Když zaměstnavatel chybuje

zdravotní pojištění

Kdy se osoba nepovažuje ve zdravotním pojištění za zaměstnance a ovlivňuje tato skutečnost postup zaměstnavatele? Jak plní zaměstnavatel oznamovací povinnost u osob pracujících na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr? Z jakých důvodů je pro zdravotní pojišťovny důležité předkládání formuláře Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele?

Zaměstnavatelé představují ve zdravotním pojištění rozhodující skupinu plátců pojistného

Z tohoto důvodu je výkon úřední a kontrolní činnosti zdravotních pojišťoven primárně zaměřen na plnění zákonných povinností těmito hromadnými plátci pojistného. Je také pravdou, že pokud zaměstnavatelé řádně plní svoje povinnosti, pak se platbami pojistného získává podstatná část zdrojů systému veřejného zdravotního pojištění a současně nevzniká důvod k uplatňování sankčního postihu ze strany zdravotní pojišťovny, a to ať už ve formě zjištění dlužného pojistného, vyměření penále či uložení pokuty.

Některé chyby, kterých se zaměstnavatelé dopouštějí v souvislosti s placením pojistného

a plněním zákonných povinností ve zdravotním pojištění se zdůrazněním správného postupu při řešení konkrétních situací. Základní povinností zaměstnavatele je řádné placení pojistného za sebe a za své zaměstnance. Každopádně vzniká penále tehdy, pokud není pojistné za příslušný kalendářní měsíc zaplaceno včas (připsáno na účet zdravotní pojišťovny nejpozději 20. dne následujícího kalendářního měsíce) a ve správné výši, tj. sazbou 13,5 % z vyměřovacího základu zaměstnance, stanoveného zejména ve smyslu ustanovení § 3 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p. Přitom je důležité, aby zaměstnavatel při odvodu pojistného dodržel:

•    minimální vyměřovací základ (trvá-li zaměstnání celý kalendářní měsíc),

•    poměrnou část tohoto minima ve smyslu ustanovení§ 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb.,

pokud pro zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) tato povinnost ve zdravotním pojištění platí.

Dlužné pojistné a penále je zdravotní pojišťovna ze zákona povinna plošně uplatňovat a v případě nezaplacení vymáhat vůči všem plátcům-dlužníkům, zatímco pokutu za porušení zákonných povinností s ohledem na okolnosti a dle charakteru provinění uložit může, ale také nemusí.

Minimální vyměřovací základ jako důležitý parametr zdravotního pojištění

Závažnou chybou zaměstnavatele při zaměstnání trvajícím po celý kalendářní měsíc a při příjmu nižším, než činí aktuální výše minimální mzdy, je neprovedení dopočtu a doplatku pojistného do minimálního vyměřovacího základu, kterým je právě minimální mzda.

V těchto případech musí zaměstnavatel správně posoudit, zda pro zaměstnanou osobu platí ustanovení o povinnosti odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, či nikoli. Pokud má zaměstnavatel k dispozici doklad, na jehož základě nemusí při odvodu pojistného dodržet minimální vyměřovací základ dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., pak je vyměřovacím základem dosažený příjem a žádný dopočet se neprovádí. Takovým dokladem je například rozhodnutí ČSSZ o přiznání důchodu, doklad z úřadu práce o pobírání rodičovského příspěvku, potvrzení o studiu zaměstnance, potvrzení o odvodu pojistného jiným zaměstnavatelem alespoň z minimálního vyměřovacího základu, čestné prohlášení zaměstnance o skutečnosti, že je současně OSVČ a platí alespoň minimální zálohy atd. Tento doklad zaměstnavatel na vyžádání předkládá kontrolnímu orgánu zdravotní pojišťovny. Vždy je však potřebné dbát na to, aby příslušný doklad pokryl svojí platností celé období trvání zaměstnání.

Chybou bývá také rozdělení částky doplatku pojistného do minima na jednu třetinu sraženou zaměstnanci a dvě třetiny hrazené zaměstnavatelem. Pojistné z titulu dopočtu do minima hradí ve výši 13,5 % z rozdílu mezi minimální mzdou a dosaženým příjmem standardně zaměstnanec, samozřejmě prostřednictvím zaměstnavatele. Na zaměstnavatele tato povinnost přechází pouze v případech vyjmenovaných v § 207 až 209 zákoníku práce, kdy se jedná o překážky v práci na straně zaměstnavatele. Kdyby však překážka v práci na straně zaměstnavatele trvala po část kalendářního měsíce, odvedl by se doplatek pojistného poměrnou částí podle počtu kalendářních dnů trvání této překážky.

Poměrná část minima

Snižuje-li se minimální vyměřovací základ na poměrnou část (například z důvodu nemoci nebo při zaměstnání trvajícím pouze po část kalendářního měsíce), provádí se dopočet a doplatek pojistného pouze do této poměrné části minima, nikoli do celé hodnoty minimálního vyměřovacího základu. Například při zaměstnání trvajícím do 18. 9. 2024 musí být za září odvedeno pojistné alespoň z částky poměrného minimálního vyměřovacího základu 11 340 Kč [(18:30) x 18 900]. Při příjmu za září:

•    nižším než 11 340 Kč se provádí dopočet jen do této poměrné části minima, nikoli do 18 900 Kč,

•    alespoň 11 340 Kč se žádný další dopočet neprovádí a vyměřovacím základem je dosažený příjem, tedy případně částka i nižší než 18 900 Kč

Minimální vyměřovací základ se v rámci kalendářního měsíce snižuje dle § 3 odst. 9 písm. c) zákona č. 592/1992 Sb. i tehdy, pokud se zaměstnanec po část měsíce nachází ve „státní kategorii“.

Zdaňování zúčtovaného plnění a příjmy nepodléhající odvodu pojistného

Pokud se zaměstnavateli nepodaří začlenit zúčtované plnění mezi příjmy dani nepodléhající nebo od daně osvobozené zejména podle ustanovení § 6 odst. 7 a § 6 odst. 9 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění p.p. (dále jen „ZDP“), pak jeho nezahrnutí do vyměřovacího zaměstnance znamená chybu, kterou je zapotřebí co nejdříve napravit.

Výjimkami, kdy se pojistné na zdravotní pojištění neplatí, jsou dále:

•    příjmy podle § 3 odst. 2 zákona č. 592/1992 Sb. (například z odstupného se neplatí pojistné pouze tehdy, vznikl-li na něj nárok podle zákoníku práce) a

•    situace, kdy se osoba nepovažuje z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance ve smyslu ustanovení § 5 písm. a) bodů 1. – 7. zákona č. 48/1997 Sb., ve znění p.p. (kupříkladu při příjmu u dohody o provedení práce nepřevyšujícím 10 000 Kč nebo u dohody o pracovní činnosti s příjmem nižším než 4 000 Kč, přičemž není rozhodující, jak dlouho zaměstnání na dohodu v kalendářním měsíci trvá). Pro účel vzniku zaměstnání a posouzení osoby jako zaměstnance se v rámci rozhodného období kalendářního měsíce sčítají příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele.

Je-li plnění zdaňováno podle § 6 ZDP a současně nepatří do některé ze zákonných výjimek, pak je nutné jej zahrnout do vyměřovacího základu pro odvod pojistného na zdravotní pojištění.

Plnění oznamovací povinnosti zaměstnavatelem

Správný způsob přihlašování a odhlašování zaměstnanců včetně nutnosti dodržet zákonnou osmidenní lhůtu pro plnění oznamovací povinnosti představuje jednu z nejdůležitějších činností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění. Není-li zaměstnavatel při plnění svých povinností důsledný, může mu zdravotní pojišťovna uložit pokutu až 200 000 Kč. 

Ke splnění oznamovací povinnosti používají zaměstnavatelé formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ včetně Poučení, ve kterém jsou blíže rozvedeny funkce jednotlivých písmenných kódů (blíže viz webové stránky jednotlivých zdravotních pojišťoven). Plnění oznamovací povinnosti není (od 1. 1. 2008) vázáno na účast zaměstnance na nemocenském pojištění, ale zdravotní pojištění má svoji speciální právní úpravu, zakotvenou v ustanovení § 8 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb.

Nejčastější chyby zaměstnavatele při oznamování změn

•    nedodržení osmidenní lhůty pro oznámení změny za předpokladu, že jsou zaměstnavateli příslušné skutečnosti známy a zaměstnancem doloženy – obzvláště důležité je oznámení skutečnosti rozhodné pro platbu pojistného státem,

•    nepřesné sdělení zahájení zaměstnání u dohod. U dohody o pracovní činnosti a u dohody o provedení práce sděluje zaměstnavatel kódem „P“ vznik zaměstnání ke dni, ve kterém osoba poprvé po uzavření dohody začala vykonávat sjednanou práci, což se nemusí shodovat se dnem, od kterého byla příslušná dohoda uzavřena. V případě pracovní smlouvy se kód „P“ použije ke dni, který je v pracovní smlouvě uveden jako den nástupu zaměstnance do práce;

•    neoznámení nástupu zaměstnance (nezaopatřeného dítěte), tj. například studenta střední nebo vysoké školy do zaměstnání v průběhu studia – oznámení se provede na dvou řádcích, na jednom kódem „P“, a na druhém je kódem „G“ ještě nutno oznámit ke dni nástupu do zaměstnání i „státní kategorii“,

•    neoznámení počátku nároku na zařazení do kategorie „L“ – osoba bez příjmu ze zaměstnání nebo ze samostatné výdělečné činnosti, pečující celodenně osobně a řádně alespoň o 1 dítě do 7 let věku nebo nejméně o 2 děti do 15 let věku podle § 7 odst. 1 písm. k) zákona č. 48/1997 Sb. Jestliže tato „pečující osoba“ nemá v průběhu zaměstnání po celý kalendářní měsíc příjmy ze zaměstnání, ani ze své samostatné výdělečné činnosti (např. nemoc, ošetřování dítěte mladšího 10 let nebo jiné fyzické osoby, neplacené volno), sdělí zaměstnavatel tuto skutečnost zdravotní pojišťovně a použitím kódu „L“ ji zařadí mezi osoby, za které platí pojistné stát. Jakmile však bude mít tato osoba opět příjmy započitatelné do vyměřovacího základu pro placení pojistného na zdravotní pojištění, provede zaměstnavatel její vyřazení z kategorie osob, za které platí pojistné stát (kód „T“). Například v případě nemoci od 6. 3. do 14. 8. bude použit kód „L“ s datem 1. 4. a kód „T“ s datem 31. 7.;

•    nesprávné použití kódu „F“ v situaci, kdy student končí zaměstnání (studium nadále trvá) – v takových případech se použije pouze kód „O“,

•    chybné odhlášení osoby vykonávající funkci. I když již této osobě nejsou odměny vypláceny, může odhlášení proběhnout až ke dni skončení výkonu funkce [blíže viz § 8 odst. 2 písm. i) zákona č. 48/1997 Sb.].

Nepřihlášení zaměstnance a platby zdravotní pojišťovně za „státní pojištěnce“

Neoznámením nástupu zaměstnance do zaměstnání může vzniknout problém i u pojištěnce, který tímto pochybením zaměstnavatele nemusí mít řešen svůj pojistný vztah. Po čase totiž zdravotní pojišťovna pojištěnce osloví v tom směru, že u něj není evidována žádná z kategorií zdravotního pojištění. A pokud zaměstnavatel neoznámí (nebo opožděně oznámí) počátek nároku zdravotní pojišťovny na platbu pojistného státem tehdy, je-li mu daná skutečnost známa a zaměstnancem doložena, pak zcela reálně dochází u zdravotní pojišťovny k finanční újmě s odůvodněnou možností přijetí sankčního opatření vůči zaměstnavateli. Jestliže však zaměstnanec neinformuje zaměstnavatele o tom, že u něj vznikla povinnost státu platit pojistné neboli, že se stal “státním pojištěncem“, pak povinnost oznámení nastalé skutečnosti přechází na něj jako na fyzickou osobu.

Pozor na odvod pojistného správné zdravotní pojišťovně

Zaměstnavatel vždy musí velmi odpovědně dbát na to, aby uhradil pojistné za zaměstnance správné zdravotní pojišťovně, tedy ve prospěch té zdravotní pojišťovny, u které je zaměstnanec pojištěn v kalendářním měsíci, za který se pojistné ze zúčtovaného příjmu odvádí.

Jednou z důležitých povinností zaměstnance ve zdravotním pojištění je sdělit zaměstnavateli:

•    u které zdravotní pojišťovny je pojištěn ke dni nástupu do zaměstnání a

•    změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání.

Následnou povinností zaměstnavatele je vystavit zaměstnanci o těchto oznámených skutečnostech písemné potvrzení a posléze pak přesměrovat od určitého data (standardně od 1. 1. nebo od 1. 7.) platby pojistného ve prospěch té zdravotní pojišťovny, ke které zaměstnanec k příslušnému datu přestoupil. Pokud zaměstnavatel toto neučiní, vzniká u zaměstnancovy bývalé zdravotní pojišťovny přeplatek na pojistném. Naopak zdravotní pojišťovna, které platby řádně náležejí, bude po zaměstnavateli povinně uplatňovat dlužné pojistné včetně penále. Vždy musí být promptně sjednána náprava bezprostředně poté, jakmile je chybný stav zjištěn. Je třeba mít na paměti, že ve zdravotním pojištění se všechny změny, opravy a úpravy provádějí v rámci desetileté promlčecí doby, vždy s nutností dosažení potřebné relevance.

Pokud by zaměstnanec ukončil pracovněprávní vztah například k 31. 12. a do měsíce ledna by mu byla (tedy po rozvázání pracovního poměru) ještě zúčtována odměna, musí si zaměstnavatel pro účel odvodu pojistného prověřit, zda tento bývalý zaměstnanec nezměnil k datu 1. 1. zdravotní pojišťovnu. Pojistné se odvádí té zdravotní pojišťovně, u které je osoba pojištěna v měsíci, do kterého je příjem zúčtován. Stejný postup by se použil třeba i v případě plnění z titulu konkurenční doložky.

Odpočet od dosaženého příjmu zaměstnance

Zaměstnavatelé (například chráněné dílny) si mnohdy neuvědomují, že pokud splňují podmínky dané ustanovením § 3 odst. 7 zákona č. 592/1992 Sb., pak mají nárok na odpočet od dosaženého příjmu, což je z finančního hlediska výhodné jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance.

V souladu s platnou právní úpravou je v souvislosti s uplatňováním odpočtu zapotřebí respektovat následující:

•    nárok na uplatnění odpočtu může použít pouze zaměstnavatel zaměstnávající více než 50 % osob se zdravotním postižením z celkového průměrného přepočteného počtu svých zaměstnanců,

•    u tohoto zaměstnavatele lze uplatnit nárok na odpočet jen v případě zaměstnané osoby, které byl přiznán invalidní důchod,

•    právní úprava zdravotního pojištění nevylučuje možnost, aby byl tento nárok uplatněn současně i u více zaměstnavatelů.

V roce 2024 lze odpočet uplatnit pouze u poživatelů invalidního důchodu, a to jen u vybrané skupiny zaměstnavatelů. Částka měsíčně odpočitatelná od dosaženého příjmu představuje od ledna 2024 hodnotu 15 440 Kč.

Přehledy zdravotním pojišťovnám

Formulář „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen „Přehled“), předkládají zaměstnavatelé každý měsíc všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnávají. Prostřednictvím tohoto formuláře získává zdravotní pojišťovna potřebná data, na jejichž základě průběžně vyhodnocuje především platební morálku zaměstnavatele. Současně mohou takto podané informace následně sloužit i jako podklad pro provedení kontroly, neboť pouze fyzickým provedením kontroly lze prověřit, zda příslušný plátce postupuje při placení pojistného a plnění ostatních zákonných povinností ve zdravotním pojištění v souladu se zákonem. Na základě Přehledu a provedených plateb může zdravotní pojišťovna zahájit proces vyměření vzniklých pohledávek a v případě jejich nezaplacení pak podnikat kroky k jejich vymožení.

Chybou zaměstnavatele jsou nesprávně vyplněné údaje na Přehledu, podání tohoto Přehledu opožděně nebo dokonce jeho nepodání vůbec. Opravný Přehled předkládá zaměstnavatel proto, aby zdravotní pojišťovna disponovala správnými údaji. Za nepodání Přehledu může zdravotní pojišťovna uložit pokutu až 50 000 Kč.

Dluh na pojistném a na penále

Nejdůležitější povinností každého plátce pojistného, tedy i zaměstnavatele, je platit pojistné na zdravotní pojištění za zaměstnance včas a ve výši stanovené zákonem.

Dluh na pojistném včetně souvisejícího penále vzniká při:

•    placení pojistného opožděně,

•    placení pojistného v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem,

•    kombinaci těchto chybných postupů,

•    neplacení pojistného

kdy součástí existujícího, resp. narůs­ta­jícího dluhu na pojistném je i vznik penále.

Není-li na základě výzvy zdravotní pojišťovny provedena úhrada dluhu na pojistném nebo na penále dobrovolně, zahájí zdravotní pojišťovna v předmětné záležitosti správní řízení a následně vystaví platební výměr, nebo využije institut výkazu nedoplatků. V případě nezaplacení těchto pohledávek v plné výši nastupuje fáze jejich vymáhání. Od 1. 12. 2011 již mají zdravotní pojišťovny dlouhých 10 let promlčecí doby k tomu, aby případné pochybení zaměstnavatele odhalily a se striktním požadavkem úhrady dluhu na pojistném ještě formou penále sankcionovaly.

Do konce roku 2021 činila sazba penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Zákonem č. 286/2021 Sb. se od 1. 1. 2022 stanoví výše penále podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení.

ZÁKON č. 592/1992 Sb.,
o pojistném
na veřejné zdravotní pojištění

§ 3

(1) Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, s výjimkou náhrad výdajů poskytovaných procentem z platové základny představitelům státní moci a některých státních orgánů a soudcům , které jsou nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v České republice, předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním. Zúčtovaným příjmem se pro účely věty první rozumí plnění, které bylo v peněžní nebo nepeněžní formě nebo formou výhody poskytnuto zaměstnavatelem zaměstnanci nebo předáno v jeho prospěch, popřípadě připsáno k jeho dobru anebo spočívá v jiné formě plnění prováděné zaměstnavatelem za zaměstnance.

(2) Vyměřovací základ zaměstnance podle odstavce 1 se snižuje o

a)  náhradu škody podle zákoníku práce a právních předpisů upravujících služební poměry,

b)  odstupné a další odstupné, odchodné a odbytné, na která vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů, a odměna při skončení funkčního období, na kterou vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů,

c)  věrnostní přídavek horníků,

d)  plnění, které bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání,

e)  jednorázovou sociální výpomoc poskytnutou zaměstnanci k překlenutí jeho mimořádně obtížných poměrů vzniklých v důsledku živelní pohromy, požáru, ekologické nebo průmyslové havárie nebo jiné mimořádně závažné události.

(3) Pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance, kterému byly zúčtovány příjmy po skončení zaměstnání, se použijí odstavce 1 a 2 obdobně.

(4) Pojistné za zaměstnance se stanoví z vyměřovacího základu podle odstavců 1 až 3, nejméně však z minimálního vyměřovacího základu, není-li dále stanoveno jinak.

(5) Je-li zaměstnanci vyplácen příjem v cizí měně, přepočte se na českou měnu způsobem stanoveným zákonem upravujícím daně z příjmů. Zaměstnavatel je povinen vést ve svých záznamech pro stanovení a odvod pojistného kurz, který použil ...