Osobní spis zaměstnance
a pracovní posudek

Se skončením pracovního poměru souvisejí některé pracovněprávní písemností. Patří mezi ně osobní spis zaměstnance a na vyžádání zaměstnance jeho pracovní posudek. Jde o významnou oblast personální činnosti zaměstnavatelů. Zejména v poslední době, kdy nabyla účinnosti řada nových nebo novelizujících předpisů v oblasti pracovněprávních vztahů a zaměstnanosti, je zdůrazněn význam personální a mzdově-právní agendy na tomto úseku. Co je obsahem osobního spisu? Které údaje jsou v osobním spisu zakázané? Kdo může nahlížet do osobního spisu?

Nezbytné písemnosti

Zákoník práce č. 262/2006 Sb. (dále ZP) poskytuje oprávnění zaměstnavateli, aby vedl osobní spis zaměstnance, nestanoví však obsah písemností (§ 312 odstavec 1 ZP). Smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v základním pracovněprávním vztahu. Zahrnujeme do něj pracovní poměr a dohody konané mimo pracovní poměr. ZP povahu a druh jednotlivých písemností nekonkretizuje, uvádí je obecně jako nezbytné pro výkon práce. Jsou to především písemnosti, které potvrzují kvalifikaci a obecnou způsobilost zaměstnance k výkonu práce.

Součástí osobního spisu by měl být dotazník s uvedením údajů potřebných pro zaměstnání. Jedná se např. o osobní údaje (jméno, rodné číslo, profesní životopis apod.), potvrzení o získané kvalifikaci, potvrzení o zaměstnání (zápočtový list - § 313 ZP), posudek o pracovní činnosti (předchozí zaměstnavatel ho vydává jen na žádost zaměstnance - § 314 ZP), doklady týkající se uzavřeného pracovněprávního vztahu (pracovní smlouva nebo dohoda o pracovní činnosti nebo o provedení práce, platový, případně mzdový výměr) apod. Mezi nezbytné písemnosti nemůžeme zařadit různá písemná podání a stížnosti, kterými se různé osoby obracejí na zaměstnavatele apod.

ZAKÁZANÉ ÚDAJE - ZP vymezuje základní pravidla pro výběr fyzických osob (zaměstnanců) ucházejících se o konkrétní zaměstnání. Zaměstnavatel smí v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru nebo před uzavřením dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti vyžadovat od fyzické osoby, která se u něho uchází o zaměstnání nebo od jiných osob jen ty údaje, které bezprostředně souvisejí s přijetím do zaměstnání. V souladu s nařízením EU o ochraně osobních údajů (nařízení GDPR), se tak ještě před vznikem pracovněprávního vztahu u zaměstnavatele zamezuje nadbytečnému shromažďování údajů o budoucím zaměstnanci a tím i jejich možnému zneužití.

Výběrové řízení, v němž se „hledá“ vhodný zaměstnanec, musí zaměstnavatel vést neutrálně a nesmí odrazovat fyzické osoby z hlediska pohlaví, rasy, víry, věku apod. a rovněž výběr zaměstnanců musí provádět tak, aby nedocházelo k diskriminaci zaměstnanců. Je proto zakázán takový postup zaměstnavatelů při výběru zaměstnanců, podle něhož by zjišťovali i další a jiné údaje, které nesouvisejí s pracovním uplatněním (např. informace o příbuzných, vyznamenáních, rodinný stav apod.). Výjimka platí pouze pro případy, kdy vyžadování těchto údajů je odůvodněno podstatným a rozhodujícím požadavkem pro výkon zaměstnání, které má občan vykonávat a který je pro výkon tohoto zaměstnání nezbytný. Jestliže např. pro výkon zaměstnání, který je spojen s hmotnou zainteresovaností a vyžadují se k němu určité bezúhonnostní předpoklady, je zřejmě správným požadavkem zaměstnavatele na výpis z rejstříku trestů zaměstnance.

Nesmí-li zaměstnavatel tyto údaje vyžadovat, nesmí být ani obsahem osobního spisu. To platí i pro případy, kdy tyto údaje lze získal jinak.

Když vznikne pracovní poměr

Po vzniku pracovního poměru má zaměstnavatel při získávání informací od zaměstnance jiné postavení. Jeho působnost upravuje ustanovení § 316 odstavec 4 ZP.

Protože pracovní poměr vzniká tím dnem, který je uveden v pracovní smlouvě, může zaměstnavatel po tomto datu vyžadovat od zaměstnance informace např. o dětech, zdravotním stavu apod. Zaměstnavatel nesmí však ani po vzniku pracovního poměru vyžadovat např. údaje o rodinných poměrech, původu, sexuální orientaci, příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, o členství v odborové organizaci nebo v politických stranách nebo hnutích apod. Ani tyto údaje nemohou být součástí osobního spisu.

Některé údaje musí však zaměstnavatel znát. Může získávat např. údaje o těhotenství ženy, protože ZP stanoví povinnost zaměstnavatelům nepřidělovat některé druhy (zakázané) prací těhotným ženám. Bez znalosti těchto údajů by zaměstnavatel uvedenou povinnost nemohl splnit. Musí rovněž znát např. údaje o zdravotním stavu zaměstnance, neboť zákon o zaměstnanosti ukládá zaměstnavatelům povinnosti při zaměstnávání zdravotně postižených osob.

OBSAH OSOBNÍHO SPISU - Důležitou součástí osobního spisu jsou dohody o zvýšení nebo prohloubení kvalifikace (§ 234 ZP), o hmotné odpovědnosti (§ 252 ZP), o odpovědnosti za ztrátu svěřených předmětů (§ 235 ZP), o srážkách ze mzdy nebo platu (§ 147 odstavec 2 ZP), o zákazu konkurenčního jednání zaměstnance (§ 310 ZP), souhlas zaměstnavatele s výdělečnou činností zaměstnance u jiného zaměstnavatele [§ 303 odstavec 4 a § 304 odstavec 1 ZP].

Dále jsou to potvrzení zaměstnance, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, pracovním řádem, vnitřním předpisem, kolektivní smlouvou apod. (§ 31 ZP). Nestačí však, aby zaměstnanec při nástupu do zaměstnání „podepsal“ prohlášení, že byl seznámen s bezpečnostními předpisy, které musí při práci dodržovat. Zaměstnavatel má povinnost seznamovat zaměstnance s těmito předpisy v průběhu pracovního poměru, proškolovat je a jejich znalost vyžadovat (§ 103 odstavec 2 ZP).

Podle zákona o specifických zdravotních službách (zákon č. 373/2011 Sb.) a podle prováděcí vyhlášky č. 79/2013 Sb., která zákon provádí, je zaměstnavatel povinen před nástupem do pracovního poměru vyslat budoucího zaměstnance na vstupní lékařskou prohlídku. Je nutné, aby osobní spis obsahoval i údaj o jejím absolvování (§ 32 ZP). Zaměstnavatel je povinen zajistit vstupní lékařskou prohlídku i před zahájením prací podle dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce. Je to v případech kdy zaměstnanec podle některé z těchto dohod bude vykonávat práci rizikovou (viz zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví) nebo jestliže zaměstnavatel má pochybnosti o zdravotní způsobilosti osoby ucházející se o práci podle dohody (např. práce v noci).

Zaměstnavatel uskutečněním vstupní prohlídky reaguje na povinnost, kterou mu stanoví § 103 odstavec 1 písm. a) ZP. Podle tohoto ustanovení nesmí připustit k výkonu práce zaměstnance, jestliže by náročnost pracovní činnosti neodpovídala jeho schopnostem a zdravotní způsobilosti. Schopnost zaměstnance si může ověřit jen vstupní lékařskou prohlídkou.

S některými vedoucími zaměstnanci může být sjednána odvolatelnost (§ 73 odstavec 2 ZP). Sjednaná dohoda o této možnosti by měla být rovněž součástí osobního spisu.

Vnitřní předpis a osobní spis

Zaměstnavatel může podle § 305 ZP vydávat vnitřní předpis. Jeho základním znakem je, že zaměstnanci mohou práva v nich uvedené uplatňovat v krajním případě (nevyhoví-li zaměstnavatel) u soudu, jako ostatní práva vyplývající ze ZP. To u ostatních vnitřních předpisů zaměstnavatele, které nejsou vydávány podle § 305 ZP, nepřichází v úvahu. Vnitřní předpis musí být písemný, v souladu s právními předpisy, nesmí být vydaný se zpětnou účinností. Musí být vydán nejméně na dobu jednoho roku, ale práva týkající se odměňování mohou být i na dobu kratší.

Proto je oprávněná povinnost zaměstnavatele stanovená v § 305 odst. 4 ZP, že musí vnitřní předpis uschovat po dobu 10 let ode dne skončení doby jeho platnosti. Je to z toho důvodu, že zpravidla obsahuje mzdová a platová práva zaměstnanců a v případě jeho zrušení by to pro zaměstnance znamenalo velmi obtížné dokazování o vzniku nároku např. na příplatky ke mzdě nebo na jiné mzdové náležitosti. Nejvhodnější formou pro uschování vnitřního předpisu je pak jeho založení, případně odkaz na něj, v osobním spise zaměstnance.

Jak dlouho vést osobní spis

ZP nestanoví, odkdy by měl zaměstnavatel vést osobní spis, stejně neuvádí, kdy by měl vedení spisu ukončit. Časové období vyplývá z účelu, k němuž je spis veden. Počátkem by měl být vznik pracovního poměru a vedení spisu by měl zaměstnavatel ukončit skončením pracovního poměru. Tuto zásadu nelze však uplatňovat ve všech případech. Osobní spis může zaměstnavatel vést i před vznikem pracovního poměru, kdy do něj zařadí např. obsah příslibu zaměstnání, mzdové ujednání apod., nebo po jeho skončení (např. údaj o výstupní lékařské prohlídce pro případné posouzení odpovědnosti zaměstnavatele za nemoc z povolání).

Uschování některých dokladů v osobním spise i po skončení pracovního poměru zaměstnance je odůvodněno i předpokladem vzájemného uplatňování nároků účastníků pracovněprávního vztahu. Např. zaměstnanec bude po skončení pracovního poměru uplatňovat mzdové nároky za přesčasy, za práci v noci, na odměny apod. Kdyby zaměstnavatel neměl pro tyto případy uschovány v osobním spise zaměstnance příslušné doklady (např. mzdové výměry, doklady o kvalifikaci apod.), mohl by se dostat do důkazní nouze.

PROMLČENÍ NÁROKŮ - Není však nutné uchovávat některé písemnosti po dobu delší jak tři roky. Vyplývá to z ustanovení občanského zákoníku o promlčení a zániku práva (prekluzi), která se uplatní v personálních vztazích. Právo v pracovněprávních vztazích se promlčí, jestliže nebylo vykonáno v době stanovené v občanském zákoníku č. 89/2012 Sb. K promlčení soud přihlédne jen uplatní-li tuto námitku dlužník nebo smluvní strana, proti níž návrh směřuje (např. zaměstnavatel). Pak nelze právo uplatňující smluvní straně přiznat. Po dobu soudního uplatnění promlčecí doba neběží. Občanský zákoník stanoví v § 629 promlčecí lhůtu tříletou. Smluvní strany (zaměstnavatel a zaměstnanec) si však mohou ujednat kratší nebo delší  promlčecí lhůtu počítanou ode dne, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé, než jakou stanoví zákon. Tato lhůta musí však být nejméně v trvání jednoho roku a nejdéle v trvání patnácti let.

LIKVIDACE PÍSEMNOSTÍ

Podle čl. 17 odst.1 nařízení GDPR má subjekt údajů, v pracovněprávních vztazích zaměstnavatel, povinnost ukládat údaje jen po vymezenou dobu. Ve výkladové praxi se tato skutečnost hodnotí jako „zásada omezení uložení.“ Pomine-li účel zpracování dat, je povinností správce je vymazat. Nařízení GDPR v čl. 17 uvádí právo na výmaz („právo být zapomenut“). Podle tohoto článku správce vymaže údaj bez zbytečného odkladu pokud nastal některý z důvodů: osobní údaje již nejsou potřebné, byly zpracovány neoprávněně, nebo vymazány ke splnění právní povinnosti či subjekt údajů odvolal svůj souhlas.

V pracovněprávních vztazích se jedná o vymazání (likvidaci) údajů, které jsou např. uloženy v osobním spise zaměstnance. Zaměstnavatel však nemusí tuto povinnost splnit, pokud právní předpis stanoví jinou (maximální) lhůtu pro uložení dat nebo zpracování je nadále nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (čl.17 odst. 3 nařízení). Právní povinnost je uvedena např. v. zákoně o účetnictví, který předepisuje postup při zpracování (uschovávání) těchto údajů.

Lhůty (právní povinnost) platí pro zaměstnavatele pro uschování dokladů podle zákona o nemocenském a důchodovém pojištění. Zaměstnavatel je povinen uschovávat záznamy o poskytování a výplatě nemocenských dávek, včetně evidence doby zaměstnání a evidence lhůt a podpůrčích dob po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního poměru, záznamy o úrazech a nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy po dobu 30 kalendářních roků  následujících po roce, kterého se týkají. Mezi doklady zůstávající v osobním spise však rozhodně nepatří osobní dotazník, žádost o zasílání výplaty na účet, případně i doklady o bezúhonnosti (výpis z rejstříku trestů).

Nahlížení do osobního spisu

Do osobního spisu mohou nahlížet vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Právo nahlížet do osobního spisu má orgán inspekce práce, úřad práce, soud, státní zástupce, příslušný orgán Policie ČR, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby. Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu, činit si z něho výpisky a pořizovat si stejnopisy dokladů v něm obsažených, a to na náklady zaměstnavatele.

Sdělení o průměrném čistém výdělku zaměstnance

Zaměstnavatel je povinen podle § 313 odstavec 2 ZP uvést údaj o výši čistého průměrného výdělku a sdělit další skutečnosti, které jsou rozhodné pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti, v potvrzení odděleném od potvrzení o zaměstnání (zápočtového listu). Toto potvrzení vydává jen na žádost zaměstnance. Přichází to v úvahu zejména v případech, kdy zaměstnanec bude zařazen do evidence uchazečů o zaměstnání a požádá o poskytování podpory v nezaměstnanosti nebo při rekvalifikaci.

Podpora v nezaměstnanosti vychází z průměrného měsíčního čistého výdělku z posledního zaměstnání, používaného u uchazeče o zaměstnání naposledy pro pracovněprávní účely. U uchazeče, který před zařazením do evidence uchazečů o zaměstnání na úřadu práce pracoval jako osoba samostatně výdělečně činná, se bude výše podpory v nezaměstnanosti zjišťovat z jeho posledního vyměřovacího základu v rozhodném období. Kopie tohoto sdělení by měla být součástí osobního spisu zaměstnance.

ZNÁTE SVŮJ POSUDEK? - ZP neobsahuje ustanovení, která by „přikazovala“ zaměstnavatelům hodnotit pracovní činnost a výkonnost zaměstnanců. Dochází však k tomu při jiných legislativních příležitostech. Např. při skončení pracovního poměru má zaměstnavatel podle § 314 odstavec 1 ZP povinnost vydat zaměstnanci na jeho požádání posudek o pracovní činnosti. Důvodem právní úpravy  je nejen ochrana zaměstnance, ale i zaměstnavatele. Nový zaměstnavatel, který chce přijmout zaměstnance do pracovního poměru, musí mít představu o pracovních a odborných schopnostech nového uchazeče o zaměstnání. Z ustanovení § 314 ZP vyplývá, že pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce. Kromě toho se zaměstnancům poskytuje další záruka uvedená v § 314 odstavec 2 ZP. Podává-li zaměstnavatel o zaměstnanci jiné informace než ty, které mohou být obsahem pracovního posudku, je povinen to učinit jen s jeho souhlasem.

Obsah posudku

Posudek o pracovní činnosti není co do šíře svého obsahu nijak limitován. Kromě práce zaměstnance, jeho kvalifikace a schopností mohou být hodnoceny jakékoliv další skutečnosti, jestliže mají vztah k výkonu práce. Pracovní posudek tedy může obsahovat i hodnocení celkového vztahu zaměstnance ke spolupracovníkům a k práci, jakož i hodnocení těch jeho osobních vlastností, které mají bezprostřední vztah k výkonu jeho práce, jako je svědomitost, iniciativnost, dodržování pracovní kázně, schopnost k řízení a organizování pracovního procesu, schopnost zapojit se do týmové práce s ostatními zaměstnanci apod. Pracovní posudek se současně musí omezit na konkrétní hodnocení činnosti zaměstnance u bývalého zaměstnavatele a nemůže vyjadřovat v obecné rovině jeho subjektivní hodnotící názor (doporučení) na vhodnost budoucího působení zaměstnance v určitém okruhu pracovních činností.

Hodnocení zaměstnance není ponecháno libovůli zaměstnavatele, ten má povinnost uvést v pracovním posudku hodnotící údaje a o zaměstnanci odpovídající skutečnosti, neboť jen tak lze dosáhnout smyslu a účelu pracovního posudku, jímž je podat dalšímu zaměstnavateli pravdivé informace o zaměstnanci. Pokud zaměstnanec nebyl v důsledku nepravdivého posudku o pracovní činnosti přijat do (jiného) zaměstnání, odpovídá mu podle § 265 ZP za škodu tím způsobenou zaměstnavatel, který takový posudek vydal. Škoda, kterou je zaměstnavatel povinen v tomto případě zaměstnanci nahradit, může spočívat též v ušlém výdělku zaměstnance u jiného zaměstnavatele, který s ním v důsledku nepravdivého pracovního posudku odmítl uzavřít pracovní smlouvu.

Za nepravdivý se považuje pracovní posudek,

který je neobjektivní. Je to tehdy, převažují-li např. záporné údaje o pracovní činnosti zaměstnance nad údaji kladnými nebo naopak. Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem pracovního posudku, může se domáhat  u soudu, aby zaměstnavateli uložil přiměřeně jej upravit a požadovat náhradu škody. Podle § 315 ZP je tato lhůta stanovena na 3 měsíce ode dne, kdy se zaměstnanec o obsahu posudku dověděl.

Vedle náhrady škody podle pracovněprávních předpisů může poškozený zaměstnanec uplatňovat náhradu škody podle občanského zákoníku, pokud byla nepravdivým posudkem ohrožena jeho občanská čest, lidská důstojnost, soukromí, jméno a projevy osobní povahy (§ 81 a násl.občanského zákoníku). V závažných případech může poškozený zaměstnanec uplatňovat  právo na náhradu nemajetkové újmy v penězích.

JUDr. Ladislav Jouza

§ 314 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Požádá-li zaměstnanec zaměstnavatele o vydání posudku o pracovní činnosti (pracovní posudek), je zaměstnavatel povinen do 15 dnů zaměstnanci tento posudek vydat; zaměstnavatel však není povinen vydat mu jej dříve, než v době 2 měsíců před skončením jeho zaměstnání. Pracovním posudkem jsou veškeré písemnosti týkající se hodnocení práce zaměstnance, jeho kvalifikace, schopností a dalších skutečností, které mají vztah k výkonu práce.

(2) Jiné informace o zaměstnanci než ty, které mohou být obsahem pracovního posudku (odstavec 1 věta druhá), je zaměstnavatel oprávněn o zaměstnanci podávat pouze s jeho souhlasem, nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak.

§ 265 zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Zaměstnavatel je povinen nahradit zaměstnanci škodu, která mu vznikla při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním porušením právních povinností nebo úmyslným jednáním proti dobrým mravům.

(2) Zaměstnavatel je povinen nahradit zaměstnanci též škodu, kterou mu způsobili porušením právních povinností v rámci plnění pracovních úkolů zaměstnavatele zaměstnanci jednající jeho jménem.

(3) Zaměstnavatel není povinen nahradit zaměstnanci škodu na dopravním prostředku, kterého použil při plnění pracovních úkolů nebo v přímé souvislosti s ním bez jeho souhlasu, ani škodu, která vznikne na nářadí, zařízeních a předmětech zaměstnance potřebných pro výkon práce, které použil bez jeho souhlasu.

§ 315 zákona č. 262/2006 Sb.

Nesouhlasí-li zaměstnanec s obsahem potvrzení o zaměstnání nebo pracovního posudku, může se domáhat do 3 měsíců ode dne, kdy se o jejich obsahu dověděl, u soudu, aby zaměstnavateli bylo uloženo přiměřeně jej upravit.