Když zaměstnavatel zahajuje činnost

Zaměstnavatelé představují pro systém veřejného zdravotního pojištění rozhodující skupinu plátců pojistného. Z tohoto důvodu je plnění povinností zaměstnavateli předmětem zvýšeného zájmu zdravotních pojišťoven. Jestliže zaměstnavatelé platí pojistné za sebe a za své zaměstnance včas a ve správné výši, pak se platbami pojistného získává podstatná část zdrojů systému a současně nevzniká důvod k uplatňování sankčního postihu ze strany zdravotní pojišťovny ve formě vyměření dlužného pojistného a penále. Mimoto se zdravotní pojišťovny zaměřují i na plnění souvisejících zákonných povinností, především pak oznamování změn u zaměstnanců, neboť data v informačním systémech zdravotních pojišťoven musejí být relevantní. Na které povinnosti nesmí zaměstnavatel, ať už právnická nebo fyzická osoba, zapomenout v situaci, kdy zahajuje svoji činnost, a tudíž se u zdravotní pojišťovny přihlašuje jako plátce pojistného?

Lze konstatovat, že v souladu s právní úpravou zdravotního pojištění plní zaměstnavatel zákonné povinnosti u každé zdravotní pojišťovny, jejíž pojištěnce bude zaměstnávat.

Formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“

Zaměstnavatel je povinen sdělit v rámci plnění oznamovací povinnosti zdravotní pojišťovně, u které jsou jeho zaměstnanci pojištěni, obchodní název, právní formu právnické osoby, sídlo, identifikační číslo organizace a číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platby pojistného. Je-li zaměstnavatelem fyzická osoba, doplňuje též jméno, příjmení, rodné číslo a adresu trvalého bydliště. Pro tento účel vyplňuje zaměstnavatel formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“ a současně přikládá doklad o právní formě podnikání (výpis z obchodního rejstříku, živnostenský list aj).

Oznamování změny
nahlášených údajů

Zaměstnavatelé jsou povinni oznámit do osmi dnů zdravotní pojišťovně, které odvádějí pojistné, změnu údajů uvedených v předchozím bodě. Tyto informace jsou důležité zejména z důvodu bezproblémové komunikace mezi zaměstnavatelem a zdravotní pojišťovnou a rovněž neoznámení příslušné změny je pod sankcí. Nezbytností je taktéž vedení průkazné evidence o zúčtovaném hrubém příjmu – vyměřovacím základu – zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny (rekapitulace výplatních listin, mzdové listy) a o uskutečněných platbách pojistného. Pro účely kontroly ze strany zdravotní pojišťovny je zaměstnavatel – hromadný plátce povinen výše uvedené skutečnosti doložit. V případě porušení stanovených povinností je zdravotní pojišťovna oprávněna uložit nesvědomitému plátci pojistného pokutu, a to až do výše 50 000 Kč za jednotlivé nesplnění nebo porušení některé z povinností.

Oznamování změn u zaměstnanců

Další povinnosti zaměstnavatele jsou spojeny s přihlašováním a odhlašováním jeho zaměstnanců. V tomto případě se vyplňuje formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“, kdy za použití příslušných kódů podává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně změnové informace o jejích pojištěncích.

Nástup zaměstnance
do zaměstnání a jeho ukončení

Podle ustanovení § 8 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vzniká pro zaměstnavatele povinnost platit část pojistného za jeho zaměstnance dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání a zaniká skončením zaměstnání. Obecně platí, že u pracovního poměru (včetně pracovního poměru sjednaného podle cizích právních předpisů) se za den nástupu zaměstnance do zaměstnání považuje den, ve kterém zaměstnanec nastoupil do zaměstnání (zahájil práci) a za den skončení zaměstnání se považuje den skončení pracovního poměru.

V tomto zákonném ustanovení je podrobně rozvedeno, který den se u jednotlivých skupin zaměstnanců považuje za den nástupu do zaměstnání, resp. za den ukončení zaměstnání. Například u dohody o pracovní činnosti nebo u dohody o provedení práce se zaměstnanec přihlašuje ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla dohoda sjednána. Pokud nelze zaměstnance začlenit do žádné z taxativně vyjmenovaných skupin, pak platí, že dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání je den, kdy zaměstnanec začal vykonávat práci, na jejímž základě mu plynou příjmy ze závislé činnosti, a za den ukončení zaměstnání se považuje den ukončení výkonu práce.

Oznámení změny zdravotní
pojišťovny zaměstnancem

Pokud zaměstnanec informoval zaměstnavatele o změně zdravotní pojišťovny, pak je zaměstnavatel povinen oznámit tuto změnu oběma zdravotním pojišťovnám prostřednictvím kódů „P“ a „O“.

Dochází k případům, kdy zaměstnanec tuto změnu zaměstnavateli v zákonné osmidenní lhůtě nepodá a zaměstnavatel tudíž následně nemůže ohlásit tuto skutečnost příslušným zdravotním pojišťovnám.V důsledku tohoto zaměstnancova pochybení vzniká zaměstnavateli, neodvádějícímu pojistné správné (tj. nové) zdravotní pojišťovně, nedoplatek na pojistném, zakládající dále nárok na penále. Vyměří-li zdravotní pojišťovna zaměstnavateli penále z dlužné částky pojistného v důsledku zaměstnancova neoznámení (opožděného oznámení) změny zdravotní pojišťovny, je zaměstnavatel podle zákona oprávněn požadovat úhradu tohoto penále po zaměstnanci, který svým jednáním porušil zákon – pokud zaměstnavatel o prominutí penále nepožádal. Podotýkáme, že zdravotní pojišťovnu lze standardně změnit jednou za dvanáct měsíců, buď k 1. 1. nebo k 1. 7. kalendářního roku.

Oznamování „státních kategorií“

Když zaměstnanec oznámí a dokladuje svému zaměstnavateli skutečnost rozhodnou pro povinnost státu platit pojistné, pak zaměstnavatel dál příslušným kódem podává tuto informaci zdravotní pojišťovně. Pokud zaměstnavatel takto neučiní, tedy neoznámí zdravotní pojišťovně zařazení zaměstnance do skupiny osob, za které platí pojistné stát (například poživatelé některého z důchodů, ženy na mateřské nebo osoby na rodičovské dovolené, studenti), přichází zdravotní pojišťovna o pravidelnou platbu pojistného za tyto „státní pojištěnce“, což je v roce 2025 měsíčně 2 127 Kč za každou osobu. Když zaměstnanec tuto důležitou informaci svému zaměstnavateli nepodá, je povinen ji oznámit zdravotní pojišťovně sám.

Za porušení oznamovací povinnosti může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až 200 000 Kč a pojištěnci až 10 000 Kč.

Oznamování některých změn
zaměstnavatelem

Jestliže nastoupí student do zaměstnání o prázdninách mezi jednotlivými ročníky studia (např. na brigádu), oznámí to zaměstnavatel na jednom řádku kódem "P" a na druhém řádku kódem "G" za něj současně sděluje, že je nezaopatřeným dítětem, tj. osobou, za kterou platí pojistné stát.

Je-li zaměstnanci přiznán důchod a osoba dál pokračuje v zaměstnání bez ukončení pracovního poměru, oznámí zaměstnavatel kódem "D" počátek povinnosti státu platit pojistné.

Při nástupu poživatele důchodu do zaměstnání oznamuje zaměstnavatel jednak nástup zaměstnance do zaměstnání (kódem “P“) a na další řádku současně sděluje kódem „D“ skutečnost, že za tuto osobu je ke dni nástupu do zaměstnání plátcem pojistného i stát.

Za situace, kdy žena nastupuje na mateřskou dovolenou a pracovní poměr neukončí, oznámí zaměstnavatel pouze nástup na mateřskou dovolenou kódem "M".

V případě, že žena ukončí mateřskou nebo rodičovskou dovolenou (případně pobírání rodičovského příspěvku) a zůstane nadále zaměstnancem, oznámí zaměstnavatel pouze kódem "U" ukončení povinnosti státu platit pojistné.

Jestliže na mateřskou dovolenou bezprostředně (tj. bez přerušení) navazuje výplata rodičovského příspěvku, nemusí zaměstnavatel v této souvislosti oznámení provádět. Oznámí kódem "U" až ukončení pobírání rodičovského příspěvku – pokud třeba netrvá rodičovská dovolená.

Bližší informace o používání těchto i ostatních (v této pasáži nevyjmenovaných) kódů lze nalézt na webových stránkách jednotlivých zdravotních pojišťoven v Poučení k formuláři hromadné oznámení zaměstnavatele. O oznamovaných skutečnostech je zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci.

Základní povinnost
zaměstnavatele

Z hlediska placení pojistného je základní povinností zaměstnavatele odvádění pojistného ve prospěch té zdravotní pojišťovny, u které jsou jeho zaměstnanci pojištěni. Pojistné činí 13,5 % z vyměřovacího základu zaměstnance dle § 3 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vždy zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru, dle situace s přihlédnutím k platnému minimu.

Pojistné placené zaměstnavatelem za jednotlivé kalendářní měsíce je splatné od 1. do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.

Pojistné se platí v české měně:

a)  na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb,

b)  vyplacením v hotovosti zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny pověřenému přijímat pojistné

Za den platby pojistného se považuje:

a)  v případě placení na účet zdravotní pojišťovny vedený u poskytovatele platebních služeb den, kdy dojde k připsání pojistného na účet poskytovatele platebních služeb zdravotní pojišťovny,

b)  v případě vyplacení hotovosti přímo zaměstnanci příslušné zdravotní pojišťovny den, kdy příslušný zaměstnanec hotovost přijal

Neplacení pojistného, jeho odvádění opožděně či v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem, zapříčiňuje vznik dlužného pojistného a současně i penále. Do konce roku 2021 činila sazba penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Zákonem č. 286/2021 Sb. se od 1. 1. 2022 stanoví výše penále podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení.

Sazba penále se nemění ani v případě sjednání splátkového kalendáře na úhradu dlužného pojistného.

Vyměřovací základ a minimum
zaměstnance a zaměstnavatele

U zaměstnavatele je rozhodným obdobím pro placení pojistného kalendářní měsíc. Vyměřovacím základem je dosažený (zaměstnavatelem zúčtovaný) hrubý příjem zaměstnance ve smyslu ustanovení § 3 odst. 1 a násl. zákona č. 592/1992 Sb. Pokud se na zaměstnance vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu (v roce 2025se jedná o částku 20 800 Kč), musí zaměstnavatel odvést za příslušný kalendářní měsíc pojistné nejméně ve výši 2 808 Kč při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc, od roku 2013 již bez omezení horní hranicí. Naopak, je-li zaměstnanec vyjmenován mezi osobami, pro které neplatí minimální vyměřovací základ (§ 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.), odvádí zaměstnavatel za všech okolností pojistné ze skutečné výše příjmu bez povinnosti dopočtu a doplatku do zákonného minima, případně může být vyměřovací základ zaměstnance i nulový.

Zaměstnancem českého zaměstnavatele (a zároveň účastníkem českého systému veřejného zdravotního pojištění, například s právem volby zdravotní pojišťovny) se při splnění zákonných podmínek stává i osoba ze zahraničí.

Měsíční podávání „Přehledu“

Ve stejné lhůtě jako při platbě pojistného – tedy nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce – je zaměstnavatel povinen předložit všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnává, formulář „Přehled o platbě pojistné zaměstnavatele“ (dále jen Přehled). Tento formulář obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. To znamená, že do celkového počtu zaměstnanců se zahrnují všechny osoby, splňující v příslušném měsíci kritéria pro posouzení této osoby jako zaměstnance ve zdravotním pojištění. Pokud zaměstnavatel tuto svoji zákonnou povinnost (i přes výzvu zdravotní pojišťovny) nesplní, může mu příslušná zdravotní pojišťovna stanovit rozhodnutím pravděpodobnou výši pojistného. V této souvislosti si musí zaměst­navatel uvědomit, že stanovením pravděpodobné výše pojistného není dotčena ­jednak jeho povinnost předložit Přehled, jednak možnost zdravotní pojišťovny uložit plátci – zaměstnavateli – pokutu. Na základě stanovené pravděpodobné výše pojistného je zaměstnavatel taktéž povinen platit penále.

K placení pojistného a podávání Přehledu doplňujeme, že pokud připadne 20. den na sobotu, neděli nebo svátek, lze určenou zákonnou povinnost splnit ještě nejbližší příští pracovní den.

Oznamování pracovních úrazů

Podle § 45 odst. 4 zákona č. 48/1997 Sb. jsou zaměstnavatelé povinni zasílat příslušné zdravotní pojišťovně kopie záznamů o pracovních úrazech. Zaměstnavatel tyto kopie zasílá za uplynulý kalendářní měsíc najednou, vždy však nejpozději do pátého dne následujícího měsíce. Při nesplnění této povinnosti může příslušná zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.

Ing. Antonín Daněk

ZÁKON č. 592/1992 Sb.,
o pojistném na veřejné
zdravotní pojištění

§ 3

(1) Vyměřovacím základem zaměstnance je úhrn příjmů ze závislé činnosti, s výjimkou náhrad výdajů poskytovaných procentem z platové základny představitelům státní moci a některých státních orgánů a soudcům , které jsou nebo by byly, pokud by podléhaly zdanění v České republice, předmětem daně z příjmů fyzických osob podle zákona o daních z příjmů a nejsou od této daně osvobozeny a které mu zaměstnavatel zúčtoval v souvislosti se zaměstnáním. Zúčtovaným příjmem se pro účely věty první rozumí plnění, které bylo v peněžní nebo nepeněžní formě nebo formou výhody poskytnuto zaměstnavatelem zaměstnanci nebo předáno v jeho prospěch, popřípadě připsáno k jeho dobru anebo spočívá v jiné formě plnění prováděné zaměstnavatelem za zaměstnance.

(2) Vyměřovací základ zaměstnance podle odstavce 1 se snižuje o

a)  náhradu škody podle zákoníku práce a právních předpisů upravujících služební poměry,

b)  odstupné a další odstupné, odchodné a odbytné, na která vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů, a odměna při skončení funkčního období, na kterou vznikl nárok podle zvláštních právních předpisů,

c)  věrnostní přídavek horníků,

d)  plnění, které bylo poskytnuto poživateli starobního důchodu nebo invalidního důchodu pro invaliditu třetího stupně po uplynutí jednoho roku ode dne skončení zaměstnání,

e)  jednorázovou sociální výpomoc poskytnutou zaměstnanci k překlenutí jeho mimořádně obtížných poměrů vzniklých v důsledku živelní pohromy, požáru, ekologické nebo průmyslové havárie nebo jiné mimořádně závažné události.

(3) Pro stanovení vyměřovacího základu zaměstnance, kterému byly zúčtovány příjmy po skončení zaměstnání, se použijí odstavce 1 a 2 obdobně.

(4) Pojistné za zaměstnance se stanoví z vyměřovacího základu podle odstavců 1 až 3, nejméně však z minimálního vyměřovacího základu, není-li dále stanoveno jinak.

(5) Je-li zaměstnanci vyplácen příjem v cizí měně, přepočte se na českou měnu způsobem stanoveným zákonem upravujícím daně z příjmů. Zaměstnavatel je povinen vést ve svých záznamech pro stanovení a odvod pojistného kurz, který použil ...