Když zaměstnanec nastupuje do práce

zaměstnavatelé a zdravotní pojištění

V souvislosti s nástupem zaměstnance do zaměstnání řeší zaměstnavatelé například vstupní prohlídku, proškolení ve věcech bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, nebo také uzavření hmotné odpovědnosti, je-li to s ohledem na charakter vykonávané práce potřeba. Ve zdravotním pojištění pak musí zaměstnavatel především řádně plnit oznamovací povinnost za své zaměstnance a platit pojistné v souladu se zákonem. Jaké jsou postupy zaměstnavatele v právních podmínkách roku 2026 po velké novele zákonů zdravotního pojištění účinné od 1. 1. 2026?

Příslušnost ke zdravotní pojišťovně

Za účelem zabezpečení řádného placení pojistného se musí zaměstnavatel (mzdová/mzdový účetní či personalistka/personalista) dotázat, u které zdravotní pojišťovny je zaměstnanec pojištěn, což se při nástupu do zaměstnání běžně uvádí v dotazníku. Jednou z povinností pojištěnce-zaměstnance je sdělit v den nástupu do zaměstnání svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn. Stejnou povinnost má zaměstnanec i v případě, kdy změní zdravotní pojišťovnu v době trvání zaměstnání – v případě přechodu k jiné zdravotní pojišťovně platí osmidenní lhůta pro oznámení této změny zaměstnavateli. Oznámení týkající se pojištění u zdravotní pojišťovny je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit. Zaměstnavatel má ze zákona právo požadovat po zaměstnanci (a to i po bývalém zaměstnanci) úhradu penále, které zaplatil v souvislosti s neoznámením nebo opožděným oznámením změny zdravotní pojišťovny zaměstnancem.

Zaměstnanec – osoba, za kterou
je plátcem pojistného stát

Další dotaz zaměstnavatele by měl určitě směřovat k tomu, zda přijímaný zaměstnanec není zařazen u zdravotní pojišťovny v kategorii osob, za které platí pojistné i stát (poživatel některého z důchodů, žena na mateřské nebo osoba na rodičovské dovolené, student, osoba evidovaná na úřadě práce jako uchazeč o zaměstnání s předpokládaným měsíčním příjmem nepřesahujícím polovinu minimální mzdy, tj. částku 11 200 Kč apod.).

Podle § 12 písm. b) zákona č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, je pojištěnec povinen sdělit v den nástupu do zaměstnání svému zaměstnavateli, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn, a pokud je pojištěncem podle § 7 odst. 1 (tj. je evidován v kategorii osob, za které je plátcem pojistného stát), sděluje i tuto skutečnost. Stejnou povinnost má i tehdy, stane-li se pojištěncem jiné zdravotní pojišťovny, nebo stane-li se nebo přestane-li být pojištěncem podle § 7 odst. 1v době trvání zaměstnání; tuto povinnost splní do osmi dnů ode dne vzniku skutečnosti, která nastala. Přijetí sdělení podle předchozích vět je zaměstnavatel povinen pojištěnci písemně potvrdit.

Zaměstnavatel je zcela zodpovědný za správné stanovení vyměřovacího základu zaměstnance. Z tohoto důvodu určitě může (přesněji musí) požadovat po zaměstnanci dokladování příslušné skutečnosti, tedy předložení dokladu o počátku a ukončení „státní kategorie“.

Zaměstnavatel se zpětnou platností oznamuje „státní kategorii“ tehdy, pokud situace nastala do 31. 12. 2025, i když mu byla zaměstnancem oznámena a doložena až po 1. 1. 2026.

200 000 Kč.

•    u dohody o provedení práce (jedné či více) činí alespoň 12 000 Kč

•    u dohody o pracovní činnosti (jedné či více) činí alespoň 4500 Kč

Naproti tomu u pracovní smlouvy se odvádí pojistné z každé částky zúčtovaného příjmu.

U všech pracovněprávních vztahů se přihlíží i k potřebě dodržet při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ, případně jeho poměrnou část, pokud není zaměstnanec (a zaměstnavatel jako plátce pojistného) od této povinnosti osvobozen v duchu ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.

Nástup v den
pracovního klidu

V souladu s ustanovením § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce se v případě pracovního poměru považuje za den nástupu do zaměstnání den, který je takto uveden v pracovní smlouvě. Jelikož lze jako den nástupu do práce sjednat i den pracovního klidu, považuje se pro účely zdravotního pojištění za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den vzniku pracovního poměru, uvedený v pracovní smlouvě. To znamená, že například v případě sjednání pracovního poměru od 1. 1. 2026vzniká účast na zdravotním pojištění tímto dnem a k tomuto datu přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance v zákonné osmidenní lhůtě u zdravotní pojišťovny (tedy bez ohledu na to, že zaměstnanec třeba fakticky začal pracovat až v pátek 2. 1.).

Pokud zaměstnání trvá po celý kalendářní měsíc a zaměstnanec nepatří do žádné z výjimek dále uvedených, musí jeho vyměřovací základ činit alespoň 22 400 Kč, neboli zaměstnavatel musí odvést pojistné nejméně v částce 3 024 Kč. To znamená, že při příjmu nižším než 22 400 Kč musí zaměstnavatel provést dopočet a doplatek pojistného do hodnoty minimálního vyměřovacího základu 22 400 Kč, jak ukládá ustanovení § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů.

Poměrná část minimálního
vyměřovacího základu

Odlišně postupuje zaměstnavatel při placení pojistného v případě, kdy zaměstnanec nastoupí do zaměstnání například dne 23. 3. 2026. V této situaci nemusí být odvedeno pojistné z minima 22 400 Kč, nýbrž alespoň z poměrné části minimálního vyměřovacího základu (PČminVZ) ve vazbě na počet kalendářních dnů trvání zaměstnání v měsíci březnu následovně:

Pokud bude zaměstnanci zúčtován za 9 kalendářních dnů trvání zaměstnání v měsíci březnu hrubý příjem alespoň 6 503,22Kč, odvádí se pojistné ze skutečné výše příjmu bez dopočtu do minima 22 400 Kč. To znamená, že výše příjmu může být za těchto podmínek reálně i nižší než 22 400 Kč. V opačném případě, tedy je-li za březen hrubá mzda nižší než 6 503,22Kč (typicky při zkráceném pracovním úvazku na základě pracovní smlouvy jako jediného zaměstnání), provádí zaměstnavatel dopočet a následný doplatek pojistného do této poměrné části minima ve smyslu ustanovení § 3 odst. 9 písm. a) a § 3 odst. 10 zákona č. 592/1992 Sb.

Příjem nižší, než je aktuální výše
minimálního vyměřovacího základu

(zkrácený pracovní úvazek na základě pracovní smlouvy, dohoda o pracovní činnosti, dohoda o provedení práce – vše jako jediné zaměstnání). Pokud tento zaměstnanec nepatří ve zdravotním pojištění mezi osoby, na které se nevztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu podle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., musí být v příslušném kalendářním měsíci zabezpečen odvod pojistného v souladu se zákonem, což zajistí některá z těchto variant:

Příklad 1

Dohoda o pracovní činnosti je uzavřena do 31. 5. Od 1. 6. je uzavřena nová dohoda o pracovní činnosti, zaměstnanec však začne pracovat až ve čtvrtek 4. 6.

Protože oba pracovněprávní vztahy na sebe plynule nenavazují, použije zaměstnavatel kód „O“ k datu 31. 5. a návazně pak kód „P“ k datu 4. 6. Přihlášení k datu 4. 6. má ještě ten význam, že pokud se jedná o osobu, pro kterou platí ve zdravotním pojištění minimální vyměřovací základ, snižuje se toto minimum s ohledem na 27 kalendářních dnů trvání zaměstnání v měsíci červnu na poměrnou část 20 160 Kč [(27:30) x 22 400].

Kdyby však zaměstnanec skutečně začal pracovat již dne 1. 6., zaměstnavatel by žádné oznámení neprováděl, neboť kontinuita pracovněprávních vztahů by nebyla přerušena.

Podmínkou pro použití uvedených postupů je příjem zaměstnance za květen i za červen alespoň 4 500 Kč. 

Příklad 2

Zaměstnanec pracuje na základě pracovní smlouvy s příjmem výrazně převyšujícím hodnotu minimální mzdy, následně je u téhož zaměstnavatele uzavřena dohoda o provedení práce.

Dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání na základě pracovní smlouvy provede zaměstnavatel jeho přihlášení u zdravotní pojišťovny. Další sjednaný pracovněprávní vztah u téhož zaměstnavatele (dohoda o provedení práce) již na plnění oznamovací povinnosti vliv nemá, neboť zaměstnanec je trvale přihlášen z titulu běžící pracovní smlouvy.

Bude-li příjem zúčtovaný na základě dohody o provedení alespoň 12 000 Kč, připočte sev příslušném kalendářním měsíci pro stanovení vyměřovacího základu k příjmu z pracovního poměru. Bude-li však příjem z této dohody nižší než 12 000 Kč, bude vyměřovacím základem pro odvod pojistného pouze příjem z pracovního poměru, žádné odhlášení zaměstnance se v této situaci neprovádí.

Příklad 3

Osoba samostatně výdělečně činná platí od dubna, tj. po podání Přehledu za rok 2025,zálohy 5 289 Kč. Od 1. 5. uzavře se zaměstnavatelem (společností s ručením omezeným) pracovní smlouvu na zkrácený pracovní úvazek.

Zaměstnanec bude přihlášen ke dni nástupu do práce, tj. ke dni 1. 5. Je-li příjem zaměstnance alespoň na úrovni minimální mzdy, pak zaměstnavatele podnikatelská činnost zaměstnance fakticky nemusí zajímat. Obecně platí, že zaměstnanec se musí rozhodnout, která činnost bude v daném souběhu hlavním zdrojem jeho příjmů, což sám oznamuje zdravotní pojišťovně. Pokud by se rozhodl, že hlavním zdrojem příjmů bude zaměstnání, nemusel by jako OSVČ platit zálohy – tuto skutečnost by však musel oznámit zdravotní pojišťovně, která by mu od celého kalendářního měsíce trvání zaměstnání navedla nulové zálohy. Kdyby při souběhu těchto výdělečných činností zůstala hlavním zdrojem příjmů samostatná výdělečná činnost, zálohy by byly i nadále placeny a v zaměstnání by nemusel být minimální vyměřovací základ dodržen. Podkladem pro tento postup zaměstnavatele je čestné prohlášení zaměstnance o tom, že jako OSVČ platí alespoň minimální zálohy.

Příklad 4

Se zaměstnancem byla uzavřena pracovní smlouva od 1. 5. Zaměstnanec dne 1. 5. pracoval, v sobotu a v neděli měl volno. Od 4. 5. byl uznán práce neschopným a do práce opět nastoupil dne 16. 6. Vyměřovací základ za měsíc květen, fakticky za odpracovaný den 1. 5., činil 2 400 Kč. 

V kalendářních měsících květnu a červnu bude zaměstnavatel přihlížet k povinnosti zajistit odvod pojistného v návaznosti na poměrnou část minimálního vyměřovacího základu podle § 3 odst. 9 písm. b) z. č. 592/1992 Sb.

Za měsíc květen musí být dodržena poměrná část minimálního vyměřovacího základu za tři kalendářní dny (tj. za období mimo nemoci) ve výši 2 167,74 Kč [(3:31) x 22 400]. Protože dosažený příjem převyšuje tuto hodnotu, bude vyměřovacím základem zaměstnance za měsíc květen částka 2 400 Kč. Celkové pojistné činí 324 Kč. Srážka zaměstnanci je 108 Kč, zaměstnavatel hradí 216 Kč. Žádný dopočet se neprovádí.

Za měsíc červen musí být při odvodu pojistného dodrženo zákonné minimum11 200Kč za celkem 15 kalendářních dnů trvání výkonu práce v tomto měsíci [(15:30) x 22 400], tj. mimo období nemoci.