Mzdové listy zaměstnanců

Mzdové listy leží na pomezí daní z příjmů a účetnictví, na straně jedné přehledně v závazně jednotné číselné podobě shrnují vše kolem mezd pro účely jejich zdanění, a na straně druhé představují základní účetní doklad pro účtování o mzdách a souvisejících účetních případech. Co všechno je zaměstnavatel (plátce daně) povinen evidovat na mzdovém listě?

POVINNOST VÉST MZDOVÉ LISTY - Podle § 38j odst. 1 ZDP jsou povinni vést mzdové listy všichni zaměstnavatelé, resp. plátci daně pro poplatníky s příjmy ze závislé činnosti podle § 6 ZDP. Přičemž není podstatné, jde-li o živnostníka využívající příležitostně jen jednoho brigádníka na výpomoc formou dohody o provedení práce za pár tisíc, nebo o akciovou společnost s tisícem zaměstnanců včetně členů řídících a kontrolních orgánů. Zákon neomezuje tuto administrativu pouze na údaje o příjmech ze závislé činnosti zdanitelných, zaevidovat je třeba i ty osvobozené od daně. Hlavním úkolem mzdových listů je sice a priori rekapitulace sražených záloh na daň a „srážkové daně“ z mezd, nicméně i přehled osvobozených příjmů může být významný (např. pro ověření podmínky „vlastních příjmů“ pro uplatnění „osobní“ slevy na manžela).

Povinně evidované položky na mzdovém listě

Co všechno je zaměstnavatel (plátce daně) povinen evidovat na mzdovém listě uvádí dále § 38j ZDP:

-    poplatníkovo jméno (rozuměj zaměstnancovo jméno i příjmení), i dřívější,

-    rodné číslo, a u nerezidenta ČR datum narození, číslo a typ dokladu prokazujícího totožnost a kód státu, který jej vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence a kód daného státu,

-    bydliště – přesněji: adresa stálého bytu, a u nerezidenta ČR bydliště ve státě, jehož je daňovým rezidentem,

-    jméno a rodná čísla osob, na něž uplatňuje slevu na dani na manžela a daňové zvýhodnění na děti, výši jednotlivých nezdanitelných částek podle § 15 ZDP, slevy na dani za zastavenou exekuci pohledávky do 1 500 Kč, „osobních“ slev na dani a daňového zvýhodnění na děti s uvedením důvodu jejich uznání,

-    den nástupu poplatníka do zaměstnání a u nerezidenta ČR, den ukončení zaměstnání v České republice.

Za každý kalendářní měsíc je dále nutno o každém poplatníkovi (zaměstnanci) evidovat následujících patnáct údajů podstatných pro výpočet daně z příjmů ze závislé činnosti, a rovněž jejich celkové roční úhrny.

Poznámky:

*   Tyto údaje se uvedou podle způsobu výpočtu zálohy na daň nebo „srážkové daně“ z příjmů ze závislé činnosti.

** Odděleně se uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené „srážkové dani“ z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem České republiky.

*** U zpravidla zahraničního zaměstnance, na kterého se vztahuje povinné zahraniční pojištění stejného druhu jako naše sociální a zdravotní, se uvádějí příspěvky dotyčného poplatníka na toto zahraniční pojištění.

A jestliže plátce daně (zaměstnavatel) poplatníkovi provádí roční zúčtování záloh na daň a daňového zvýhodnění, musí jeho mzdový list obsahovat ještě také údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování. Pozorný čtenář si mohl všimnout, že první evidovaný údaj tabulky podle textu ZDP používá pojem „zúčtovaná mzda“, který ale nedefinuje žádný právní předpis. Naštěstí na toto téma proběhl koordinační výbor – příspěvek č. 393/20.02.13 „Zúčtovaný příjem ze závislé činnosti“, lze najít na webu Finanční správy.

Zmíněný příspěvek vznikl v odezvě na jeden z judikátů Nejvyššího správního soudu, který se zabýval podmínkami, za kterých je odměna (bonus) zaměstnance nárokovou versus nenárokovou složkou mzdy. Přičemž v dané kauze dospěl k závěru, že se jednalo o nárokovou složku mzdy a proto věcně – účetně i daňově – spadá do časově odpovídajícího (minulého) účetního období. Což měl zaměstnavatel coby účetní jednotka realizovat formou dohadné položky pasivní, coby budoucí závazek (dluh) v doposud nejednoznačné výši. Jenže co si počít se zálohou na daň z tohoto budoucího příjmu ze závislé činnosti, když § 38h odst. 1 ZDP – a návazně i mzdový list uvedený výše – uvádí, že základem pro výpočet zálohy na daň je úhrn příjmů zúčtovaných za daný měsíc. Přičemž zaměstnavatel musí (§ 38h odst. 7 ZDP) srazit zálohu na daň při výplatě nebo připsání příjmu k dobru zaměstnanci, avšak provádí-li – zúčtování mezd – měsíčně, vzniká mu tato povinnost ke dni zúčtování mzdy.

Dle autorek příspěvku zaúčtování dohadné položky není považováno za závazek a zaměstnavateli tímto nevzniká povinnost srazit zálohu na daň. Za „zúčtování“ příjmu ze závislé činnosti ve smyslu ZDP považují až den, kdy příjem (mzda) byl zaúčtován jako dluh zaměstnavatele vůči zaměstnanci na účet 331 – Zaměstnanci.

S čímž zástupci finanční správy souhlasili a potvrdili, že ZDP nedefinuje pojem „zúčtovaný příjem“. A dodali (…) pro účely zdravotního pojištění byl v minulosti tento pojem vykládán jako příjem, který je uveden na mzdovém listu zaměstnance. Daňová praxe tuto definici převzala. (…) Dokud nebude definice pojmu v ZDP, nezbývá než zachovat dosavadní praxi a vykládat jej jako „zápis závazku zaměstnavatele vůči zaměstnanci ve výši dlužné mzdy na mzdový list zaměstnance do položky – úhrn zúčtovaných mezd.“ Z důvodů shora uvedených pojem „zúčtovaný příjem“ nelze zaměňovat s pojmem „zaúčtovaný příjem“.

Ing. Martin Děrgel

§ 38h zákona č. 586/1992 Sb.

Vybírání a placení záloh na daň a daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti

(1) Plátce daně vypočte zálohu na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti (dále jen „záloha“) ze základu pro výpočet zálohy. Tato záloha se spravuje jako daň podle daňového řádu. Základem pro výpočet zálohy je úhrn příjmů ze závislé činnosti zúčtovaných nebo vyplacených poplatníkovi za kalendářní měsíc nebo za zdaňovací období, s výjimkou příjmu, který není předmětem daně, který je od daně osvobozen nebo z něhož je daň vybírána srážkou podle zvláštní sazby daně. Základ pro výpočet zálohy do 100 Kč se zaokrouhlí na celé koruny nahoru a nad 100 Kč na celé stokoruny nahoru.

(2) Sazba zálohy činí 15 % pro část základu pro výpočet zálohy do 3násobku průměrné mzdy a 23 % pro část základu pro výpočet zálohy přesahující 3násobek průměrné mzdy. Záloha se vypočte jako součet součinů příslušné části základu pro výpočet zálohy a sazby zálohy pro tuto část základu pro výpočet zálohy.

(3) Zálohy vypočtené podle odstavce 2 se zaokrouhlují na celé koruny nahoru.

(4) Vypočtenou zálohu plátce daně, u kterého poplatník učinil na příslušné zdaňovací období prohlášení podle § 38k odst. 4, nejprve sníží o prokázanou částku měsíční slevy na dani podle § 35ba a následně o prokázanou částku měsíčního daňového zvýhodnění (dále jen „záloha po slevě“).

(5) Plátce daně, u kterého poplatník neučinil na příslušné zdaňovací období prohlášení k dani podle § 38k odst. 4, vypočte zálohu podle odstavců 2 a 3, pokud nejde o příjmy zdaněné daní vybíranou srážkou sazbou daně podle § 36 odst. 2 nebo § 36 odst. 1 písm. a). U poplatníka, který u plátce neučinil prohlášení k dani podle § 38k odst. 4, se při výpočtu zálohy nepřihlédne k měsíční slevě na dani podle § 35ba a k měsíčnímu daňovému zvýhodnění.

(6) K prokázaným nezdanitelným částkám ze základu daně podle § 15 a ke slevě na dani podle § 35 odst. 4 a § 35ba odst. 1 písm. b) přihlédne...