Když zaměstnavatel chybuje…

Ve kterých situacích musí zaměstnavatel (mzdová/mzdový účetní) spolupracovat s jiným zaměstnavatelem? Kdy se snižuje minimální vyměřovací základ zaměstnance na poměrnou část? Jak se z pohledu zdravotního pojištění nahlíží na typově odlišné pracovněprávní vztahy u téhož zaměstnavatele?

Jednou z nejproblémovějších oblastí zdravotního pojištění je odvod pojistného zaměstnavatelem v návaznosti na minimální vyměřovací základ zaměstnance nebo jeho poměrnou část. Na základě dlouholetého výkonu kontrolní činnosti a kontaktem se zaměstnavateli mohu konstatovat, že právě v těchto případech dochází k chybám s následnými dopady finanční povahy.

Z tohoto důvodu se v následujícím textu formou příkladů zaměříme na nejčastěji se vyskytující chyby včetně vysvětlení správného postupu, vše v právních podmínkách platných ve zdravotním pojištění od data 1. 1. 2023, ke kterému byla zvýšena minimální mzda (jako minimální vyměřovací základ zaměstnance) na částku 17 300 Kč. Naopak, minimum nemusí dodržet zaměstnavatelé u těch zaměstnanců, kteří jsou vyjmenováni v ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p. Pro tyto osoby neplatí ve zdravotním pojištění minimální vyměřovací základ a pojistné se odvádí ze skutečné výše zúčtovaného příjmu, tj. i nižšího než 17 300 Kč, bez ohledu na další okolnosti (například nemoc, trvání zaměstnání pouze po část kalendářního měsíce, případný souběh zaměstnání se samostatnou výdělečnou činností aj.).

Od roku 2013 již pro zaměstnavatele (a ani pro OSVČ) neplatí ustanovení o maximálním vyměřovacím základu, takže odvod pojistného na zdravotní pojištění těmito plátci již není omezen horní hranicí.

Příklad 1

Vyměřovací základ zaměstnance činí 14 000 Kč, přičemž zaměstnanec prohlašuje, že má ještě další pravidelné příjmy u jiného zaměstnavatele ve výši kolem 8 000 Kč.

Aby zaměstnavatel s příjmem 14 000 Kč (což například může být pracovní smlouva na zkrácený pracovní úvazek nebo některá z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr) nemusel provádět dopočet a následný doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu, musí mít průkazně potvrzeno, že jiným zaměstnavatelem je buď odváděno pojistné nejméně ze zákonného minima, nebo musí být dokladována výše příjmu v příslušném kalendářním měsíci u jiného zaměstnavatele.

V takových případech nelze spoléhat na nepodložené prohlášení či tvrzení zaměstnance, ale patřičný doklad musí být vyžadován buď po tomto dalším zaměstnavateli, nebo jej doloží samotný zaměstnanec. Tímto dokladem může být třeba i potvrzení o příjmu u dohody o pracovní činnosti alespoň 4 000 Kč nebo u dohody o provedení práce v částce vyšší než 10 000 Kč. Není-li v rozhodném období kalendářního měsíce úhrnem všech zúčtovaných příjmů dosaženo částky 17 300 Kč, musí být pověřeným zaměstnavatelem proveden dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu.

Příklad 2

Hrubý příjem zaměstnance (nejedná se o dohodu o provedení práce) činí 10 000 Kč, zaměstnavatel tedy provádí dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu. Pojistné z „rozdílové“ částky 7 300 Kč ve výši 986 Kč odvedl tím způsobem, že jednu třetinu zaokrouhlenou nahoru (329 Kč) srazil zaměstnanci a rozdíl (657 Kč) uhradil zaměstnavatel.

Správně měl zaměstnavatel srazit celkovou částku pojistného 986 Kč zaměstnanci, pokud se nejedná o situaci ve smyslu ustanovení § 207 až 209 zákoníku práce (viz Příklad č. 4).

Příklad 3

Zaměstnavatel vystavil pro jiného zaměstnavatele potvrzení o skutečnosti, že za zaměstnance odvádí pojistné vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu. Došlo k situaci, kdy zaměstnanci byl zkrácen pracovní úvazek a vyměřovací základ zaměstnance poklesl pod 17 300 Kč, přičemž jiný zaměstnavatel nebyl o této důležité skutečnosti informován.

Pokud je u příjmů zúčtovaných více zaměstnavateli dosaženo v jejich úhrnu alespoň 17 300 Kč, odvádí každý ze zaměstnavatelů pojistné ze skutečné výše příjmu. V tomto případě mohlo reálně dojít ke skutečnosti, že v úhrnu příjmů nebylo v daném kalendářním měsíci částky 17 300 Kč dosaženo, a tudíž nemusel být u zaměstnance dodržen minimální vyměřovací základ. Obzvláště u zaměstnanců, jejichž příjem (úhrn příjmů) se pohybuje kolem „magické“ částky minimální mzdy, by měl být zaměstnavatel obzvláště obezřetný a měl by vědět, kterému jinému zaměstnavateli zmiňované potvrzení vystavil. V takových, a obdobných, případech je nutností spolupráce dotčených zaměstnavatelů.

Příklad 4

Zaměstnavatel, u kterého nepůsobí odborová organizace, rozhodl v důsledku výrazného poklesu odbytu interním předpisem o poskytování náhrady mzdy zaměstnancům ve výši 60 % průměrného výdělku. U zaměstnance s hrubým příjmem 22 000 Kč tak došlo k situaci, že se vyměřovací základ snížil na 13 200 Kč. Zaměstnavatel provedl dopočet do minima 17 300 Kč, nicméně doplatek pojistného ve výši 554 Kč (13,5 % z částky 4#100 Kč) strhl zaměstnanci.

V popisované situaci byl pokles vyměřovacího základu pod minimum 17 300 Kč zapříčiněn jednou z překážek v práci na straně zaměstnavatele, v tomto případě konkrétně ve smyslu ustanovení § 209 zákoníku práce. Pokud vychází potřeba provedení doplatku do minimálního vyměřovacího základu z důvodů uvedených v ustanovení § 207 až 209 zákoníku práce, přechází povinnost jeho úhrady na zaměstnavatele. To znamená, že zaměstnanec odvádí prostřednictvím zaměstnavatele pojistné pouze ve výši jedné třetiny ze 13,5 % ze skutečně dosaženého příjmu (594 Kč). Zbývající pojistné – tedy dvě třetiny, hrazené zaměstnavatelem z dosaženého příjmu (1 188 Kč) včetně plných 13,5 % z doplatku (405 Kč) – zaplatí zaměstnavatel.

Příklad 5

Zaměstnanec nastoupil do zaměstnání dne 12. 1. Za měsíc leden dosáhl příjmu 12 000 Kč, zaměstnavatel však provedl dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu 17 300 Kč.

V takových případech se dopočet do minimálního vyměřovacího základu neprovádí, protože je výší příjmu zabezpečen v tomto měsíci odvod pojistného nejméně z poměrné části minimálního vyměřovacího základu za celkem 20 kalendářních dnů trvání zaměstnání v částce 11 161,29 Kč [(20:31) x 17 300], což je v souladu s ustanovením § 3 odst. 9 písm. a) zákona č. 592/1992 Sb. Dopočet do hodnoty poměrného minima 11 161,29 Kč by zaměstnavatel provedl pouze tehdy, pokud by vyměřovací základ zaměstnance nedosáhl za měsíc leden této částky. Takto postupuje zaměstnavatel u pracovní smlouvy, anebo i tehdy, kdyby se jednalo o zaměstnání na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr v situaci, kdy každý z těchto pracovněprávních vztahů je jediným zaměstnáním. V takových případech může být vyměřovací základ zaměstnance relevantně i nižší než 17 300 Kč.

Ustanovení § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb. taxativně vyjmenovává situace, kdy se minimální vyměřovací základ zaměstnance snižuje na poměrnou část podle počtu kalendářních dnů trvání příslušné skutečnosti.

Konkrétně se jedná o tyto případy:

•   zaměstnání netrvalo po celé rozhodné období (zaměstnanec nastoupil do zaměstnání nebo ukončil pracovní poměr v průběhu kalendářního měsíce),

•   zaměstnanci bylo poskytnuto pracovní volno pro důležité osobní překážky v práci (např. nemoc),

•   zaměstnanec se stal nebo přestal být v průběhu měsíce,

a) osobou, za kterou platí pojistné stát,

b) osobou s těžkým tělesným, smyslovým nebo mentálním postižením, které jsou držiteli průkazu ZTP nebo ZTP/P podle zvláštního právního předpisu,

c) osobou, která dosáhla věku potřebného pro nárok na starobní důchod, avšak nesplňuje další podmínky pro jeho přiznání,

d) osobou, která celodenně osobně a řádně pečuje alespoň o jedno dítě do 7 let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku.

V takových případech musí zaměstnavatel zabezpečit odvod pojistného z poměrné části minimálního vyměřovacího základu v návaznosti na kalendářní dny trvání příslušné skutečnosti.

Příklad 6

Student řádně ukončil studium na střední škole maturitou a rozhodl se, že po prázdninách již nebude v dalším studiu pokračovat. Dne 3. 7. nastoupí do zaměstnání na dohodu o pracovní činnosti s příjmem 11 800 Kč. V měsících červenci i srpnu stanovil zaměstnavatel vyměřovací základ na úrovni 11 800 Kč, od září pak prováděl dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu.

Za měsíc červenec odvede zaměstnavatel pojistné ze skutečné výše příjmu, dopočet a doplatek do minima 17 300 Kč se neprovádí proto, že zaměstnání netrvalo po celý kalendářní měsíc, neboť ještě v tomto měsíci se jednalo o soustavnou přípravu dítěte na budoucí povolání podle § 13 zákona č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů (zaměstnání netrvalo celý kalendářní měsíc). Ovšem za měsíc srpen již doplatek musí být proveden a zaměstnavatel nesmí opomenout oznámit zdravotní pojišťovně kódem „F“ k datu 31. 7. ukončení nezaopatřenosti takto zaměstnané osoby, neboli ukončení jejího zařazení v kategorii osob, za které platí pojistné stát.

Příklad 7

Zaměstnavatel uzavřel se zaměstnancem od 1. 3. dohodu o pracovní činnosti s příjmem 6 200 Kč. Zaměstnanec prohlásil, že studuje a potvrzení o studiu dodá později. Účetní si dotazem u zdravotní pojišťovny ověřila, že dotyčná osoba je zde vedena jako nezaopatřené dítě, a dopočet do minima neprováděla. Mezitím však došlo k přerušení studia, což student zdravotní pojišťovně a ani zaměstnavateli neoznámil.

Odvést pojistné ze skutečné výše příjmu lze pouze tehdy, pokud zaměstnavatel disponuje dokladem, který jej k takovému kroku opravňuje. Pokud zaměstnavatel nemá například doklad, na základě kterého vzniká u zdravotní pojišťovny nárok na zařazení do „státní kategorie“, musí provést dopočet a doplatek pojistného do příslušného minima. K přehodnocení tohoto postupu dojde tehdy, pokud bude příslušný doklad dodatečně doložen.

Příklad 8

Zaměstnanec pracuje u jednoho zaměstnavatele na základě pracovní smlouvy s příjmem 14 000 Kč a současně na dohodu o pracovní činnosti s příjmem 5 000 Kč. Při poklesu příjmu na dohodu na 3 800 Kč zaměstnavatel neprovedl dopočet a doplatek pojistného do minima 17 300 Kč.

Pro účel stanovení vyměřovacího základu a placení pojistného se každý (míněno typově odlišný) pracovněprávní vztah posuzuje samostatně. Vzhledem k tomu, že příjem na dohodu o pracovní činnosti poklesl pod „rozhodnou“ částku 4 000 Kč, nevzniká zaměstnavateli povinnost platit z tohoto příjmu pojistné. V důsledku této skutečnosti však vyplývá pro zaměstnavatele povinnost provést dopočet a doplatek z titulu příjmu u pracovní smlouvy, kde není minimum zajištěno.

Promlčecí doba ve zdravotním pojištění

Právo předepsat dlužné pojistné se podle § 16 zákona č. 592/1992 Sb. promlčuje za10 let ode dne splatnosti. Byl-li proveden úkon ke zjištění výše pojistného nebo jeho vyměření, plyne nová promlčecí lhůta ode dne, kdy se o tom plátce pojistného dozvěděl.

Právo vymáhat pojistné se promlčuje v desetileté promlčecí lhůtě počínaje právní mocí platebního výměru, kterým bylo vyměřeno. Promlčecí doba neběží po dobu řízení u soudu, tedy i po dobu trvání exekuce.

Veškeré změny a opravy lze (přesněji je zapotřebí) provést v rámci desetileté promlčecí doby. Z tohoto důvodu by měli zaměstnavatelé trvale věnovat správnosti stanovení vyměřovacího základu zaměstnance zvýšenou pozornost.