Poskytování náhrad cestovních výdajů

Jaká jsou aktuálně platná pravidla týkající se záloh při zahraničních pracovních cestách, projektu ERASMUS, čestných prohlášení, stravenek nebo stravenkových paušálů, ročních jízdenek na vlak, soukromých platebních karet, onemocnění na pracovní cestě, poruch na vozidle, víkendových dnů na pracovní cestě a dalších problematik souvisejících s pracovními cestami?

Zálohy při zahraničních pracovních cestách

Praxe stále prokazuje velmi častou a zbytečnou nepříjemnou chybu při zahraničních pracovních cestách, která totiž znamená negativní finanční dopad. Jedná se konkrétně o to, že zaměstnanci, kteří jsou svým zaměstnavatelem vysláni na zahraniční pracovní cestu a vybaveni zálohou v cizí měně, obvykle tuto zálohu směňují ještě před výjezdem do zahraničí na našem státním území u příslušných institucí. Problém spočívá pak v tom, že při takové směně vyvstanou nepříjemné vysoké kurzové rozdíly. Předmětná záloha je určena na výdaje v zahraničí a proto je třeba s ní disponovat až v zahraničí.

Projekt ERASMUS

Finanční prostředky, které zaměstnanci získávají v rámci projektu ERASMUS, jsou v plném poskytnutém rozsahu zdanitelným příjmem zaměstnanců, a to podle § 10 zákona č. 586/­1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. V těchto případech se totiž podle Ministerstva financí jedná o přiznávání paušální částky, která nepředstavuje ani cestovní náhrady, ani stipendium, je tedy nutno podávat daňové přiznání.

Pozor na oblíbená čestná prohlášení,

která stále u některých zaměstnavatelů přetrvávají. Skutečností však je, že nemají zákonné opodstatnění – platný zákoník práce, tj. zákon č. 262/­2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, žádné čestné prohlášení nezná a proto nemohou být zaměstnancům náhrady při nemožnosti prokázání vzniku výdajů na základě čestného prohlášení propláceny. Byly by kontrolami nepochybně posuzovány, jako neoprávněně vyplácené. V dané situaci musí zaměstnanec napsat krátkou zprávu z pracovní cesty, a proč není schopen prokázat vzniklý výdaj.

Povinnost proplácet cestovní náhrady

Náhrady cestovních výdajů poskytované zaměstnancům při jejich pracovních cestách (samozřejmě při splnění zákonem stanovených podmínek) jsou nárokové a proto musí být zaměstnancům vždy zaměstnavatelem (včetně vedouscích pracovníků) proplaceny a nemohou se jich vzdát. Ministerstvo práce a sociálních věcí totiž novelou zákoníku práce, s účinností od 1. 1. 2012 vsunulo do jeho textu nové ustanovení § 346 c, kde je jednoznačně stanoveno, že zaměstnanec nemůže zaměstnavatele zprostit povinnosti poskytnout mu v souvislosti s výkonem práce určité platby, mezi kterými jsou uveden také náhrady cestovních výdajů (tj. náhrady výdajů příslušejících zaměstnanci v souvislosti s výkonem práce) – nedodržení této povinnosti znamená pro zaměstnavatele nezákonné krácení zákonného nároku zaměstnance a současně porušení obecně platného právního předpisu.

Místo výkonu práce a pravidelné pracoviště

Častý problém na úseku cestovních náhrad představuje také otázka formulace místa výkonu práce a pravidelného pracoviště zaměstnance. Jedná se v podstatě o to, že jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci nerespektují ustanovení § 34 odst. 1 a § 34a zákona č. 262/­2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů.

V uvedeném § 34 odst. 1 je striktně stanoveno, že pracovní smlouva zaměstnance musí obsahovat tři podstatné náležitosti, tj. a) druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat, b) místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písm. a) vykonávána a c) den nástupu do práce – pracovní smlouva musí být uzavřena písemně, jinak je neplatná.

V § 34a je pak přesně stanoveno, že není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce, sjednané v pracovní smlouvě s tím, že jestliže je však místo výkonu práce sjednáno šířeji než jedna obec (např. celé Čechy nebo celá Morava apod.), považuje se za pravidelné pracoviště obec, ve které nejčastěji začínají cesty zaměstnance za účelem výkonu práce. Současně je ještě jednoznačně stanoveno, že pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec (to znamená prakticky, že úžeji být sjednáno může, a to je konkrétně přesnou adresou).

Z uvedeného tedy vyplývá, že pokud zaměstnavatel sjedná se zaměstnancem v jeho pracovní smlouvě místo výkonu práce jako území širší než jedna obec, pak je nanejvýš vhodné, aby sjednal současně také pravidelné pracoviště jako konkrétní obec nebo přesnou adresu. Pokud tak zaměstnavatel neučiní, bude platit, že pravidelným pracovištěm bude ta obec, ve které nejčastěji začínají pracovní cesty zaměstnance (zaměstnavatel to musí určovat při každé pracovní cestě každého zaměstnance).

Pouze v případě, že místo výkonu práce bude mít zaměstnanec sjednáno ve své pracovní smlouvě jako konkrétní obec nebo přesnou adresu, bude toto místo výkonu práce současně představovat i pravidelné pracoviště.

Personální rozsah

Všechny osoby podle § 6 odst. 1 zákona č. 586/­1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, by měli mít na svou činnost uzavřený buď pracovněprávní nebo obchodněprávní vztah, tj. buď pracovní smlouvu, nebo obchodní smlouvu, samozřejmě s příslušným zdanitelným příjmem. V souvislosti je nepochybně ještě třeba podotknout, že pokud se týká odměňování za výkon jejich činností, platí od 1. 1. 2014, tj. od účinnosti nového občanského zákoníku (zákon č. 89/­2012 Sb.) a zákona o obchodních korporacích (zákon č. 90/­2012 Sb.), že není nezbytné pobírat za výkon předmětných činností určitý zdanitelný příjem (žádný zákon to výslovně nestanoví), ale v takovém případě platí podle stanoviska Ministerstva financí, že obchodní společnosti vzniká za výkon předmětných činností majetkový prospěch, který je nepeněžním příjmem a tento nepeněžní příjem je předmětem daně z příjmu obchodní společnosti.

Stravenky nebo stravenkový paušál u více zaměstnavatelů

Nikde není stanoveno omezení pro několik pracovních poměrů, a proto platí, že pokud bude mít zaměstnanec uzavřeno několik pracovních poměrů u různých zaměstnavatelů, může bez problémů mít poskytované zvýhodněné stravování (stravenky nebo paušál) u každého tohoto zaměstnavatele, pokud splní stanovené podmínky. Další alternativu představuje situace, kdy zaměstnanec bude mít uzavřeno několik pracovních poměrů u jednoho zaměstnavatele. Ani pro tuto situaci není stanoveno omezení obecně, ale v těchto případech si zaměstnavatel může situaci omezit ve vnitřním předpisu.

Roční jízdenka na vlak

Zaměstnanec vlastní svoji roční jízdenku na vlak a využil ji i při pracovní cestě. V takovém případě mu nepřísluší náhrada jízdních výdajů. Jedná se totiž o to, že v ustanovení § 157 odst. 1 zákona č. 262/­2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů, je přesně stanoveno, že náhrada jízdních výdajů za použití určeného hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy a taxislužby přísluší zaměstnanci v prokázané výši. Tuto prokazatelnost fakticky dokládá zaměstnanec předložením příslušné jízdenky. A protože v daném případě zaměstnanec nemůže připojit k vyúčtování cestovních náhrad z pracovní cesty příslušnou jízdenku, nepřísluší mu tedy náhrada jízdních výdajů. Roční jízdenka na vlak zaměstnance je totiž určena výhradně pro jeho soukromé účely.

Soukromé platební karty

Zákon č. 262/­2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, nestanoví pro zaměstnavatele povinnost poskytovat zaměstnancům při jejich vysílání na pracovní cesty zálohu. V důsledku toho jim tedy zaměstnavatel nemůže ani nařizovat jakým způsobem mají hradit své náklady. Mohou tudíž bez problémů platit i svojí soukromou platební kartou, ale s tím, že poté musí zaměstnavateli předložit spolu s dokladem za platbu současně také výpis z jeho bankovního konta. Je tomu tak proto, aby bylo prokázáno, že příslušná platba skutečně proběhla. K tomuto postupu není třeba, aby zaměstnavatel vydával nějaké směrnice, neboť to vyplývá přímo ze zákoníku práce, z jeho ustanoveních o nutnosti prokazovat výdaje.

Příspěvek na stravování zaměstnance

na jedno jídlo formou stravenek může zaměstnavatel poskytovat také několika stravenkami v nižší nominální hodnotě. Pro daňové účely není rozhodující počet stravenek, nýbrž výše poskytovaného příspěvku.

Více míst výkonu práce

Podle stanoviska Ministerstva práce a sociálních věcí může zaměstnavatel sjednat se svým zaměstnancem v jeho pracovní smlouvě také několik míst výkonu práce [v § 34 odst. 1 písm. b) zákona č. 262/­2006 Sb., zákoníku práce, ve znění pozdějších předpisů, je stanovena formulace „místo nebo místa“], ale v takovém případě pak zaměstnanec musí mít v pracovní smlouvě jednoznačně vymezeno vždy pro konkrétní den v týdnu místo výkonu práce a tím i pravidelné pracoviště a současně také čas od kdy do kdy tam bude zaměstnanec pracovat (např. v pondělí a úterý v obci A, ve středu a ve čtvrtek v obci B a v pátek v obci C, samozřejmě s přesnou pracovní dobou).

Pokud se týká cest mezi sjednanými místy výkonu práce z ustanovení § 274a shora citovaného zákoníku práce vyplývá, že pro zaměstnance jsou takové cesty pracovními cestami. Ve zmíněném ustanovení je totiž jednoznačně definována pouze cesta do práce a zpět.

Víkendové dny na pracovní cestě

Jestliže zaměstnavatel vyšle zaměstnance na pracovní cestu tak, že její doba zahrnuje i víkendové dny (tj. soboty a neděle, popř. svátky apod.), pak náhrady cestovních výdajů náleží zaměstnanci i za tyto dny, bez ohledu na to, zda v tyto dny pracuje či nikoliv, rozhodující je, že trvá pracovní cesta.

Pokud zaměstnanec v průběhu pracovní cesty onemocní

nebo je dokonce hospitalizován v nemocnici, musí zaměstnavateli předložit patřičné lékařské potvrzení s tím, že nebyl schopný se vrátit z této pracovní cesty. Pracovní cestu nelze z důvodu nemoci ukončit.

Pokud bude zaměstnanec hospitalizován, bude mu náležet stravné, ale snížené (krácené) za tři bezplatně poskytnutá jídla v nemocnici (z nemocenského pojištění), mělo by mu však při zahraniční pracovní cestě být poskytnuto určité kapesné na krytí nutných vedlejších výdajů osobního charakteru např. telefon, hygienické potřeby apod.

Porucha na vozidle

Pokud má zaměstnanec pro pracovní cestu jako způsob dopravy určené silniční motorové vozidlo a na vozidle dojde k poruše, je zaměstnanec oprávněn nechat vozidlo opravit v nezbytně nutném rozsahu tak, aby bylo schopné dojezdu nebo pokud je to nutné odtáhnout. Samozřejmě, že oprava musí být doložena účtem z autoopravny nebo odtahové služby.

Výše náhrady za roční dálniční známku

Jestliže bude zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele používat při pracovních cestách soukromé silniční motorové vozidlo s roční dálniční známkou, za dobu trvání pracovní cesty náleží zaměstnanci pouze alikvotní část z ceny této roční dálniční známky, tj. cena dálniční známky, dělená počtem dnů v kalendářním roce a násobená počtem dnů trvání pracovní cesty.

Mezipřistání při delších letech

Při delších letech v souvislosti se zahraniční pracovní cestou zaměstnance, platí, že jeho doba pobytu ve státě mezipřistání letadla musí být také započítávána pro výpočet zahraničního stravného pro tuto zahraniční pracovní cestu.

Pro úplnost je třeba ještě zdůraznit, že pokud bude zaměstnanec při zahraniční pracovní cestě překračovat několik hraničních přechodů, musí vykazovat do vyúčtování všechny skutečné časy překročení všech jednotlivých přechodů. Je to nutné pro správné určení výše zahraničního stravného.

Zahraniční pracovní cesty mimo vyjmenované lokality

Pro úplnost je vhodné závěrem ještě upozornit na to, že vyhláška č. 401/­2022 Sb., o stanovení výše základních sazeb zahraničního stravného pro rok 2023 nově stanoví sazbu stravného 35 EUR pro tzv. ostatní země neuvedené v příloze. Jde o výrazné jiné pojetí, protože v minulosti se postupovalo tak, že zahraniční stravné bylo přiznáváno ze základní sazby zahraničního stravného toho státu, který se nejvíce svoji životní úrovní přibližoval navštěvované lokalitě. Rozhodoval o tom zaměstnavatel. Nové znění znamená zpřesnění úpravy.

JUDr. Marie Salačová

§ 274a zákona č. 262/2006 Sb.

(1) Cestou do zaměstnání a zpět se rozumí cesta z místa zaměstnancova bydliště (ubytování) do místa vstupu do objektu zaměstnavatele nebo na jiné místo určené k plnění pracovních úkolů a zpět; u zaměstnanců v lesnictví, zemědělství a stavebnictví také cesta na určené shromaždiště a zpět.

(2) Cesta z obce bydliště zaměstnance na pracoviště nebo do místa ubytování v jiné obci, která je cílem pracovní cesty, pokud není současně obcí jeho pravidelného pracoviště, a zpět se posuzuje jako nutný úkon před počátkem práce nebo po jejím skončení.

§ 34 zákona č. 262/2006 Sb.
cit. na straně 52

(1) Pracovní smlouva musí obsahovat

a) druh práce, který má zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonávat,

b) místo nebo místa výkonu práce, ve kterých má být práce podle písmene a) vykonávána,

c) den nástupu do práce.

(2) Pracovní smlouva musí být uzavřena písemně.

(3) Nenastoupí-li zaměstnanec ve sjednaný den do práce, aniž mu v tom bránila překážka v práci, nebo se zaměstnavatel do týdne (§ 350a) nedozví o této překážce, může zaměstnavatel od pracovní smlouvy odstoupit.

(4) Od pracovní smlouvy je možné odstoupit, jen dokud zaměstnanec nenastoupil do práce. Pro odstoupení od pracovní smlouvy se vyžaduje dodržení písemné formy, jinak se k němu nepřihlíží.

(5) Každá smluvní strana musí obdržet jedno vyhotovení pracovní smlouvy.

§ 34a zákona č. 262/2006 Sb.
cit. na straně 52

Není-li v pracovní smlouvě sjednáno pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad, platí, že pravidelným pracovištěm je místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě.