Omyly a chyby v personální práci
– jejich řešení

Personální agenda není na pracovišti jednoduchou záležitostí. Její obsah se promítá do dvou směrů: ve vztahu k příslušným zaměstnancům a k vnějším institucím, jako je správa důchodového zabezpečení, zdravotní pojišťovny, finanční úřad apod. Příslušný zaměstnanec (zpravidla personalista) musí tedy v praxi uplatňovat předpisy zakládající práva a povinnosti zaměstnanců. Zejména se jedná o zákoník práce (dále ZP). V ZP se vyskytují ustanovení, která mnohdy nemají jednoznačný výklad. Největší chyby a omyly se projevují v oblasti vzniku pracovního poměru. Jak správně řešit problémové okruhy, s nimiž se v praxi personalisté nejčastěji setkávají?

PODSTATNÉ NÁLEŽITOSTI - V pracovní smlouvě si zaměstnavatel musí sjednat se zaměstnancem všechny podmínky, za kterých bude práce vykonávána. Musí být sjednána písemně s podstatnými náležitostmi: den nástupu do práce, místo nebo místa výkonu práce a druh práce, který bude zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat.

Právě absence písemné formy je nejvážnější nedostatek při vyhotovení pracovní smlouvy. Zákon o inspekci práce č. 251/­2005 Sb., s porušením této povinnosti spojuje velmi citelnou sankci pro zaměstnavatele: možná pokuta až do částky 10 milionu korun (§ 25 odst. 2).Tato sankce přichází v úvahu nejen u ústní pracovní smlouvy, ale i v případě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce, které nebyly uzavřeny písemně.

Souběh funkcí

Za podstatnou náležitost pracovní smlouvy považujeme sjednání druhu práce (pracovní pozici). S účinností zákona č. 90/­2012 Sb., o obchodních korporacích se v této souvislosti stále v praxi objevují problémy, zda statutární zástupce může mít sjednán druh práce s pracovněprávní náplní a současně vykonávat statutární funkci. Před účinností zákona o obchodních korporacích (před 1. lednem 2014) řešil tyto otázky obchodní zákoník v § 66d. Souběh funkce a druhu práce byl možný. Výkladová praxe se ustálila na tom, že souběh je možný i podle současné právní úpravy, i když tato otázka není v předpisech výslovně řešena.

Z judikatury je možné uvést rozsudek Nejvyššího soudu sp.zn. 21 Cdo 496/­2014, který připustil, že např. místopředseda představenstva akciové společnosti může zároveň vykonávat funkci obchodního ředitele téže společnosti. Z tohoto aktuálního rozsudku je zřejmé: „v případě, že obsah pracovního poměru zahrnuje i věci nespadající do obchodního vedení, je souběh funkcí připuštěn. Náplní funkce obchodního ředitele by neměla být stejná činnost, kterou by statutární zástupce vykonával (měl vykonávat) u firmy jako místopředseda jeho představenstva.“

Souběžný výkon funkce statutárního orgánu a druhu práce, který je vymezen pracovněprávními předpisy, je tedy při splnění uvedených podmínek možný.

Odstoupení od pracovní smlouvy

Vyžaduje-li ZP v § 34 odst. 2 pro právní jednání písemnou formu, lze obsah právního jednání změnit projevem vůle v téže nebo přísnější podobě (§ 564 občanského zákoníku č. 89/­2012 Sb. – dále NOZ).

Příklad 1

Změna druhu práce jen písemně, neboť pracovní smlouva musí být písemná, nebo změna ujednání o pracovní pohotovosti, dohoda o změně pracovní smlouvy.

Písemné musí být rovněž odstoupení od pracovní smlouvy zaměstnavatelem, jinak se k takovému jednání nepřihlíží (§ 34 odst. 4 ZP). Odstoupení by v uvedeném případě nenastalo a zaměstnanec by mohl v případném soudním sporu podle § 80 zákona č. 99/­1963 Sb. (občanský soudní rád) uplatňovat návrh na rozhodnutí, že pracovní poměr vznikl.

Faktický pracovní poměr

V praxi jsou případy, kdy fyzická osoba započne pro zaměstnavatele vykonávat práci na základě právního jednání, ačkoliv na základě tohoto jednání nemohl pracovní poměr platně vzniknout. Úmyslem zaměstnavatele ani zaměstnance nebylo uzavřít pracovní poměr, ale jen částečnou pracovní výpomoc. Jedná se o tzv. faktický pracovní poměr. Jestliže nelze, byť i jen na jedné straně dovodit ani existenci mlčky projevené, ale dané vůle uzavřít pracovní smlouvu (dohodu), nemůže na základě faktického dočasného přidělování práce vzniknout pracovní poměr, ale jen dílčí (právem neaprobovaný) faktický vztah. V případě faktického pracovního poměru náleží zaměstnanci mzda, případně náhrada za vykonanou práci a lze ho ukončit bezformálně. Práva se posuzují podle občanského zákoníku (rozsudek Nejvyššího soudu sp.zn. 21 Cdo 2029/­2009). Např. může být ukončen bez dodržení výpovědní doby. Náhrada škody se však řídí ZP.

Konkludentní jednání

Je nutno rozlišit tzv. faktický pracovní poměr od pracovního poměru, který byl uzavřen konkludentním jednáním. Pokud se prokáže, že alespoň jedna smluvní strana měla vůli uzavřít pracovní poměr, jedná se o pracovní poměr sjednaný konkludentním jednáním (zaměstnavatel začal práci přidělovat a zaměstnanec ji vykonával). Z takto uzavřených právních vztahů vyplývají odlišné právní důsledky. V případě faktického pracovního poměru se odpracovaná doba např. nezapočítává do potřebných let pro přiznání důchodu ani pro účely nemocenského pojištění. Jednalo by se o práci „načerno“ zaměstnanec, pokud by pobíral podporu v nezaměstnanosti, by o tuto podporu přišel. Naproti tomu u pracovní smlouvy, která byla sjednána konkludentně, vznikají zaměstnanci všechna práva a nároky, jak vyplývají z pracovněprávního vztahu, včetně účasti na důchodovém a nemocenském pojištění. Chyba je „pouze“ v tom, že zaměstnavatel neuzavřel pracovní smlouvu písemně a tím porušil zákonnou povinnost.

PŘEDSMLUVNÍ POVINNOSTI - Další omyly se objevují v oblasti před uzavřením pracovní smlouvy. Vyjednávání o pracovní smlouvě a tedy i o obsahu případného pracovněprávního vztahu může být vedeno smluvními stranami i tak, že nedojde k příslibu uzavření pracovní smlouvy, tím spíše ke sjednání pracovní smlouvy samotné. Půjde jen o vzájemnou informovanost a zjištění podmínek, za kterých by mohl být pracovní poměr uskutečňován. Uplatní se § 1728 odst. 2 NOZ. Při jednání o uzavření smlouvy si smluvní strany vzájemně sdělí všechny skutkové a právní okolnosti, o nichž ví nebo vědět musí, a to tak, aby se každá ze stran mohla přesvědčit o možnosti uzavřít platnou smlouvu a aby byl každé ze stran zřejmý její zájem smlouvu uzavřít.

O případné náhradě škody by se mohlo uvažovat v případě, že by některá ze stran nesprávně (úmyslně) uváděla při vyjednávání skutečnosti, které jsou podstatné pro konečné rozhodnutí o tom, zda strana smlouvu uzavře či nikoliv. Takové jednání může být posouzeno jako delikt s následkem povinnosti hradit škodu. Např. zaměstnavatel uzavřel pracovní smlouvu se zaměstnancem, který úmyslně nesprávně uvedl délku praxe, získanou kvalifikaci, jazykovou průpravu apod. Ze strany zaměstnance by se mohlo jednat o porušení právní povinnosti, která je stanovena v § 1728 odst. 2 NOZ. Dokazování těchto právních skutečností je však v praxi velmi obtížné.

Mohlo by se však v uvedeném případě jednat o omyl podle § 583 NOZ. Jednal-li někdo v omylu o rozhodující okolnosti a byl-li omyl uveden druhou stranou, je právní jednání neplatné.

JINÉ SMLOUVY A DOHODY - V personálních vztazích mohou být použity i jiné smlouvy a dohody podle NOZ, které zakládají práva a povinnosti zaměstnavatelům i zaměstnancům. Mohou být sjednány např. dohody: mezi zaměstnavatelem a zařízením zdravotní péče (případně lékařem v soukromé praxi) o provádění pracovně–lékařské péče pro zaměstnance, o odvolatelnosti nebo vzdání se vedoucího pracovního místa zaměstnancem, o tom, že zrušení pracovního poměru bude provedeno v určitém předstihu, o sjednání odchodného při skončení pracovního poměru vedle odstupného, o poskytování zaměstnaneckých výhod (benefit) apod. Pracovněprávní vztahy vymezují situace, pro něž nelze předem určovat konkrétní obsah dohody nebo smlouvy. Proto také nejsou v ZP taxativně uváděny.

Podpůrná platnost občanského zákoníku

NOZ je v účinnosti téměř deset let. I když před počátkem jeho účinnosti byl jeho obsah kritizován, dosavadní praxe prokázala opak. NOZ se použije na pracovněprávní vztahy vždy, neobsahuje-li ZP speciální úpravu, a to aniž by bylo třeba zvláštního odkazu.

Není tedy možné, aby například smlouva o nástupu do zaměstnání byla sjednána podle NOZ, stejně jako dohoda o zvýšení nebo prohloubení kvalifikace apod. Podle NOZ je však možné sjednat např. smlouvu s lékařem nebo zdravotnickým zařízením k provádění pracovnělékařské péče, dohodnout manažerskou smlouvu apod.

Úmyslné jednání proti dobrým mravům

V několika ustanoveních ZP (např. v oblasti náhrady škody) se uvádí, že jednání zaměstnavatele nebo zaměstnance nesmí být v rozporu s dobrými mravy. Pojem „dobré mravy“ se objevuje i v OZ. Při právním jednání, které by bylo v rozporu s touto zásadou, stanoví jeho neplatnost. ZP stanoví sankce nejen v případě konkretních porušení příslušných ustanovení účastníky pracovněprávních vztahů, ale i tehdy, nejedná-li zaměstnavatel nebo zaměstnanec v rozporu s právní normou, ale nedodržel zásadu dobrých mravů. V právních předpisech výklad pojmu „dobré mravy“ nenalezneme, jejich obsahem se však několikráte zabýval Nejvyšší soud ČR. S potížemi při výkladu pojmu „dobré mravy“ se často potýkají i personalisté.

Judikatura

Rozsudek Nejvyššího soudu České republiky č. 19/­1998 Sb. rozh.: Podle judikatury se dobrými mravy rozumí „souhrn společenských, kulturních a mravních norem, jež v historickém vývoji osvědčují jistou neměnnost, vystihující podstatné historické tendence, jsou sdíleny rozhodující částí společnosti a mají povahu norem základních. Ekonomickou, právní i sociální integrací nabývají dobré mravy postupně mezinárodního (evropského) charakteru, který postupně převáží nad jejich dosavadním národním (státním) pojetím. V rozporu s dobrými mravy je jednání (právní úkon), které se nepříčí zákonu, ani jej neobchází, ale přesto je z hlediska mravních zásad, na kterých spočívá společnost, nežádoucí“.

V souladu s dobrými mravy má být dále např. výkon práv a povinností zaměstnavatele i zaměstnance. V oblasti náhrady škody každé porušení dobrých mravů nemusí mít za následek vznik odpovědnosti zaměstnavatele za škodu. Zaměstnanec musí prokázat, že šlo o úmyslné porušení dobrých mravů.

Příklad 2

Zaměstnavatel mění vnitřní organizační strukturu. Někteří zaměstnanci se v důsledku jiného uspořádaní stávají nadbytečnými, které musí zaměstnavatel nahradit jinými. Přitom se o jednoho zaměstnance má zvýšit počet zaměstnanců na tomto úseku. Může zaměstnavatel použít výpovědní důvod o nadbytečnosti?

Zaměstnavatel může dát zaměstnanci výpověď mimo jiné i tehdy, stane-li se nadbytečným vzhledem k rozhodnutí zaměstnavatele nebo příslušného orgánu o změně jeho úkolů, technického vybavení, o snížení stavu zaměstnanců za účelem zvýšení efektivnosti práce nebo o jiných organizačních změnách [§ 52 písm. c) ZP]. O reorganizaci či jiných organizačních změnách rozhoduje samostatně zaměstnavatel.

Zaměstnanec bude nadbytečným především proto, bude-li u zaměstnavatele snižován celkový počet zaměstnanců. ZP nestanoví kriteria závazná pro výběr zaměstnanců, s nimiž má být rozvázán pracovní poměr výpovědí. I když jde o snižování celkového počtu zaměstnanců, neprojevuje se nadbytečnost na všech úsecích činnosti zaměstnavatele a není možno z tohoto důvodu propustit kteréhokoliv zaměstnance. Zpravidla jen toho, jehož pracovní činnost je pro zaměstnavatele nadbytečná. Přitom zaměstnavatel není vázán zákonným omezením, který ze zaměstnanců by měl dostat výpověď.

Příklad 3

Rozvázání pracovního poměru pro nadbytečnost není však podmíněno absolutním snížením počtu zaměstnanců. Může k němu dojít i při zvyšování jejich počtu. Zaměstnavateli totiž nezáleží jen na počtu zaměstnanců, ale i na jejich skladbě z hlediska profesí a kvalifikace.

Není tedy vyloučeno, aby při nedostatku zaměstnanců určité profese nebo kvalifikace zaměstnavatel přijímal další pracovní síly při organizačních změnách a zvyšoval jejich počet a zároveň aby měl nadbytek zaměstnanců jiného povolání nebo na jiném úseku pracovní činnosti.

Nadbytečnost zaměstnance je podmínkou platnosti výpovědi z pracovního poměru.

Její splnění je zaměstnavatel povinen prokázat v případném soudním sporu. Soudy nepřezkoumávají výběr zaměstnance, který se stal nadbytečným.

ZP poskytuje oprávnění zaměstnavateli,

aby vedl osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností (§ 312 odstavec 1 ZP). Smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. Zahrnujeme do něj pracovní poměr a dohody konané mimo pracovní poměr. ZP povahu a druh jednotlivých písemností nekonkretizuje, uvádí je obecně jako nezbytné pro výkon práce. Jsou to především písemnosti, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce. Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání.

Příklad 4

Jedná se např. o osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod.), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list – § 313 ZP), posudek o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance – § 314 ZP), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový, případně mzdový výměr) apod. Mezi nezbytné písemnosti nemůžeme zařadit různá písemná podání a stížnosti, kterými se různé osoby obracejí na zaměstnavatele apod.

Podle čl. 15 odst. 1 nařízení GDPR o ochraně osobních údajů, má zaměstnanec právo na přístup k osobním údajům a k informacím. Tedy i k údajům, které jsou uloženy v osobním spise zaměstnance a může požadovat kopii těchto zpracovávaných osobních údajů. Ustanovení § 312 ZP je ve vztahu k čl. 15 GDPR speciálním ustanovením a zaměstnanec může využít povinnost, která je v něm obsažena pro zaměstnavatele, a požadovat fotokopie na jeho náklad.

Úprava posuzování invalidity

„komplikuje“ personální agendu. Zaměstnavatel (např. personalista) musí při sjednávání druhu práce, vymezování pracovních podmínek u invalidního důchodce sledovat a hodnotit stupeň invalidity a jeho schopnost k další práci.

Občan je invalidní, jestliže z důvodu dlouhodobě nepříznivého zdravotního stavu nastal pokles jeho pracovní schopnosti nejméně o 35 %. Pokud pracovní schopnost zaměstnance poklesla nejméně o 35 %, však nejvíce o 49 %, jedná se o invaliditu prvního stupně, poklesla-li nejméně o 50 %, avšak nejvíce o 69 %, jedná se o invaliditu druhého stupně a poklesla-li nejméně o 70 %, jedná se o invaliditu třetího stupně. Zvýšení počtu stupňů invalidity ze dvou na tři přispívá k přesnějšímu členění skupin následků dlouhodobě nepříznivého zdravotního stavu.

Osoby, které byly uznány invalidními v prvním, druhém nebo třetím stupni jsou pro účely zaměstnávání považovány za osoby se zdravotním postižením. Osobami se zdravotním postižením jsou dále osoby, které byly rozhodnutím orgánu sociálního zabezpečení uznány zdravotně znevýhodněnými. Pro zaměstnávání zdravotně postižených osob je důležité posouzení poklesu jejich pracovní schopnosti. To může personalista zjistit z lékařského posudku, který vydává orgán posudkové služby sociálního zabezpečení.

Např. u zaměstnance s poklesem pracovní schopnosti o 70 % se bude hodnotit, zda je schopen vykonávat výdělečnou činnost za zcela mimořádných podmínek. Tuto skutečnost uvede posudkový orgán v rozhodnutí o přiznání invalidního důchodu. Tím také bude vymezeno, za jakých podmínek může invalidní zaměstnanec pracovat. To usnadní i postup zaměstnavatelů při jejich personální činnosti, kdy a za jakých podmínek budou moci zaměstnávat invalidní důchodce.

Vstupní prohlídka

je důležitou povinností zaměstnavatele a je uvedená v § 32 ZP. Budoucí zaměstnanec se ještě před vznikem pracovního poměru musí podrobit vstupní lékařské prohlídce. ZP § 32 ponechává právní úpravu vstupních lékařských prohlídek zvláštnímu právnímu předpisu. Tím je zákon č. 373/­2011 Sb., který vstupní prohlídky upravuje v § 59. Vstupní prohlídka u uchazeče o zaměstnání se uskutečňuje u lékaře, s nímž má zaměstnavatel uzavřenou písemnou smlouvu. Tuto smlouvu musí mít každý zaměstnavatel, byť by třeba zaměstnával jen jednoho zaměstnance. Může být vykonána i u lékaře, u něhož je uchazeč registrován, jestliže by měl zaměstnanec vykonávat práce pouze v kategorii první, kterou určil zaměstnavatel podle § 37 zákona č. 258/­2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví. Podmínky pro zařazování prací do jednotlivých kategorií s ohledem na jejich rizikovost stanoví vyhláška č. 432/­2003 Sb. Jestliže by se uchazeč před vznikem pracovněprávního vztahu nebo obdobného vztahu nepodrobil vstupní prohlídce, považuje se pro zvolenou pracovní činnost za zdravotně nezpůsobilého.

Příklad 5

Nelze však říci, že by pracovní smlouva uzavřená s osobou, která se nepodrobila vstupní lékařské prohlídce, byla neplatná.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 32 zákona č. 262/2006 Sb.

V případech stanovených zvláštním právním předpisem je zaměstnavatel povinen zajistit, aby se fyzická osoba před vznikem pracovního poměru podrobila vstupní lékařské prohlídce.

§ 37 zákona č. 258/2000 Sb.

Kategorizace prací

(1) Podle míry výskytu faktorů, které mohou ovlivnit zdraví zaměstnanců, a jejich rizikovosti pro zdraví se práce zařazují do čtyř kategorií. Kritéria, faktory a limity pro zařazení prací do kategorií stanoví prováděcí právní předpis; hodnocení rizika a minimální ochranná opatření stanoví zvláštní právní předpis. Do kategorie se nezařazují práce prováděné na pracovištích staveb prozatímně užívaných ke zkušebnímu provozu, který nepřekročí jeden rok.

(2) O zařazení prací do třetí nebo čtvrté kategorie rozhoduje příslušný orgán ochrany veřejného zdraví, pokud zvláštní právní předpis) nestanoví jinak. Žádost předkládá osoba, která zaměstnává fyzické osoby v pracovněprávních nebo obdobných pracovních vztazích (dále jen "zaměstnavatel"), a to do 30 kalendářních dnů ode dne zahájení výkonu prací. Práce do druhé kategorie zařazuje zaměstnavatel, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak, a to do 30 kalendářních dnů ode dne zahájení jejich výkonu, změny podmínek odůvodňující zařazení práce do druhé kategorie, nebo do 10 dnů ode dne vykonatelnosti rozhodnutí orgánu ochrany veřejného zdraví vydaného podle odstavce 5. Ostatní práce na pracovištích zaměstnavatele, které nebyly takto zařazeny, se považují za práce kategorie první.

(3) Zaměstnavatel v žádosti o zařazení práce do kategorie uvede

a) označení práce,

b) název a umístění pracoviště, kde je daná práce vykonávána,

c) výsledky hodnocení expozice fyzických osob vykonávajících danou práci jednotlivým rozhodujícím faktorům pracovních podmínek v charakteristické směně včetně doby trvání této expozice,...