Nové účetní období

Obecným principem a znakem profese účetnictví je fakt, že tato práce nemá V okamžiku, kdy uzavíráme předchozí období, již existuje mnoho dalších dokladů (účetních záznamů) z období následujícího. Důležitým okamžikem je přelom starého a nového účetního období. Tím samozřejmě není myšlen okamžik přelomu starého a nového roku v kalendářním roce či přelom dvou měsíců v hospodářském roce. Za přelom starého a nového účetního období budeme považovat okamžik, kdy „otevíráme“ podmínky informačního systému či účetního software pro možnost pořizování (účtování) účetních záznamů pro nové účetní období.

Pokud jsme použili slovo „otevíráme“, je třeba zdůraznit, že toto otevření není myšleno jako okamžik otevření účetních knih, které je definováno v ČÚS č. 002 Otevírání a uzavírání účetních knih. Otevření účetních knih, ve smyslu převedení počátečních zůstatků rozvahových účtů nastává až po definitivním ukončení předcházejícího období.

Proces zpracování účetní závěrky trvá delší dobu. Z hlediska času běží v okamžiku, kdy pracujeme na účetní závěrce, již nové účetní období, ve kterém je třeba provádět standardní účetní operace a zápisy. Každý z nás tedy stojí před otázkou, jakým způsobem lze toto překrytí řešit, abychom zabezpečili všechny povinnosti, které vyplývají jak z legislativy (např. podávání přiznání DPH vztahující se k novému účetnímu období), tak i z vnitropodnikových potřeb (např. účtování a evidence zásob apod.). Je to náročné a každý účetní je vždy rád, když může staré období uzavřít a opět se plně věnovat již novému, probíhajícímu.

Otevírání nového účetního období

(podmínek pro jeho využívání) obvykle předchází definitivnímu uzavření účetních knih předchozího období. Jak se vypořádat s tímto problémem, časovým nesouladem? Řešení musí vycházet z možností, které nabízí software či informační systém používaný v účetní jednotce. V praxi se nabízí několik postupů a variant, například:

•    Otevřít účetní knihy až po definitivním uzavření knih předchozího roku. Je to nejjednodušší způsob, při kterém se vyskytuje minimální chybovost. Chyby mohou vznikat jedině z nepozornosti či z neadekvátně nastaveného softwaru. Bohužel se tento postup ve většině účetních jednotek nedá aplikovat, protože není možné čekat s účtováním nových účetních dokladů do okamžiku uzavření účetních knih období předchozího.

•    Začít účtovat nové období bez otevření účetních knih – nastavení počátečních zůstatků rozvahových účtů (pokud to účetní software či informační systém umožňuje). Za toto (nové) období lze zjistit výsledek hospodaření. Větší problém nastává v oblasti rozvahových účtů. Nemáme aktuální saldokonto, což působí obtíže při splacení. Nesestavíme rozvahu k datu nového období. Není možné odsouhlasit stav pokladny s hotovostí, bankovních účtů s výpisy. Teprve až v určitém okamžiku (po uzavření účetních knih starého období) se otevřou (převedou či zaúčtují) počáteční stavy nového období. Rozvahové účty se „dopočítají“ a teprve v tomto okamžiku můžeme sestavit rozvahu k určitému termínu nového období se správnými údaji, získáme aktuální saldokonto a správný stav ostatních účtů.

•    Další možnost nabízí otevřít v určitém okamžiku (po zaúčtování většiny účetních operací starého období) účetní knihy s momentálně aktuálním (prozatím konečným) stavem rozvahových účtů starého období. Některé informační systémy umožňují vytvořit dva nezávislé soubory (rozkopírování starého souboru). V tomto případě účetní jednotka účtuje odděleně účetní případy nového a starého období. Lze zjišťovat stav saldokonta, odsouhlasit stav pokladny a bankovních účtů, sestavit rozvahu. Bohužel pouze do okamžiku, než změníme stav starého období zaúčtováním další operace. Podmínkou této varianty je, že pozdější operace otevírání účetních knih (zaúčtování definitivně správných počátečních stavů) nesmí narušit již zaúčtované účetní případy nového období. Některý software nabízí možnost „přepsat“ či „nepřepsat“ údaje v již otevřeném novém období. Určité nesrovnalosti mohou nastat v okamžiku, kdy položkové saldokonto je změněno v rámci starého období a do počátečních stavů se přenese pouze číselný údaj o konečném stavu příslušného účtu. Dojde k rozdílům mezi položkovým (detailním) a celkově vykazovaným saldokontem.

•    Jinou z možností je varianta, která je podobná předchozí s tím rozdílem, že každý účetní případ, který se zaúčtuje do starého souboru (starého období), se musí ručně (zvláštním účetním dokladem) opravit též do počátečních stavů nového souboru. V tomto případě záleží na pečlivosti účetního pracovníka, aby neopomněl zaúčtovat všechny účetní případy starého období jako opravy nového období. Za určitých podmínek zde hrozí nebezpečí nedodržení bilanční kontinuity.

•    Další možností, kterou softwarové produkty nabízejí, je automatický převod či převod na základě pokynu účetního pracovníka v libovolně stanoveném okamžiku. Počáteční stav lze tedy opravit například i po každé jednotlivé účetní operaci do předcházejícího období. Rozvahu, vztahující se k novému účetnímu období, lze sestavit kdykoliv, pouze s tím upozorněním, že konečné stavy předchozího období nemusí být definitivní. Při této variantě některé informační systémy umožňují přenést zvlášť saldokontní účty a odděleně nesaldokontní účty. Výsledek hospodaření bývá řešen buď samostatným přeúčtováním na účet 431, či automatickým zaúčtováním podle dosaženého výsledku předcházejícího období.

Při otevírání účetních knih není možné opomenout účtové skupiny 75 až 79 – podrozvahové účty. I v tomto případě záleží na informačním systému, jakým způsobem je nadefinován status podrozvahových účtů. I u nich je teoreticky možné uzavření a otevření. K tomu by měl být použit evidenční (podrozvahový) účet, který slouží pro zajištění podvojnosti. Některé informační systémy či softwary se podrozvahovými účty nezabývají a nechávají je bez povšimnutí, tzn. bez uzavření a otevření. Jiné naopak v rámci prací uzavírání a otevírání účetních knih zařazují podrozvahové účty jako zvláštní skupinu rozvahových účtů a zpracovávají je obdobným způsobem. V tomto případě je velice důležitá úloha účetního, který by měl mít možnost definovat nastavení systému a řídit si celý proces v rámci závěrkových prací. Úlohu účetního pracovníka považujeme za klíčovou při zavádění nových softwarů či informačních systémů, právě z důvodu zabezpečení všech požadovaných kroků, které proces uzavírání a otevírání účetních knih vyžaduje.

V další části navážeme na popisované téma a pokusíme se zastavit u důležité práce, která se týká nastavení informačního systému na nové účetní období.

Nastavení informačního systému
či softwaru na nové účetní období

musí nastat po okamžiku jeho otevření tak, jak jsme si popsali v předcházející kapitole. V některých případech dochází k automatizovanému nastavování, takže ty šťastlivce, kteří pracují s takovýmto programovým vybavením, požádáme o přeskočení této kapitoly.

Je samozřejmé, že v této oblasti jde o individuální přístup každé účetní jednotky v závislosti na využívaný a používaný software. Není tedy možné na tomto místě provádět zobecňování této problematiky. Nicméně se pokusíme připomenout některé zásady či oblasti, kterých se může daná problematika dotýkat.

Některé systémy požadují „otevření“ nového účetního období, popřípadě rozkopírování dat do nové oblasti. Další důležitou součástí této práce je případné znovuotevření či překopírování využívaných typů dokladů či posouzení na případnou změnu (doplnění či naopak rušení) již nevyužívaných typů dokladů. Obvykle mají tyto doklady nastavené zkratky jejich označení. Tyto zkratky se využívají nejrůznějším způsobem. Obvykle jsou používané tyto zkratky dokladů i jako součást číselného označení (rozsahu číselných řad), popřípadě v jiných souvislostech, jako jsou například odkazy na sestavy, prvotní záznamy, účetní záznamy či jiné skutečnosti. Takovéto zkratky je pak vhodné, včetně způsobu zpracování jednotlivých účetních záznamů, uvést do vnitropodnikové směrnice platné pro dané účetní období.

Významným krokem pro nastavení informačního systému pro nové účetní období jsou číselné řady. Číselné označení účetního dokladu (záznamu) je v drtivé většině účetních software či informačních systémů přiřazováno automaticky. Záleží na filozofii námi používaného programu, v kterém okamžiku je toto číslo přiřazováno účetnímu záznamu (dokladu). V praxi se obvykle vyskytují tyto způsoby:

•    přidělení čísla při zahájení pořizování účetního záznamu,

•    přidělení čísla po ukončení pořizování účetního záznamu,

•    přidělení čísla účetního záznamu je v kompetenci účetního pracovníka.

V prvém případě se číslo dokladu nabízí při zahájení pořizování (kontování, rozúčtování) účetního dokladu. Tento způsob využívá mnoho účetních programů. V praxi bývá nevýhodou, že se může během pořizování účetního záznamu vyskytnout problém či skutečnost, která nám nedovolí ukončit (dopořídit, uložit) daný doklad. Například není možné (bez konzultace s odpovědnou osobou, která není momentálně k dispozici) přiřadit konkrétní středisko či účet, nemáme všechny důležité podklady a doklady k zaúčtování nebo zjistíme další nedostatky účetního dokladu. Nastává otázka, co s nevyčerpaným číslem v číselné řadě. Existuje-li možnost vrátit se k rozpracovanému dokladu později, je možné příslušný doklad dokončit a uložit. Nastává však problém uhlídání všech nedokončených (rozpracovaných) účetních dokladů.

Účetní jednotka musí být schopna prokázat úplnost svého účetnictví také tím, že v jeho účetnictví existují nepřerušované číselné řady. Při zjištění uvedených problémů je třeba kontrolnímu orgánu dokládat, proč jsou číselné řady neúplné. Takovéto „díry“ nesvědčí o důvěryhodnosti účetnictví jako celku.

Uvedený nedostatek zpracovávání účetního záznamu řeší druhý způsob přiřazování čísel účetním dokladům. Ten pracuje s již dokončeným (rozúčtovaným) účetním záznamem, kterému automaticky přiřadí prvé volné číslo v dané číselné řadě. Takovýto doklad je tzv. uložen (zaúčtován) až v okamžiku, kdy účetní pracovník dokončil pořizování záznamu se všemi požadovanými údaji.

Je-li přidělení číselného označení v kompetenci účetního pracovníka, může nastat nemálo problémů. V takových případech je třeba průběžně kontrolovat nepřerušovanost číselného rozsahu. Tento postup zpracovávání účetních dokladů způsobuje větší chybovost a vyžaduje zvýšenou pracnost pro účetní pracovníky. Často je tento způsob doprovázen vedlejší (externí) evidencí čísel v příslušné číselné řadě. Další čísla se tzv. vybírají (nebo přidělují) v knize dokladových řad. I když je v praxi tento způsob možné praktikovat, obecně se nedoporučuje. Jeho využití přichází do úvahy pro speciální operace, které musí být jednoznačně definovány a stanoveny základní zásady pro jeho využívání konkrétními účetními pracovníky.

Pravidlem pro číslování by měla být číselná posloupnost po jednotkách, případně po celých desítkách či stovkách. Opět záleží na zvolené metodice účetní jednotky. Nicméně jednou zvolený postup pro dané účetní období by se neměl v průběhu tohoto období měnit.

Číselné řady je také možné přidělovat jednotlivým dokladům, popřípadě číselný rozsah může být navázán na doklad, například na prvé dvojčíslí. Následující zbytek čísla pak lze nastavit jako číselnou vzestupnou řadou.

Důležitou otázkou, kterou je nezbytné s dostatečným předstihem zodpovědět, je rozsah číselných řad, které účetní program umožňuje použít. Jinými slovy, kolika místné číslo účetního dokladu (záznamu) je. Dlouhá čísla dokladů jsou nevýhodná na jejich identifikaci a dohledávání. Na druhou stranu je třeba říci, že delších číselných rozsahů bývá použito u větších informačních systémů, kde je třeba nastavit číselné řady nejen pro účetní agendu, ale i pro skladovou evidenci, evidenci dlouhodobého majetku, saldokonta, controllingu, mzdové agendy, fakturace, sledování objednávek atd.

Pokud je číselný rozsah menší (kratší číslo dokladu) nebývá nepřekonatelným problémem zapamatovat si dané číslo při jeho využívání v praxi. Na druhou stranu je takovýto účetní software méně použitelný (aplikovatelný) při nastavování více druhů číselných řad. Nastávají také obtíže s vyčerpaností číselných řad určitých dokladů. V takovém případě je třeba zvažovat, jaký rozsah přidělíme jednotlivým dokladům a vycházet z předpokladu, kolik účetních záznamů bude účetní jednotka mít za účetní období.

V praxi se vyskytují i účetní software, které nechávají na uživateli, aby si nadefinoval rozsah číselného využití až při pořizování prvého dokladu. Jinými slovy – uživatel nastaví prvé číslo u určité vnitropodnikové agendy (například přijaté faktury, pokladna apod.) a program automaticky navazuje na toto první zvolené číslo. I v tomto případě je důležité na začátku zvážit, kolik dokladů bude v příslušné řadě asi účtováno (samozřejmě s příslušnou rezervou), abychom „nedostihli“ touto agendou jinou číselnou řadu. Je velice nepříjemné, pokud se ke konci účetního období zjistí, že plánovaný rozsah číselné řady je nedostatečný. Bývá to technicky poměrně náročné navazovat na určitý typ dokladu v jiné dokladové řadě (rozsahu).

Důležitou poznámkou k tomuto tématu je roztříštěnost jednotlivých dokladových řad. Zřejmě každý účetní se setkal se skutečností, kdy v novém účetním období využívá stejných číselných řad, jako v období předešlém, pouze s odlišením období (začíná tzv. od nuly), avšak je třeba doplnit nový typ nebo druh účetního dokladu (záznamu). V tu chvíli je nezbytné „dosadit“ takovouto číselnou řadu do již existujících rozsahů. To bývá v některých případech složité a obtížné. Nastávají dokonce situace, kdy je třeba některé číselné řady tzv. rozdělit, aby se nová řada vešla do stávajícího možného a nabízeného rozsahu, se kterým účetní program pracuje. I zde samozřejmě platí zásada postupovat s rozvahou, abychom na konci účetního období nestáli před problémem vyčerpané číselné řady.

Na počátku nového účetního období by se měly také posoudit označení jednotlivých skladů. Je nezbytné upozornit, že v praxi se v účetních jednotkách vyskytují nejen sklady fyzicky existující, jak jsme při vyslovení slovo „sklad“ zvyklí. Z technického hlediska je třeba často založit tzv. fiktivní sklad, který slouží pro ulehčení technických zápisů do evidence a účtování některých položek či druhů pohybů. Jako příklad lze uvést evidenci nákupních cen nebo sklad hotových výrobků, v případě, kdy účetní jednotka žádný takový sklad fyzicky nemá. Takový sklad se vytváří pro informační systém zpracovávající realizaci výrobků, z důvodu výrobních či technických parametrů.

Další možné nastavení se týká dlouhodobého majetku v případě, pokud tyto číselné rozsahy dlouhodobého majetku souvisí s přidělováním inventárních čísel pro nově zařazované předměty. Inventární čísla především slouží pro snadné identifikování daného majetku, ale mají též funkci kontrolní. Tyto výhody se zúročí zejména v rámci provádění inventarizace. Tyto číselné řady nebývá obvyklé měnit každé účetní období. V podstatě to ani nejde, protože existence dlouhodobého majetku není vázána jen k jednomu účetnímu období.

U menších účetních jednotek se často setkáváme s vágním přístupem k přidělování inventárních čísel. Je možné se setkat i s názorem, že „o všem vědí a mají přehled“. Bývá to samozřejmě krátkozraké a nelze takovýto postoj doporučit.

V praxi se vyskytuje i postup přidělování inventárních čísel ve vazbě na historický vývoj účetní jednotky. Má to své výhody, protože (obzvláště některý) majetek existuje v účetních jednotkách mnoho let a tato čísla přetrvávají bez ohledu na používaný software či informační systém. U nich je obvyklé, že každý používá jinou logiku či nastavení. Přečíslovávat všechen majetek v okamžiku změny informačního systému není často možné či praktické. Historické inventární číslo má pak své opodstatnění.

Samozřejmě to má i jiné souvislosti. V minulosti obvykle bývalo inventární číslo složeno z několika informací. Vedle číselného označení bylo zvykem uvádět i místo uložení (středisko) či zkratku daného majetku. A to je kámen úrazu v době změn legislativy. Připomeňme jen zkratky PPS, DHIM, HIM atd., popřípadě nastavení rozsahů ve vazbě na účetní označení zařazení daného majetku. I to má negativní dopad při změnách (například změnu účtů 028 nebo 018, kdy se číselná řada nastavovala dle těchto účtů, například od 02800001 do 02809999 apod.).

Jako nejrozumnější se jeví přiřazovat číselné řady bez jakékoliv vazby či rozlišení na pojmy, číselné označení účetního zařazení či umístění. Takovéto číselné vyjádření dlouhodobého majetku má pak šanci na přežití jakékoliv účetní změny či reformy, včetně všech updatů a upgradů informačních systémů.

K ostatním údajům, které do této skupiny nastavovaných informací při otevírání nového účetního období lze zařadit, pokud je využívá (pracuje s nimi) informační systém či software, patří například:

•    třídy dlouhodobého majetku,

•    klíče pro účtování příslušné strany (MD – DAL),

•    účetní okruhy (je-li více klientů či účetních jednotek),

•    odpisové klíče,

•    znaky daní (DPH – pozor na legislativní změny!),

•    druhy pohybů (pro správné účtování jednotlivých položek),

•    platební podmínky (jsou-li definovány dle stanovených kódů),

•    oblast ocenění (použití např. účetních či daňových odpisů apod.)

•    atd.

Uvedená problematika, týkající se číselných řad a dalších náležitostí, je závislá od složitosti organizační struktury a používaného informačního systému či účetního programu. V praxi je třeba na tyto záležitosti pamatovat před začátkem nového účetního období, nicméně aktuálnost a správnost údajů je třeba sledovat i v jeho průběhu.

Ing. Vladimír Hruška

§ 17

Otevírání a uzavírání účetních knih

(1) Není-li dále stanoveno jinak, účetní jednotky otevírají účetní knihy

a)  ke dni vzniku povinnosti vést účetnictví,

b)  k prvnímu dni účetního období,

c)  ke dni vstupu do likvidace,

d)  ke dni následujícímu po dni zpracování návrhu na rozdělení likvidačního zůstatku nebo ke dni následujícímu po dni zpracování zprávy o naložení s majetkem podle zvláštních právních předpisů,

e)  ke dni, kterým nastanou účinky rozhodnutí o úpadku nebo ke kterému nastanou účinky rozhodnutí soudu o přeměně reorganizace v konkurs,

f) ke dni následujícímu po dni, kterým nastanou účinky zrušení konkursu,

g)  ke dni, kterým nastanou účinky schválení reorganizačního plánu,

h)  ke dni následujícímu po dni, kterým nastanou účinky splnění reorganizačního plánu,

i) ke dni následujícímu po dni, kterým nastanou účinky splnění plánu oddlužení, nebo

j) ke dni, který pro sestavení zahajovací rozvahy stanoví zvláštní právní předpis.

(2) Není-li dále stanoveno jinak, účetní jednotky uzavírají účetní knihy

a)  ke dni zániku povinnosti vést účetnictví,

b)  k poslednímu dni účetního období,

c)  ke dni předcházejícímu dni vstupu do likvidace,

d)  ke dni zrušení bez likvidace s výjimkou přeměn,

e)  ke dni předcházejícímu dni, kterým nastanou účinky rozhodnutí o úpadku nebo ke kterému nastanou -účinky rozhodnutí soudu o přeměně reorganizace v konkurs,

f) ke dni, kterým nastanou účinky zrušení konkursu,

g)  ke dni předcházejícímu dni, kterým nastanou účinky schválení reorganizačního plánu,

h)  ke dni, kterým nastanou účinky splnění reorganizačního plánu,

i) ke dni, kterým nastanou účinky splnění plánu oddlužení, nebo

j) ke dni, ke kterému stanoví povinnost uzavřít účetní knihy nebo sestavit účetní závěrku zvláštní právní předpis.

(3) Účetní jednotky zúčastněné na přeměně obchodní korporace podle zákona upravujícího přeměny obchodních korporací otevírají účetní knihy k rozhodnému dni přeměny obchodní korporace a vedou účetnictví samostatně od rozhodného dne přeměny ...