Konec roku ve mzdové účtárně

Ve mzdové účtárně je období konce roka důležité, protože se musí uzavřít nejen roční účetnictví podniku, ale musí se uzavřít veškeré evidenční údaje zaměstnanců, a těch také není málo. Jaké jsou nejdůležitější povinnosti mzdové účetní koncem roku?

Povinnosti vůči nastupujícím zaměstnancům

Je pravidlem, že k 1. lednu se přijímají noví zaměstnanci do pracovního poměru. Těm je zaměstnavatel povinen vydat písemný mzdový výměr, jestliže příslušné údaje neobsahuje smlouva (kolektivní či individuální) nebo vnitřní předpis. Mzdový výměr má povahu jednostranného právního jednání zaměstnavatele (i když v něm eventuálně obsažený údaj o termínu a výplatě mzdy má povahu jen informační).

Zákon předepisuje, že mzdový výměr musí obsahovat údaje o způsobu odměňování, o termínu a místě výplaty, jestliže tyto údaje neobsahuje smlouva nebo vnitřní předpis. Za způsob odměňování je nutné považovat formu mzdy – měsíční, hodinovou či jinou. Termínem výplaty mzdy je výplatní termín ve smyslu § 141 odst. 3 ZP a místem výplaty je konkrétní místo, kde bude mzda vyplácena, pokud jde o výplatu v hotovosti. Jestliže je mzda vyplácena bezhotovostně, je tato možnost se zaměstnancem sjednána. Údaje o hotovostní výplatě mzdy proto nemusí být ve mzdovém výměru uveden, neboť se řídí touto dohodou – uvede se jen výplatní termín.

Zákoník práce v § 113 odst. 4 ZP sice výslovně neuvádí, že má být ve mzdovém výměru zaměstnance uvedena výše mzdy zaměstnance. To však jednoznačně vyplývá z § 113 odst. 1 ZP, kde se stanoví, že mzdu zaměstnavatel eventuálně stanoví mzdovým výměrem, není-li sjednána smluvně nebo stanovena vnitřním předpisem, jakož i z § 113 odst. 2 ZP, podle kterého mzda musí být sjednána, stanovena nebo určena před začátkem výkonu práce, což znamená, že musí být dána její výše.

Z účelu právní úpravy lze dovodit, že mzdový výměr musí určovat mzdová práva (nároky) v jejich základních parametrech, což je zejména výše základní (tarifní) mzdy a podmínky pro poskytnutí podmíněně nárokových složek mzdy, např. prémií či bonusů vázaných na splnění určitých ukazatelů. Naopak, mzdový výměr se nemusí zmiňovat o nenárokových (fakultativních) složkách mzdy, např. o odměnách. Nemusí ani obsahovat údaj o příplatcích ke mzdě, resp. doplatcích, stanovených zákoníkem práce. Tyto nároky pak vznikají ve výši dané zákonem, u příplatků pak v jejich nejnižší možné výši, pokud není jinak stanovena výše vyšší.

Bývá pravidlem, že k 1. lednu se uzavírají u zaměstnavatelů kolektivní smlouvy nebo se vydávají nové vnitřní mzdové předpisy. To pak znamená, že mzdová účetní musí však zaměstnancům zpracovat nový mzdový výměr.

Dojde-li ke změně skutečností uvedených ve mzdovém výměru, je zaměstnavatel povinen tuto změnu zaměstnanci písemně oznámit, a to nejpozději v den, kdy změna nabývá účinnosti. Je lhostejné, jestli v tomto směru vydá nový mzdový výměr, nebo provede pouze změnu (dodatek) mzdového výměru, obojí je možné. Toto pravidlo je garancí, že zaměstnavatel nemůže zaměstnanci snížit mzdu zpětně.

Pokud jde o vztah mzdového (ale i platového) výměru ke smlouvě a vnitřnímu předpisu, stanoví § 307 odst. 1 ZP, že zakládá-li výměr právo zaměstnance na plnění v pracovním poměru v menším rozsahu, než vyplývá ze smlouvy nebo než stanoví vnitřní předpis, je v dotčené části neplatný.

Povinnosti vůči nastupujícím
zaměstnancům rozpočtové a příspěvkové sféry

Zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP (zaměstnavatel rozpočtové a příspěvkové sféry) je povinen podle § 136 ZP zaměstnanci vydat v den nástupu do práce písemný platový výměr. Ten má pak povahu jednostranného právního jednání zaměstnavatele, pokud jím zaměstnanci přiznává pravidelně měsíčně poskytovanou složku platu, její výše není právně dána právním předpisem (v ostatním obsahu je obsah platového výměru informativní).

V platovém výměru je zaměstnavatel povinen uvést:

•    údaj o platové třídě a platovém stupni, do něhož je zaměstnanec zařazen a o výši platového tarifu,

•    údaj o výši ostatních pravidelně měsíčně poskytovaných složek platu,

•    termín a místo výplaty, pokud je neobsahuje smlouva nebo vnitřní předpis (při bezhotovostní výplatě platí totéž, co bylo uvedeno u mzdového výměru).

Za ostatní pravidelně měsíčně poskytované složky platu je nutné považovat takové, které zaměstnavatel bude poskytovat vždy ve stejné výši (až do příští změny). Netýká se to proto např. platu za práci přesčas, příplatků za práci v sobotu a neděli, za práci v noci, za rozdělenou směnu a za přímou pedagogickou činnost nad stanovený rozsah a pochopitelně ani nenárokových odměn. Naopak zde bude uveden příplatek za vedení, za práci ve ztíženém pracovním prostředí, zvláštní příplatek, specializační příplatek pedagogického pracovníka, a rovněž osobní příplatek. Ten, ačkoliv je primárně nenárokový, protože ohodnocuje dlouhodobé výsledky zaměstnance, je přiznáván na blíže nevymezenou dobu. Uvedením těchto příplatků v platovém výměru na ně vzniká zaměstnanci nárok ve stanovené výši. U osobního příplatku tím dochází k jeho změně z plnění primárně nenárokového na nárokové.

Stejně jako u zaměstnavatelů, kteří odměňují zaměstnance mzdou, i v této rozpočtové a platové sféře dochází k 1. lednu ke změnám, zde ale většinou na základě obecně závazného právního předpisu (nařízení vlády). I zde pak platí, že dojde-li ke změně skutečností uvedených v platovém výměru, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost zaměstnanci písemně oznámit včetně uvedení důvodů, a to nejpozději v den, kdy změna nabývá účinnosti. Na rozdíl od mzdového výměru, tedy u platového výměru musí být zaměstnanci oznámeny důvody této změny, např. výše jeho platového zařazení nebo jednotlivých uvedených složek platu. To se týká i změny výše osobního příplatku. Na druhé straně neuvedení těchto důvodů nečiní platový výměr, resp. jeho část neplatnou, neboť takový důsledek ze zákona nevyplývá. I při změně uvedených údajů je lhostejné, zda zaměstnavatel vydá nový platový výměr nebo zda provede změnu (dodatek) platového výměru dosavadního.

Informace zaměstnanci
o mzdě nebo platu

Při vzniku pracovního poměru je zaměstnavatel povinen nejpozději do sedmi dnů od vzniku pracovního poměru jednoho měsíce písemně informovat zaměstnance o vymezených právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, pokud nejsou předmětem ujednání v pracovní smlouvě. To platí i o změnách těchto údajů. Tato povinnost se nyní již týká všech pracovních poměru, i pracovních poměrů sjednaných na dobu kratší jeden měsíc. Poslední novela zákoníku práce (účinná od 1. října 2023) zpřísnila a rozšířila zákonnou úpravu obsahu informace o obsahu pracovního poměru. V praxi to znamená, že i při zpracování této informace musí mzdová účetní spolupracovat s personálním oddělením.

Mezi předepsanými údaji je totiž podle § 37 odst. 1 písm. f) ZP údaj o mzdě nebo platu a způsobu odměňování, splatnosti mzdy nebo platu, termínu výplaty mzdy nebo platu, místu a způsobu vyplácení mzdy nebo platu. Tato právní úprava se sice částečně překrývá s právní úpravou mzdového výměru a prakticky zcela se překrývá s právní úpravou platového výměru, jde však o právní úpravu transpoziční, kterou v zákoníku práce musíme mít obsaženou.

U zaměstnanců odměňovaných platem je tak tato povinnost naplněna vydáním platového výměru. Pouze údaj o vyplácení platu u něj není předepsán, nicméně bezhotovostní způsob výplaty platu vyžaduje dohodu se zaměstnancem.

Nejde-li o bezhotovostní výplatu platu ani o hotovostní výplatu na pracovišti, muselo by být dohodnuto jiné místo výplaty, např. pošta při poukazování platu poštovní poukázkou. Pokud by to bylo sjednáno nikoliv se zaměstnancem, ale v kolektivní smlouvě, musel by tento údaj být obsažen v platovém výměru.

U zaměstnanců odměňovaných mzdou přichází informace o mzdě v úvahu v případě, kdy mzda se zaměstnancem není sjednána individuální smlouvou a není ani určena mzdovým výměrem. Jde tedy o případy využití hromadných způsobů stanovení mzdy, tedy kolektivní smlouvy nebo vnitřního předpisu. Nároky zaměstnance jsou v těchto případech stanoveny předem těmito dokumenty, takže zákon umožňuje poskytnutí informace až následně v době jednoho měsíce po vzniku pracovního poměru nebo o příslušné změny údaje. Lze však doporučit, aby písemnou informaci dal zaměstnavatel zaměstnanci co nejdříve, nejlépe hned při vzniku pracovního poměru a bez ohledu na skutečnost, že zaměstnanec musí být podle § 31 ZP již před uzavřením pracovní smlouvy seznámen s podmínkami odměňování a při vzniku pracovního poměru podle § 37 odst. 2 ZP musí být mimo jiné seznámen s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy zaměstnavatele.

Mzdová účetní musí spolupracovat s personálním oddělením i v případě rozvázání pracovních poměrů zaměstnanců

Podle § 313 ZP je zaměstnavatel povinen při skončení pracovního poměru nebo právního vztahu založeného dohodou o pracovní činnosti nebo dohodou o provedení práce, pokud dohoda o provedení práce založila účast na nemocenském pojištění podle jiného právního předpisu anebo pokud byl z odměny z této dohody prováděn výkon rozhodnutí nebo exekuce srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání.

Tato povinnost zaměstnavatele není vázána na žádnou součinnost zaměstnance, není potřebné, aby zaměstnanec o vydání potvrzení žádal, zaměstnavatel nesmí podmiňovat vydání potvrzení např. úhradou zaměstnancem způsobené škody, vrácením pracovních pomůcek apod. Povinnost zaměstnavatele k vydání potvrzení o zaměstnání je vztažena pouze k zaměstnanci, proto ji zaměstnavatel nemůže splnit tím, že potvrzení vydá např. novému zaměstnavateli zaměstnance, manželce zaměstnance nebo jiné osobě. Potvrzení o zaměstnání (s údajem o tom, zda byl nařízen výkon rozhodnutí srážkami mzdy, kterým soudem a v čí prospěch) musí zaměstnanec podle § 294 odst. 1 OSŘ předložit novému zaměstnavateli.

Zákon nestanoví, kdy přesně má být potvrzení zaměstnanci vydáno. Vzhledem k tomu, že potvrzení má být vydáno „při“ skončení zaměstnání a jde o potvrzení „o“ zaměstnání, může zaměstnavatel svoji povinnost splnit teprve v souvislosti se skončením pracovního poměru, teprve když má vědomost o tom, že pracovní poměr zaměstnance končí a kdy končí, může uvést do potvrzení všechny údaje uvedené v § 313 odst. 1 písm. a) až f) ZP. Na uvedeném závěru nemůže nic změnit ani skutečnost, že se zaměstnanec nebo zaměstnavatel případně domáhají v soudním řízení podle § 72 ZP určení neplatnosti rozvázání pracovního poměru.

Dokud není soudem pravomocně rozhodnuto o tom, že rozvázání pracovního poměru je neplatné, považuje se rozvázání pracovního poměru za jednání perfektní a pracovní poměr skončený ke dni, kdy měl skončit podle právního jednání, které je u soudu napadeno.

V potvrzení o zaměstnání zaměstnavatel musí uvést jen ty skutečnosti, jež jsou uvedeny v § 313 odst. 1 písm. a) až f) ZP. Samozřejmou podmínkou je, že podání této informace přichází vůbec v úvahu (např. údaje o posouzení nejvyšší přípustné expozice). Požadavek na uvedení údaje o srážkách mzdy – písm. e) nespecifikuje, o jaký důvod srážek ze mzdy nebo platu se má jednat. Zaměstnavatel proto tento údaj bude uvádět i v případě dohody o srážkách mzdy podle § 327 ZP pro oprávněného, kterým je zaměstnavatel. I v případech, že podání některého z údajů uvedených pod písm. a) až f) nepřichází vůbec v úvahu, měl by zaměstnavatel alespoň stručně uvést, že zákonem předpokládaný údaj u zaměstnance nenastal.

Není však vyloučeno, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na tom, že v potvrzení o zaměstnání budou uvedeny ještě další údaje, jiné než ty, co jsou uvedeny § 313 odst. 1 písm. a) až f) ZP, nemohou se však dohodnout o tom, že některé z údajů uvedených pod písm. a) až f) zaměstnavatel v potvrzení neuvede.

Oddělené potvrzení pro odcházející zaměstnance

Podle § 313 odst. 2 ZP platí, že zaměstnavatel je povinen na žádost zaměstnance při skončení pracovního poměru uvést v odděleném potvrzení údaje o výši průměrného výdělku, o tom, zda pracovní poměr, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti byly zaměstnavatelem rozvázány z důvodu porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem nebo z důvodu porušení jiné povinnosti zaměstnance podle § 301a ZP zvlášť hrubým způsobem, a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti.

Tyto údaje nikdy nemohou být součástí potvrzení podle § 313 odst. 1 ZP. Údaj o důvodu skončení pracovního poměru se vztahuje jen ke skončení pracovního poměru okamžitým zrušením podle § 55 odst. 1 písm. b) ZP, výpovědí podle § 52 písm. g) ZP, byly-li u zaměstnance dány důvody, pro které by s ním zaměstnavatel mohl okamžitě zrušit pracovní poměr podle § 55 odst. 1 písm. b) ZP a výpovědí podle § 52 písm. h) ZP, nikoliv v případě, byly-li u zaměstnance dány důvody, pro které s ním zaměstnavatel mohl zrušit pracovní poměr podle § 55 odst. 1 písm. a) ZP.

Pro mzdovou účetní v tomto případě vzniká povinnost vypočítat a stanovit průměrný výdělek zaměstnance.

Klasickou povinností mzdové
účetní je zpracování mzdového listu všem zaměstnancům

Mzdový list se musí vést za všechny poplatníky (zaměstnance), kterým zaměstnavatel sráží zálohu na daň i srážkovou daň. Vedle toho se musí vést rekapitulace o sražených zálohách a dani sražené podle zvláštní sazby daně za každý kalendářní měsíc i za celé zdaňovací období.

Na základě žádosti zaměstnance je mzdová účetní povinna do 10 dnů od podání žádosti vystavit potvrzení o souhrnných údajích uvedených ve mzdovém listě, které jsou rozhodné pro výpočet základu daně, daně, záloh, pro poskytnutí slevy ba dani podle § 35ba ZDP.

Zaměstnavatel neboli plátce daně je povinen vydat správci daně vyúčtování daně z příjmu ze závislé činnosti do 2 měsíců po uplynutí kalendářního roku. Pokud plátce daně podává toto Vyúčtování elektronicky, je lhůta pro podání do 20. března. Lhůtu pro podání Vyúčtování daně z příjmů ze závislé činnosti však nelze prodloužit.

Plátce daně je také povinen podat místně příslušnému správci daně tiskopis Vyúčtování daně z příjmu vybírané srážkou podle zvláštní sazby nejpozději do 3 měsíců po uplynutí kalendářního roku, ani tuto lhůtu nelze prodloužit. Náležitosti mzdového listu upravuje § 38j odst. 2 ZDP.

Mzdový list musí pro účely daně obsahovat

•    poplatníkovo jméno i dřívější,

•    rodné číslo, a u daňového nerezidenta datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód státu, jehož je daňovým rezidentem,

•    bydliště a u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem,

•    jméno a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani a daňové zvýhodnění a dále výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání,

•    den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem, den ukončení zaměstnání v ČR,

•    za každý kalendářní měsíc

-   úhrn zúčtovaných mezd bez ohledu, zda jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,

-   částky osvobozené od daně z úhrnu zúčtovaných mezd,

-   základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,

-   vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,

-   povinné pojistné z úhrnu zúčtovaných mezd,

-   měsíční slevu na dani a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,

-   měsíční daňové zvýhodnění, měsíční slevu na dani, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani,

-   skutečně sraženou zálohu.

•    součet údajů za zdaňovací období uvedených výše a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů,

•    údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění.

ZÁKON č. 262/2006 Sb.
zákoník práce

§ 313

(1) Při skončení pracovního poměru nebo právního vztahu založeného dohodou o pracovní činnosti nebo dohodou o provedení práce, pokud dohoda o provedení práce založila účast na nemocenském pojištění podle jiného právního předpisu¹¹⁴⁾ anebo pokud byl z odměny z této dohody prováděn výkon rozhodnutí nebo exekuce srážkami ze mzdy, je zaměstnavatel povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání a uvést v něm

a) údaje o zaměstnání, zda se jednalo o pracovní poměr, dohodu o provedení práce nebo dohodu o pracovní činnosti a o době jejich trvání,

b)  druh konaných prací,

c)  dosaženou kvalifikaci,

d)  odpracovanou dobu a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,

e)  zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, který orgán srážky nařídil, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky,

f) údaje o započitatelné době zaměstnání v I. a II. pracovní kategorii za dobu před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění.

(2) Údaje o výši průměrného výdělku, o tom, zda pracovní poměr, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti byly zaměstnavatelem rozvázány z důvodu porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem nebo z důvodu porušení jiné povinnosti zaměstnance podle § 301a zvlášť hrubým způsobem, a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti je zaměstnavatel povinen uvést na žádost zaměstnance v odděleném potvrzení.

§ 301a

Jiné povinnosti zaměstnanců

Zaměstnanci jsou v době prvních 14 kalendářních dnů trvání dočasné pracovní neschopnosti povinni dodržovat stanovený režim dočasně práce neschopného pojištěnce, pokud jde o povinnost zdržovat se v době dočasné pracovní neschopnosti v místě pobytu a dodržovat dobu a rozsah povolených vycházek podle zákona o nemocenském pojištění.