnám, u kterých jsou jejich zaměstnanci pojištěni.

     nezašle na zdravotní
pojišťovnu kopii záznamu
o pracovním úrazu

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.