Když zaměstnavatel
nedopočítává do minima

Z jakého důvodu musí mít zaměstnavatel dokladově podložen odvod pojistného z příjmu nižšího než minimální vyměřovací základ? Jak se z časového hlediska zpětně provádějí opravy? Může být zaměstnanec současně uchazečem o zaměstnání? Lze ve zdravotním pojištění uplatnit odpočet od dosaženého příjmu zaměstnance?

Od 1. ledna 2024 se zvýšila
minimální mzda na 18 900 Kč,

proto při stanovení vyměřovacího základu zaměstnance a navazujícího výpočtu výše pojistného vycházejí zaměstnavatelé v roce 2024 z této nové částky. Pokud se na zaměstnance (a tedy i na jeho zaměstnavatele – plátce pojistného) vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, musí být v roce 2024 odvedeno zaměstnavatelem za rozhodné období kalendářního měsíce pojistné nejméně ve výši 2 552 Kč (13,5 % z 18 900 Kč), případně alespoň z poměrné části tohoto minima v situacích vyjmenovaných v ustanovení § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p. Jinak také řečeno, při příjmu zaměstnance nižším než 18 900 Kč musí zaměstnavatel provést dopočet a následný doplatek pojistného do zákonem stanoveného minima, pokud není od této povinnosti osvobozen.

V následujícím textu se budeme věnovat právě situacím, kdy zaměstnavatel odvede pojistné z dosaženého příjmu zaměstnance, což znamená, že vyměřovací základ může být relevantně i nižší než 18 900 Kč. Tento svůj postup však musí mít zaměstnavatel podložen dokladem, který jej k takovému postupu opravňuje, a tento doklad přeloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny.

Osoby – zaměstnanci, pro které neplatí minimální vyměřovací základ

Právní úpravou platnou ve zdravotním pojištění jsou konkrétně definováni zaměstnanci, u kterých nemusí být minimální vyměřovací základ dodržen. Mezi tyto zaměstnance řadíme ve smyslu ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p., osobu:

a)  s těžkým tělesným, smyslovým nebo mentálním postižením, která je držitelem průkazu ZTP nebo ZTP/P podle zvláštního právního předpisu,

b)  která dosáhla věku potřebného pro nárok na starobní důchod, avšak nesplňuje další podmínky pro jeho přiznání,

c)  která celodenně osobně a řádně pečuje alespoň o jedno dítě do sedmi let věku nebo nejméně o dvě děti do 15 let věku. Podmínka celodenní péče se považuje za splněnou, je-li dítě předškolního věku umístěno v jeslích (mateřské škole), popřípadě v obdobném zařízení na dobu, která nepřevyšuje čtyři hodiny denně, a jde-li o dítě plnící povinnou školní docházku, po dobu návštěvy školy, s výjimkou umístění v zařízení s týdenním či celoročním pobytem. Za takovou osobu se považuje vždy pouze jedna osoba, a to buď otec nebo matka dítěte, nebo osoba, která převzala dítě do trvalé péče nahrazující péči rodičů;

d)  která současně vedle zaměstnání vykonává samostatnou činnost a odvádí zálohy na pojistné vypočtené alespoň z minimálního vyměřovacího základu stanoveného pro osoby samostatně výdělečně činné,

e)  za kterou je plátcem pojistného i stát,

f)  která je pouze příjemcem odměny pěstouna,

pokud některá z výše uvedených skutečností (případně jejich návaznost) trvá po celý kalendářní měsíc. Vyměřovacím základem zaměstnance je za této situace skutečná výše dosaženého příjmu, který tak reálně může být i nižší než 18 900 Kč, minimální vyměřovací základ nemusí být dodržen.

Na problematiku osvobození zaměstnavatele od povinnosti placení pojistného alespoň z minima nemůžeme nahlížet pouze z dikce tohoto ustanovení, neboť praxe přináší spoustu dalších situací, kdy se dopočet do minima provádět nebude.

Příklad 1

Zaměstnanec – poživatel důchodu, pracuje na zkrácený pracovní úvazek na základě pracovní smlouvy s příjmem 12 000 Kč. Současně má u téhož zaměstnavatele uzavřenu ještě dohodu o pracovní činnosti, kde příjem činí 5 000 Kč. Podléhají oba příjmy odvodu pojistného?

Při řešení odvodu pojistného zaměstnavatelem vycházíme primárně ze skutečnosti, že:

-   pro účely placení pojistného se každý pracovněprávní vztah posuzuje samostatně,

-   se sčítají příjmy zakládající povinnost placení pojistného na zdravotní pojištění, což je v dané situaci příjem jak z pracovního poměru, tak z dohody o pracovní činnosti.

Zaměstnavatel odvede pojistné z vyměřovacího základu 17 000 Kč s odkazem na ustanovení § 3 odst. 8 písm. e) zákona č. 592/1992 Sb.

Příklad 2

Zaměstnanec pracuje na dohodu o pracovní činnosti, kde jeho hrubý měsíční příjem činí 6 000 Kč. Současně má uzavřenu pracovní smlouvu s jiným zaměstnavatelem, kde dosahuje hrubého příjmu 32 000 Kč.

Zaměstnanec (nebo další zaměstnavatel) předloží zaměstnavateli, u kterého pracuje na dohodu o pracovní činnosti, potvrzení o tom, že jiný zaměstnavatel za něj odvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu. Tento zaměstnavatel neprovádí dopočet do zákonného minima 18 900 Kč, ale odvede pojistné ze skutečné výše zaměstnancova příjmu, tedy ze 6 000 Kč. 

Zaměstnavatel, který takové potvrzení vystavuje, si musí vždy ověřit, zda je příjem zaměstnance vyšší než minimální mzda, a to obzvláště v případech, kdy jeho příjem „balancuje“ na hranici minimální mzdy. Pokud by tento příjem poklesl pod částku minimální mzdy, musel by být v tomto případě informován další zaměstnavatel. Z hlediska placení pojistného a dodržení povinného minima postačí, když úhrn příjmů zaměstnance ve všech (v tomto případě v obou) zaměstnáních dosáhne v kalendářním měsíci minimální mzdy.

Při řešení této situace ještě doporučujeme zaměstnavateli, aby si nechal od zaměstnance vystavit například toto čestné prohlášení:

„Čestně prohlašuji, že pokud za mě nebude jiný zaměstnavatel odvádět pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo když toto další zaměstnání skončí, oznámím tuto skutečnost mému zaměstnavateli do osmi dnů.“

Tím, že do celé záležitosti ještě angažujete zaměstnance, si dotyčná osoba jednak uvědomí, že má vůči zaměstnavateli určitou povinnost, jednak má zaměstnavatel k dispozici další pomocný doklad.

Příklad 3

Měsíční hrubá mzda zaměstnance (zkrácený pracovní úvazek na základě pracovní smlouvy) činí 15 000 Kč. Tento zaměstnanec pracuje současně u jiného zaměstnavatele, kde jeho hrubý měsíční příjem činí na dohodu o pracovní činnosti 8 000 Kč. Jak má zaměstnavatel postupovat v otázce placení pojistného na zdravotní pojištění, když tento zaměstnanec nedosahuje v žádném zaměstnání minimální mzdy, avšak celková výše jeho příjmů tuto částku převyšuje?

V tomto konkrétním případě součet vyměřovacích základů pro odvod pojistného na zdravotní pojištění v úhrnu dosahuje hodnoty minimální mzdy, resp. tuto překračuje. Za tohoto stavu je tedy v příslušném kalendářním měsíci zajištěn odvod pojistného ze zákonného minima. Vyměřovacím základem pro placení pojistného je v tomto případě částka 15 000 Kč, minimální vyměřovací základ zde nemusí být respektován. Pro kontrolu ze strany zdravotní pojišťovny je však nutné mít k dispozici veškeré materiály, dokladující příjmy zaměstnance v daném rozhodném období, tj. včetně dokladu o zúčtované hrubé mzdě 8 000 Kč u jiného zaměstnavatele. Obdobně musí být dokladován postup při odvodu pojistného i u zaměstnavatele s hrubým příjmem 8 000 Kč. Za dané situace je nutností průběžná spolupráce obou zaměstnavatelů, neboť za těchto okolností nelze u žádného zaměstnavatele vystavit potvrzení o tom, že by za zaměstnance odváděl pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu (viz předcházející případ).

Nastala však situace, kdy zaměstnanec oběma zaměstnavatelům zatajil, že má jiné zaměstnání. Nicméně po čase uvedl věc na pravou míru s tím, že požádal každého zaměstnavatele o vrácení přeplatku na pojistném. V důsledku tohoto zaměstnancova, zřejmě spekulativního, jednání došlo k tomu, že průběžným dopočítáváním a doplácením pojistného do minima reálně vznikl u každého zaměstnavatele přeplatek na pojistném, neboť za standardního stavu nebyl k dopočtu do minima důvod.

Pokud pojištěnec (třeba právě jako zaměstnanec) uplatňuje některé ze svých práv či finančních nároků, nelze mu toto právo upírat, s výjimkou situace, kdy je takový nárok již promlčen. A pro provedení všech změn, oprav a úprav včetně nutného finančního vyrovnání platí ve zdravotním pojištění desetiletá promlčecí doba.

Protože fakticky neměl být u žádného zaměstnavatele prováděn dopočet do minima, vznikl po provedených úpravách přeplatek na pojistném. Přeplatek se samozřejmě vrací zaměstnavateli jako plátci pojistného, nicméně se jedná o přeplatek u zaměstnance, který musí zaměstnavatel následně vyrovnat. Zaměstnavatel podává za příslušné měsíce i opravné Přehledy o platbě pojistného zaměstnavatele.

Pokud zaměstnanec dodatečně (a v rámci desetileté promlčecí doby) oznámí zaměstnavateli takovou skutečnost a toto přehodnocení by nebylo provedeno, pak by bylo zdravotní pojišťovně odvedeno vyšší pojistné, než na jaké by reálně měla za daný kalendářní měsíc nárok.

Se záměrem předejít takové nežádoucí situaci doporučujeme zaměstnavateli nechat si od zaměstnance, jehož příjem nedosahuje minima, vystavit toto čestné prohlášení:

„Čestně prohlašuji, že nemám jiného zaměstnavatele, nepodnikám jako OSVČ a nepatřím ve zdravotním pojištění mezi osoby, za které platí pojistné stát. Případnou změnu oznámím zaměstnavateli do osmi dnů.“

Příklad 4

Člen statutárního orgánu akciové společnosti není zaměstnancem společnosti a z titulu výkonu funkce v tomto orgánu má nepravidelné příjmy v různé výši. Současně podniká jako OSVČ a v roce 2024 platí měsíční zálohy 4 120 Kč, tedy vyšší než minimální 2 968 Kč. 

Pro postup zaměstnavatele není důležitá částka příjmu na základě výkonu funkce ve statutárním orgánu, zaměstnavatel vždy odvede pojistné ze skutečné výše příjmu, případný dopočet do minima neprovádí. Ve mzdové evidenci však musí mít založeno čestné prohlášení zaměstnance například dle tohoto vzoru:

„Čestně prohlašuji, že samostatná výdělečná činnost je hlavním zdrojem mých příjmů a jako osoba samostatně výdělečně činná pravidelně platím ve zdravotním pojištění alespoň minimální zálohy na pojistné jako OSVČ. 

Pokud nebudu jako OSVČ platit ve zdravotním pojištění zálohy na pojistné alespoň v minimální povinné výši, oznámím zaměstnavateli tuto skutečnost nejpozději do osmi dnů od data splatnosti poslední zálohy.“

Členovi statutárního orgánu (i zaměstnavateli) nevznikne ve zdravotním pojištění problém ani tehdy, je-li příjem nižší než minimum 18 900 Kč, nebo když nebude mít žádný příjem, neboť minimum je ve zdravotním pojištění v daném souběhu zajištěno placením záloh osobou samostatně výdělečně činnou. I kdyby člen statutárního orgánu neměl v některém měsíci žádný příjem, zaměstnavatel jej na daný měsíc neodhlašuje a odhlásí jej až dnem skončení výkonu funkce.

Příklad 5

Zaměstnavatel přijímá na dohodu o pracovní činnosti osobou evidovanou na Úřadě práce, její příjem se bude pohybovat v rozpětí od 8 000 Kč do 9 000 Kč.

Je-li uchazeč o zaměstnání vedený na Úřadě práce registrován u zdravotní pojišťovny ve „státní kategorii“ po celý kalendářní měsíc, nevztahuje se v rámci tohoto přípustného souběhu na něho (resp. na jeho zaměstnavatele) povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, ale vyměřovacím základem je dosažený příjem. Tento příjem však nesmí v roce 2024 převýšit polovinu minimální mzdy (tj. 9 450 Kč), což je výší příjmu splněno.

V souvislosti s plněním oznamovací povinnosti zaměstnavatel oznamuje na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele zdravotní pojišťovně kódem „P“, že se přihlašuje k platbě pojistného za tohoto zaměstnance. Současně zaměstnavatel sděluje zdravotní pojišťovně skutečnost rozhodnou pro povinnost státu platit za tohoto zaměstnance pojistné, a to kódem „I“. K ukončení této „státní kategorie“ se používá kód „J“. Případné vyřazení pojištěnce z evidence uchazeče o zaměstnání však musí zaměstnanec zaměstnavateli oznámit, což by si měl zaměstnavatel „ošetřit“ například tím způsobem, že si od zaměstnance nechá vystavit čestné prohlášení dle doporučeného vzoru, ve kterém se zaměstnanec zaváže, že tuto skutečnost (pokud v průběhu trvání zaměstnání nastane) sdělí zaměstnavateli do osmi dnů.

Čestné prohlášení

Čestně prohlašuji, že jsem od data ….... registrován(a) na Úřadě práce v ………. jako uchazeč o zaměstnání. V případě ukončení evidence na Úřadě práce sdělím tuto skutečnost mému zaměstnavateli ………….…. neprodleně, nejpozději pak do osmi dnů ode dne ukončení této evidence. Jsem si vědom(a) důsledků, vyplývajících z neoznámení této skutečnosti mému zaměstnavateli.

Ve…….. dne ……..

………………

zaměstnanec

Přestane-li být zaměstnanec v průběhu zaměstnání evidován na Úřadě práce (tedy tuto evidenci ukončí), pohlíží se na něj jako na osobu, na kterou se vztahují všechny ostatní zákonné podmínky. Nejedná-li se o osobu jinak vyjmenovanou v ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., pro kterou ve zdravotním pojištění minimální vyměřovací základ neplatí, musí být zabezpečen odvod pojistného alespoň ze zákonného minima 18 900 Kč při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc.

V rámci tzv. nekolidujícího zaměstnání již nelze sjednávat dohody o provedení práce.

Příklad 6

Zaměstnaná žena jako příjemce rodičovského příspěvku byla v měsíci červenci část měsíce nemocná a za tento měsíc jí byl zúčtován hrubý příjem 3 900 Kč. Pracuje na zkrácený pracovní úvazek na základě pracovní smlouvy.

Tato zaměstnankyně je evidována u zdravotní pojišťovny jako osoba, za kterou platí pojistné stát, proto se pojistné v případě pracovní smlouvy vypočte ze skutečné výše příjmu. V takových případech, tedy u „státních pojištěnců“, nehraje roli délka nemoci (nebo i třeba trvání zaměstnání po část kalendářního měsíce).

Pojistné by se neodvedlo, pokud by se jednalo o zaměstnání na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce, proto by tato osoba zároveň byla na měsíc červenec jako zaměstnanec odhlášena. Její pojistný vztah by však byl i nadále řešen registrací v kategorii osob, za které platí pojistné stát.