Minimální VZ zaměstnance

chybný postup zaměstnavatele

Pokud budeme hledat ve zdravotním pojištění opravdu problémovou oblast, pak bude nesporně tímto tématem odvod pojistného zaměstnavatelem za zaměstnance v přímé vazbě na minimální vyměřovací základ. Z tohoto důvodu musí zaměstnavatelé pečlivě dbát na to, aby při výpočtu a odvodu pojistného důsledně postupovali podle zákona. Proč se zaměstnavatel nemůže spolehnout jen na existenci dokladu a kdy je potřebná komunikace se zaměstnancem?

Institut minimální mzdy

zaujímá ve zdravotním pojištění významné postavení, neboť v souvislosti s placením pojistného konkrétně určuje minimální vyměřovací základ zaměstnance, resp. jeho poměrnou část. S účinností od 1. 1. 2023 se zvýšila minimální mzda na 17 300 Kč, proto při stanovení vyměřovacího základu a navazujícím výpočtu výše pojistného vycházejí zaměstnavatelé v roce 2023 z této hodnoty minima. Pokud se na zaměstnance (a tedy i na jeho zaměstnavatele – plátce pojistného) vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu, musí být v roce 2023 odvedeno zaměstnavatelem za rozhodné období kalendářního měsíce pojistné nejméně ve výši 2 336 Kč (13,5 % z 17 300 Kč), případně alespoň z poměrné části tohoto minima v situacích, vyjmenovaných v ustanovení § 3 odst. 9 zákona č. 592/1992 Sb., ve znění p.p.

Pokud zaměstnanec není uveden mezi osobami – výjimkami, které minimální vyměřovací základ dodržet nemusejí, vztahuje se na zaměstnavatele takového zaměstnance povinnost postupovat při výpočtu a odvodu pojistného v přímé vazbě na zákonné minimum 17 300 Kč. Proto by měli zaměstnavatelé věnovat obzvláštní pozornost těm zaměstnancům a situacím, kdy se zúčtovaný hrubý příjem zaměstnance pohybuje kolem minimální mzdy, anebo hodnoty minima nedosahuje.

Nutnost obezřetnosti a předvídavosti

Zabýváme se situací, kdy příjem zaměstnance nedosahuje hodnoty minimálního vyměřovacího základu. Tento zaměstnavatel však současně disponuje potvrzením jiného zaměstnavatele, který za zaměstnance odvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu. Zaměstnavatel s příjmem nižším než minimum správně odvádí pojistné ze skutečně dosaženého příjmu. Je pravdou, že není povinností toto potvrzení průběžně obnovovat, takže může mít dlouholetou platnost. A právě tato skutečnost se stala pověstným kamenem úrazu.

Došlo totiž k tomu, že zaměstnání u zaměstnavatele s příjmem vyšším než minimální mzda skončilo, avšak tato informace se k zaměstnavateli, který odváděl pojistné z příjmu nižšího než 17 300 Kč, nedostala. Po čase se zaměstnanec vyjádřil v tom smyslu, že jiné zaměstnání již dva roky nemá.

Jak musí zaměstnavatel po tomto zjištění postupovat?

Povinnost zaměstnance sdělit zaměstnavateli skutečnost, že jiný zaměstnavatel již za něj neodvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo že toto zaměstnání skončilo, není v zákonech zdravotního pojištění stanovena. A tuto povinnost nemá ani zaměstnavatel. Pro takový případ bych doporučil, aby si zaměstnavatel odvádějící pojistné z příjmu nižšího než minimum v takové (a podobné) situaci nechal od zaměstnance vystavit čestné prohlášení například tohoto znění:

„Čestně prohlašuji, že pokud za mě nebude jiný zaměstnavatel odvádět pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, nebo když toto další zaměstnání skončí, oznámím tuto skutečnost svému zaměstnavateli do osmi kalendářních dnů po skončení kalendářního měsíce, ve kterém některá z těchto skutečností nastala.“

Jinak také řečeno, jedná se o jednu ze situací, kdy je nutností průběžná komunikace mezi zaměstnavatelem (mzdovou účetní/mzdovým účetním) a zaměstnancem. Nikdy není na škodu se čas od času (například při ročním zúčtování) zaměstnanec dotázat, zda u něj příslušná skutečnost nadále trvá.

Zabezpečení odvodu pojistného podle zákona

Od kalendářního měsíce, ve kterém měl zaměstnanec pouze jedno zaměstnání, tak musí zaměstnavatel (odvádějící pojistné z příjmu nižšího než minimální vyměřovací základ) se zpětnou platností zabezpečit odvod pojistného ze stanoveného minima. Zaměstnavatel musí provést za jednotlivé kalendářní měsíce úhradu doplatku pojistného do minima, neboť se stal s ohledem na okolnosti jediným plátcem pojistného za zaměstnance a v rozhodném období jednotlivých kalendářních měsíců nebyl při odvodu pojistného minimální vyměřovací základ dodržen. A vždy musíme mít na zřeteli, že veškeré finanční operace (závazky resp. pohledávky) jsou ve zdravotním pojištění řešeny v rámci promlčecí doby, která je desetiletá.

Součinnost zaměstnavatelů

Zaměstnavatel, který výše zmíněné potvrzení vystavil, by měl případně i vědět, kterému zaměstnavateli bylo toto potvrzení vydáno, neboť třeba právě v situaci, kdy toto zaměstnání skončí, by měl tohoto zaměstnavatele informovat. Jak je však výše uvedeno, není to jeho povinnost. V takovém případě se zpravidla změní podmínky u jiného zaměstnavatele (což je naše situace), pro kterého tak nastupuje povinnost dodržet minimální vyměřovací základ tehdy, pokud se jedná o jediné zaměstnání a zaměstnanec nepatří do žádné z výjimek dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.

Povinnost zaměstnavatele vůči zdravotní pojišťovně

Pokud zaměstnavatel odvádí pojistné z příjmu nižšího než povinné minimum, musí mít vždy k dispozici doklad, který jej bude k takovému postupu opravňovat a tento doklad předloží i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny. Takovým dokladem může být právě zmiňované potvrzení od odvodu pojistného jiným zaměstnavatelem alespoň z minimálního vyměřovacího základu nebo doklad o nároku na „státní kategorii“, čestné prohlášení o skutečnosti, že zaměstnanec je současně OSVČ a platí si alespoň minimální zálohy apod.

Zajištění validity dat v informačním systému zdravotní pojišťovny

Kromě toho, že zaměstnavatel jako plátce pojistného zpětně (zpravidla jednorázově, eventuálně ve splátkách) doplatí dlužné pojistné, podá za jednotlivé kalendářní měsíce opravné Přehledy o platbě pojistného zaměstnavatele, neboť zdravotní pojišťovny musejí disponovat správnými údaji. Pro každou zdravotní pojišťovnu je důležité znát úhrn pojistného, na které mají ze zákona nárok proto, aby mohly být prostřednictvím výdajové stránky systému řádně placeny hrazené služby vykázané smluvními poskytovateli zdravotních služeb. Po navedení opravných Přehledů do informačního systému zdravotní pojišťovny vyplyne u zaměstnavatele porovnáním pohledávek a plateb pojistného částka penále. Evidované penále je zdravotní pojišťovna povinna dlužníkovi vyměřit a v případě jeho nezaplacení vymáhat. O prominutí vyměřeného penále lze zdravotní pojišťovnu vždy požádat, a to v kterékoli fázi vyměřovacího řízení, penále není nutno předem uhradit.

Zaměstnavatelé a zaměstnanci bez minima

Při řešení uvedeného případu jsme vycházeli ze skutečnosti, že u zaměstnance (a zaměstnavatele jako plátce pojistného) musí být dodržen minimální vyměřovací základ. Seznamme se závěrem s některými situacemi, kdy zaměstnavatel nemusí při odvodu pojistného zákonem dané minimum dodržet, což primárně vychází ustanovení § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb., například u zaměstnaných osob, za které je plátcem pojistného stát.

Minimální vyměřovací základ zaměstnance nemusí být dodržen například v těchto případech:

•    zaměstnavatelé si při příjmu nižším než minimální mzda navzájem dokladují výši příjmu tak, aby žádný z nich dopočet a doplatek do minima nemusel provádět, neboť v úhrnu příjmů je v kalendářním měsíci minimální vyměřovací základ dodržen,

•    v případě tzv. nekolidujícího zaměstnání (tj. s příjmem maximálně 8 650 Kč), tedy při zaměstnání osoby, současně registrované na Úřadě práce po celý kalendářní měsíc jako uchazeč o zaměstnání.

V rámci tohoto nekolidujícího zaměstnání již nelze pracovat na základě dohody o provedení práce.

•    zaměstnanec je současně OSVČ a zaměstnavateli formou čestného prohlášení doloží, že jako OSVČ platí alespoň minimální zálohy, což je v roce 2023 částka 2 722 Kč. Kdyby pojištěnec alespoň minimální zálohy neplatil, řeší tuto situaci zdravotní pojišťovna s fyzickou osobou jako podnikatelem.

•    v případě neplaceného volna nebo neomluvené absence, trvajících celý kalendářní měsíc nebo jen část daného měsíce, pokud se jedná o osobu, pro kterou neplatí ve zdravotním pojištění minimální vyměřovací základ dle § 3 odst. 8 zákona č. 592/1992 Sb.

Vyměřovacím základem je u výše uvedených osob (zaměstnanců) vždy skutečně zúčtovaný příjem, který tak může být relevantně i nižší než 17 300 Kč, případně může být i v nulové hodnotě.

V případě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr vzniká pro zaměstnavatele povinnost odvodu pojistného (případně i s nutností dodržet minimální vyměřovací základ) tehdy, pokud:

•    příjem na dohodu o pracovní činnosti činí alespoň 4 000 Kč,

•    příjem na dohodu o provedení práce převyšuje 10 000 Kč.

Také platí, že ve zdravotním pojištění se pro účel vzniku zaměstnání (a posouzení osoby jako zaměstnance) sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele.