Opravná hlášení zaměstnavatele
ve zdravotním pojištění

Jaký je účel opravných hlášení ve zdravotním pojištění? Kdy může vyplynout pro českého zaměstnavatele povinnost podat opravné Přehledy v souvislosti se členstvím České republiky v Evropské unii? Které opravné kódy používají zaměstnavatelé?

I v právních podmínkách roku 2022 je jednou ze základních zákonných povinností zaměstnavatelů a OSVČ ve zdravotním pojištění pravidelné podávání příslušného tiskopisu nazvaného:

-    „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“, který každý měsíc předkládají zaměstnavatelé, pro příjmovou stránku systému rozhodující plátci všem zdravotním pojišťovnám, jejichž pojištěnce zaměstnávají a

-    „Přehled o výši daňového základu“, který po skončení roku podávají osoby samostatně výdělečně činné tehdy, pokud v předcházejícím kalendářním roce podnikaly (a to třeba jen po část tohoto roku bez ohledu na to, zda byla podnikatelská činnost jediným zdrojem příjmů nebo byla vykonávána souběžně se zaměstnáním), netýká se OSVČ činných v režimu paušální daně.

Smyslem podaných opravných hlášení je trvale zabezpečit relevantnost dat v informačních systémech zdravotních pojišťoven.

Důležitá povinnost zaměstnavatele

Do právní úpravy platné ve zdravotním pojištění bylo ustanovení o povinnosti zaměstnavatele zasílat zdravotním pojišťovnám formulář „Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled) včleněno novelou č. 127/1998 Sb., která nabyla účinnosti dnem 30. 6. 1998. Na základě této novelizace jsou zaměstnavatelé povinni zasílat požadované Přehledy od července 1998, což je z historického hlediska odlišnost například od správy sociálního zabezpečení, kde byly tyto Přehledy vyžadovány již dříve. Je neoddiskutovatelné, že tyto Přehledy představují pro zdravotní pojišťovny zdroj důležitých dat, na jehož základě lze informativně celkem snadno mj. analyzovat platební morálku zaměstnavatele.

Formulář Přehled podává zaměstnavatel zdravotní pojišťovně za příslušný kalendářní měsíc nejpozději do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pokud tento 20. den připadne na sobotu, neděli nebo svátek, lze tento Přehled předat zdravotní pojišťovně ještě nejbližší následující pracovní den. Stejná lhůta platí i pro úhradu pojistného za příslušný kalendářní měsíc.

Přehled podávaný zaměstnavatelem obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců, pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. Do celkového počtu zaměstnanců se zahrnují například i ti zaměstnanci, kterým nebyl v příslušném měsíci, za které se pojistné platí, zúčtován žádný příjem (například nemoc, žena na mateřské nebo osoba na rodičovské dovolené stále vedená jako zaměstnanec apod.). Pokud má zaměstnanec u téhož zaměstnavatele více příjmů, zakládajících účast na zdravotním pojištění, uvádí se takový zaměstnanec do Přehledu pouze jedenkrát, neboť zákon hovoří o počtu zaměstnanců, nikoli o počtu pracovněprávních vztahů. Zaměstnavatelé jsou povinni podávat Přehledy všem zdravotním pojišťovnám, u kterých jsou jejich zaměstnanci pojištěni.

OPRAVNÝ PŘEHLED - Je pravdou, že ať už chybou zaměstnavatele nebo dodatečně provedenou úpravou, která vyplynula z okolností, dochází ke změnám v některém z údajů anebo ve všech údajích, uváděných za daný kalendářní měsíc na příslušném Přehledu. Z tohoto důvodu je zapotřebí oznámit zdravotní pojišťovně nové (správné) údaje, které jsou nutné pro výkon její úřední činnosti.

Zaměstnavatel podává opravný Přehled například v situaci, kdy:

-    nesprávně odvedl pojistné ze skutečné výše příjmu a teprve dodatečně provedl dopočet a doplatek pojistného do minimálního vyměřovacího základu (příjem zaměstnance pracujícího na zkrácený pracovní úvazek činil v roce 2021 stabilně 16 000 Kč, od ledna 2022 zaměstnavatel neprováděl dopočet do zvýšeného minimálního vyměřovacího základu 16 200 Kč),

-    nezahrnul některé plnění do vyměřovacího základu zaměstnance (zaměstnanci bylo poskytnuto nepeněžní bezúplatné plnění podle Vyhlášky o FKSP v hodnotě 4 500 Kč -„nadlimitní“ částka 2 500 Kč podléhá zdanění i odvodu pojistného na zdravotní pojištění, což zaměstnavatel neučinil). Naopak také mohl zaměstnavatel odvést pojistné z plnění, které tomuto odvodu nepodléhalo, například odvedl pojistné z odstupného, na které vznikl nárok podle zákoníku práce, čímž vznikl přeplatek na pojistném.

-    po skončení některé z dohod, která výší příjmu nezaložila vznik zaměstnání, zúčtoval na základě této dohody odměnu a v součtu výše odměny a příjmu v posledním kalendářním měsíci trvání této dohody bylo dosaženo částky potřebné pro vznik zaměstnání (na základě dohody o provedení práce s pravidelným příjmem 10 000 Kč, trvající od 1. 1. 2022 do 30. 4. 2022, je do července zúčtována odměna 2 000 Kč – v měsíci dubnu vznikne zaměstnání, proto se za tento měsíc navýší počet zaměstnanců, což vyžaduje potřebu podání opravného Přehledu, pojistné z úhrnu příjmů 12 000 Kč je odvedeno za červenec),

-    zapomněl započítat do celkového počtu zaměstnanců osobu, ačkoliv byla jako zaměstnanec v zákonné osmidenní lhůtě přihlášena a pojistné bylo řádně odváděno,

-    v případě trvající dohody o pracovní činnosti poklesl příjem poživatele starobního důchodu pod rozhodnou částku (dohoda o pracovní činnosti je sjednána od 3. 1. 2022 do 31. 12. 2022 s příjmem 4 000 Kč, v měsíci dubnu příjem poklesl na 3 400 Kč, v ostatních měsících příjem vždy činil alespoň 3 500 Kč – zaměstnavatel musí použít kód „O“ k datu 31. 3. a kód „P“ k datu 1. 5. a pokud tak učinil dodatečně, měl vzniklou situaci relevantně dořešit i podáním opravného Přehledu za duben, ve kterém se o jednoho snížil počet zaměstnanců),

-    zaměstnanec ze státu Evropské unie, případně z Norska, Islandu, Lichtenštejnska, ze Švýcarska nebo také ze Spojeného království až po několika měsících doručil českému zaměstnavateli formulář A1. Pokud občan s trvalým pobytem v některém z těchto států předloží českému zaměstnavateli formulář A1, vstoupí český zaměstnavatel z hlediska zdravotního pojištění neprodleně v kontakt se zdravotní pojišťovnou (institucí provádějící zdravotní pojištění), u které je tento zaměstnanec ve své zemi pojištěn. U příslušné (kontaktní) pobočky se přihlásí český zaměstnavatel k placení pojistného a dále bude vůči této instituci plnit všechny zákonné povinnosti, vyplývající z legislativy tohoto státu v oblasti zdravotního pojištění, které zaměstnavatel na základě dané skutečnosti podléhá. Pokud zaměstnavatel v případě souběhu zaměstnání nesprávně (byť neúmyslně) odvádí pojistné české zdravotní pojišťovně, musí v souladu s výše uvedeným postupem neprodleně přesměrovat platby pojistného příslušné zdravotní pojišťovně do příslušného členského státu, dále doplatit této zdravotní pojišťovně dlužné pojistné za jednotlivé kalendářní měsíce a následně pak požádat českou zdravotní pojišťovnu o vrácení takto vzniklého přeplatku na pojistném. Přeplatek vrátí zdravotní pojišťovna (případně i na základě provedené kontroly) v zákonné lhůtě za předpokladu, že vůči plátci neeviduje splatný závazek. Součástí tohoto procesu je i podání opravných Přehledů české zdravotní pojišťovně.

-    prohraje se zaměstnancem soudní spor ve věci neplatnosti rozvázání pracovního poměru. Na období neplatné výpovědi je zaměstnavatel povinen zaměstnance dodatečně zpětně přihlásit. Pokud byl zaměstnanec odhlášen u zdravotní pojišťovny například k datu 31. 3. 2019, musí jej zaměstnavatel se zpětnou platností přihlásit u zdravotní pojišťovny prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele kódem „P“ k datu 1. 4. 2019. Protože zpětně dochází ke změně v počtu zaměstnanců a zpravidla i ve výši vyměřovacího základu a v částce pojistného (dodatečný odvod pojistného z minimálního vyměřovacího základu za jednotlivé měsíce), podává zaměstnavatel za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází, opravný Přehled.

Opravný Přehled podává zaměstnavatel za každý kalendářní měsíc,

ve kterém se zpětnou platností dochází ke změně některého ze tří zde oznamovaných údajů. Na základě Přehledu podaného zaměstnavatelem nezjistí zdravotní pojišťovny výši hrubé mzdy jednotlivých zaměstnanců (s výjimkou případu, kdy je zaměstnán pouze jeden zaměstnanec), mohou však snadno porovnat údaje týkající se počtu zaměstnanců, uváděné zaměstnavatelem, s evidencí ve svém informačním systému. Některé zdravotní pojišťovny používají i ten postup, že v určitém období porovnávají údaje o počtu zaměstnanců ve svém informačním systému s počtem zaměstnanců uváděných na Přehledu a v případě nesrovnalostí řeší vzniklou situaci se zaměstnavateli.

PLATBA POJISTNÉHO JINÉ ZDRAVOTNÍ POJIŠŤOVNĚ - Důležitou povinností zaměstnavatele je platit za své zaměstnance pojistné správné zdravotní pojišťovně, proto musí od svého zaměstnance obdržet při jeho nástupu do zaměstnání informaci o tom, u které zdravotní pojišťovny je aktuálně pojištěn. Zaměstnanec však nesmí opomenout oznámit svému zaměstnavateli ani změnu zdravotní pojišťovny v době trvání zaměstnání, a to nejpozději do osmi dnů ode dne této změny.

V této souvislosti bych však chtěl zdůraznit jednu z dalších povinností, která bývá některými zaměstnavateli opomíjena. Jedná se o postup, kdy je zaměstnavatel povinen zaměstnanci písemně potvrdit jeho sdělení o příslušnosti ke zdravotní pojišťovně jak při nástupu do zaměstnání, tak při změně zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání, obojí podle ustanovení § 12 písm. b) z. č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Za předpokladu řádného použití tohoto postupu jsou prakticky vyloučeny pochybnosti o tom, která „smluvní“ strana (zaměstnanec nebo zaměstnavatel) v konečné fázi chybný odvod pojistného zavinila.

Pokud zaměstnanec včas neoznámí svému zaměstnavateli změnu zdravotní pojišťovny v průběhu zaměstnání, jak je dle citovaného ustanovení § 12 písm. b) z. č. 48/1997 Sb. povinen, dostane zaměstnavatele do situace, kdy tento po určitou dobu odvádí pojistné jiné zdravotní pojišťovně, než té, u které je zaměstnanec skutečně pojištěn. Pak jen otázkou času, kdy buď zdravotní pojišťovna v rámci výkonu své kontrolní činnosti nebo sám zaměstnavatel tuto novou skutečnost zjistí.

Jakmile zaměstnavatel zjistí, že mu zaměstnanec neoznámil (nebo opožděně oznámil) změnu zdravotní pojišťovny, musí neprodleně učinit následující:

-    na formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele sdělit kódem „P“ zaměstnancově nové zdravotní pojišťovně, od kterého data (zpětně) je povinen platit zdravotní pojišťovně za zaměstnance pojistné a současně se odhlásit od platby pojistného u bývalé zdravotní pojišťovny kódem “O“,

-    ve vlastním zájmu (a de facto i v zájmu zaměstnance – viz dále) urychleně dořešit doplacení celkové dlužné částky pojistného správné zdravotní pojišťovně, neboť existující dlužné pojistné zakládá nárok zdravotní pojišťovny na penále. Do konce roku 2021 činila sazba penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Zákonem č. 286/2021 Sb. se od 1. 1. 2022 stanoví výše penále podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení. Vyměřené penále je zdravotní pojišťovna povinna plošně vymáhat vůči všem plátcům pojistného.

-    požádat o vrácení přeplatku pojistného zaměstnancovu bývalou zdravotní pojišťovnu, která je povinna vrátit přeplatek do jednoho měsíce. Případně lze vyrovnání vzniklého přeplatku vyřešit v následujícím měsíci (měsících) snížením odváděné částky pojistného o výši přeplatku – o tomto způsobu řešení přeplatku je vhodné zdravotní pojišťovnu informovat.

-    podat oběma zdravotním pojišťovnám za příslušné měsíce opravné Přehledy.

Nesplní-li zaměstnanec svoji zákonnou povinnost a v důsledku neoznámení (opožděného oznámení) změny zdravotní pojišťovny je tak zaměstnavateli z tohoto důvodu vyměřeno penále, je zaměstnavatel ze zákona oprávněn k tomu, aby po zaměstnanci úhradu tohoto penále uplatňoval. Toto právo může použít i vůči bývalému zaměstnanci. I v tomto případě zaměstnavatel samozřejmě může cestou odstranění tvrdosti požádat o prominutí vzniklého penále.

OPRAVNÉ KÓDY PRO ZAMĚSTNAVATELE - Prostřednictvím formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele a příslušných kódů (viz Poučení k formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele – na webových stránkách jednotlivých zdravotních pojišťoven) sdělují zaměstnavatelé zdravotním pojišťovnám v zákonné osmidenní lhůtě změnové informace o jejich pojištěncích.

V systému oznamování změn zaměstnavatelem jsou ve zdravotním pojištění definovány tyto tzv. opravné kódy:

X – oprava v položce číslo pojištěnce. Zaměstnavatel uvede na jednom řádku zaměstnance s kódem „X“, s chybným číslem pojištěnce, příjmení, jméno a původní datum změny. Na dalším řádku pak uvede s kódem „P“ správné číslo pojištěnce příslušné zdravotní pojišťovny, případně ještě na následujících řádcích doplní ostatní hlášení, která byla provedena pod špatným číslem pojištěnce.

Y – oprava v položce datum přihlášení

Z – oprava v položce datum odhlášení

Může například nastat tato situace. Dohoda o provedení práce byla sjednána na období od 1. 1. do 31. 12. Zaměstnanec na základě této dohody naposledy pracoval dne 23. 12. a zaměstnavatel jej odhlásil kódem „O“ k tomuto dni. Jelikož platí, že zaměstnanec se u dohod odhlašuje uplynutím doby, na kterou byla dohoda sjednána (což si zaměstnavatel po čase uvědomil), zašle na zdravotní pojišťovnu Hromadné oznámení zaměstnavatele s kódem „Z“ s datem 31. 12. Podmínkou pro použití tohoto postupu je skutečnost, že příjem za prosinec převýšil 10 000 Kč.

Ing. Antonín Daněk