O čem musí zaměstnavatel informovat zaměstnance?

Jednou z významných oblastí zákoníku práce č. 262/2006 Sb. (dále ZP), kterou upravila jeho novela č. 281/2023 Sb. s účinností od 1. října 2023, je informování zaměstnanců o obsahu pracovněprávního vztahu. Jaké informace musí zaměstnavatel nově zaměstnanci poskytnout?

Článek 31 Listiny základních práv Evropské unie stanoví, že každý pracovník ¹⁾ má právo na pracovní podmínky respektující jeho zdraví, bezpečnost a důstojnost a na stanovení maximální přípustné pracovní doby, na denní a týdenní odpočinek a na každoroční placenou dovolenou. Nejde však jen o uvedené právní nároky. O těchto aspektech pracovněprávního vztahu by měli být zaměstnanci zaměstnavatelem informováni. Proto byla schválena a vydána směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1152 ze dne 20. června 2019 o transparentních a předvídatelných pracovních podmínkách v Evropské unii.

Účelem této směrnice je zlepšit pracovní podmínky tím, že podpoří transparentnější a předvídatelnější zaměstnání, zajistí přizpůsobivost trhu práce a informovanost pracovníků. Směrnice členským státům EU ukládá, aby povinnosti zaměstnavatelů uvedené v příslušných článcích, zapracovaly do vnitrostátních předpisů do 1. srpna 2022. V podmínkách České republiky se tak stalo až v současné novele ZP.

Směrnice stanoví minimální práva, jež se uplatňují na všechny pracovníky v EU, kteří uzavřeli pracovní smlouvu nebo jsou v pracovněprávním vztahu vymezeném právními předpisy, kolektivními smlouvami nebo zvyklostmi platnými v každém členském státě s přihlédnutím k judikatuře Soudního dvora.

Informace o obsahu pracovního poměru

Poskytování informací je upraveno ve směrnici v čl. 4. Zaměstnavatel poskytne každému pracovníkovi informace požadované podle této směrnice písemně. Musí být poskytovány nebo předány v listinné nebo elektronické podobě. Pokud k nim má pracovník přístup, mohou být uloženy a vytisknuty. Zaměstnavatel si uschová doklad o jejich předání a doručení.

Novela ZP má tyto povinnosti zaměstnavatele upraveny v novém § 37. Zaměstnavatel je povinen písemně informovat o právech a povinnostech zaměstnance vyplývajících z pracovního poměru, jestliže je pracovní smlouva neobsahuje. Tyto informace musí zaměstnavatel poskytnout nejpozději do 7 dní (dříve do 1 měsíce) od vzniku pracovního poměru.

INFORMACE MUSÍ OBSAHOVAT např. jméno zaměstnance a název a sídlo zaměstnavatele, bližší označení druhu a místa výkonu práce, údaj o dovolené a o způsobu určování její délky.

Podle § 37 odst. 1 ZP musí být zaměstnanec na začátku pracovněprávního vztahu zaměstnavatelem dále písemně informován o taxativně vypočtených skutečnostech. Do tohoto ustanovení se doplnil údaj o době trvání a podmínkách zkušební doby, údaj o postupu, který je zaměstnavatel a zaměstnanec povinen dodržet při rozvazování pracovního poměru. Musí být uveden i údaj o poskytovaném odborném rozvoji zaměstnance, o stanovené týdenní pracovní době, o předpokládaném týdenním rozsahu pracovní doby při výkonu práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a o způsobu rozvržení pracovní doby včetně délky vyrovnávacího období, pokud je uplatněno nerovnoměrné rozvržení. Rovněž musí být zaměstnanec informován o rozsahu práce přesčas, o rozsahu minimálního nepřetržitého denního odpočinku a nepřetržitého odpočinku v týdnu a době poskytování přestávky v práci na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo a o účasti na nemocenském a důchodovém pojištění.

Změny informací

V případě, že by došlo ke změnám uvedených údajů, je zaměstnavatel povinen zaměstnance písemně informovat bezodkladně, nejpozději však v den, kdy změna nabývá účinnosti. Tato povinnost se nevztahuje na změny právních předpisů a kolektivních smluv.

Nově je zařazena povinnost informovat o době trvání a podmínkách zkušební doby, o výpovědních dobách a postupu při neplatném rozvázání pracovního poměru.

Informace v elektronické podobě musí být zaměstnanci přístupná, aby měl možnost si ji uložit nebo vytisknout. Zaměstnavatel je povinen uschovat si doklad o předání informace zaměstnanci. Zaměstnavatel informační povinnost může splnit i tím, že odkáže zaměstnance na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Sedmidenní lhůta k informování běží od vzniku pracovního poměru.

Informace při vyslání zaměstnance

V personální praxi jsou problémy s definicí vyslaného zaměstnance. Je nutno vycházet ze směrnice Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2018/957 EU, která změnila a doplnila dřívější směrnici č. 96/71/ES,

Směrnice rozšířila a zpřesnila soubor pracovních podmínek v hostitelském státu, které musejí být zaručeny pracovníkům vyslaným na jeho území bez ohledu na právní předpis, kterým se řídí pracovní smlouva vyslaného pracovníka. Směrnice definuje „vyslaného pracovníka“ (přiděleného) jako pracovníka, který po omezenou dobu vykonává práci na území jiného členského státu než státu, ve kterém obvykle pracuje (čl. 2 odst. 1).

Vysláním zaměstnance na práci do členského státu EU směrnice rozumí:

-    vyslání pracovníků do členského státu na základě smlouvy mezi podnikem, který pracovníky vysílá, a stranou, pro kterou jsou služby určeny, na účet podniku,

-    vyslání pracovníků do provozovny nebo podniku ve skupinovém vlastnictví,

-    pronajmutí pracovníka podnikem poskytujícím dočasné zaměstnání nebo agenturou pro umístění pracovníků uživatelskému podniku sídlícímu nebo provozujícímu činnost v členském státě. Směrnice ve všech uvedených případech stanoví, že musí „po dobu vyslání existovat pracovní poměr mezi vysílajícím podnikem a pracovníkem“.

V tomto směru je tedy právní úprava ČR o vysílání zaměstnanců plně kompatibilní s právem EU (§ 14 zák. č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti a § 319 ZP). Podle délky zaměstnání (pracovního poměru) se rozlišují dvě kategorie zaměstnanců: o krátkodobé vyslání se bude jednat tehdy, jestliže bude kratší než 12 měsíců Je možné vysílání prodloužit o šest měsíců až na 18 měsíců. Bude se jednat o dlouhodobé vysílání. Pak platí, že na vyslaného zaměstnance se budou plně aplikovat pracovní (včetně mzdových) podmínky, které jsouúčinné v členském státě, v němž je práce vykonávána.

Je-li skutečná doba vyslání delší než dvanáct měsíců, členské státy zajistí bez ohledu na právo rozhodné pro pracovní poměr, aby podniky zaručovaly pracovníkům, kteří jsou vysláni na jejich území, na základě rovného zacházení kromě pracovních podmínek také veškeré pracovní podmínky, jež se použijí v členském státě, v němž je práce vykonávána, a jsou stanoveny:

-    právními či správními předpisy nebo

-    kolektivními smlouvami nebo rozhodčími nálezy, které byly prohlášeny za všeobecně použitelné.

Požadavkům směrnic EU odpovídá ustanovení zák.práce v novém § 37a, které obsahuje povinnost zaměstnavatele informovat zaměstnance, kteří jsou vysíláni na území jiného státu. Neobsahuje-li potřebné údaje pracovní smlouva, musí zaměstnavatel písemně informovat zaměstnance např. o státu, v němž má být práce vykonávána, předpokládané době tohoto vyslání, měně, ve které mu bude vyplácena mzda nebo plat, peněžitém nebo věcném plnění poskytovaném zaměstnavatelem v souvislosti s výkonem práce, o tom, zda a za jakých podmínek je zajištěn návrat zaměstnance.

Je-li zaměstnanec vyslán do jiného členského státu Evropské unie k výkonu práce v rámci nadnárodního poskytování služeb, je zaměstnavatel dále povinen písemně informovat zaměstnance o:

-    odměně za práci, na niž má zaměstnanec nárok v souladu s právními předpisy hostitelského členského státu,

-    podmínkách poskytování cestovních náhrad v souvislosti s výkonem práce a dalších plněních poskytovaných zaměstnavatelem v souvislosti s vysláním,

-    odkazu na oficiální celostátní internetovou adresu zřízenou hostitelským členským státem.

Informace mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis.

Zaměstnavatel není povinen zaměstnance informovat v případě, že vyslání zaměstnance nepřesahuje dobu čtyř po sobě jdoucích týdnů.

INFORMOVÁNÍ O SLUŽEBNÍM POMĚRU - V souladu se směrnicí EU o pracovních podmínkách zajišťující zaměstnancům informace o pracovním poměru, byl v souvislosti s novelou ZP novelizován i zákon č. 234/2014 Sb., o služebním poměru. Nově upravuje i informační povinnost zaměstnavatele ve vztahu ke státním zaměstnancům.

Nejpozději s vydáním rozhodnutí o přijetí do služebního poměru a zařazení na služební místo nebo jmenování na služební místo představeného bude služební orgán povinen písemně informovat osobu, která má být přijata do služebního poměru a zařazena na služební místo nebo jmenována na služební místo představeného, např. o:

-    služebním místě a činnostech, jejichž výkon se na služebním místě požaduje,

-    místu pravidelného výkonu služby ve služebním úřadu (dále jen „pracoviště“),

-    době trvání a podmínkách zkušební doby,

-    způsobu odměňování, splatnosti platu, termínu výplaty platu a způsobu vyplácení platu,

-    stanovené týdenní služební době, způsobu rozvržení včetně délky vyrovnávacího období, a o rozsahu služby přesčas,

-    rozsahu minimálního nepřetržitého odpočinku mezi směnami a v týdnu a o poskytování přestávky ve službě na jídlo a oddech nebo přiměřené doby na oddech a jídlo,

-    délce dovolené, popřípadě způsobu nařizování dovolené,

-    podmínkách skončení služebního poměru a o postupu, který je služební orgán a státní zaměstnanec povinen dodržet při skončení služebního poměru, a to včetně postupu při nezákonném skončení služebního poměru apod.

Informace o uvedených skutečnostech mohou být nahrazeny odkazem na příslušný právní nebo služební předpis nebo na kolektivní dohodu, v nichž jsou obsaženy. O změnách těchto skutečností je služební orgán povinen státního zaměstnance písemně informovat bezodkladně, nejpozději však v den, od kterého se změna uplatňuje. Tato povinnost se nevztahuje na změny skutečností uvedených v právních a služebních předpisech a kolektivních dohodách. Služební orgán je povinen poskytnutí informace doložit. V případě poskytnutí informace v elektronické podobě musí být informace přístupná takovým způsobem, aby si ji státní zaměstnanec mohl uložit nebo vytisknout.

Informace v dohodách o práci

Neobsahuje-li dohoda o provedení práce (dále DPP) a dohoda o pracovní činnosti (dále DPČ) informace uvedené v ZP, je zaměstnavatel povinen je sdělit zaměstnanci. Jedná se např. o:

-    název a sídlo zaměstnavatele, je-li právnickou osobou, nebo o jménu, příjmení a adrese zaměstnavatele, je-li fyzickou osobou,

-    bližší označení sjednané práce a místa výkonu práce,

-    o výměru dovolené a o způsobu určování délky dovolené,

-    o dobu trvání a podmínkách zkušební doby, je-li sjednána apod.

Jedná se o nové povinnosti, které jsou do novely ZP zapracovány na základě směrnice EU. Tuto povinnost musí zaměstnavatel splnit do 7 dnů ode dne započetí výkonu práce. Některé informace mohou být nahrazeny odkazem na příslušný první předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis. Proto bude vhodné, když zaměstnavatel uvede v písemném vyhotovení DPČ a DPP odkaz na příslušná ustanovení ZP, která upravují např. překážky v práci apod.

Dohodu o pracovní činnosti nebo dohodu o provedení práce je možné zrušit po vzájemné dohodě obou stran. Další možností je výpověď, kterou je možno podat bez uvedení důvodu s patnáctidenní výpovědní dobou nebo okamžitým zrušením To je však možné jen v případech, kdy okamžitě lze zrušit pracovní poměr, např. pro zvlášť hrubé porušení pracovních povinností, nevyplacení odměny, zdravotní důvody. Zrušení právního vztahu podle DPČ nebo DPP musí být písemné, jinak se k němu nepřihlíží. Účinky zrušení pak nemohou nastat.

V některých případech, které uvádí novela ZP, má zaměstnanec právo na písemnou informaci od zaměstnavatele o důvodech výpovědi a tedy skončení DPČ nebo DPP. Je to tehdy, jestliže se zaměstnanec domníval, že dostal výpověď proto, že se zákonným způsobem domáhal práva na informace při vzniku nebo změně DPČ nebo DPP, práva na rozvržení pracovní doby nebo na odborný rozvoj. Neexistenci těchto důvodů by pak musel zaměstnavatel prokázat.

Významná je „novinka“, která může umožnit zaměstnanci přechod z DPČ nebo DPP do pracovního poměru. Požádá-li zaměstnanec, jehož právní vztahy založené dohodami o provedení práce a dohodami o pracovní činnosti v předchozích 12 měsících v souhrnu u tohoto zaměstnavatele trvaly po dobu nejméně 180 dní, písemně zaměstnavatele o zaměstnání v pracovním poměru, je zaměstnavatel povinen poskytnout mu nejpozději do 1 měsíce odůvodněnou písemnou odpověď. Může být kladná směřující ke sjednání pracovního poměru nebo záporné stanovisko zaměstnavatel odůvodní např. vážnými provozními důvody nebo povahou práce.

Informace před uzavřením pracovní smlouvy

Vedle informačních povinností zaměstnavatele týkající se obsahu pracovního poměru, a které jsou uvedeny v nových ustanoveních § 37 a 37a ZP, zůstává pro praxi aktuální ustanovení § 31 ZP. Řeší povinnosti zaměstnavatele, před uzavřením pracovní smlouvy, tedy než vznikl pracovněprávní vztah. Před uzavřením pracovní smlouvy, nebo před jmenováním na pracovní místo, musí být fyzická osoba, která se uchází o konkrétní zaměstnání, zaměstnavatelem seznámena s právy a povinnostmi, které pro ni z tohoto právního úkonu vyplynou, a s pracovními podmínkami, podmínkami odměňování a specifickými povinnostmi, které z uzavřeného právního vztahu vyplývají ze zvláštních právních předpisů ve vztahu k vykonávané práci. Zaměstnavatele bude zajímat to, zda bude uvažovaný druh práce (pracovní úkoly) zaměstnanec schopen zvládnout a zda bude k výkonu práce všestranně způsobilý. Naproti tomu bude budoucího zaměstnance zajímat, jaké budou u zaměstnavatele pracovní podmínky, jak bude rozvržena pracovní doba a zejména, jak bude za vykonanou práci odměňován. Významné bude i to, zda je u zaměstnavatele uzavřena kolektivní smlouva, která se ho bude také týkat.

Pro budoucího zaměstnance je rovněž důležité, zda zaměstnavatel v rámci pracovních podmínek poskytuje zaměstnancům některé výhody nad rámec stanovený ZP a právními předpisy vydanými k jeho provedení (nad tzv. minimální sociální standard), např. zda je u zaměstnavatele delší dovolená, a jsou-li poskytovány další výhody, třeba tzv. dispoziční volno pro zaměstnance, jako je sick-days nebo bridge days. V poslední době jsou velmi aktuální i tzv. benefity, které mohou být poskytovány zaměstnancům mimo rámec pracovněprávních předpisů.

Písemnou informaci musí dát zaměstnavatel zaměstnanci i tehdy, nebyla-li pracovní smlouva vůbec sjednána, např. pracuje-li zaměstnanec jen podle ústního dojednání. Zaměstnavatel povinnost může splnit i tím, že odkáže zaměstnance na příslušný právní předpis, ovšem jen v údajích, které se týkají dovolené, výpovědní doby, stanovení týdenní pracovní doby a jejího rozvržení. Tuto povinnost nemá při sjednání pracovního poměru na dobu kratší než jeden měsíc.

Zaměstnavatel musí zaměstnance seznámit s právy a povinnostmi, které by pro něj vyplývaly z pracovní smlouvy, s pracovními a mzdovými podmínkami. Rovněž by měl budoucího zaměstnance seznámit s obsahem pracovního řádu, případně vnitřním předpisem nebo kolektivní smlouvou a dalšími vnitrofiremními opatřeními.

KDO INFORMUJE? - Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance přímo, např. prostřednictvím vedoucích zaměstnanců, na pracovní poradě apod. Působí-li u něj odborová organizace nebo rada zaměstnanců či zástupce pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci, má úlohu ulehčenu. Informační povinnost může splnit prostřednictvím těchto orgánů. Např. bude informovat odborový orgán a na něm pak záleží., jaké zvolí formy „přenosu“ informací pro všechny zaměstnance. Vhodný způsob může být např. využití odborové schůze, konference, porady úsekových důvěrníků apod.

Nález Ústavního soudu k zákoníku práce z 12. 3. 2008 připouští, aby vedle sebe na pracovišti působily odborová organizace i rada zaměstnanců. Tomu odpovídá ZP. Podle znění § 276 odstavec 1 ZP působí-i u zaměstnavatele více zástupců zaměstnanců, je zaměstnavatel povinen plnit stanovené povinnosti vůči všem, těmto zástupcům, pokud se zástupci nedohodnou mezi sebou a zaměstnavatelem o jiném způsobu součinnosti. Informování zaměstnanců a projednání s nimi se tak uskutečňuje na partnerské úrovni odpovídající předmětu jednání s ohledem na oprávnění a působnost zástupců zaměstnanců a úroveň řízení.

JUDr. Ladislav Jouza

Poznámka: 1) Při výkladu pojmu „pracovník“ vycházíme z citované směrnice EU.

§ 276 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Zaměstnanci v základním pracovněprávním vztahu uvedeném v § 3 mají právo na informace a projednání. Zaměstnavatel je povinen informovat zaměstnance a jednat s nimi přímo, nepůsobí-li u něj odborová organizace, rada zaměstnanců nebo zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen „zástupci zaměstnanců“). Jestliže u zaměstnavatele působí více zástupců zaměstnanců, je zaměstnavatel povinen plnit povinnosti podle tohoto zákona vůči všem zástupcům zaměstnanců, nedohodnou-li se mezi sebou a zaměstnavatelem o jiném způsobu součinnosti. Informování zaměstnanců a projednání s nimi se uskutečňují na úrovni odpovídající předmětu jednání s ohledem na oprávnění a působnost zástupců zaměstnanců a úroveň řízení.

(2) Zástupci zaměstnanců nesmějí být pro výkon své činnosti znevýhodněni nebo zvýhodněni ve svých právech, ani diskriminováni.

(3) Důvěrnou informací se rozumí informace, jejíž poskytnutí může ohrozit nebo poškodit činnost zaměstnavatele nebo porušit oprávněné zájmy zaměstnavatele nebo zaměstnanců. Za důvěrnou informaci se nepovažuje informace, kterou je zaměstnavatel povinen sdělit, projednat nebo zveřejnit podle tohoto zákona nebo zvláštního právního předpisu. Informace o skutečnostech chráněných podle zvláštních právních předpisů není zaměstnavatel...