Minimalistická kancelář
– méně nepořádku a trvalá udržitelnost

Mgr. Monika Jakubíková

Je vaše kancelář místem, kde se cítíte dobře, máte všechno, co skutečně potřebujete, nebo se tam ztrácíte pod hromadami papírů, prachu a různých nepotřebných kancelářských potřeb a reklamních předmětů?

DVĚMA DŮLEŽITÝMI INVESTICEMI PŘI UDRŽOVÁNÍ POŘÁDKU a minimalismu v kanceláři jsou skener a skartovačka. Všechny dokumenty, které fyzicky nepotřebujete kvůli nějaké kontrole, si jednou za určité období (týden, měsíc) naskenujte do počítače a zahoďte. Respektive skartujte nebo vytřiďte do sběru. Skartování je velmi důležité u všech dokumentů, na kterých jsou citlivé údaje, které podléhají zákonu o ochraně osobních údajů. Není výjimkou, že se v kanceláři povalují životopisy z rok starého výběrového řízení a různé smlouvy s osobními údaji.

Pokud si můžete vybrat zařízení kanceláře, investujte raději do skříně, kterou můžete zavřít, než do poliček, které jsou sice pěkné na pohled, ale kdokoliv má přístup k vašim věcem a je třeba v nich neustále utírat prach.

NA DŮKLADNÉ PROTŘÍDĚNÍ VŠECH VĚCÍ V KANCELÁŘI je třeba si vyčlenit dostatek času. Postupně proberte všechny papíry, které máte na stole, na poličkách i ve skříních. Rozdělte je na hromádky: nutné odložit, stačí naskenovat a vyhodit, nepotřebné - vyhodit. Určitě vám minimálně polovina papírů ubude.

Pokud máte vytištěné nějaké články nebo elektronické knihy, které si plánujete v budoucnu

přečíst, odložte je bokem, předtím se však zamyslete, zda, pokud jste se k nim rok dva nedostali, jde o něco, co vás opravdu zajímá a v budoucnu se k tomu dostanete, nebo je to jen další papír, který vám zabírá místo. Tady se dostáváme k důležité poznámce - nestačí si dokumenty jednorázově uklidit a od nového týdne najet opět na starý systém a znovu začít na čistý stůl kupit papíry. Pořiďte si na stůl přihrádky nebo nějaký vlastní vyhovující systém a zakládejte si papíry novým způsobem: k vyřízení (např. faktura, kterou je třeba uhradit), důležité - odložit -, a všechny ostatní zrušte, vyhoďte a zeskartujte.

Odebíráte v práci nějaké časopisy, které po přečtení odkládáte? Opravdu se k nim ještě vrátíte, nebo je teď ta správná chvíle dát je do sběru? Často si odkládáme časopisy s legislativou, která se mění tak často, že už rok starý časopis je pro nás zcela nepoužitelný a stejně musíme pátrat na internetu po aktualizované verzi zákona. Nezabírejte si zbytečně místo v kanceláři a zbavte se všeho, do čeho jste se za poslední rok ani nepodívali.

Samostatnou kapitolou v kanceláři jsou kancelářské potřeby. Opravdu potřebujete tři sešívačky, čtyři lepicí pásky, deset zvýrazňovačů a 20 per? Nejsou to věci, které vám jen zabírají místo, hromadí se v zásuvkách a na stole? Udělejte si audit všeho, co v kanceláři máte a zbavte se všech duplicitních věcí, starých nefunkčních per, nepíšících zvýrazňovačů, zaschlých lepidel, odložených disket.

To, co nefunguje, vyhoďte, to, co funguje, můžete vrátit oddělení, které má ve firmě na starosti kancelářské potřeby, nebo pokud jste živnostník, můžete věci darovat do různých organizací, kde je využijí.

V KANCELÁŘI SKLADUJEME I MNOŽSTVÍ REKLAMNÍCH PŘEDMĚTŮ, které nám zbytečně zabírají místo. Visačky z konference, záložky, reklamní pexeso, diář z minulého roku, který jsme nepoužili, ale na něco se ještě může hodit... znáte to? Všechno bez milosti pryč! A při nejbližší konferenci si reklamní pero už ani neberte, pokud ho opravdu nepotřebujete - zanášíte si kancelář dalšími a dalšími předměty.

Pokud jste si už uklidili, nevzdávejte se tohoto systému a pořádku v následujících dnech tím, že začnete fungovat stejným způsobem jako předtím a za měsíc skončíte u starého systému. Udělat pořádek je náročné, ale ještě těžší je udržet ho. Pokud jste při třídění vyhodili všechny nepotřebné věci, půjde vám to mnohem snáz.

ZÁKLADNÍ ZÁSADOU JE, namísto organizování věcí (hledání systému, jak je uložit, zatřídit, založit do barevného pořadače) více vyhazujte. To se týká domova i kanceláře. Většina věcí, které si v životě odložíme s myšlenkou „to se může ještě někdy hodit“, se nám ve skutečnosti už nikdy na nic hodit nebude.

Zkuste při pořádku, minimalismu a efektivitě myslet i na udržitelnost planety a přispět svou troškou snahy. Šetřete elektrickou energií, vypínejte světla či počítač v kanceláři při odchodu domů. Jsou to maličkosti, ale v součtu při větším počtu lidí to můžou být velké kroky.