Nové firemní předpisy zaměstnavatele

Bylo by nadsázkou tvrdit, že zaměstnavatel může vydávat vlastní předpisy. Přesto je něco podobného možné. Zákoník práce (dále ZP) č. 262/2006 Sb., ho opravňuje k tomu, aby upravoval práva a povinnosti zaměstnanců vlastními předpisy. Některé z nich musí vydat, k vydání jiných má oprávnění. Zejména současná sociální situace by měla být pro zaměstnavatele důvodem pro jejich úpravu a aktualiazaci. O jaké nejčastější předpisy se jedná a jaká nová práva a povinnosti by v nich měl zaměstnavatel uvést?

OCHRANNÉ PRACOVNÍ PROSTŘEDKY - Podle § 104 odst. 5 ZP musí zaměstnavatel poskytovat ochranné pracovní prostředky (dále OOPP) podle vlastního seznamu zpracovaného na základě četnosti a závažnosti vyskytujících se rizik, charakteru a druhu práce a pracoviště. Jde o vnitřní předpis (vnitrofiremní opatření), který musí vydávat každý zaměstnavatel, i kdyby zaměstnával třeba jen jednoho zaměstnance. Přihlédne nejen ke konkrétním podmínkám pracoviště, ale i k vlastnostem jednotlivých OOPP (§ 104 odstavec 5 ZP). Zhodnocení rizik a úpravu seznamu pro poskytování OOPP provede zaměstnavatel znovu, jakmile dojde ke změnám na pracovišti, které se týkají bezpečnosti a ochrany zdraví při práci v důsledku zavedení nové technologie, vzniku nových nebo změně dosavadních pracovních podmínek. Ochranné prostředky se používají tehdy, nelze-li rizika práce vyloučit nebo dostatečně omezit technickými prostředky nebo opatřeními, metodami a postupy např. organizace práce. Tam, kde přítomnost více než jednoho rizika vyžaduje, aby zaměstnanec používal současně více ochranných prostředků, musí být prostředky vzájemně slučitelné. Zejména v minulém období se objevila nová onemocnění, která si vyžádaly řadu ochranných opatření ze strany zaměstnavatelů ve vztahu k zaměstnancům (např. onemocnění covidem, bolesti zad a trupu, stresové situace na pracovišti apod.). V zájmu předcházení následkům podobných onemocnění by měl zaměstnavatel tyto preventivní podmínky zhodnotit a uvést v podobě ochranných prostředků do nového nebo doplněného předpisu k OOPP pro rok 2023.

Rozsah vybavení

zaměstnanců ochrannými prostředky musí vždy odpovídat povaze vykonávané práce a pracovním podmínkám. Podmínky používání OOPP musí být stanoveny zaměstnavatelem na základě závažnosti a četnosti rizika, charakteristiky pracoviště a parametrů příslušného ochranného prostředku. Tyto podmínky může stanovit též příslušný orgán státního odborného dozoru. Ochranný prostředek je určen pro osobní užívání zaměstnancem. Jeho použití pro více zaměstnanců je možné pouze v případě, že byla učiněna opatření, která zamezí ohrožení přenosnými chorobami. Zaměstnavatel musí předem informovat zaměstnance o rizicích, před kterými ho přidělované ochranné prostředky mají chránit. Zaměstnanci musí být seznámeni s používáním ochranných prostředků. Je-li to vhodné, musí být též provedeno praktické předvedení jejich používání a zaměstnancům musí být zpřístupněny návody vydané k používání těchto prostředků.

Hodnocení zaměstnavatele

Zaměstnavatel před vydáním OOPP musí zhodnotit, zda ochranné prostředky splňují všechny požadavky, jak je vyžadují nové předpisy.

Zhodnocení by mělo obsahovat zejména:

-    analýzu a odhad pracovních rizik, kterým se nelze vyhnout jiným způsobem, než přidělením ochranných prostředků (např. rizika fyzická, chemická, biologická),

-    požadavky na ochranné prostředky z hlediska účinnosti proti daným rizikům (je třeba uvážit též rizika, která tyto prostředky mohou event. představovat samy o sobě),

-    srovnání vlastností vybraných OOPP s uvedenými požadavky na odstranění rizik.

Vyhodnocení rizik pro výběr a použití OOPP by dále mělo zahrnovat jednotlivé části těla (např. hlava, horní a dolní končetiny), které je nutno chránit ochrannými prostředky. Současně by měl zaměstnavatel uvést v předpise (seznamu), který k tomu účelu vydá, jednotlivé ochranné prostředky určené k použití a dále práce a činnosti, které vyžadují poskytování OOPP.

PŘEDPIS K FONDU KULTURNÍCH A SOCIÁLNÍCH POTŘEB - Zaměstnavatelé mohou zaměstnancům poskytovat různé sociální nebo kulturní výhody nebo zaměstnanecké benefity. Podmínky jsou upraveny ve vyhlášce o fondu kulturních a sociálních potřeb č. 114/2002 Sb. (dále jen „FKSP“) nebo v sociálním fondu, který může zřizovat zaměstnavatel podnikatelského typu. K tomu účelu mohou zaměstnavatelé vydat vnitropodnikovou směrnici, v níž rozpracují vyhlášku o FKSP na podmínky vlastního pracoviště. Vyhláška o FKSP se vztahuje na zaměstnance organizačních složek státu a ve státních příspěvkových organizacích a příspěvkových organizacích zřízených územními samosprávnými celky. Ostatní zaměstnavatelé, jako jsou např. obchodní korporace, soukromí podnikatelé apod. mohou pro poskytování sociálních výhod tvořit sociální fond. Pro tvorbu a čerpání tohoto fondu musí tento zaměstnavatel vydat interní předpis, do něhož může zařadit výhody z vyhlášky o FKSP. Tito zaměstnavatelé se také mohou rovnou řídit vyhláškou o FKSP, pokud ji do svého předpisu převezmou.

FKSP je určen k zabezpečování kulturních, sociálních a dalších potřeb podle vyhlášky. Mohou z něj čerpat výhody zaměstnanci v pracovním nebo ve služebním poměru, žáci odborných učilišť, důchodci a rodinní příslušníci. U důchodců platí podmínka, že u zaměstnavatele pracovali při prvém odchodu do důchodu. Za rodinného příslušníka se považuje manžel (manželka), druh (družka), a nezaopatřené děti, které se soustavně připravují na své budoucí povolání, maximálně však do 26 let věku.

Zaměstnancům lze na základě písemné smlouvy poskytnout půjčku na pořízení domu nebo bytu do vlastnictví nebo spoluvlastnictví, na složení členského podílu na družstevní byt a na provedení změny stavby domu nebo bytu, který zaměstnanec užívá pro vlastní bydlení. Dále je možné půjčku poskytnout na koupi bytového zařízení (spotřební předměty, koberce, zařízení domácnosti mladých manželů apod.) a na nesplacený zůstatek půjčky u předchozího zaměstnavatele.

Peněžité dary

Půjčky jsou bezúročné a zaměstnanci je možné poskytnout současně nebo postupně dvě nebo i více půjček. Součet půjček (včetně půjček pro manžela) nesmí přesáhnout částku 100 000 Kč, z toho na koupi bytového zařízení částku 50 000 Kč. Půjčku je nutno uhradit do 10 let od uzavření smlouvy o půjčce a při skončení pracovního poměru nejpozději do 6 měsíců od jeho skončení. V mimořádně závažných případech a při řešení složitých neočekávaných sociálních situací (např. úmrtí v rodině, pracovní úraz apod.), lze poskytnout zaměstnancům nebo jejich nejbližším pozůstalým podle § 11 vyhlášky sociální výpomoc až 30 000 Kč. V případech postižení živelnou pohromou, ekologickou nebo průmyslovou havarií, na územích, na kterých byl vyhlášen nouzový stav, nejvýše 50 000 Kč.

Vyhláška o FKSP umožňuje zaměstnavateli ocenit pracovní aktivitu i pracovní výročí zaměstnanců věcnými nebo peněžitými dary. Je to při pracovních výročích 20 let a každých dalších 5 let trvání pracovního nebo služebního poměru u zaměstnavatele, při životních výročích 50 let a každých dalších 5 let věku a při prvém odchodu do starobního nebo plného invalidního důchodu. Dále za mimořádnou aktivitu ve prospěch zaměstnavatele při poskytnutí osobní pomoci při požáru, živelní události a při jiných obdobných mimořádných případech a za aktivitu humanitárního a so­ciálního charakteru.

Jednotlivý dar není finančně omezen, celková výše darů může však činit nejvýše 15 % z přídělu do fondu na běžný rok, tedy ze 2 %. Podrobnosti si stanoví zaměstnavatel v Zásadách pro používání FKSP, které by měl rovněž pro rok 2023 aktualizovat a v nových pravidlech zohlednit současnou ekonomickou situaci i podmínky na vlastním pracovišti.

VNITŘNÍ PŘEDPIS - ZP v § 305 opravňuje zaměstnavatele k tomu, aby upravoval práva zaměstnanců vlastním vnitřním předpisem, který zvyšuje a rozšiřuje práva zaměstnanců nad tento zákon. Vnitřní předpis může zaměstnavatel vztáhnout nejen na zaměstnance pracující podle pracovní smlouvy, ale i na zaměstnance v dohodě o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Tím se uplatňuje zásada „co není zakázáno, je dovoleno“. Za vnitřní předpis se považuje pouze předpis, kterým zaměstnavatel stanoví práva zaměstnanců výhodněji než ZP. Zejména se jedná o mzdová a platová práva zaměstnanců. Vnitřní předpis, který práva (nároky) zaměstnanců neuvádí, a ani stanovit nemůže, není vnitřním předpisem pro pracovněprávní účely. Zejména mezi ně nepatří písemná opatření zaměstnavatele, vnitrofiremní úkony, řídící akty a metodické postupy, organizační řády a další předpisy, které nestanoví práva, z nichž je oprávněn zaměstnanec. Základním znakem vnitřního předpisu je, že zaměstnanci mohou práva v něm uvedená uplatňovat v krajním případě (nevyhoví–li zaměstnavatel) u soudu, jako ostatní nároky vyplývající ze ZP. To u ostatních vnitřních předpisů zaměstnavatele, které nejsou vydávány podle § 305 ZP, nepřichází v úvahu. Vnitřní předpis musí být písemný, v souladu s právními předpisy, nesmí být vydaný se zpětnou účinností, práva musí v něm být stanovena před začátkem výkonu práce. Musí být vydán nejméně na dobu jednoho roku, ale práva týkající se odměňování mohou být i na dobu kratší. Zaměstnavatel je povinen seznámit zaměstnance s vydáním vnitřního předpisu, jeho změnou nebo zrušením nejpozději do 15 dnů. Vnitřní předpis patří mezi legislativní opatření, které zaměstnavatel nemusí vydávat.

Platnost a účinnost

Je nutno rozeznávat platnost a účinnost vnitřního předpisu. Platný je od jeho vydání (podpisu statutárním orgánem) a účinný je ode dne, na něhož je účinnost stanovena.

Příklad 1

Platnost vnitřního předpisu bude od jeho vydání 1. 3. 2023, ale práva z něho vyplývající mohou zaměstnanci uplatňovat až od jeho stanovené účinnosti, např. od 1. 4. 2023.

ZP v § 305 výslovně zakazuje zaměstnavatelům, aby vnitřní předpis ukládal zaměstnanci povinnosti nebo zkracoval jeho práva stanovená tímto zákonem. Pokud by se zaměstnavatel odchýlil od tohoto zákazu, nepřihlíží se k tomu. Jednalo by se o právní jednání zdánlivé, nicotné, jako by se „nic nestalo.“

Příklad 2

Když by např. zaměstnavatel chybně uvedl ve vnitřním předpise povinnost zaměstnance, aby nastupoval do zaměstnání v určenou dobu a zaměstnanec by to nedodržel, nemůže zaměstnavatel z takového jednání vyvozovat právní důsledky. Je to jednání, k němuž se nepřihlíží.

Práva a nároky zůstávají

Zrušení vnitřního předpisu zaměstnavatelem nemá vliv na trvání a uspokojení práv zaměstnance. Zejména se jedná o mzdová práva, která zrušením předpisu nezanikají. Zaměstnanec je může uplatňovat v promlčecí lhůtě. Právo upravené v pracovněprávních vztazích se promlčí, jestliže nebylo vykonáno v době stanovené v občanském zákoníku. Promlčecí doba je tříletá a běží ode dne, kdy právo mohlo být vykonáno poprvé. K promlčení soud přihlédne jen uplatní-li tuto námitku dužník. Pak nelze právo věřiteli přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží. Na rozdíl od promlčení, které musí účastník uplatnit, aby byl úspěšný ve sporu, k zániku práva uplynutím stanovené doby (prekluzi), soud přihlíží z úřední povinnosti. Uplynula–li lhůta k uplatnění práva, soud toto právo v důsledku prekluze nepřizná. V pracovněprávních vztazích jde jen o několik práv, která podléhají prekluzi, k jejich uplatnění musí tedy dojít ve stanovené lhůtě.

Jedná se např. o:

-    návrh na určení, že se jedná o pracovní poměr na dobu neurčitou (§ 39 odst. 5 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit uplynutím sjednané doby),

-    podání výpovědi z pracovního poměru zaměstnavatelem nebo zrušení pracovního poměru z důvodů porušení pracovních povinností (§ 58 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy se o tomto porušení dověděl),

-    okamžité zrušení pracovního poměru zaměstnancem (§ 59 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy se o důvodech k okamžitému zrušení dozvěděl),

-    neplatnost rozvázání pracovního poměru výpovědí, okamžitým zrušením, zrušením ve zkušební době nebo dohodou (§ 72 ZP – do 2 měsíců ode dne, kdy měl pracovní poměr skončit tímto rozvázáním),

-    odpovědnost zaměstnavatele za škodu na vnesených nebo odložených věcech v zaměstnání (§ 267 odst. 2 ZP – zaměstnanec musí ohlásit tuto škodu zaměstnavateli do 15 dnů ode dne, kdy se o škodě dozvěděl),

-    nesouhlas zaměstnance s obsahem pracovního posudku (§ 315 ZP – zaměstnanec musí uplatnit právo na opravu posudku u soudu do 3 měsíců ode dne, kdy se o jeho obsahu dozvěděl).

Zrušením vnitřního předpisu ovšem nezanikají jen mzdová nebo platová práva zaměstnanců, ale i další pracovněprávní nároky, které byly v předpisu uvedeny.

Příklad 3

Např. nárok na delší dovolenou u tzv. podnikatelských subjektů. Zaměstnavatel uvedl ve vnitřním předpise vydaném na začátku roku, že zaměstnanci mají nárok na šestitýdenní dovolenou, ale před letní sezonou předpis zrušil.

Zaměstnanci tak neměli  možnost si delší dovolenou vyčerpat. Jejich právo na delší dovolenou  zůstává a zrušení vnitřního předpisu na to nemá vliv.

Výběr je na zaměstnanci

Může se stát, že mzdové právo zaměstnance (např. osobní příplatek nebo odměny) upravuje současně smlouva (např. kolektivní) nebo vnitřní předpis. Tento postup by neměl být u zaměstnavatele pravidlem, ale přesto řešení podle § 307 odstavec 2 ZP existuje. Výběr práva (nároku) je na straně zaměstnance. Protože z předpisu vyplývají individuální pracovněprávní nároky pro jednotlivé zaměstnance, může jeho obsah kontrolovat inspektorát práce.

Delší rozsah volna

U tzv. nepodnikatelských subjektů má vnitřní předpis velký význam při stanovení práv a nároků v platové oblasti. Nemůže sice „zvyšovat“ příplatky k platu, které jsou stanoveny ZP bez možnosti navýšení, ale zaměstnavatel (např. obec, město, kraj apod.) může v něm upravovat další nároky zaměstnanců. Jde např. o delší rozsah pracovního volna, poskytování náhrady mzdy při překážkách v práci v případech, kdy to ZP nestanoví jako povinnost zaměstnavateli, náhradu za používání vlastního nářadí zaměstnance, zařízení a předmětů potřebných pro výkon práce, organizování a financování stravování, zrušení povinností zaměstnance k úhradě nákladů při zvýšení kvalifikace, zvýšení odstupného při skončení pracovního poměru, poskytování odchodného v případech, které zaměstnavatel určí, zvýšení práv zaměstnance při prohlubování kvalifikace, zásady pro poskytování osobních příplatků a odměn, úhrada vstupních lékařských prohlídek, zapůjčení služebního mobilu apod.

Pro rok 2023 může zaměstnavatel ve vnitřním předpisu „nabídnout“ a stanovit zaměstnancům např. pracovní volno v podobě tzv. sick days nebo bridge days, náhrady vzniklé zaměstnanci při práci na dálku (home-office), navýšit různé příplatky nad zákonný limit a další práva.

Zaměstnavatelé tzv. podnikatelského typu mohou ve vnitřním předpisu např. stanovit pravidla pro zkrácení pracovní doby podle § 79 odstavec 3 ZP, aniž by se zaměstnancům snižovala mzda. Dále mohou zvýšit i nárok na dovolenou nad zákonnou výměru 4 kalendářních týdnů.

ZA DAŇOVÉ UZNATELNÉ NÁKLADY se podle bodu 5) § 24 odstavec 2 písm. j) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, považují práva zaměstnanců vyplývající z kolektivní smlouvy, vnitřního předpisu zaměstnavatele, pracovní nebo jiné smlouvy, pokud zákon o daních z příjmů nebo zvláštní zákon (např. ZP), nestanoví jinak. Jedná se např. o vyšší odstupné nad zákonný limit, delší rozsah dovolené, odchodné při odvolání z vedoucího místa, různé druhy mzdových příplatků a zvýhodnění, úhrada vstupních lékařských prohlídek, náklady zaměstnavatele na rekvalifikaci nebo zvýšení či prohloubení kvalifikace apod. Znamená to, že jestliže zaměstnavatel zvýší některý mzdový příplatek, např. za práci přesčas, nad limit stanovený ZP, jedná se o daňově uznatelný náklad. A to i v případě, bude–li zvýšený příplatek sjednán v pracovní nebo jiné smlouvě (např. manažerské). Poskytování pracovněprávních nároků nad zákoníkem stanovený limit není jen oprávněním tzv. podnikatelských subjektů. Vyšší nároky, např. platové, jsou však u bývalých nepodnikatelských subjektů limitovány rozpočtovými prostředky. Jedná se např. o zaměstnavatele, jejichž platové prostředky jsou kryty z veřejných rozpočtů, jako např. organizační složky státu, územní samosprávné celky apod.

Předpis k pracovnímu poměru na dobu určitou

V § 39 ZP se uvádí, že nejsou-li u zaměstnavatele ustaveny odbory, může si zaměstnavatel pracovní poměr na dobu určitou bez dalších podmínek stanovit ve svém vnitřním předpise. Předpis, který zaměstnavateli umožní uzavírat pracovní poměry na dobu určitou bez časového omezení, musí obsahovat náležitosti uvedené v § 39 odstavec 4 ZP. To platí jen v případě, že u zaměstnavatele neexistuje odborová organizace. Jinak by musel tyto zákonné podmínky sjednat v písemné dohodě s ní. Za vážné provozní důvody je možné považovat např. organizační a strukturální změny, opatření směřující ke zvýšení efektivnosti práce, snížení výrobních postupů apod. Za důvody spočívající ve zvláštní povaze práce se považují např.: práce sezonního a kampaňového charakteru, okamžitá potřeba zvýšení počtu pracovních sil oproti dřívějšímu stavu, práce vyvolané přírodními a živelními událostmi apod.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 79 zákona č. 262/2006 Sb.

Stanovená týdenní pracovní doba

(1) Délka stanovené týdenní pracovní doby činí 40 hodin týdně.

(2) Délka stanovené týdenní pracovní doby činí u zaměstnanců

a) pracujících v podzemí při těžbě uhlí, rud a nerudných surovin, v důlní výstavbě a na báňských pracovištích geologického průzkumu 37,5 hodiny týdně,

b) s vícesměnným nebo nepřetržitým pracovním režimem 37,5 hodiny týdně,

c) s dvousměnným pracovním režimem 38,75 hodiny týdně.

(3) Zkrácení stanovené týdenní pracovní doby bez snížení mzdy pod rozsah stanovený v odstavcích 1 a 2 může obsahovat jen kolektivní smlouva nebo vnitřní předpis a nesmí ho provést zaměstnavatel podle § 109 odst. 3. Takto zkrácená týdenní pracovní doba je stanovenou týdenní pracovní dobou.

§ 39 zákona č. 262/2006 Sb.

Pracovní poměr na dobu určitou

(1) Pracovní poměr trvá po dobu neurčitou, nebyla-li výslovně sjednána doba jeho trvání.

(2) Doba trvání pracovního poměru na dobu určitou mezi týmiž smluvními stranami nesmí přesáhnout 3 roky a ode dne vzniku prvního pracovního poměru na dobu určitou může být opakována nejvýše dvakrát. Za opakování pracovního poměru na dobu určitou se považuje rovněž i jeho prodloužení. Jestliže od skončení předchozího pracovního poměru na dobu určitou uplynula doba 3 let, k předchozímu pracovnímu poměru na dobu určitou mezi týmiž smluvními stranami se nepřihlíží.

(3) Ustanovením odstavce 2 není dotčen postup podle zvláštních právních předpisů, kdy se předpokládá, že pracovní poměr může trvat jen po určitou dobu.

(4) Jsou-li u zaměstnavatele dány vážné provozní důvody nebo důvody spočívající ve zvláštní povaze práce, na jejichž základě nelze na zaměstnavateli spravedlivě požadovat, aby zaměstnanci, který má tuto práci vykonávat, navrhl založení...