Když zaměstnavatel může chybovat s platbou pojistného

Z jakého důvodu je ve zdravotním pojištění důležité podávání Přehledů zaměstnavatelem? Jaké lhůty platí pro zdravotní pojišťovnu při uplatňování nedoplatku a pro plátce při nárokování přeplatku? Odvádí se pojistné z příjmů (odměn) po skončení zaměstnání?

Kontrolní činnost zdravotních pojišťoven

je primárně zaměřena na to, zda zaměstnavatelé správným způsobem vypočítají a následně odvedou za zaměstnance zdravotní pojišťovně pojistné podle zákona. Proto je prvořadým úkolem zaměstnavatele správně stanovit vyměřovací základ (tedy včetně započtení všech položek podléhajících povinnosti placení pojistného) a včas uhradit příslušnou částku na účet určený zdravotní pojišťovnou pro hromadné plátce pojistného.

Zaměstnavatelé jsou plátci pojistného na zdravotní pojištění za své zaměstnance, kdy odvádějí jak jednu třetinu z celkové částky pojistného, sraženou zaměstnanci, tak dvě třetiny, které platí jako zaměstnavatelé. Zdravotní pojišťovně musí být odvedeno pojistné ve výši 13,5 % z úhrnu příjmů zaměstnance, započitatelných v příslušném kalendářním měsíci do vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru (viz ustanovení § 2 zákona č. 592/1992 Sb.). V případě potřeby se zaměstnavatel zabývá i problematikou minimálního vyměřovacího základu. Vypočtená výše pojistného pak představuje částku, kterou je zaměstnavatel za zaměstnance povinen zdravotní pojišťovně odvést.

Přehledy zaměstnavatele jako podklad pro platbu pojistného

Zaměstnavatelé jsou povinni zasílat každé zdravotní pojišťovně, jejíž pojištěnce zaměstnávají, formulář Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele (dále jen Přehled). Je neoddiskutovatelné, že tyto Přehledy představují pro zdravotní pojišťovny zdroj důležitých dat, na jehož základě lze informativně celkem snadno mj. analyzovat platební morálku zaměstnavatele. Přehled podává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně za příslušný kalendářní měsíc nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.

Přehled podávaný zaměstnavatelem obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. Jestliže zaměstnavatel zjistí jakoukoli chybu v některém ze tří uváděných údajů, podává zdravotní pojišťovně opravný Přehled, a to za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází. Zdravotní pojišťovny musejí disponovat validními údaji již z toho důvodu, že pro každou z nich je důležité znát úhrn pojistného, na které mají ze zákona nárok proto, aby mohly být prostřednictvím výdajové stránky systému řádně placeny hrazené služby vykázané smluvními poskytovateli.

Pojistné placené zaměstnavatelem za jednotlivé kalendářní měsíce

splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.

Pojistné se platí v české měně:

a)  na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb,

b)  vyplacením v hotovosti zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny pověřenému přijímat pojistné

Za den platby pojistného se považuje:

a)  v případě placení na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb den, kdy dojde k připsání pojistného na účet poskytovatele platebních služeb zdravotní pojišťovny,

b)  v případě vyplacení hotovosti přímo zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny den, kdy příslušný zaměstnanec hotovost přijal

Osoby bez zdanitelných příjmů a osoby samostatně výdělečně činné (tedy ve zdravotním pojištění tzv. samoplátecké skupiny) platí pojistné resp. zálohu na pojistné za příslušný kalendářní měsíc nejpozději do 8. dne následujícího kalendářního měsíce.

Pro zaměstnavatele i samoplátce platí, že připadne-li poslední den stanovené lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejbližší příští pracovní den (stejná lhůta platí i pro podání Přehledu zaměstnavatelem).

Chyby zaměstnavatele při platbě pojistného

Zaměstnavatel postupuje v rozporu s platnou právní úpravou tehdy, pokud platí pojistné:

•    opožděně, tj. po dni splatnosti, vždy připsáním úhrady na účet zdravotní pojišťovny,

•    v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem, případně neplatí pojistné vůbec,

•    pod špatným variabilním symbolem (hromadný plátce – zaměstnavatel správně poukazuje platby pod variabilním symbolem IČ, případně pod číslem přiděleným zdravotní pojišťovnou),

•    na špatný účet.

Kterákoliv z výše uvedených chyb způsobuje komplikaci jak zaměstnavateli (tomu především), tak zdravotní pojišťovně. U zaměstnavatele tak dochází ke vzniku dlužného pojistného a současně běží penále, jistou výjimkou je v tomto směru úhrada pojistného pod nesprávným variabilním symbolem – viz dále. Zdravotní pojišťovna uplatňuje pohledávky vůči plátci-dlužníkovi v rámci desetileté promlčecí doby.

Při chybném placení eviduje zdravotní pojišťovna nesprávně poukázané platby. V rámci výkonu kontrolní činnosti zdravotní pojišťovna příslušný rozpor zjistí a následně musejí být na základě žádosti zaměstnavatele nesprávně poukázané platby dohledány a správně přiřazeny. Proto by mělo být řádné placení pojistného prioritní starostí každého subjektu.

Neoznámená změna zdravotní pojišťovny zaměstnancem

Dochází k případům, kdy zaměstnanec neoznámí svému zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání a v důsledku této skutečnosti je odváděno za zaměstnance pojistné nesprávné zdravotní pojišťovně. Zdravotní pojišťovna, které měla platba správně náležet, eviduje u tohoto zaměstnavatele ke dni splatnosti (tj. za příslušný kalendářní měsíc nejpozději ke 20. dni následujícího kalendářního měsíce) pohledávku na pojistném včetně nároku na penále. Naopak, u zdravotní pojišťovny, které platba nepatří, vzniká takto přeplatek na pojistném. Za účelem zastavení běhu penále je prioritně zapotřebí neprodleně uhradit dlužné pojistné a zároveň (s odůvodněním vzniklé skutečnosti) požádat o vrácení přeplatku, kdy přeplatek je zdravotní pojišťovna povinna vrátit v rámci zákonné měsíční lhůty. Vzniklou situaci nelze vyřešit tím způsobem, že by si pojišťovny příslušnou částku pojistného mezi sebou navzájem převedly, neboť pojistné se odvádí ve prospěch té zdravotní pojišťovny, u které je pojištěnec (zaměstnanec) pojištěn.

Pokud je pojistné zaplaceno jiné zdravotní pojišťovně, pak nečekejte na vrácení příslušné platby, ale urychleně dluh vůči správné zdravotní pojišťovně vyrovnejte, protože z neprovedené úhrady běží penále stanovené sazbou podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení. U vyměřeného penále lze požádat o jeho prominutí cestou odstranění tvrdosti, vyčíslené penále není nutné předem uhradit.

Příjem po skončení zaměstnání

Bývalému zaměstnanci bývá zúčtována odměna do kalendářního měsíce, ve kterém již není zaměstnancem zaměstnavatele, jedná se tedy o příjem zúčtovaný po skončení zaměstnání.

V případě příjmů (odměn) zúčtovaných po skončení zaměstnání by měl být zaměstnavatel vždy obezřetný například tehdy, pokud zaměstnanec ukončil zaměstnání ke dni 31. 12. nebo 30. 6. a do některého z dalších měsíců je zúčtován nějaký příjem. Vzhledem k tomu, že data 1. 1. a 1. 7. jsou standardními termíny pro změnu zdravotní pojišťovny, je v takových případech nanejvýš žádoucí si ověřit, zda bývalý zaměstnanec k datu 1. 1. resp. 1. 7. skutečně nezměnil zdravotní pojišťovnu, neboť tato okolnost nemusí být (bývalému) zaměstnavateli známa. Protože osoba již není zaměstnancem, nevzniká bývalému zaměstnavateli v případě dodatečně zúčtovaného příjmu povinnost přihlašovat v měsíci zúčtování odměny bývalého zaměstnance u zdravotní pojišťovny a ani započítávat tuto osobu do celkového počtu zaměstnanců v měsíčně předkládaném Přehledu. Nicméně částky vyměřovacího základu a příslušného pojistného na tento Přehled patří, pojistné se odvede ze skutečné výše odměny.

Chybná platba bez penále

Jestliže zaměstnavatel uhradí pojistné pod nesprávným variabilním symbolem, pak platí, že zdravotní pojišťovna penále nepředepíše, pokud plátce prokáže, že platbu na účet zdravotní pojišťovny provedl, byť pod nesprávným variabilním symbolem. Taková platba se plátci samozřejmě nemůže přiřadit, to znamená, že se objeví mezi platbami neidentifikovatelnými nebo se případně přiřadí jinému plátci. Proto musí zaměstnavatel písemně požádat o převedení příslušné platby na správný variabilní symbol, vhodné je platbu doložit výpisem z účtu. Obdobně se postupuje i v případech, kdy je úhrada provedena na nesprávný účet. K takovým situacím dochází například tehdy, pokud je OSVČ současně zaměstnavatelem, a platbu za zaměstnance poukáže na účet určený pro individuální plátce.

Zdravotní pojišťovny nevymáhají nedoplatky pojistného, jejichž výše v úhrnu nepřesahuje u jednoho plátce pojistného a jedné zdravotní pojišťovny 200 Kč. Tyto nízké dlužné částky se však v rámci desetileté promlčecí doby připočítají k případně dalšímu nově vzniklému dluhu na pojistném.

Soulad předpisu a platby

Na chybnou nebo neprovedenou úhradu pojistného může přijít buď sám zaměstnavatel, nebo ji může zjistit zdravotní pojišťovna v rámci výkonu své kontrolní činnosti. Je nabíledni, že pokud se u plátce jeví dluh na pojistném, pak zdravotní pojišťovnu tato skutečnost výsostně zajímá, neboť jednou z jejích úředních povinností je důsledným výkonem kontrolní a následně vyměřovací (a případně vymáhací) činnosti zajistit potřebný přísun finančních prostředků do systému veřejného zdravotního pojištění. Proto zdravotní pojišťovna může například telefonicky, sdělením zaslaným na e-mailovou adresu, do datové schránky nebo i prostřednictvím sms zprávy plátce upozornit na zjištěnou nesrovnalost nebo mu může zaslat vyúčtování, ze kterého vyplyne existence dluhu na pojistném a návazně na penále.

Je-li vyrozumění ze strany zdravotní pojišťovny opodstatněné, tedy relevantní, pak by měl plátce situaci bezodkladně řešit, tedy buď požádat zdravotní pojišťovnu o převedení platby na správný účet (jedná-li se o úhradu v rámci finančního toku zdravotní pojišťovny) nebo promptně doplatit dlužné pojistné, pokud platba z jakéhokoli důvodu prokazatelně chybí. Po dokončení celé transakce je vhodné požádat zdravotní pojišťovnu o zaslání vyúčtování (pokud sama takto neučiní), ze kterého bude patrný stav po provedení příslušné korekce. Ostatně pro vlastní klid čas od času nezaškodí nechat si takové vyúčtování zaslat, a to především od těch zdravotních pojišťoven, které provádějí kontroly spíše sporadicky. V praxi jsem řešil situaci, kdy zaměstnavatel odváděl pojistné nesprávné zdravotní pojišťovně déle než 7 let …

Ideálním výstupem při porovnání pohledávek a plateb je situace, kdy ze zaslaného vyúčtování nevyplynou ani závazky ani pohledávky. Zkrátka, u pojistného i penále by měly být nulové hodnoty, což je signálem, že platíte pojistné, případně zálohy na pojistné (u OSVČ) včas a ve správné výši. Koneckonců ani (malý) přeplatek svým způsobem nevadí a není přílišným rizikem, neboť případný nárok na jeho vrácení se s účinností od 1. 12. 2011 promlčuje až za deset let od uplynutí kalendářního roku, v němž vznikl.

S účinností od 1. ledna 2022 se z racionálních důvodů stanovuje minimální výše přeplatku, kterou zdravotní pojišťovna vrací plátci, kdy tato částka musí v úhrnu činit nejméně 200 Kč. Jak vyplývá z ustanovení § 19 zákona č. 592/1992 Sb., stejně se postupuje i při vracení přeplatku na penále – po dohodě se zdravotní pojišťovnou lze přeplacené penále převést na pojistné.