Konec roku ve mzdové účtárně

Ve mzdové účtárně je období konce roku důležité, protože se musí uzavřít nejen roční účetnictví podniku, ale musí se uzavřít veškeré evidenční údaje zaměstnanců, a těch také není málo. Jaké jsou nejdůležitější povinnosti mzdové účetní koncem roku?

Povinnosti vůči odcházejícím zaměstnancům

Mzdová účetní musí spolupracovat s personálním oddělením koncem roku v případě rozvázání pracovních poměrů zaměstnanců.

,Povinnost zaměstnavatele vydat zaměstnanci při skončení pracovněprávního vztahu potvrzení o zaměstnání se vztahuje na všechny zaměstnance zaměstnavatele bez ohledu na to, jaké je jejich zařazení, zda pracovali v pracovním poměru, na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti, a jakým způsobem a proč jejich pracovní poměr vznikl a skončil. Tato povinnost zaměstnavatele není vázána na žádnou součinnost zaměstnance, není potřebné, aby zaměstnanec o vydání potvrzení žádal, zaměstnavatel nesmí podmiňovat vydání potvrzení např. úhradou zaměstnancem způsobené škody, vrácením pracovních pomůcek apod. Povinnost zaměstnavatele k vydání potvrzení o zaměstnání je vztažena pouze k zaměstnanci, proto ji zaměstnavatel nemůže splnit tím, že potvrzení vydá např. novému zaměstnavateli zaměstnance, manželce zaměstnance nebo jiné osobě. Potvrzení o zaměstnání (s údajem o tom, zda byl nařízen výkon rozhodnutí srážkami mzdy, kterým soudem a v čí prospěch) musí zaměstnanec podle § 294 odst. 1 OSŘ předložit novému zaměstnavateli.

Zákon nestanoví, kdy přesně má být potvrzení zaměstnanci vydáno. Vzhledem k tomu, že potvrzení má být vydáno „při“ skončení zaměstnání a jde o potvrzení „o“ zaměstnání, může zaměstnavatel svoji povinnost splnit teprve v souvislosti se skončením pracovněprávního vztahu, teprve když má vědomost o tom, že pracovněprávní vztah zaměstnance končí a kdy končí, může uvést do potvrzení všechny údaje uvedené v § 313 odst. 1 písm. a) až f) ZP. Na uvedeném závěru nemůže nic změnit ani skutečnost, že se zaměstnanec nebo zaměstnavatel případně domáhají v soudním řízení podle § 72 ZP určení neplatnosti rozvázání pracovního poměru. Dokud není soudem pravomocně rozhodnuto o tom, že rozvázání pracovního poměru je neplatné, považuje se rozvázání pracovního poměru za jednání perfektní a pracovní poměr skončený ke dni, kdy měl skončit podle právního jednání, které je u soudu napadeno.

V potvrzení o zaměstnání zaměstnavatel musí uvést jen ty skutečnosti, jež jsou uvedeny v § 313 odst. 1 písm. a) až f) ZP. Samozřejmé je, že podání jiných informací nepřichází vůbec v úvahu (např. údaje o posouzení nejvyšší přípustné expozice). Požadavek na uvedení údaje o srážkách mzdy – písm. e) zákon nespecifikuje, nespecifikuje tedy o jaký důvod srážek ze mzdy, platu nebo odměny z dohody se má jednat. Zaměstnavatel proto tento údaj bude uvádět i v případě dohody o srážkách mzdy podle § 327 ZP pro oprávněného, kterým je zaměstnavatel. I v případech, že podání některého z údajů uvedených pod písm. a) až f) nepřichází vůbec v úvahu, měl by zaměstnavatel alespoň stručně uvést, že zákonem předpokládaný údaj u zaměstnance nenastal.

Není však vyloučeno, aby se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodli na tom, že v potvrzení o zaměstnání budou uvedeny ještě další údaje, jiné než ty, co jsou uvedeny § 313 odst. 1 písm. a) až f) ZP, nemohou se však dohodnout o tom, že některé z údajů uvedených pod písm. a) až f) zaměstnavatel v potvrzení neuvede.

Oddělené potvrzení pro odcházející zaměstnance

Podle § 313 odst. 2 ZP platí, že zaměstnavatel je povinen na žádost zaměstnance při skončení pracovněprávního vztahu uvést v odděleném potvrzení údaje o výši průměrného výdělku, o tom, zda pracovní poměr, dohoda o provedení práce nebo dohoda o pracovní činnosti byly zaměstnavatelem rozvázány z důvodu porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem nebo z důvodu porušení jiné povinnosti zaměstnance podle § 301a ZP zvlášť hrubým způsobem, a o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti.

Tyto údaje nikdy nemohou být součástí potvrzení podle § 313 odst. 1 ZP. Údaj o důvodu skončení pracovního poměru se vztahuje jen ke skončení pracovního poměru okamžitým zrušením podle § 55 odst. 1 písm. b) ZP, výpovědí podle § 52 písm. g) ZP, byly-li u zaměstnance dány důvody, pro které by s ním zaměstnavatel mohl okamžitě zrušit pracovní poměr podle § 55 odst. 1 písm. b) ZP a výpovědí podle § 52 psím. H) ZP, nikoliv v případě, byly-li u zaměstnance dány důvody, pro které s ním zaměstnavatel mohl zrušit pracovní poměr podle § 55 odst. 1 písm. a) ZP.

Pro mzdovou účetní v tomto případě vzniká povinnost vypočítat a stanovit průměrný výdělek zaměstnance.

Každá mzdová účetní musí přepočítat zaměstnancům nárok na dovolenou

Od 1. ledna 2024 mají nárok na dovolenou i všichni zaměstnanci konající u zaměstnavatele práci na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, dohody o provedení práce. Nesmí nás v praxi mást, že v části deváté zákoníku práce o dovolené se s pojmem „dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr“ nesetkáme. Důvod je jednoduchý, z ustanovení § 77 odst. 2 ZP vyplývá, že ustanovení zákoníku práce týkající se dovolené se na dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr vztahují v plném rozsahu, a proto si v praxi musíme do všech ustanovení části deváté zákoníku práce o dovolené (§ 211 a násl. ZP) dosadit za slovo „pracovní poměr“ slova „nebo dohoda o pracích konaných mimo pracovní poměr“.

Zákon v § 77 odst. 8 ZP stanoví pro účely dovolené u zaměstnance činného na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr tzv. fiktivní pracovní dobu – u zaměstnance pracujícího na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti platí, že pro účely dovolené činí délka týdenní pracovní doby 20 hodin týdně.

Zaměstnanec, který v kalendářním roce pracuje po stejně dlouhou týdenní pracovní dobu (stanovenou týdenní pracovní dobu nebo kratší pracovní dobu), při splnění obou základních podmínek vzniku práva na dovolenou (trvání pracovního poměru, resp. dohody o práci konaní mimo pracovní poměr 52 týdnů v kalendářním roce a odpracování 52násobku týdenní pracovní doby) bude mít právo na dovolenou za kalendářní rok, jejíž délka činí počet hodin příslušné týdenní pracovní doby vynásobených výměrou dovolené v týdnech, tedy počtem týdnů dovolené poskytované za kalendářní rok zaměstnancům daného zaměstnavatele.

Příklad 1

Zaměstnanec pracující po stanovenou týdenní pracovní dobu 40 hodin týdně a při nároku na 4 týdny dovolené má právo na 160 hodin dovolené.

Zaměstnanec při téže délce stanovené týdenní pracovní doby (40 hodin týdně) a při nároku na 5 týdnů dovolené má právo na 200 hodin a zaměstnanec při nároku na 8 týdnů dovolené má právo na 320 hodin dovolené.

Výpočet délky dovolené v kalendářním roce na základě konstantní délky týdenní pracovní doby je jednoduchý a transparentní. Není zatížen rozvrhem týdenní pracovní doby do směn připadajících na týden ani jejich různou délkou (jako tomu bylo do 31. prosince 2020). Proto si ji praxe rychle osvojila a nepůsobí vážné výkladové potíže.

V praxi však ještě působí určité problémy výpočet poměrné části dovolené při nezměněné délce stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší týdenní pracovní doby a výpočet délky dovolené při změně týdenní pracovní doby během kalendářního roku.

Poměrná část dovolené

Zaměstnanci vznikne právo na dovolenou za kalendářní rok při splnění dvou podmínek:

•    pracovněprávní vztah k zaměstnavateli trval nepřetržitě celý kalendářní rok (za nepřetržité trvání pracovněprávního vztahu se podle § 216 odst. 1 ZP považuje i skončení dosavadního a bezprostředně navazující vznik nového pracovněprávního vztahu k témuž zaměstnavateli),

•    zaměstnanec odpracoval (či se za výkon práce pro účely dovolené podle § 348 ZP ve spojení s § 216 odst. 2 a 3 ZP považuje) 52násobek stanovené (kratší) týdenní pracovní doby zaměstnance v daném kalendářním roce.

Nesplní-li zaměstnanec podmínku odpracování 52násobku stanovené (kratší) týdenní pracovní doby (včetně dob, které se za výkon práce považují), bez ohledu na to, zda jeho pracovněprávní vztah trval nebo netrval celý kalendářní rok, vznikne zaměstnanci, za předpokladu, že v daném kalendářním roce odpracuje (nebo se pro účely dovolené považuje za výkon práce) alespoň 4násobek rozsahu svého pracovního úvazku, právo na poměrnou část dovolené za kalendářní rok. Konkrétně se jedná o nárok v rozsahu1/52 dovolené za kalendářní rok za každou jednu naplněnou stanovenou (kratší) týdenní pracovní dobu zaměstnance.

Dovolená, na níž vzniklo právo v příslušném kalendářním roce, se zaokrouhluje na celé hodiny nahoru (§ 216 odst. 5 ZP). Toto pravidlo platí pro všechny druhy dovolené.

Příklad 2

Pokud zaměstnanec se základní výměrou dovolené 4 týdny v kalendářním roce a úvazkem 40 hodin týdně odpracuje v roce 1235 hodin, vznikne mu nárok na poměrnou část dovolené za kalendářní rok v rozsahu 30/52, tj. celkem 93 hodin dovolené.

•    1235 : 40 = 30,875 týdenních pracovních dob – dále se počítá pouze 30 násobků týdenní pracovní doby

•    4 týdny dovolené = 160 hodin dovolené

•    30/52 ze 160 hodin = 92,308 zaokrouhleno 93 hodin dovolené.

Zákoník práce zná v § 213 odst. 5 ZP i postup v opačném případě, tedy když zaměstnanec odpracuje více hodin než je 52násobek jeho stanovené týdenní (kratší) pracovní doby. To v praxi přichází v úvahu zejména u nerovnoměrně rozvržené pracovní doby nebo u pružného rozvržení pracovní doby, kdy vyrovnávací období bude zasahovat do 2 kalendářních let. Zákonná úprava přiznává zaměstnanci nárok na 1/52 dovolené za kalendářní rok za každou jednu další stanovenou (kratší) týdenní pracovní dobu.

Dovolená při změně rozsahu pracovního úvazku

Podle § 212 odst. 4 ZP platí, že dochází-li u zaměstnance v průběhu příslušného kalendářního roku ke změně délky stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší týdenní pracovní doby, přísluší mu za tento rok dovolená v poměru, který odpovídá délce jednotlivých období s rozdílnou délkou stanovené týdenní pracovní doby nebo kratší týdenní pracovní doby.

Toto ustanovení není výkladově jednoznačné. Jasnou odpověď ohledně jeho výkladu a aplikace nedává ani důvodová zpráva. Je pochopitelné, že krátkou dobu účinnosti nové úpravy se nevyjádřily ani soudy.

V aplikační praxi se však používá několik způsobů pro určení rozsahu nároku na dovolenou při změně rozsahu pracovního úvazku zaměstnance v průběhu kalendářního roku. Nejrozšířenější je patrně přístup využívající tzv. váženého průměru, kdy se vychází buď z počtu dnů v jednotlivých obdobích, nebo z počtu týdnů (či jejich částí) v jednotlivých obdobích.

Nárok na dovolenou lze za použití této metody určit takto:

•    v návaznosti na délku jednotlivých období s různým rozsahem pracovního úvazku se určí průměrný rozsah pracovního úvazku v kalendářním roce.

Průměrný rozsah pracovního úvazku je součtem dílčích částí připadajících na jednotlivá období.

Dílčí část se určí jako podíl rozsahu pracovního úvazku v daném období (například 20 hodin týdně) a počtu týdnů za kalendářní rok (52,142 v běžném kalendářním roce, 52,285 v přestupném roce) vynásobený počtem týdnů daného období (například 7,5 týdne),

•    na základě průměrného rozsahu pracovního úvazku se určí základní nárok na dovolenou za kalendářní rok v hodinách.

Základní nárok se určí jako součin základní výměry dovolené za kalendářní rok (například 4 týdny) a zjištěného průměrného rozsahu pracovního úvazku v daném kalendářním roce (například 22,5 hodiny týdně),

•    z celkového počtu odpracovaných hodin za kalendářní rok se zjistí počet naplněných průměrných pracovních úvazků ve smyslu postupu podle první odrážky.

Jde o podíl celkového počtu odpracovaných hodin v kalendářním roce za všechna období a zjištěného průměrného rozsahu pracovního úvazku (například 1 158: 22,5 = 51,467, tzn. pro účely dalšího výpočtu je relevantní 51),

•    nárok na dovolenou v daném kalendářním roce se určí jako podíl dovolené za kalendářní rok ve smyslu postupu podle druhé odrážky a počtu celých týdnů v kalendářním roce (52) vynásobený počtem celých naplněných týdenních dob ve smyslu odrážky třetí.

Převedeno na shora uvedené hodnoty by se jednalo při 4 týdnech dovolené za kalendářní rok o 90 : 52 x 51 = 88,26, tj. 83 hodin dovolené.

Stávající koncepce určení nároku na dovolenou při změně rozsahu pracovního úvazku má určité problémy.

Příklad 3

Zaměstnanec v pracovním poměru se základní výměrou dovolené 4 týdny, jehož pracovní poměr trval celý kalendářní rok, měl sjednán úvazek 40 hodin týdně.

Po odpracování 26násobku stanovené týdenní pracovní doby došlo ke změně úvazku na 10 hodin týdně a zaměstnanec opět odpracoval 26násobek svého pracovního úvazku.

Pokud bude zaměstnanec v daném případě čerpat dovolenou ve druhé polovině roku, bude mu fakticky poskytnuto 10 týdnů pracovního volna. Pokud mu bude na základě § 217 odst. 2 ZP poskytnuta dovolená v rozsahu 160 hodin v první polovině roku, na konci roku mu vznikne vůči zaměstnavateli (§ 222 odst. 4 ZP) dluh za přečerpaných 60 hodin dovolené. Takovou částku nebude možné podle § 147 odst. 1 písm. e) ZP zaměstnanci v plném rozsahu srazit z prosincové mzdy nebo platu, protože bude zdaleka přesahovat dosaženou mzdu nebo plat (rovněž zákonné limity maximální výše srážky). Pokud by se v takovém případě jednalo navíc o pracovní poměr na dobu určitou s dobou trvání do 31. prosince, skončí zaměstnanec pracovní poměr s dluhem vůči zaměstnavateli ve výši neumořené části pohledávky zaměstnavatele z titulu poskytnutí dovolené, na kterou zaměstnanci nevzniklo právo.

Problém by nastal i při opačném sledu událostí, to zn. rozsah pracovního úvazku by byl v první polovině roku nejdříve 10 hodin týdně a následně v druhé polovině roku 40 hodin týdně. Pokud by byla dovolená v rozsahu 100 hodin čerpána až v druhé polovině roku, nebude možné dosáhnout minimální výměry 4 týdnů volna ročně, neboť v tu dobu bude nárok na dovolenou (přepočteno přes rozsah pracovního úvazku v danou chvíli, tj. 40 hodin) odpovídat fakticky 2,5 týdne, což je v rozporu s čl. 7 evropské směrnice 2003/88, která zaručuje zaměstnanci minimální nárok na dovolenou v rozsahu 4 týdnů.

Vrácení náhrady mzdy, platu nebo odměny z dohody při přečerpání dovolené zaměstnancem

Zaměstnanec je na základě § 224 odst. 4 ZP povinen vrátit zaměstnavateli náhradu mzdy, platu nebo odměny z dohody, která mu byla vyplacena za dobu čerpání dovolené, na kterou mu právo nakonec nevzniklo, či jej ztratil. Jinými slovy, dojde-li k přečerpání dovolené, je zaměstnanec povinen zaměstnavateli vrátit náhradu za odpovídající počet hodin přečerpané dovolené.

Zákon rozlišuje dva možné způsoby, jak k přečerpání může dojít:

•    právo na dovolenou zaměstnanci nevzniklo,

•    zaměstnanec právo na dovolenou v důsledku krácení ztratil.

V prvním případě dochází k přečerpání dovolené z toho důvodu, že zaměstnanci nakonec právo na určitý počet hodin dovolené, které čerpal, vůbec nevzniklo. To souvisí zejména s tzv. zálohovým čerpáním dovolené, kdy zaměstnanci může zaměstnavatel určit čerpání dovolené, ačkoliv dosud nesplnil podmínky vzniku práva na dovolenou, lze-li předpokládat, že zaměstnanec tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, případně do konce pracovního poměru. Očekávání zaměstnavatele však nemusí být naplněno, neboť pracovní poměr nebo dohoda o práci konané mimo pracovní poměr může náhle skončit či může nastat dlouhodobější překážka v práci, která se pro účely dovolené nebude považovat za výkon práce nebo se bude považovat za výkon práce pouze v určitém rozsahu. Právo na dovolenou pak v očekávaném rozsahu nevznikne.

Příklad 4

Zaměstnanec si na jaře vyčerpal dovolenou v rozsahu např. 3 týdnů a po návratu z dovolené zvlášť hrubým způsobem porušil pracovní poměr a byl s ním ukončen pracovní poměr.

Zaměstnanci od ledna do dne ukončení pracovního poměru vzniklo právo pouze na 80 hodin dovolené. Vzhledem k tomu, že zaměstnanec vyčerpal 120 hodin, přečerpal tak dovolenou o 40 hodin a je tedy povinen zaměstnavateli vrátit náhradu mzdy, která mu byla vyplacena.

Je třeba upozornit na specifický případ přečerpání dovolené, k němuž může dojít při skončení pracovněprávního vztahu z důvodu úmrtí zaměstnance (pracovní poměr končí automaticky, tzv. ze zákona podle § 48 odst. 4 ZP). V tomto případě právo zaměstnavatele na vrácení náhrady mzdy nebo platu za případnou přečerpanou dovolenou zaniká spolu s dalšími peněžitými právy zaměstnavatele (§ 328 odst. 2 ZP).

V druhém případě dochází k přečerpání dovolené proto, že zaměstnanci právo na dovolenou, kterou čerpal, sice vzniklo, avšak zaměstnanec o toto právo v důsledku krácení dovolené přišel, ztratil jej. Od 1. ledna 2021 je možné krátit zaměstnanci dovolenou pouze za neomluveně zameškanou směnu, takže v praxi bude k těmto případům vrácení náhrady mzdy nebo platu za přečerpání dovolené docházet asi zřídkakdy.

Uspokojení práva zaměstnavatele na vrácení náhrady za dovolenou

Zaměstnanec je povinen vrátit zaměstnavateli náhradu mzdy, platu nebo odměny z dohody za odpovídající počet hodin přečerpané dovolené. Je třeba upozornit, že zaměstnavatel určí náhradu, kterou mu zaměstnanec musí vrátit, nikoliv podle aktuálně zjištěného průměrného výdělku pro období, kdy po něm vrácení náhrady požaduje, nýbrž bude požadovat vrácení náhrady, která byla zaměstnanci skutečně vyplacena za konkrétní přečerpané hodiny dovolené. Je třeba se přitom klonit k názoru, že se jedná o posledně čerpané hodiny dovolené v daném kalendářním roce.

Došlo-li k přečerpání dovolené, měl by se zaměstnavatel se zaměstnancem dohodnout na konkrétním způsobu, jakým bude vyplacená náhrada mzdy, platu nebo odměny z dohody za přečerpanou dovolenou zaměstnancem vrácena.

Zaměstnanec tak např. může se zaměstnavatelem uzavřít dohodu o srážkách ze mzdy či se s ním dohodnout na zaplacení odpovídající částky do určitého data. Pokud zaměstnanec v tomto směru odmítá spolupracovat, je třeba upozornit, že zaměstnavatel je oprávněn i bez souhlasu zaměstnance srazit mu ze mzdy nebo platu nebo odměny z dohody částku odpovídající vyplacené náhradě mzdy, platu nebo odměně z dohody za přečerpanou dovolenou (§ 147 odst. 1 písm. e) ZP). Takový postup je pochopitelně vyloučen v případě, že zaměstnancův pracovněprávní vztah skončil a není z čeho srážku provést. Pokud zaměstnanec odmítá vyplacenou náhradu za přečerpanou dovolenou vrátit, musí ji pak zaměstnavatel případně vymáhat soudní cestou. Problém může v praxi nastat rovněž v případě dlouhodobějších překážek v práci, kdy zaměstnanec u zaměstnavatele nedosahuje příjmů, ze kterých by bylo možné částku srazit (typicky v případě čerpání rodičovské dovolené nebo trvání dočasné pracovní neschopnosti).

Je vyloučeno, aby zaměstnavatel místo toho, aby po zaměstnanci požadoval vrácení náhrady mzdy, platu nebo odměny z dohody za přečerpanou dovolenou, ponížil jeho právo na dovolenou v nadcházejícím kalendářním roce o odpovídající počet hodin přečerpané dovolené. Zálohové čerpání dovolené, na kterou má zaměstnanci teprve vzniknout právo v nadcházejícím kalendářním roce, není možné. Je naprosto neakceptovatelné a zcela v rozporu s právní úpravou, aby zaměstnanec vstupoval do nadcházejícího kalendářního roku se záporným počtem hodin dovolené. Proto v případě, kdy zaměstnanec požaduje dovolenou v období vánočních svátků a již nemá nárok na dovolenou (dovolenou již vyčerpal) je tuto situaci řešit neplaceným volnem nebo dohodou, že zaměstnanec poskytnuté volno např. do měsíce napracuje. Jiné řešení možné není.

JUDr. Eva Dandová