Oznamování důležitých informací zaměstnavatelem zdravotní pojišťovně

Které „státní kategorie“ oznamuje zaměstnavatel zdravotní pojišťovně? Jak postupuje zaměstnavatel v situaci, kdy zaměstnanci poskytne neplacené volno a tento jeho zaměstnanec současně vykonává práci pro jiného zaměstnavatele? Jaké platí pro zaměstnavatele podmínky pro podání žádosti o prominutí penále?

Jednou z důležitých povinností zaměstnavatelů ve zdravotním pojištění je řádné plnění oznamovací povinnosti spočívající ve sdělování rozhodných skutečností, bezprostředně souvisejících se zaměstnáním. V tomto směru musejí zaměstnavatelé věnovat zvýšenou pozornost zejména oznamování nástupu zaměstnance do zaměstnání včetně ukončení zaměstnání a také sdělování některých skutečností rozhodných pro platbu pojistného státem. Období trvání zaměstnání řeší v příslušném kalendářním měsíci u pojištěnce jeho pojistný vztah, v případě osob, za které platí pojistné stát, se pak jedná o platby pojistného od státu, což je důležité pro příjmovou stránku systému veřejného zdravotního pojištění. Především z těchto důvodů má plnění oznamovací povinnosti svoji obzvláštní důležitost a za její porušení může zdravotní pojišťovna uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 200 000 Kč. K oznamování těchto důležitých povinností se používá formulář „Hromadné oznámení zaměstnavatele“.

Stejně jako informace o zaměstnancích (pojištěncích) jsou pro každou zdravotní pojišťovnu klíčové údaje o pohledávkách vůči zaměstnavateli neboli o pojistném, na které má ze zákona nárok. Tuto funkci plní ve zdravotním pojištění tiskopis “Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“. Prostřednictvím údajů v tomto formuláři (a provedených plateb) může zdravotní pojišťovna snadno analyzovat platební morálku zaměstnavatele, současně mohou takto podané informace následně sloužit i jako podklad pro provedení kontroly. Je také pravdou, že již na základě těchto materiálů může zdravotní pojišťovna zahájit proces vyměření vzniklých pohledávek a v případě jejich nezaplacení pak podnikat kroky k jejich vymožení.

Oba formuláře podávají zaměstnavatelé zdravotní pojišťovně výhradně elektronicky ve formátu a struktuře stanovených příslušnou zdravotní pojišťovnou.

Výkon zaměstnání a skutečnosti rozhodné pro platbu pojistného státem

Správný způsob přihlašování a odhlašování zaměstnanců včetně nutnosti dodržet zákonné lhůty pro plnění oznamovací povinnosti (viz dále) představuje jednu z nejdůležitějších činností zaměstnavatele ve zdravotním pojištění.

Zaměstnavatelé oznamují zdravotní pojišťovně dle § 10 odst. 1 písm. c) z. č. 48/­1997 Sb., ve znění pozdějších předpisů, pouze ty „státní kategorie“, které jsou jim přímo známy, tj. u ženy na mateřské nebo osoby na rodičovské dovolené. Zaměstnavatelé oznamují tyto skutečnosti příslušné zdravotní pojišťovně pouze jedenkrát měsíčně po skončení daného měsíce v den splatnosti pojistného, tedy do 20. dne následujícího kalendářního měsíce.

Pro oznámení nástupu zaměstnance do zaměstnání a skončení zaměstnání platí pro zaměstnavatele u pracovní smlouvy osmidenní lhůta.

Pokud se jedná o pracovněprávní vztah sjednaný pouze formou dohody o pracovní činnosti nebo pouze formou dohody o provedení práce, pak zaměstnavatel oznamuje zdravotní pojišťovně nástup zaměstnance do zaměstnání a skončení zaměstnání do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž se pojištěnec stal nebo přestal být plátcem pojistného podle § 5 písm. a) bodu 3. nebo bodu 6.z. č. 48/­1997 Sb.

Rozsah používaných kódů, uvedených v Poučení k formuláři Hromadné oznámení zaměstnavatele, i jejich věcný obsah zůstal v platnosti i po změnách provedených datu 1. 1. 2026. Jednotlivé kódy použije zaměstnavatel k oznámení skutečností platných do 31. 12. 2025, i když zaměstnavatel tyto skutečnosti zdravotní pojišťovně od data 1. 1. 2026 neoznamuje. Postup zaměstnavatele si ukážeme na dvou příkladech.

Příklad 1

Zaměstnavatel se zpětnou platností oznámí kódem „D“ kupříkladu přiznání invalidního důchodu pro invaliditu prvního stupně třeba ke dni 10. 9. 2025, pokud mu byla tato informace v roce 2026 zaměstnancem podána a doložena příslušným dokladem.

Příklad 2

Pokud byl zaměstnanci dne 19. 3. 2026 odejmut invalidní důchod (bez ohledu na stupeň invalidity), neoznamuje zaměstnavatel zdravotní pojišťovně tuto skutečnost, i když v minulosti oznámil přiznání důchodu a tím i zařazení pojištěnce mezi osoby, za které je plátcem pojistného stát.

Pracovní smlouva – návaznost na zákoník práce

Z obecného pohledu lze konstatovat, že u pracovního poměru (včetně pracovního poměru sjednaného podle cizích právních předpisů) se za den nástupu zaměstnance do zaměstnání považuje den, ve kterém zaměstnanec nastoupil do práce, a za den ukončení zaměstnání se považuje den skončení pracovního poměru.

V souladu s ustanovením § 34 odst. 1 písm. c) a § 36 zákoníku práce se v případě pracovního poměru považuje za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den, který je takto uveden v pracovní smlouvě. Jelikož lze jako den nástupu do práce sjednat i den pracovního klidu, považuje se pro účely zdravotního pojištění za den nástupu zaměstnance do zaměstnání den vzniku pracovního poměru uvedený v pracovní smlouvě. To znamená, že například v případě sjednání pracovního poměru od 1. 5. 2026 vzniká účast na zdravotním pojištění tímto dnem a k tomuto datu přihlašuje zaměstnavatel zaměstnance v zákonné osmidenní lhůtě u zdravotní pojišťovny (tedy bez ohledu na to, že zaměstnanec třeba fakticky začal pracovat až v pondělí 4. 5.).

SPECIFICKÝ POSTUP U DOHOD - Plnění oznamovací povinnosti za zaměstnance pracující na dohodu o pracovní činnosti nebo na dohodu o provedení práce je zakotveno v ustanovení § 8 odst. 2 písm. d) z. č. 48/­1997 Sb., kdy zaměstnavatel přihlašuje zaměstnance u zdravotní pojišťovny ke dni, ve kterém poprvé po uzavření některé z dohod začal vykonávat sjednanou práci a odhlašuje dnem, jímž uplynula doba, na kterou byla příslušná dohoda sjednána.

Je-li osoba zaměstnána na základě některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr a nastane situace, kdy v rozhodném období kalendářního měsíce:

-   poklesne příjem na dohodu o pracovní činnosti pod 4 500 Kč nebo

-   u dohody o provedení práce nedosáhne 12 000 Kč,

musí být tato osoba jako zaměstnanec na příslušný kalendářní měsíc odhlášena. Pokud zaměstnavatel takto nepostupuje, může způsobit problém i zaměstnanci – kdyby totiž došlo k takovému odhlášení až s časovým odstupem, může se pojištěnec ocitnout v situaci, kdy nebude mít v daném měsíci řešen svůj pojistný vztah. V takovém případě bude zpětně zaregistrován u zdravotní pojišťovny jako osoba bez zdanitelných příjmů s povinností dodatečné úhrady měsíčního pojistného v roce 2026 ve výši 3 024 Kč včetně nároku na penále. Ve zdravotním pojištění se pro účel vzniku zaměstnání a posouzení osoby jako zaměstnance sčítají v rámci rozhodného období kalendářního měsíce příjmy z více dohod o pracovní činnosti nebo dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele.

Naopak, u pracovní smlouvy nedochází k odhlášení zaměstnance například v případě jeho dlouhodobé nemoci.

Neplacené volno a práce pro jiného zaměstnavatele

V praxi dochází k situacím, kdy je zaměstnanec uvolněn pro výkon veřejné funkce nebo po dohodě se (stálým) zaměstnavatelem vykonává práci pro jiného (přechodného) zaměstnavatele. V takových případech nedochází k rozvázání pracovního poměru, ale zaměstnanci je poskytnuto neplacené volno s tím, že pojistné za něj odvádí jiný zaměstnavatel. Z titulu takto poskytnutého neplaceného volna se pojistné neplatí, zaměstnavatel však musí mít k dispozici doklad, že jiný zaměstnavatel odvádí za tuto osobu pojistné alespoň z minimálního vyměřovacího základu.

Poznámka: Zaměstnavatelem se z pohledu zdravotního pojištění stává od 1. 1. 2026 například Společenství vlastníků jednotek za situace, kdy příjem placeného člena výboru činí alespoň 4 500 Kč. Do konce roku 2025 odvádělo Společenství pojistné z každé částky příjmu (odměny). A platí pravidlo, že pokud zaměstnavatel odvádí za zaměstnance pojistné, vždy přihlíží k tomu, zda musí nebo naopak nemusí dodržet minimální vyměřovací základ.

PRAVIDELNÁ POVINNOST ZAMĚSTNAVATELE - Informace o pohledávkách na pojistném a o počtu zaměstnanců obdrží zdravotní pojišťovna od zaměstnavatele na formuláři “Přehled o platbě pojistného zaměstnavatele“ (dále jen Přehled). Tento Přehled předkládají zaměstnavatelé každý měsíc té zdravotní pojišťovně, u které jsou jejich zaměstnanci pojištěni.

Přehled podávaný zaměstnavatelem obsahuje součet vyměřovacích základů zaměstnanců pojištěných u příslušné zdravotní pojišťovny, úhrnnou výši pojistného, vypočtenou jako součet pojistného jednotlivých zaměstnanců (13,5 % z vyměřovacího základu, zaokrouhleno na celou korunu směrem nahoru) a počet zaměstnanců, ke kterým se údaje vztahují. Do celkového počtu zaměstnanců se zahrnují například i ti zaměstnanci, kterým nebyl v příslušném měsíci, za který se pojistné platí, zúčtován žádný příjem (například nemoc, žena na rodičovské dovolené stále vedená jako zaměstnanec apod.).

Za příslušný kalendářní měsíc musí být Přehled podán zdravotní pojišťovně nejpozději 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Pokud tento 20. den připadne na sobotu, neděli nebo svátek, lze Přehled předat zdravotní pojišťovně ještě nejbližší příští pracovní den. Povinnost podat Přehled platí například i za měsíc, ve kterém byl třeba jen po část měsíce zaměstnán alespoň jeden zaměstnanec.

Porovnání počtu zaměstnanců

Na základě Přehledu podaného zaměstnavatelem nezjistí zdravotní pojišťovny výši hrubé mzdy jednotlivých zaměstnanců (s výjimkou případu, kdy je zaměstnán pouze jeden zaměstnanec), mohou však snadno porovnat údaje týkající se počtu zaměstnanců, uváděné zaměstnavatelem, s evidencí ve svém informačním systému. Proto některé zdravotní pojišťovny v případě zjištění rozporu upozorňují zaměstnavatele na potřebu dořešení takového nežádoucího stavu.

Opravný Přehled

Zdravotní pojišťovny musejí disponovat relevantními daty. Jestliže zaměstnavatel zjistí jakoukoli chybu v některém ze tří výše uváděných údajů (tj. úhrn vyměřovacích základů, výše pojistného, počet zaměstnanců) je povinen podat zdravotní pojišťovně opravný Přehled, a to za každý měsíc, ve kterém ke změně dochází.

DO POČTU ZAMĚSTNANCŮ NA PŘEHLEDU zaměstnavatel vždy započítává zaměstnance pracující na základě pracovní smlouvy. Taktéž započítá i osoby pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, vždy však pouze za podmínky, že dosažený příjem zakládá povinnost odvodu pojistného zaměstnavatelem.

Podívejme se blíže na některé specifické skupiny osob, které zaměstnavatel do počtu zaměstnanců na Přehledu započítává nebo naopak nezapočítává. V příslušném kalendářním měsíci se do celkového počtu zaměstnanců na Přehledu o platbě pojistného zaměstnavatele např.:

a)  započítávají

-   ženy na mateřské dovolené, osoby na rodičovské dovolené nebo příjemci rodičovského příspěvku, u kterých trvá pracovní poměr,

-   členové statutárního orgánu s příjmem, případně ti členové, kteří aktuálně příjem nevykazují, avšak jim bude v budoucnu příjem zúčtován,

-   funkcionáři (uvolnění i neuvolnění) s příjmy za výkon funkce,

-   společníci a jednatelé společnosti s ručením omezeným, komanditisté komanditní společnosti vykonávající pro společnost práci na základě pracovněprávního vztahu nebo i bez tohoto vztahu,

-   osoby pracující na jednodenní zaměstnání na dohodu o provedení práce, pokud se osoba výší příjmu stala ve zdravotním pojištění zaměstnancem (tedy při příjmu alespoň 12 000 Kč),

-   osoby pracující v tzv. nekolidujícím zaměstnání (tj. s měsíčním příjmem do poloviny minimální mzdy),

-   studenti jako brigádníci (během prázdnin nebo i v průběhu studia), pokud jsou z pohledu zdravotního pojištění zaměstnanci,

-   osoby ze zahraničí, které jsou z titulu zaměstnání u českého zaměstnavatele účastny českého systému veřejného zdravotního pojištění,

-   zaměstnanci pracující na základě pracovní smlouvy a nemocní po celý kalendářní měsíc,

-   zaměstnanci, kterým je u pracovní smlouvy vykázáno po celý kalendářní měsíc neplacené volno nebo neomluvená absence.

Do celkového počtu zaměstnanců se započítávají osoby, kterým plynou nebo by měly plynout příjmy ze závislé činnosti zdaňované podle § 6 z. č. 586/­1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, anebo výše příjmu zakládá účast na zdravotním pojištění. Naopak – výjimky, kdy se osoby nepovažují ve zdravotním pojištění za zaměstnance (a tudíž se do počtu zaměstnanců na Přehledu nezahrnou), jsou taxativním výčtem uvedeny v § 5 písm. a) v bodech 1. až 9. zákona č. 48/­1997 Sb. Například se jedná o žáky nebo studenty, kteří mají pouze příjem ze závislé činnosti za práci z praktického výcviku.

b)  nezapočítávají

-   osoby v kalendářním měsíci, do kterého jim byl zúčtován příjem (odměna) po skončení zaměstnání – tj. bývalí zaměstnanci,

-   členové statutárního orgánu, kteří nemají a ani nebudou mít příjem,

-   příjemci plnění u sjednané konkurenční doložky (tedy po skončení zaměstnání),

-   osoby, jejichž příjem na dohodu o pracovní činnosti nedosáhne 4 500 Kč nebo je na dohodu o provedení práce nižší než 12 000 Kč,

-   členové družstva (včetně funkcionářů družstva), kteří vykonávají pro družstvo práci, za kterou jsou tímto družstvem odměňováni, při příjmu nižším než 4 500 Kč (od 1. ledna 2026 mohou mít tyto osoby sjednán s družstvem pracovněprávní vztah).

Do celkového počtu zaměstnanců se tak nezapočítávají osoby, které se nepovažují z pohledu zdravotního pojištění za zaměstnance (viz výše) anebo již nejsou zaměstnanci zaměstnavatele.

Platby pojistného zdravotní pojišťovně a prominutí penále

Pro provedení platby pojistného za zaměstnance je u zaměstnavatele stanoven stejný termín jako pro podání Přehledu. Platba pojistného za příslušný kalendářní měsíc musí být provedena nejpozději 20. dne následujícího kalendářního měsíce, a to bezhotovostně na účet zdravotní pojišťovny určený pro tyto tzv. hromadné plátce, rozhodující je datum připsání platby na účet zdravotní pojišťovny. Pokud tento 20. den připadne na sobotu, neděli nebo svátek, lze platbu provést ještě nejbližší příští pracovní den.

Penále nevzniká ve zdravotním pojištění tehdy, pokud zaměstnavatel uhradí pojistné včas a ve správné výši. Vždy je zapotřebí dbát na to, aby byly jednotlivé úhrady poukazovány na příslušný účet zdravotní pojišťovny a pod správným variabilním symbolem. V takovém případě pak plátce nemusí mít obavy, pokud se zdravotní pojišťovna ohlásí na kontrolu, nebo když zašle vyúčtování pohledávek a plateb.

Penále naopak vznikne, pokud není úhrada provedena podle zákona, tedy pojistné je zaplaceno po dni splatnosti nebo v nižší částce, než jak je stanoveno zákonem, anebo není úhrada provedena vůbec. Do konce roku 2021 činila sazba penále 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. Zákonem č. 286/­2021 Sb. se od 1. 1. 2022 stanoví výše penále podle předpisů práva občanského o výši úroku z prodlení.

RADA!

V této souvislosti závěrem připomínáme, že zaměstnavatel vždy může požádat o prominutí vyměřeného penále. Žádost může (přesněji musí) být podána v patnáctidenní lhůtě od doručení platebního výměru. Pouze v případech, kdy se dodatečně objeví nové skutečnosti, které plátce pojistného bez vlastního zavinění nemohl uplatnit do dne nabytí právní moci rozhodnutí, může být žádost o odstranění tvrdosti podána i později, nejpozději však do tří let od nabytí právní moci rozhodnutí. V případě žádosti o prominutí penále, které bylo stanoveno výkazem nedoplatků, může (musí) být žádost podána do 8 dnů ode dne jeho vykonatelnosti, tj. ode dne doručení. Je-li penále vyměřeno zaslaným vyúčtováním, pak v tomto případě lhůta pro podání žádosti o prominutí penále stanovena není. Za všech okolností však platí tato základní podmínka – aby zdravotní pojišťovna mohla podané žádosti o prominutí penále (byť jen částečně) vyhovět, nesmí mít zaměstnavatel aktuálně, tj. ke dni projednávání žádosti zdravotní pojišťovnou, dluh na pojistném.

Ing. Antonín Daněk

§ 5 zákona č. 48/1997 Sb.)
Cit. na straně 53

Pojištěnec je plátcem pojistného, pokud

a) je zaměstnancem; za zaměstnance se pro účely zdravotního pojištění považuje fyzická osoba, které plynou nebo by měly plynout příjmy ze závislé činnosti podle zvláštního právního předpisu, s výjimkou

1. osoby, která má pouze příjmy ze závislé činnosti, které nejsou předmětem daně nebo jsou od daně osvobozeny,

2. žáka nebo studenta, který má pouze příjmy ze závislé činnosti za práci z praktického výcviku,

3. osoby činné na základě dohody o provedení práce, popřípadě více dohod o provedení práce u jednoho zaměstnavatele, pokud úhrn příjmů z takových dohod v kalendářním měsíci nedosáhl příjmu ve výši částky, jež je podmínkou pro účast takové osoby na nemocenském pojištění podle zákona upravujícího nemocenské pojištění (dále jen „započitatelný příjem“); započitatelný příjem zúčtovaný zaměstnavatelem až po skončení dohody o provedení práce se považuje za příjem zúčtovaný do kalendářního měsíce, v němž tato dohoda skončila,

4. člena družstva, který vykonává pro družstvo práci, za kterou je jím odměňován, a který v kalendářním měsíci nedosáhl započitatelného příjmu,

5. člena společenství vlastníků jednotek, který vykonává pro společenství práci, za kterou je odměňován, a který v kalendářním měsíci nedosáhl započitatelného příjmu,

6. osoby činné na základě dohody o pracovní činnosti, popřípadě více dohod o pracovní činnosti u jednoho zaměstnavatele, pokud úhrn příjmů z takových dohod v kalendářním měsíci nedosáhl započitatelného příjmu; započitatelný příjem zúčtovaný zaměstnavatelem až po skončení dohody o pracovní činnosti se považuje za příjem zúčtovaný do...