OSVČ zaměstnavatelem
ve zdravotním pojištění

Pokud se podnikatel rozhodne zaměstnávat zaměstnance, pak vystupuje (nejen) ve zdravotním pojištění v podstatě ve dvojí roli – jednak jako OSVČ, jednak jako zaměstnavatel.

To znamená, že bude plnit zákonné povinnosti jako individuální plátce pojistného (tzv. samoplátce) a zároveň jako zaměstnavatel – hromadný plátce pojistného.

Základní povinností každé OSVČ je platit zálohy na pojistné, není-li OSVČ od placení záloh zákonem osvobozena. Zálohy na pojistné se platí při podnikání jako jediném (při souběhu se zaměstnáním hlavním) zdroji příjmů nejpozději do osmého dne následujícího kalendářního měsíce již připsáním úhrady na příslušný účet zdravotní pojišťovny. Připadne-li poslední den této lhůty na sobotu, neděli nebo svátek, je posledním dnem lhůty nejbližší příští pracovní den.

Další důležitou povinností OSVČ je podat zdravotní pojišťovně ve stanovených termínech Přehled o výši daňového základu, zejména s ohledem na skutečnost, zda jí daňové přiznání zpracovává daňový poradce či nikoli. V případě dodatečně zjištěných změn ve výsledcích podnikatelské činnosti je OSVČ povinna předložit zdravotní pojišťovně opravný Přehled s uvedením správných údajů.

Identifikace zaměstnavatele

Rozhodne-li se OSVČ zaměstnávat zaměstnance, je povinna sdělit zdravotní pojišťovně, jejíž pojištěnce zaměstnává, jméno, příjmení, rodné číslo a adresu trvalého bydliště, obchodní název, identifikační číslo organizace a číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platby pojistného. Pro tento účel vyplní zaměstnavatel u zdravotní pojišťovny formulář „Přihláška a evidenční list zaměstnavatele“.

Bude-li OSVČ zaměstnávat pojištěnce více zdravotních pojišťoven, plní všechny povinnosti vůči každé z nich. Připomínáme, že povinností zaměstnavatele je oznamovat i změny těchto nahlášených údajů, což je důležité zejména pro bezproblémovou komunikaci zdravotní pojišťovny s plátcem.

Plnění oznamovací povinnosti

Sdělování nových skutečností, jakož i oznamování změn, má význam z hlediska validity údajů v informačních systémech zdravotních pojišťoven. Relevantnost těchto dat ovlivňuje jak povinnost platit pojistné nebo platby pojistného od státu, tak garantuje nárok na úhradu hrazených služeb podle podmínek stanovených zákonem o veřejném zdravotním pojištění. Případné evidenční nesrovnalosti mohou mít, a mnohdy i reálně mají, negativní dopady jak na zaměstnavatele nebo na jejich zaměstnance, tak i na občany jako fyzické osoby, kdy problémové situace musejí řešit pracovníci zdravotních pojišťoven za přímé součinnosti s těmi, jichž se dotýkají.

Správný způsob přihlašování a odhlašování zaměstnanců včetně nutnosti dodržet zákonnou osmidenní lhůtu pro plnění oznamovací povinnosti představuje jednu z nejdůležitějších činností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění. Není-li zaměstnavatel při plnění svých povinností důsledný, může mu zdravotní pojišťovna uložit pokutu až 200 000 Kč. Neoznámením „státní kategorie“, je-li zaměstnavateli tato skutečnost známa a zaměstnancem doložena, přichází zdravotní pojišťovna o měsíční platbu pojistného za každého takového pojištěnce. A pokud zaměstnavatel osobu jako zaměstnance nepřihlásí vůbec, může způsobit zbytečný problém i samotnému zaměstnanci, který tak nemusí mít ve zdravotním pojištění řešen svůj pojistný vztah, což zdravotní pojišťovna časem v rámci výkonu své kontrolní činnosti snadno zjistí.

Ke splnění oznamovací povinnosti používají zaměstnavatelé formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“ včetně Poučení, ve kterém jsou blíže rozvedeny funkce jednotlivých písmenných kódů.

Zaměstnavatel je povinen sdělit nejpozději do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, následující:

a)  oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a jeho ukončení

b)  oznámení o změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem, pokud zaměstnanec zaměstnavatele o této skutečnosti informoval

c)  oznámení o skutečnostech rozhodných pro vznik (zánik) povinnosti státu platit za zaměstnance pojistné, a to i v těch případech, kdy povinnost státu vznikla v době, kdy zaměstnanci poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu, jsou-li mu tyto skutečnosti známy.

O oznamovaných skutečnostech je zaměstnavatel povinen vést evidenci a dokumentaci.

U zaměstnavatele je rozhodným obdobím pro placení pojistného kalendářní měsíc. Vyměřovacím základem je dosažený (zaměstnavatelem zúčtovaný) hrubý příjem zaměstnance ve smyslu ustanovení § 3 odst. 1 a násl. z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Pokud se na zaměstnance vztahuje povinnost odvodu pojistného alespoň z minimálního vyměřovacího základu (v roce 2024 se jedná o částku 18 900 Kč), musí zaměstnavatel jako plátce odvést za příslušný kalendářní měsíc pojistné nejméně ve výši 2 552 Kč při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc, od roku 2013 již bez omezení horní hranicí. Naopak, je-li zaměstnanec vyjmenován mezi osobami, pro které neplatí minimální vyměřovací základ (§ 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb.), odvádí zaměstnavatel za všech okolností pojistné ze skutečné výše příjmu bez povinnosti dopočtu do zákonného minima, případně může být vyměřovací základ zaměstnance i nulový.

Zaměstnavatelé odvádějí jak jednu třetinu z celkové částky pojistného, sraženou zaměstnanci, tak dvě třetiny, které platí sami. Zdravotní pojišťovně musí být odvedeno pojistné ve výši 13,5 % z úhrnu příjmů zaměstnance, započitatelných v příslušném kalendářním měsíci do vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru (viz ustanovení § 2 z. č. 592/1992 Sb.). Tímto způsobem vypočtená výše pojistného představuje částku, kterou je zaměstnavatel povinen za zaměstnance zdravotní pojišťovně odvést.

Minimálním vyměřovacím základem zaměstnance je minimální mzda při zaměstnání trvajícím celý kalendářní měsíc. Pro účel dodržení minimálního vyměřovacího základu se v rámci rozhodného období kalendářního měsíce sčítají všechny příjmy zaměstnance zakládající povinnost placení pojistného na zdravotní pojištění.

Pojistné se tedy platí:

-    z každého příjmu na základě pracovní smlouvy a při výkonu funkce. Co se týká výkonu funkce, je výjimkou situace, kdy zaměstnání nevzniká a pojistné se neplatí u člena družstva, který bez pracovněprávního vztahu k družstvu vykonává pro družstvo práci (nebo funkci), je za tuto práci družstvem odměňován, a nedosáhl za kalendářní měsíc příjmu 4 000 Kč.

-    u dohody o pracovní činnosti (více dohod o pracovní činnosti u jednoho zaměstnavatele) při příjmu alespoň 4 000 Kč,

-    u dohody o provedení práce (více dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele) při příjmu převyšujícím 10 000 Kč.

Minimální vyměřovací základ tak  v roce 2024 řeší zaměstnavatelé:

-    u pracovní smlouvy vždycky,

-    u dohody o pracovní činnosti při příjmu alespoň 4 000 Kč a 

-    u dohody o provedení práce při příjmu vyšším než 10 000 Kč.

Minimální vyměřovací základ naopak nemusí být dodržen u osob vyjmenovaných v § 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb., například u osob, za které je plátcem pojistného stát.

Případné změny, opravy a úpravy provádějí zaměstnavatelé v rámci promlčecí doby, která je ve zdravotním pojištění desetiletá.

V souvislosti s placením pojistného bychom chtěli zdůraznit jednu velmi důležitou zásadu, kterou by se měli podnikatelé ve svém vlastním zájmu důsledně řídit. Jedná se o způsob placení pojistného, kdy jak OSVČ, tak zaměstnavatelé musí poukazovat pojistné (zálohy na pojistné u OSVČ):

-    na správný účet,

-    pod správným variabilním symbolem,

-    včas,

-    ve správné výši.

Placení pojistného buď na nesprávný účet, nebo pod chybným variabilním symbolem způsobuje zbytečné komplikace jak plátcům pojistného, tak zaměstnancům zdravotních pojišťoven.

Jestliže plátce uhradí pojistné pod chybným variabilním symbolem, pak platí, že zdravotní pojišťovna penále nepředepíše, pokud plátce prokáže, že platbu na účet zdravotní pojišťovny provedl, byť pod nesprávným variabilním symbolem. Taková platba se plátci samozřejmě nemůže přiřadit, to znamená, že se objeví mezi platbami neidentifikovatelnými nebo se případně přiřadí jinému plátci. Proto musí zaměstnavatel písemně požádat o převedení příslušné platby na správný variabilní symbol (účel úhrady), vhodné je platbu doložit výpisem z účtu. Obdobně se postupuje i v případech, kdy je úhrada provedena na nesprávný účet. K takovým situacím dochází například právě tehdy, když je OSVČ současně zaměstnavatelem, a platbu za zaměstnance omylem poukáže na účet určený pro individuální plátce.

Zdravotní pojišťovna nemůže v žádném případě tolerovat či zohlednit, pokud plátce – byť nedopatřením – provede úhradu jiné instituci, například Okresní správě sociálního zabezpečení. V takovém případě vždy vzniká dluh na pojistném se souvisejícím penále. I v tomto případě by měl plátce urychleně doplatit reálný dluh, ve věci vyměřeného penále lze vždy zdravotní pojišťovnu požádat o jeho prominutí cestou odstranění tvrdosti.

Co se týká penále, do konce roku 2021 činila sazba penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Zákonem č. 286/2021 Sb. se od 1. 1. 2022 stanoví výše penále podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení.

Ing. Jiří Hálek