Oznamovací povinnost zaměstnavatele

Jak postupuje zaměstnavatel při plnění oznamovací povinnosti, když „státní kategorie“ na sebe plynule bez přerušení navazují? Může trvat rodičovská dovolená po skončení pracovního poměru? Jak se ve zdravotním pojištění nahlíží na pojem zaměstnání malého rozsahu? Platí se pojistné z odměn zúčtovaných po skončení zaměstnání?

Jednou z významných činností zaměstnavatelů ve zdravotním pojištění je řádné plnění oznamovací povinnosti spočívající ve sdělování rozhodných skutečností bezprostředně souvisejících se zaměstnáním. V tomto směru musejí zaměstnavatelé věnovat zvýšenou pozornost zejména oznamování nástupu zaměstnance do zaměstnání včetně ukončení zaměstnání a sdělování skutečností rozhodných pro platbu pojistného státem.

Podívejme se v právních podmínkách roku 2025 na postupy zaměstnavatele při plnění oznamovací povinnosti formou konkrétních dotazů z praxe.

Příklad 1

Zaměstnavatel (základní škola) uzavřel se zaměstnankyní pracovní smlouvu, kde uvádí, že pracovní poměr na základě této pracovní smlouvy vzniká dnem 1. 5. 2025. Zaměstnankyně začala pracovat dne 2. 5., protože 1. 5. byl státní svátek. Z pohledu sociálního pojištění je pojištěna až dnem „výkonu práce“, což je od 2. 5. Ale jak je to z pohledu zdravotního pojištění? V zákoně zdravotního pojištění jsme našli pojem „den nástupu do zaměstnání“. Příjem zaměstnankyně za květen navíc nedosáhl minimální mzdy. Byl proveden dopočet zdravotního pojištění ode dne 2. 5., což byl podle zaměstnavatele „nástup do zaměstnání“. Kontrola ze zdravotní pojišťovny zaměstnavateli tento postup vytkla a trvala na odvodu zdravotního pojištění už od 1. 5., tzn. z vyměřovacího základu 20 800 Kč.

Z pohledu zdravotního pojištění platí, že u pracovní smlouvy se kód „P“ používá ke dni, který je uveden v pracovní smlouvě jako den nástupu zaměstnance do práce, v podstatě bez ohledu na to, kdy zaměstnanec skutečně začne pracovat. V tomto případě zdravotní pojištění návazně vychází z ustanovení § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce. To znamená, že zaměstnanec měl být přihlášen u zdravotní pojišťovny k datu 1. 5.

Požadavek zdravotní pojišťovny ve věci odvodu měsíčního minimálního pojistného je oprávněný. Protože zaměstnání trvá celý kalendářní měsíc, měla být vyměřovacím základem za měsíc květen částka alespoň 20 800 Kč. 

Příklad 2

Se zaměstnankyní na rodičovské dovolené byla navíc sjednána dohoda o pracovní činnosti. Na zdravotní pojišťovně se nechá označení „M“ až do skončení rodičovské evidované na hlavním pracovním poměru?

Zaměstnankyně byla přihlášena kódem „M“ ke dni nástupu na mateřskou dovolenou. Kód „M“ se znovu nepoužívá, pokud bez přerušení navazuje na mateřskou dovolenou rodičovská dovolená nebo pobírání rodičovského příspěvku.

Pokud by ale došlo k přerušení „státních kategorii“, například tím, že po skončení mateřské dovolené je čerpána řádná dovolená a po vyčerpání řádné dovolené nastupuje žena na rodičovskou dovolenou (v této době rodičovský příspěvek není pobírán), pak použije zaměstnavatel kód „U“ k ukončení mateřské dovolené a návazně pak kód „M“ ke dni nástupu na rodičovskou dovolenou.

Kód „U“ se použije ke dni skončení rodičovské dovolené, pokud dál nepokračuje pobírání rodičovského příspěvku. Běží-li tyto dvě „státní kategorie“ (tj. rodičovská dovolená a pobírání rodičovského příspěvku) současně, použije se kód „U“ podle toho, která z těchto kategorií skončí později.

Příklad 3

Paní je na peněžité pomoci v mateřství do 28. 3. 2025. Následovat bude rodičovská dovolená. Pracovní poměr má na dobu určitou do 31. 8. 2025, pracovní poměr bude k 31. 8. 2025 ukončen. Za srpen jí bude proplacena nevyčerpaná řádná dovolená. Bude odhlášena jenom kódem „O“? Není pobírán rodičovský příspěvek.

Rodičovská dovolená nemůže z povahy věci trvat po skončení pracovního poměru, protože jde ve smyslu § 196 zákoníku práce o překážku v práci, která mohla existovat jen do skončení pracovního poměru (potom už zaměstnankyni péče o dítě nemůže překážet práci, když ji nebyla povinna konat). Zaměstnavatel proto použije k datu 31. 8. současně kódy „O“ a „U“.

Od 1. 9. 2025 může mít žena řešen svůj pojistný vztah například státní kategorií osoby celodenně osobně a řádně pečující alespoň o jedno dítě do sedmi let věku, pokud nebude mít příjmy ze zaměstnání nebo ze samostatné výdělečné činnosti [viz § 7 odst. 1 písm. k) z. č. 48/1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů]nebo pobíráním rodičovského příspěvku.

Dovolená čerpaná po skončení mateřské dovolené předchází nástupu na rodičovskou dovolenou. Nemůže být s nimi čerpána souběžně.

Nárok na rodičovský příspěvek jako dávku státní sociální podpory není podmíněn například tím, zda má zaměstnanec příjem z výdělečné činnosti včetně náhrady mzdy nebo platu za dovolenou, kterou právě čerpá, či zda práci nekoná a čerpá například rodičovskou dovolenou. Jestliže zaměstnankyně na základě žádosti podle § 217 odst. 5 zákoníku práce čerpala dovolenou bezprostředně návazně na skončení její mateřské dovolené, a tudíž před nástupem na rodičovskou dovolenou, nemá čerpání této dovolené ani s tím spojená náhrada mzdy nebo platu za dovolenou žádný vliv na výplatu rodičovského příspěvku.

Příklad 4

Žena se měla vrátit z rodičovské dovolené dne 10. 4. 2025, ale je znovu těhotná, je na nemocenské, do práce nenastoupí. Bylo zažádáno o rodičovskou dovolenou do tří let věku dítěte, tj. do 10. 4. 2025. Nástup na mateřskou dovolenou je 23. 6. 2025.

Dovršením tří let věku dítěte dne 10. 4. 2025 končí „státní kategorie“ rodičovská dovolená, zaměstnavatelem použije k tomuto datu kód „U“.

Od 11. 4. trvá nemoc, pojistné se neplatí, zaměstnavatel zdravotní pojišťovně nic neoznamuje.

Nástup na mateřskou dovolenou oznámí zaměstnavatel kódem „M“ ke dni 23. 6.

Pokud nebude do některého měsíce roku 2025 například zúčtována odměna, neodvede zaměstnavatel za celý rok 2025 žádné pojistné.

Příklad 5

Zaměstnanec má uzavřenu dohodu o pracovní činnosti od 1. 1. 2025 do 31. 3. 2025 (jedná se o pedagoga soukromé školy). V dohodě má uvedeno „Rozsah dohodnuté práce: max. 20 hodin týdně, dle rozvrhu hodin“. Odměnu za práci má v určité částce za hodinu. Jeho příjem každý měsíc převýší rozhodnou částku 4 500 Kč. Zaměstnavatel předpokládá, že se jedná o zaměstnání malého rozsahu. Zaměstnanec dle rozvrhu poprvé učil dne 6. 1. 2025 a naposledy vyučoval dne 28. 3. 2025. Ke kterému datu se přihlašuje a odhlašuje ke zdravotnímu pojištění?

Předně – ve zdravotním pojištění se neposuzuje tematika zaměstnání malého rozsahu. Pro povinnost zaměstnavatele plnit zákonné povinnosti ve zdravotním pojištění, tedy přihlásit osobu jako zaměstnance a odvádět pojistné podle zákona, rozhoduje pouze a jedině výše příjmu zúčtovaná zaměstnanci zaměstnavatelem za rozhodné období kalendářního měsíce – bez ohledu na délku trvání dohody v tomto měsíci.

Co se týká přihlašování a odhlašování zaměstnanců, má zdravotní pojištění specifickou právní úpravu zakotvenou v ustanovení § 8 odst. 2 zákona č. 48/1997 Sb., u dohod pak v písmenu d) tohoto ustanovení. Zaměstnanec pracující na některou z dohod se přihlašuje u zdravotní pojišťovny ke dni, ve kterém poprvé po uzavření dohody začal vykonávat sjednanou práci, a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla dohoda sjednána. Zaměstnanec bude přihlášen k datu 6. 1. 2025 a odhlášen k datu 31. 3. 2025.

Protože příjem za každý měsíc činí alespoň 4 500 Kč, bude zaměstnavatel odvádět pojistné. Z řešené situace nevyplývá, zda měla osoba v průběhu měsíců ledna až března souběžně například ještě jiné zaměstnání, anebo bylo toto zaměstnání na dohodu o pracovní činnosti jejím jediným příjmem.

K podmínce dodržení minimálního vyměřovacího základu se u dohody o pracovní činnosti (více dohod o pracovní činnosti u jednoho zaměstnavatele) přihlíží tehdy, pokud příjem činí alespoň 4 500 Kč.

Kdyby se jednalo o jediné zaměstnání a příjem zaměstnance by nedosáhl zákonného minima, prováděl by zaměstnavatel (soukromá škola) dopočet a doplatek pojistného:

-   za měsíc leden za 26 kalendářních dnů trvání zaměstnání pojistné do poměrné části minimálního vyměřovacího základu 17 445,16 Kč [(26:31) x 20 800],

-   za měsíce únor a březen do minima 20 800 Kč.

Ze skutečné výše příjmu (tedy z částky nižší než povinné minimum) by zaměstnavatel odváděl u dohody o pracovní činnosti pojistné tehdy, kdyby se jednalo o některou z těchto situací:

-   pokud se jedná o osobu, za kterou platí pojistné stát, resp. když pro osobu neplatí minimální vyměřovací základ dle § 3 odst. 8 z. č. 592/1992 Sb., ve znění pozdějších předpisů – za podmínky, že registrace v některé z těchto skupin osob trvá po celý kalendářní měsíc

-   jiný zaměstnavatel odvádí pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu, což dalšímu zaměstnavateli (soukromé škole), u kterého je příjem zaměstnance nižší než minimální mzda, doloží písemným potvrzením. Případně si zaměstnavatelé musejí navzájem dokladovat výši příjmu, kdy v úhrnu těchto příjmů bude minimální vyměřovací základ dodržen.

Ze skutečné výše příjmu odvádí zaměstnavatel pojistné i tehdy, pokud je zaměstnanec současně OSVČ a zaměstnavateli formou čestného prohlášení doloží, že jako OSVČ platí alespoň minimální zálohy, což je v roce 2025 měsíčně částka 3 143 Kč. Čestné prohlášení zaměstnance je pro zaměstnavatele vždy rozhodným dokladem pro placení pojistného. Tento doklad zaměstnavatel předkládá i případné kontrole ze zdravotní pojišťovny.

Příklad 6

Společnost zřídila dozorčí radu, jednotliví členové budou pobírat odměnu ve výši 24 000 Kč ročně a bude vyplácena jednorázově za prosinec.

Odpovědi na dotazy.

Jak je potřebné přihlásit tyto členy dozorčí rady k pojištění? Protože je známé, že za výkon funkce bude zúčtována odměna, bude osoba jako zaměstnanec přihlášena ke dni nástupu do funkce.

Pod jakým kódem? Použije se standardně kód „P“.

Budou se posílat přehledy, i když nebudou mít členové měsíční odměnu, ale pouze jednou za rok? Členové dozorčí rady budou započítáváni do počtu zaměstnanců na Přehledu ode dne nástupu do funkce.

Jeden člen dozorčí rady je úředník MěÚ, údajně nemůže za výkon člena dozorčí rady pobírat odměnu. Bude se přihlašovat, když nebude mít odměnu? Nebude, a to z toho důvodu, že sice vykonává práci, ale z výkonu této práce nemá příjem, takže zaměstnání ve zdravotním pojištění nevznikne.

Jak pracovat s výší pojistného, když odměna člena dozorčí rady nedosáhne minima pro zdravotní pojištění, v lednu až listopadu je nulová? Když nebude mít zaměstnavatel doklad, který by jej opravňoval k tomu, že pojistné odvádět nemusí, (například odvod pojistného alespoň z minima jiným zaměstnavatelem, některá ze „státních kategorií“, OSVČ platící alespoň minimální zálohy apod.) provede dopočet a doplatek pojistného do minima za každý měsíc v období leden až listopad.

Příklad 7

Jednatel, který má smlouvu o výkonu funkce, by chtěl nastoupit na rodičovskou dovolenou. Dítě má 1,5 roku a jeho matka je momentálně také na rodičovské dovolené s tímto dítětem a pobírá rodičovský příspěvek. Je možné, aby oba rodiče čerpali současně rodičovskou dovolenou na toto dítě? Pokud ano, bude za oba rodiče plátcem zdravotního pojištění stát? Oba rodiče budou na zdravotní pojišťovně hlášeni pod kódem M, nebo je třeba jednoho z nich nahlásit jiným kódem?

V ustanovení § 196 zákoníku práce se uvádí, že k prohloubení péče o dítě je zaměstnavatel povinen poskytnout zaměstnankyni a zaměstnanci na jejich písemnou žádost rodičovskou dovolenou. Rodičovská dovolená přísluší matce dítěte po skončení mateřské dovolené a otci od narození dítěte, a to v rozsahu, o jaký požádají, ne však déle než do doby, kdy dítě dosáhne věku 3 let. Podle § 198 odst. 1 zákoníku práce jsou zaměstnankyně i zaměstnanec oprávněni čerpat mateřskou a rodičovskou (a také otcovskou) dovolenou současně.

U jednoho dítěte tak mohou být současně otec i matka na rodičovské dovolené, to znamená, že oba rodiče jsou současně ve „státní kategorii“. U každé zaměstnané osoby použije zaměstnavatel kód „M“ ke dni nástupu na rodičovskou dovolenou, čímž oznámí zdravotní pojišťovně zařazení těchto zaměstnanců mezi osoby, za které je plátcem pojistného stát.

Příklad 8

Zaměstnanec ukončil pracovní poměr dne 31. 12. 2024. Následně mu ještě byla zúčtována a vyplacena odměna ve výši 5 000 Kč za 2/2025 a znovu5 000 Kč za 3/2025. Platí se z těchto odměn pojistné na zdravotní pojištění?

Problematika posuzování příjmů po skončení zaměstnání je ve zdravotním pojištění upravena v ustanovení § 3 odst. 3 zákona č. 592/1992 Sb.

Protože se nejedná o situaci vyjmenovanou v § 3 odst. 2 písm. d) zákona č. 592/1992 Sb. a příjem je zdaňován podle § 6 z. č. 586/1992 Sb., pojistné na zdravotní pojištění se z obou odměn 5 000 Kč odvede. Na měsíce, do kterých byla odměna zúčtována, se osoba jako zaměstnanec u zdravotní pojišťovny nepřihlašuje, protože již není zaměstnancem zaměstnavatele.

ZÁKON č. 48/1997 Sb.,
o veřejném zdravotním pojištění

§ 8

Povinnost platit pojistné

(2) Povinnost zaměstnavatele platit část pojistného za své zaměstnance vzniká dnem nástupu zaměstnance do zaměstnání (§ 2 odst. 3) a zaniká dnem skončení zaměstnání, s výjimkami stanovenými v § 6. Za den nástupu zaměstnance do zaměstnání se považuje

a)  u pracovního poměru včetně pracovního poměru sjedna¬ného podle cizích právních předpisů den, ve kterém za¬městnanec nastoupil do práce, a za den ukončení za¬městnání se pova¬žuje den skončení pracovního ¬poměru,

b)  u služebního poměru den, ve kterém zaměstnanec nastoupil k výkonu služby, jde-li o státního zaměstnance den nástupu služby, a za den ukončení zaměstnání se považuje den skončení služebního poměru,

c)  u členů družstva v družstvech, kde podmínkou členství je jejich pracovní vztah k družstvu, jestliže mimo pracovně¬právní vztah vykonávají pro družstvo práci, za kterou jsou jím odměňováni, den započetí práce pro družstvo, a za den ukončení zaměstnání se považuje den skončení členství v družstvu,

d)  u zaměstnanců činných na základě dohody o pracovní činnosti den, ve kterém poprvé po uzavření dohody o pracovní činnosti zaměstnanec začal vykonávat sjednanou práci, a za den ukončení zaměstnání se považuje den, jímž uplynula doba, na kterou byla tato dohoda sjednána, u zaměstnanců činných na základě dohody o provedení práce se postupuje obdobně,

e)  u soudců den nástupu soudce do funkce, a za den ukon¬čení zaměstnání se považuje den skončení výkonu funkce soudce,

f)         u členů zastupitelstev územních samosprávných celků a zastupitelstev městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a hlavního města Prahy, kteří jsou pro výkon funkce dlouhodobě uvolněni nebo kteří před zvolením do funkce člena zastupitelstva nebyli v pracovním poměru, ale vykonávají funkci ve stejném rozsahu jako dlouhodobě uvolnění členové zastupitelstva den, od něhož členu náleží odměna za výkon funkce vyplácená členům zastupitelstev územních samosprávných celků a zastupitelstev městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst ...